УТРАТИЛ СИЛУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ Главы администрации Хабаровского края от 29.07.1999 N 385-p
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 июля 1992 г. N 472-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 1992 года
прилагаемую Инструкцию о делопроизводстве в администрации
Хабаровского края, разработанную методическим кабинетом совместно
с архивным отделом администрации края в соответствии с
ГОСТ 6.38-90.
2. Считать утратившей силу Инструкцию о делопроизводстве в
исполкоме Хабаровского краевого Совета депутатов трудящих от
25 декабря 1975 г. N 823/1.
3. Руководителям комитетов, отделов, управлений администрации
края, краевых предприятий и объединений довести настоящую
Инструкцию до всех работников и обеспечить контроль за ее
соблюдением.
4. Общий контроль за соблюдением Инструкции и организацией
делопроизводства в администрации края возложить на управление
делами администрации края.
Глава администрации
В.И.Ишаев
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение
главы администрации края
от 15 июля 1992 г. N 472-р
ИНСТРУКЦИЯ
О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Инструкция о делопроизводстве (далее "Инструкция")
является нормативным документом, определяющим единый порядок
ведения делопроизводства в администрации Хабаровского края в
соответствии с Государственной системой документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) и государственным стандартом
ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Делопроизводство - система работы с документами от их создания
или получения до сдачи в архив, которая включает: прием и учет
документов, создание научно - справочного аппарата к ним,
классификацию и индексацию, составление номенклатур и формирование
дел, экспертизу научной и практической ценности, подготовку дел к
сдаче в архив.
Соблюдение правил ведения делопроизводства является
обязательным для каждого работника администрации края.
Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства
возлагается на общий отдел управления делами администрации края.
К Инструкции прилагаются формы и образцы документов,
применяемых в администрации края (протоколы, постановления,
распоряжения, виды бланков и порядок их изготовления, примерный
перечень документов, подлежащих контролю за исполнением и другие).
1.2. Настоящая инструкция не распространяется на документы
секретного характера и документы с грифом "Для служебного
пользования".
2. Подготовка служебных документов
2.1. Документирование управленческой деятельности.
2.1.1. Управленческая деятельность администрации выражается
посредством издания нормативных документов.
Основными нормативными актами администрации являются
постановления и распоряжения главы администрации края. Акты главы
администрации действуют на территории края и обязательны для
исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями,
должностными лицами, независимо от ведомственной принадлежности, и
гражданами, проживающими в крае.
Порядок подготовки, издания и опубликования распорядительных
актов главы администрации края регламентируется специальным
Положением.
2.1.2. Постановления и распоряжения, изданные на основе
документов вышестоящих органов власти и управления, должны
содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его
номера, даты и заголовка.
2.1.3. Ход обсуждения вопросов на коллегии при главе
администрации края протоколируется. Протоколы оформляются на
основании фонограмм или стенографирования хода заседания.
Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия
рекомендаций (приложение 1).
2.1.4. В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на
рассмотрение коллегии. Слова "Повестка дня" пишутся от начала
левого поля, а пункты повестки с красной строки.
После каждого вопроса повестки указываются должность, фамилия
и инициалы докладчика, например:
Повестка дня:
1. О ходе выполнения бюджета края за 1990 год.
Доклад начальника финансового управления администрации края
А.С.Кацубы.
Прописными буквами от начала левого поля пишется слово
"СЛУШАЛИ", указываются инициалы и фамилия докладчика. Например:
I. СЛУШАЛИ:
А.С.Кацубу - текст доклада прилагается.
Инициалы, фамилия выступающих печатаются с абзаца, указывается
их должность, а слово "ВЫСТУПИЛИ" - от начала левого поля.
Стенограмма подписывается управляющим делами администрации
края.
Протокол подписывает председатель коллегии и управляющий
делами администрации края.
Протоколы заседаний коллегии нумеруются арабскими цифрами в
пределах календарного года.
2.1.5. Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке
(диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются на пишущей
машинке и включаются в состав протокола.
2.1.6. Основная часть протоколов заседаний коллегии должна
состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела состоит из позиций: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ,
РЕКОМЕНДОВАЛИ (приложение 1).
2.1.7. Составление и оформление постановлений, распоряжений
главы администрации края, рекомендаций коллегии и протоколов
заседаний должно отвечать требованиям ГОСТ 6.38-90 и обеспечивать
их юридическую полноценность и последующее использование.
Образцы оформления постановления и распоряжения главы
администрации края даны в приложениях 2, 3.
2.1.8. Документы в протоколе располагаются в следующем
порядке: протокол; рекомендации с приложениями к ним; доклады;
содоклады; справки; информации; список приглашенных.
Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Списки
приглашенных подписывает управляющий делами.
2.2. Унификация документов.
2.2.1. Унификация документов администрации заключается в
разработке единых форм документов и единых правил их составления,
оформления и создания трафаретных текстов.
2.2.2. Формы документов должны соответствовать требованиям
ГОСТ 6.38-90. На его основе разрабатываются следующие бланки
документов администрации края: бланки для постановлений и
распоряжений с продольным расположением реквизитов; бланки для
писем формата А4 и формата А5 (приложение 4); общий бланк формата
А4 (приложение 5) с угловым расположением реквизитов.
Своевременное изготовление бланков осуществляет общий отдел
управления делами в строгом соответствии с требованиями
постановления главы администрации края от 13.03.92 N 103.
Снабжение бланками обеспечивает хозяйственный отдел управления
делами администрации края.
2.3. Правила составления и оформления документов.
2.3.1. Правила составления и оформления документов следует
основывать на требованиях ГОСТ 6.38-90 и государственной системой
документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
2.3.2. При составлении и оформлении документов администрации
края должны соблюдаться следующие требования:
- указание администрации - автора документа (воспроизводится
на бланке);
- название вида документа (за исключением письма);
- составление заголовка к тексту;
- адресование;
- датирование документа;
- проставление отметок о согласовании текста документа;
- удостоверение документа (подписание, утверждение,
проставление печати;
- проставление отметок о прохождении и исполнении документа.
2.3.3. При составлении и оформлении документов используется 31
реквизит - информационный элемент документа.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс
реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.3.4. Заголовок к тексту составляется к любому документу
формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его объема и назначения.
Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл
текста, отвечая на вопрос "О чем": "Об изменении...", "О
выделении...", "Об отмене...". Если в документе отражено несколько
вопросов, заголовок может формироваться обобщенно.
Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на
документах, текст которых печатается на бланке формата А5
(210 x 148 мм) и не превышает 10 - 15 строк.
2.3.5. При адресовании документов необходимо соблюдать
следующие правила:
- при адресовании в учреждение или его структурное
подразделение наименование учреждения и его структурной части
указываются в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу указывается
название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном, например:
Картонно - рубероидный завод
Начальнику отдела сбыта
т. Иванову К.Л.
- при адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата, например:
Главе администрации города
Хабаровска
т. Тевелевичу В.М.
- при направлении документа в несколько однородных организаций
их названия указываются обобщенно, например:
Председателям комитетов,
начальникам отделов и управлений
администрации Хабаровского края
- документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса,
составляют список на рассылку и на каждом документе указывают
только один адрес.
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или
подведомственным учреждениям; в этих случаях следует применять
конверты с заранее напечатанными адресами;
- при адресовании документа частному лицу вначале указывают
почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
680028, г. Хабаровск
ул. Фрунзе, 98, кв. 5
гр-ну Карпухину А.Г.
2.3.6. Датой документа является дата его подписания,
утверждения или события, зафиксированного в документе. Например,
датой протокола коллегии является дата проведения ее заседания,
датой рекомендаций коллегии - дата их принятия на заседании
коллегии.
Даты подписания, утверждения, согласования документа
оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности: день
месяца, месяц, год. Например: дату 29 июня 1992 г. следует
оформлять 29.06.92.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, а также в распоряжениях, приказах о приеме,
увольнении, изменении фамилий, аттестации, доплатах следует
применять словесно - цифровой способ оформления дат, например:
5 июля 1992 г.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
2.3.7. Индексом постановления, распоряжения является
порядковый номер в пределах календарного года. Индексом
организационных и справочно - информационных документов является
номер дела по номенклатуре и порядковый регистрационный номер.
На документах, составленных совместно с несколькими
организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через
косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе.
2.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа состоит из
слов "На N _______ от ____________ ". Оформляется только на бланке
письма, заполняется в письме - ответе.
2.3.9. Формой внутреннего согласования проекта документа
является его визирование. Виза включает в себя личную подпись
визирующего и ее расшифровку, дату согласования. При необходимости
указывают должность визирующего, например:
Главный бухгалтер
хозяйственного отдела подпись Г.В.Бочарова
23.07.92
2.3.10. Внешнее согласование оформляется грифом согласования,
письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа
на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово
"СОГЛАСОВАНО", наименование должности, личную подпись, инициалы и
фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового управления
администрации края
подпись А.С.Кацуба
25.07.92
Если согласование производится коллегиальным органом или
посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей
форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
управления архитектуры
и градостроительства
10.06.92 N 5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Правительства
Российской Федерации
14.07.92 N 01-4/185
2.3.11. Основными способами удостоверения документа является
подписание, утверждение и проставление печати. Рекомендации
коллегии как документ коллегиального органа имеет две подписи -
председателя коллегии и управляющего делами (является членом
коллегии), если рекомендации идут самостоятельным документом на
исполнение. Постановление и распоряжение главы администрации имеют
одну подпись - главы администрации или его заместителя. Две
подписи имеют финансовые документы.
Документы, направляемые в вышестоящие учреждения,
подписываются главой администрации, а в случае отсутствия - его
первым заместителем; направляемые в другие учреждения - главой
администрации, его заместителями, управляющим делами,
руководителями структурных подразделений в пределах их
компетенции.
В состав реквизита "Подпись" входит: наименование должности
лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не
на бланке, и сокращенное, если оформлен на бланке документа).
При подписании документа несколькими должностными лицами, их
подписи располагают одну по другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей,
их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, составивших документ, а распределение
обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии (подпись)
Члены комиссии (подписи)
Подпись является обязательным реквизитом документа.
2.3.12. Утверждение документа производится двумя способами:
грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного
документа (постановления, распоряжения).
Элементами грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ,
наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица,
утвердившего документ, дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
главы администрации
подпись П.А.Минакир
15.05.92
При утверждении документа постановлением или распоряжением
главы администрации гриф утверждения оформляется по форме:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением главы
администрации края
14.03.92 N 36
2.3.13. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности и прав должностных лиц, фиксирующих факт расходования
денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного
лица заверяется гербовой печатью. Круглая не гербовая печать
ставится на размноженных экземплярах постановлений и распоряжений
главы администрации, рекомендациях коллегии при главе
администрации, справках, выдаваемых работникам администрации о
месте их работы.
2.3.14. Приложения должны иметь все необходимые для документа
элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за
их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).
Приложения к постановлениям и распоряжениям главы
администрации содержат в верхнем правом углу первого листа отметку
с указанием названия распорядительного документа, его даты и
номера:
Приложение к постановлению
(распоряжению) главы
администрации края
от N
При наличии нескольких приложений к документу на них
проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "приложение 2" и
т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на каждом
следующем листе делается отметка: "Продолжение приложения 2".
Приложения к постановлениям, распоряжениям главы администрации
и рекомендациям коллегии подписываются управляющим делами.
Приложения, являющиеся самостоятельными документами,
направляются с сопроводительным письмом. В этом случае отметка о
наличии приложения делается в сопроводительном письме. В тексте
письма указывается наименование приложения в именительном падеже,
в отметке о наличии приложения количество листов и экземпляров.
2.3.15. Копия документа воспроизводится на бланке
администрации. На первом листе копии документа на верхнем поле
справа проставляется слово "Копия". На последнем листе -
заверительная надпись, которая состоит из слова "Верно",
наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, ее
расшифровки и даты заверения, например:
Верно
Главный специалист организационно -
методического отдела подпись Л.М.Симонова
02.03.92
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
2.3.16. Фамилию исполнителя документа и номер его телефона
располагают на лицевой или на оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу, например:
Казанцев 33-29-48
2.3.17. Прохождение документа в администрации сопровождается
соответствующими отметками.
Отметка о поступлении проставляется на нижнем поле первого
листа документа справа и включает наименование администрации,
входящий номер, дату поступления.
Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа
документа на уровне заголовка к тексту.
2.3.18. Указания по исполнению документа даются в форме
резолюции главы администрации или его заместителей. В состав
резолюции включаются следующие элементы: указание исполнителя (или
исполнителей); содержание действий; срок исполнения; личная
подпись руководителя; дата резолюции.
Как правило, на документе должна быть одна резолюция.
Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них
детализируется порядок исполнения документа.
2.3.19. Отметка о переносе данных на машинный носитель
включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель",
подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.
2.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело помещается на нижнем поле первого листа документа слева и
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении
документа, слова "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором
будет храниться документ, дату и подпись руководителя структурного
подразделения администрации, в котором исполнен документ.
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с
документом закончена.
2.4. Требования к текстам документов.
2.4.1. Тексты документов администрации рекомендуется разделять
на две основные части. В первой части указывается основание
составления документа. Во второй части излагаются выводы, решения,
предложения, просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также
сообщается основание или причины создания документа, во второй -
решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть.
Документы, содержащие информацию большого объема и по
различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы,
пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы
должны иметь заголовки.
2.4.2. В распорядительных актах главы администрации края
(постановление, распоряжение), а также в документах, адресованных
руководству (заявление, докладная записка, объяснительная
записка), форма изложения текста должна быть от первого лица
единственного числа (приказываю, предлагаю, объясняю, прошу).
2.4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов
(коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица
единственного числа (постановляет, решила).
В совместных распорядительных документах используется форма
изложения текста от первого лица множественного числа
(постановляет, решили, предлагаем).
2.4.4. В протоколах используется форма изложения текста от
третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили),
содержание выступлений излагается от третьего лица единственного
числа.
2.4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности
(положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или
оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется
форма изложения от третьего лица единственного или множественного
числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят",
"комиссия установила").
2.4.6. В письмах используется форма изложения текста от
первого лица множественного числа (просим представить, направляем
для сведения); от первого лица единственного числа (считаю
необходимым, прошу выделить); от третьего лица единственного числа
(администрации не возражает, управление считает возможным).
2.5. Требования к документам, изготовляемым машинописным
способом.
2.5.1. Тексты документов печатаются в соответствии с
требованиями к документам, изготовляемым машинописным способом,
изложенными в ГОСТ 6.38-90.
2.5.2. Текст документов на бланках формата А4 печатается через
полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один
межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,
допускается печатать через два межстрочных интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
2.5.3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные
части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2
межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1,5
Председатель комитета по
1
экономике администрации края
2
В.А.Тихонов
2.5.4. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3
межстрочными интервалами.
2.5.5. Название вида документа печатается прописными буквами.
2.5.6. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на
уровне последней строки наименование должности без пробела между
инициалами и фамилией.
В реквизите "Подпись" оба слова должности "Управляющий Делами"
печатаются с прописной буквы, в тексте печатаются со строчной
буквы.
Слово "Глава" применительно к главе администрации края
печатается с прописной буквы во всех случаях.
2.5.7. Максимальная длина строки многострочных реквизитов
28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), его
допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце
заголовка не ставится.
2.5.8. При печатании документов используют восемь стандартных
положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок
к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения",
"Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело", наименования должности в
реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи
"Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ",
"ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения"
и "Гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в
реквизите "Подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов, а также для простановки кодов по Общесоюзному
классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.5.9. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами,
начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
2.5.10. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание"
печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним
текст - через один межстрочный интервал.
2.5.11. При оформлении документов на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посредине верхнего листа
арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
3. Организация документооборота
3.1. Общие правила организации документооборота. Порядок
прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних
документов в процессе их получения и подготовки. Порядок приема и
передачи документов.
3.1.1. Движение документов с момента их получения или создания
до завершения использования или отправки образует документооборот.
3.1.2. Вся поступающая в администрацию корреспонденция
обрабатывается в канцелярии общего отдела. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности.
Обработка состоит из следующих операций: прием
корреспонденции; проверка правильности вложений и доставки;
вскрытие конвертов, штемпелевание, сортировка, регистрация,
передача документов руководству администрации.
3.1.3. Законы, Указы Президента, постановления Правительства
Российской Федерации и другие нормативные акты вышестоящих
исполнительных органов регистрируются в юридическом отделе.
3.1.4. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и
писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При
обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к
ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты
уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно
установить отправителя или время отправки и получения документа.
На входящих документах проставляется регистрационный штамп,
фиксирующий факт и время поступления документа. Реквизит 31
"Отметка о поступлении" проставляется на нижней части первого
листа документа справа.
3.1.5. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и
нерегистрируемые.
В канцелярии общего отдела управления делами не подлежат
регистрации документы, указанные в приложении 6.
Зарегистрированные на карточку документы передаются
руководству администрации в соответствии с распределением
обязанностей на рассмотрение.
Главе администрации передаются документы Правительства
Российской Федерации, правительственных и вышестоящих
административных органов, а также другие важнейшие документы,
исполнение которых требует решения первого руководителя.
После возвращения документов от руководства, резолюция
перепечатывается на карточку и вместе с документом передается на
исполнение должностным лицам аппарата администрации.
3.1.6. Документы передаются руководству администрации в день
их получения. Результаты рассмотрения документов отражаются в
резолюциях. В случае необходимости документ ставится на контроль.
3.1.7. Исходящие документы подписываются руководством
администрации. Подписанные документы передаются в канцелярию для
регистрации и отправки.
3.1.8. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее
сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание конвертов и их отправку.
3.1.9. Внутренние документы (распоряжения, приказы, докладные
записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах
самой администрации.
3.1.10. Документы, направляемые одновременно в один адресат
вкладываются в один конверт. При отправлении документа,
подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп
"Подлежит возврату". Телеграммы и срочная корреспонденция
отправляются немедленно.
3.1.11. Повестка дня и все документы к заседанию коллегии
рассылаются канцелярией членам коллегии и в соответствующие
учреждения не позднее, чем за три дня до заседания.
Постановления и распоряжения рассылаются исполнителям по
спискам, предусмотренным соответствующими справками к ним.
3.1.12. Прием и передача документов на всех этапах
документооборота осуществляется без росписи о получении, но с
отметкой в регистрационных карточках. Под роспись могут
передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.
3.1.13. Передача документа из одного отдела аппарата
администрации в другой должна осуществляться через канцелярию, где
зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается
отметка о передаче документа.
3.1.14. Рациональная организация делопроизводства предполагает
учет объема документооборота в администрации. Количество входящих,
исходящих и внутренних документов за определенный период времени
составляет объем документооборота. Учету подлежат также письма,
заявления и жалобы граждан. Общее количество выражается дробью,
где числитель обозначает количество основных документов,
знаменатель количество экземпляров (копий) документов.
3.1.15. Сведения о документопотоке и объеме должны
анализироваться и учитываться при установлении структуры и штатной
численности делопроизводственной службы, осуществлении мероприятий
по усовершенствованию делопроизводства в администрации и его
механизации, для анализа загруженности работников, занятых
делопроизводственными операциями.
4. Регистрация документов и построение справочного
аппарата
4.1. Общие правила регистрации документов.
4.1.1. Регистрация документов - это запись в учетных формах
кратких сведений о документах и проставление на них
делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска
документов.
4.1.2. Основным принципом регистрации является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться в администрации только
один раз.
4.1.3. Обязательной регистрации подлежат документы,
поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес,
важнейшие внутренние документы, а также предложения, заявления и
жалобы граждан.
4.1.4. При регистрации документов в качестве справочного
материала используется перечень документов, не подлежащих
регистрации, указанный в приложении 6.
4.2. Индексация документов.
4.2.1. Индексация документов в делопроизводстве - это
проставление их порядковых (регистрационных) номеров в сочетании с
условными обозначения, указывающими место их исполнения и
хранения.
4.2.2. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа
состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера
документа. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс,
который присваивается инициативному документу и повторяется в
ответном документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится
первая буква фамилии автора и через черточку регистрационный
номер.
4.2.3. Протоколы заседаний коллегии нумеруются арабскими
цифрами в пределах года.
Постановления (распоряжения) главы администрации получают
индекс, которым является порядковый номер постановления
(распоряжения) в пределах календарного года.
4.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения.
Построение справочного аппарата.
4.3.1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов применяется единая регистрационная карточка
(приложение 7).
4.3.2. Регистрационная карточка заполняется машинописным или
рукописным способом.
4.3.3. Календарная шкала карточки используется для контроля за
сроками исполнения документа.
4.3.4. В графе "Корреспондент" пишется название организации,
откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации
заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место
работы и домашний адрес, карточки ведутся в алфавитном порядке.
4.3.5. В графе "Дата поступления и индекс документа"
отмечается дата поступления документа и индекс, который ему
присваивается в администрации.
4.3.6. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата
документа и индекс, присвоенный документу учреждением - автором.
4.3.7. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа,
его заголовок или краткое содержание.
4.3.8. При записи в карточку содержания резолюции указывается
также ее автор и дата.
4.3.9. Запись об исполнении документа должна отражать решение
вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не
требуется составление письменного ответа, указывается конкретная
запись о том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном
документе.
4.3.10. В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о
контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату
проверки и причины задержки исполнения документа. Графа может быть
использована для записей, отражающих движение документа.
4.3.11. Бланки карточки изготавливаются типографским способом
на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм).
Допускается применение карточек с цветовым различием.
4.3.12. Регистрационные карточки, расставленные в картотеке в
определенном порядке, составляют основу справочного аппарата к
служебным документам администрации.
4.3.13. Справочная картотека обеспечивает поиск документа в
делопроизводстве, наблюдение за его исполнением и поиск
информации, заключенной в документе. Справочная картотека ведется
по дате поступления.
Справочный аппарат может быть построен на основе компьютера.
5. Организация контроля за исполнением
документов
5.1. Задачи и правила контроля исполнения документов.
5.1.1. Контролю за исполнением документов подлежат наиболее
важные документы, а именно:
- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах,
постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения главы администрации края;
- поручения, задания комитетам, отделам и управлениям
администрации края, учреждениям, расположенным на территории края;
- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие
учреждения;
- предложения, заявления и жалобы граждан.
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за
исполнением, с указанием сроков исполнения дан в приложении 8.
5.1.2. Организация контроля за исполнением документов должна
обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия
по контролю за исполнением включают в себя непосредственную
проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ
результатов исполнения контролируемых документов в установленные
сроки.
5.1.3. Контроль за исполнением документов осуществляется
главой администрации, заместителями главы (через помощников),
управляющим делами, руководителями отделов.
5.1.4. Непосредственный контроль документов осуществляют:
- канцелярия общего отдела управления делами;
- начальник приемной главы администрации.
5.1.5. Общий контроль за исполнением постановлений и
распоряжений главы администрации осуществляет контрольное
управление.
5.2. Сроки исполнения документов.
5.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными.
Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых
категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с
существующим законодательством. В остальных случаях сроки
исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок
исполнения может быть установлен для документов, сложных по
характеру исполнения.
5.2.2. Документы, поступившие из вышестоящих организаций,
исполняются в сроки, установленные в этих документах;
постановления и распоряжения в сроки, оговоренные в самом
документе. Если в инициативном документе сроки не указаны, то они
устанавливаются руководством администрации. За несколько дней до
истечения срока исполнения документа исполнителю следует напомнить
об окончании срока исполнения.
5.2.3. Срок исполнения документа исчисляется с момента
поступления его в администрацию.
5.2.4. Срок исполнения документа может быть продлен только
лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока
исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа
исполнителем или не менее, чем за 2 - 3 дня до истечения срока
исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется
невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае
документ считается не исполненным в срок.
5.2.5. Контроль за исполнением документов осуществляется с
момента постановки документа на контроль.
В случае задержки в исполнении документов контрольная служба
администрации обязана принять меры для выяснения и устранения
причин задержки и обеспечения своевременного исполнения
документов.
5.3. Ведение контроля за исполнением документов. Обобщение и
анализ данных об исполнении документов.
5.3.1. Контроль за исполнением документов администрации
ведется на карточках. В качестве контрольных карточек используются
дополнительные экземпляры регистрационных карточек. Контрольные
карточки могут заводиться и на поручения руководства
администрации, отданные в устной форме.
5.3.2. На контролируемых документах и карточках ставится знак
контроля "К" или штамп "Контроль". Для отметки о контроле отведено
определенное место на левом поле бланка на уровне заголовка к
тексту (реквизит 20).
5.3.3. Карточки группируются в специальных контрольных
картотеках, которые имеются в подразделениях аппарата,
осуществляющих контроль (или компьютерах).
Контрольные картотеки (машинный учет) ведется по исполнителям
и срокам исполнения.
5.3.4. Документ снимается с контроля после решения всех
поставленных в нем вопросов и сообщения результатов
заинтересованным учреждениям и лицам.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо
(или служба), которое поставило его на контроль.
Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в
контрольную карточку (компьютер).
5.3.5. Сводку об исполнении документов в администрации
составляют: контрольное управление - ежеквартально, начальник
приемной главы администрации - ежемесячно. Канцелярия общего
отдела управления делами один раз в два месяца.
Сводки периодически анализируются. На основе анализа
разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и
повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию
организации контроля и управления в целом.
6. Составление номенклатур и формирование дел
6.1. Составление номенклатур дел.
6.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела,
представляющие собой совокупность документов или документ,
относящийся к определенному вопросу или участку деятельности
администрации, подшитый в отдельную обложку.
6.1.2. В целях правильного формирования документов в дела,
обеспечивающие быстрый поиск документов по их содержанию и видам,
проводится классификация документов в делопроизводстве. Основной
формой классификации является номенклатура дел.
6.1.3. Номенклатура дел - это систематизированный список
наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их
хранения.
Номенклатура дел служит для распределения и группировки
исполненных документов в дела, для закрепления индексов дел, для
установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения
справочной картотеки на исполненные документы и является учетным
документом в архиве администрации для дел временного хранения (до
10 лет включительно).
6.1.4. Основными принципами построения номенклатуры дел
являются: единство в подходе к учету, систематизация, описание и
поиск документов; применение индексации, обеспечивающей внесение в
номенклатуру изменений, добавлений, стабильность индексов дел;
сохранение за номенклатурой функций учетного документа для дел
временного хранения.
6.1.5. Сводная (единая) номенклатура дел администрации
разрабатывается общим отделом управления делами, рассматривается
на заседании экспертной комиссии и через государственный архив
Хабаровского края направляется на согласование экспертно -
проверочной методической комиссии (ЭПМК) архивного отдела
администрации края.
6.1.6. Номенклатура дел оформляется по форме, установленной
государственной системой документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) (приложение 9).
6.1.7. Согласованная номенклатура дел утверждается управляющим
делами.
6.1.8. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует
в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в
случае коренных изменений в структуре и функциях администрации.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце
каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января
следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры является
документом постоянного хранения.
6.1.9. Классификационными делениями (разделами) номенклатуры
дел являются структурные подразделения аппарата администрации.
6.1.10. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и
документы, отражающие документируемые участки работы
администрации.
Дела органов и подразделений администрации, действующих на
общественных началах, также включаются в номенклатуру дел
администрации.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений органов государственного управления Российской
Федерации, брошюры, справочники, бюллетени и другие подобные
документы.
6.1.11. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
индекс. Индекс состоит из обозначения, структурного подразделения
и порядкового номера в пределах структурной части администрации.
6.1.12. Разделы и подразделы номенклатуры дел располагаются в
порядке их значимости. Принцип значимости применяется и при
расположении заголовков дел. В заголовке указывается род
заводимого дела (переписка) или вид документа (постановления,
приказы).
При составлении заголовка соблюдается правильное отражение
информации о событиях и фактах, а также краткость и четкость его
формулировки.
6.1.13. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь
возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
6.1.14. На начало года на все дела, предусмотренные
номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное
название администрации, номер дела по номенклатуре и его
заголовок, дата (год), срок хранения дела.
6.1.15. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных
дел (томов).
6.2. Формирование дел.
6.2.1. Формированием дел называется группировка документов в
дела в соответствии с номенклатурой.
6.2.2. При формировании дел следует проверять состав
документов, включаемых в дело. Не должно быть черновиков,
вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих
возврату.
В процессе группировки документов проверяется правильность их
оформления (наличие подписей, даты, индекса, отметок
"В дело N ..." и т.п.). Неисполненные, недооформленные и
неправильно оформленные документы в дела не включаются. Документы
постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные
дела. В каждом деле должно быть не более 250 листов.
Дела с документами постоянного срока хранения должны быть
сформированы только из первых экземпляров документов, подписаны
подлинно главой администрации или его заместителем.
6.2.3. Документы аппарата администрации, комиссий при ней
группируются в дела за календарный год. Исключение составляют
переходящие дела (личные дела и личные карточки сотрудников, книги
учета движения трудовых книжек), формирование которых за период
нескольких лет вызывается необходимостью.
6.2.4. Расположение документов внутри дел производится в
порядке разрешения вопросов по хронологии и по алфавиту.
Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения того или иного вопроса, который в
основе своей совпадает с расположением документов по их датам
(подписания, поступления, исполнения).
6.2.5. При хронологическом порядке расположения документов
постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в
начале дела.
6.2.6. Постановления и распоряжения главы администрации
группируются в дела в хронологической последовательности с
относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.
Документы заседаний коллегии группируются в одно дело:
протоколы, рекомендации и документы к ним.
6.2.7. В деятельности администрации должно создаваться и
отдельно формироваться, как правило, три вида распоряжений:
- распоряжения по основной деятельности - срок хранения
постоянно;
- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении
фамилии) - срок хранения 75 лет;
- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков,
командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 3 года.
6.2.8. Документы в личных делах располагаются в следующем
порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,
заявление о приеме на работу, направление; анкета, листок по учету
кадров, автобиография; документы об образовании; выписки из
приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к
личному листку по учету поощрений; справки и другие документы,
относящиеся к данному лицу (кроме указанных в п.6.2.9.).
6.2.9. Справки с места жительства, медицинские справки о
состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения
группируются отдельно от личных дел.
6.2.10. Лицевые счета работников группируются в
самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по
алфавиту фамилий.
6.2.11. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются
раздельно в алфавитном порядке, так как сроки хранения дел
различные:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы
администрации и документы по их рассмотрению (постоянно);
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по
их рассмотрению (3 года).
6.2.12. Переписка группируется в дела за период календарного
года в хронологической последовательности. Внутри дела документ -
ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу документы включаются в дело
текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в
котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями
группируется по вопросам.
7. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию
7.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.
7.1.1. Завершающим этапом процесса делопроизводства в
администрации является работа по подготовке исполненных документов
к последующему хранению и использованию.
7.1.2. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов администрации, оформление дел, описание дел,
обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив
администрации, а затем в государственный архив.
7.1.3. Экспертиза ценности документов - это определение
политического, народнохозяйственного, исторического, практического
и иного значения документов в целях отбора их на хранение и
установления срока.
7.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией администрации (ЭК).
7.1.5. Экспертная комиссия назначается распоряжением главы
администрации края в составе 3 - 5 человек. Возглавляет комиссию
один из руководящих работников администрации. Членами комиссии
являются работники администрации, хорошо знающие документацию
администрации.
В состав комиссии обязательно входит работник архива
администрации.
Экспертная комиссия руководствуется в работе методическими
указаниями архивных учреждений. Пособием при отборе дел на
постоянное хранение и уничтожение являются перечень типовых
документов со сроками хранения и номенклатура дел администрации.
Работа комиссии организуется в соответствии с положением о
ней. Положение об экспертной комиссии согласовывается с архивным
отделом администрации края и утверждается руководством
администрации.
Экспертная комиссия администрации осуществляет следующие
функции:
- рассматривает проект номенклатуры дел;
- организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;
- рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие
передаче в государственный архив края, описи дел по личному
составу и направляет их на утверждение и согласование
экспертно - проверочной комиссии архивного отдела администрации
края;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих дальнейшему хранению.
Заседания экспертной комиссии протоколируются.
7.1.6. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом
(приложение 10). Акты рассматриваются экспертной комиссией
администрации, подписываются начальником общего отдела и
утверждаются управляющим делами.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится
администрацией после того, как описи на дела постоянного хранения
за соответствующий период времени утверждены экспертно -
проверочной методической комиссией архивного отдела администрации
края.
7.2. Оформление дел.
7.2.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет)
подшиваются и переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются
черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на
отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке
дела указывается количество листов в деле.
7.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но
на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс
дела по номенклатуре.
7.2.3. По окончании делопроизводственного года на обложки дел
постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся
необходимые уточнения. Уточняются заголовки, даты, подлинность или
копийность документов в деле.
7.3. Описание документов постоянного хранения по личному
составу.
7.3.1. По окончании делопроизводственного года производится
отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению
в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовков и других необходимых
сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел
постоянного хранения, предназначенных для передачи в
государственный архив, подлежит экспертно - проверочной комиссией
архивного отдела администрации края через два года после
завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего
делопроизводства, например: в 1992 году должны быть представлены
описи дел за 1989 год (приложение 11).
7.3.2. Описи дел по личному составу составляются по тому же
принципу и подлежат согласованию с экспертно - проверочной
методической комиссией архивного отдела администрации
(приложение 12).
7.3.3. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение
нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным
архивом края.
7.3.4. Годовой раздел описи дел постоянного хранения
составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем его
и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается
управляющим делами администрации, одобряется ЭК администрации и
направляется для утверждения в архивный отдел администрации края.
7.3.5. При передаче документов на государственное хранение
описи должны иметь: титульный лист, историческую справку, список
сокращенных слов, предисловие.
7.4. Обеспечение сохранности документов.
7.4.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в
администрации, должны обеспечивать сохранность документов. Дела с
момента их заведения и до сдачи в архив администрации могут
храниться в рабочих комнатах в закрывающихся шкафах,
предохраняющих их от пыли и солнечного света.
7.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел
постоянного хранения не разрешается.
Снятие копий и производство выписок из документов
осуществляется с разрешения управляющего делами или другого
работника администрации края.
7.5. Передача дел в архив администрации.
7.5.1. В архив администрации передаются дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения через год или два после
завершения их в делопроизводстве. Точный срок передачи
определяется руководством администрации.
7.5.2. Сдача дел в архив осуществляется по графику,
утвержденному заведующим общим отделом. Архив производит прием дел
по описям и номенклатуре дел. Старший инспектор архива
расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов
сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годового раздела описи возвращается сдатчику,
второй остается в архиве администрации.
7.5.3. На дело, выданное для работы сотруднику администрации,
заполняется карточка - заместитель. В ней указывается номер дела,
дата его выдачи, кому дело выдано и когда возвращено,
предусматриваются графы для расписок в получении и приме дела.
7.5.4. До передачи в государственный архив Хабаровского края
документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в
администрации 10 лет.
8. Основы организации труда делопроизводственного
аппарата
8.1. Организация и рациональное разделение труда работников
делопроизводства администрации определяется должностными
инструкциями.
8.2. В администрации основной делопроизводственной службой
является канцелярия общего отдела управления делами.
8.3. Основными функциями канцелярии являются: прием,
регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям,
оформление и отправка исходящих документов, контроль за сроками
исполнения документов; формирование дел и сдача их в архив;
повышение квалификации делопроизводственного персонала,
компьютеризация делопроизводственного процесса.
Приложение 1
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к пп.2.1.3, 2.1.6)
РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРОТОКОЛ
25.02.91 N 1
г. Хабаровск
Заседание коллегии
Председатель - В.И.Ишаев, глава администрации
Присутствовали: члены коллегии - (инициалы, фамилии в порядке
алфавита), приглашенные - 61 человек (список прилагается).
Повестка дня:
1. О неотложных мерах по стабилизации электротеплоснабжения в
крае в зимний период 1992/93 годов.
Доклад генерального директора производственного объединения
"Хабаровскэнерго" В.А.Попова.
2. О мерах по подготовке народного хозяйства края к работе в
отопительный сезон 1992/93 годов.
Доклад генерального директора объединения жилищно -
коммунального хозяйства В.И.Савченко.
1. СЛУШАЛИ:
В.А.Попова - текст доклада прилагается.
Содокладчики (инициалы, фамилии, должность)
ВЫСТУПИЛИ:
1. В.П.Патрин, директор Центральных электрических сетей
(краткая запись выступления от третьего лица).
2. В.М.Малич, генеральный директор объединения "Востокэнерго"
и так далее (инициалы, фамилия, должность и краткая запись
выступлений других выступающих).
РЕКОМЕНДОВАЛИ:
(рекомендации приняты единогласно и прилагаются).
В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятые
рекомендации по второму вопросу повестки дня.
В конце протокола, перед подписями указывается:
стенограмма хода заседания коллегии прилагается.
Глава администрации (подпись) В.И.Ишаев
Управляющий Делами (подпись) Н.Н.Ломакин
Приложение 2
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.2.1.7.)
РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16.03.92 N 109
г. Хабаровск
О составе коллегии комитета
образования администрации
края
В связи с образованием комитета образования администрации края
на базе управления народного образования крайисполкома
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить коллегию комитета образования в следующем
составе: (фамилия, инициалы, должность председателя, заместителя
председателя, секретаря коллегии, затем членов коллегии в
алфавитном порядке фамилий).
2. Утвердить прилагаемое Положение о коллегии комитета
образования администрации края.
3. Считать утратившим силу решение крайисполкома от 5 января
1989 г. N 162 "О составе коллегии управления народного образования
крайисполкома".
Глава администрации подпись В.И.Ишаев
Приложение 3
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.2.1.7.)
РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
11.03.92 N 150-р
г. Хабаровск
Об утверждении Положения о
порядке подготовки, издания и
опубликования распорядительных
актов главы администрации
Хабаровского края
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке подготовки,
издания и опубликования распорядительных актов главы администрации
Хабаровского края.
2. Управляющему делами, руководителям комитетов, отделов и
управлений администрации края довести настоящее Положение до
соответствующих специалистов, неуклонно соблюдать его при
подготовке документов.
3. Общий контроль за соблюдением Положения возложить на
управляющего делами администрации края.
Глава администрации подпись В.И.Ишаев
Приложение 4
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.2.2.2.)
ОБРАЗЕЦ
БЛАНКА ПИСЬМА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ
РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
680002, г. Хабаровск,
ул. Карла Маркса, 19
Тел. 33-54-45
_________ N ________________
На N ______ от _____________
-- -¬
¦ ¦
Приложение 5
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.2.2.2.)
ОБРАЗЕЦ
ОБЩЕГО БЛАНКА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ
РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
_________ N _________________
-- -¬
¦ ¦
Приложение 6
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.3.1.5.)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ КАНЦЕЛЯРИЕЙ
1. Письма, присланные для сведения
2. Телеграммы
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
4. Сводки и информации, присланные для сведения
5. Учебные планы, программы
6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций
7. Поздравительные письма и пригласительные билеты
8. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии)
9. Печатные издания
10. Формы статистической отчетности
Приложение 7
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.4.3.1.)
ЕДИНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА
------------------------------------------------------------------------------------¬
¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ Корреспондент ¦
¦ ¦
¦ Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа ¦
¦ ¦
¦ Краткое содержание ¦
¦ ¦
¦ Резолюция и кому направлен документ ¦
¦ ¦
¦ Отметка об исполнении документа ¦
¦ ¦
L------------------------------------------------------------------------------------
Обратная сторона
------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Контрольные отметки ¦
¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦Фонд N Опись N Дело N ¦
L------------------------------------------------------------------------------------
Приложение 8
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.5.1.1.)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Законы, Указы Президента, постановления Правительства
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
Распоряжения, указания, письма Правительства Российской
Федерации, постановления и письма министерств Российской
Федераций - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при
условии подготовки по ним постановлений, распоряжений.
Решения краевого Совета народных депутатов, малого Совета -
согласно указанному в них сроку.
Постановления и распоряжения главы администрации края -
согласно указанному в них сроку.
Запросы, заявления и письма народных депутатов Российской
Федерации и края:
- безотлагательно - по письмам депутатов, не требующим
дополнительного изучения и проверки;
- до 30 дней - по письмам и запросам народных депутатов
Российской Федерации;
- до 5 дней - по письмам и запросам народных депутатов местных
Советов.
Рекомендации коллегии при главе администрации края - согласно
указанному в них сроку.
Исходящие инициативные документы по основным вопросам
деятельности - согласно указанному в них сроку.
Предложения, заявления и жалобы граждан:
- безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим
дополнительного изучения и проверки;
- до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям.
Критические замечания и предложения, высказанные участниками
совещаний, проводимых в администрации края, а также содержащиеся в
выступлениях печати - до 1 месяца.
Телеграммы (телексы) - от 2 до 5 дней.
Приложение 9
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.6.1.6.)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ УТВЕРЖДАЮ
Управляющий Делами
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации
Хабаровского края
25.12.91 N 1-32 подпись Н.Н.Ломакин
25.12.91
г. Хабаровск
на 1992 год
------------T--------------T-----------T-------------T-----------¬
¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Количество ¦Срок хранения¦Примечание ¦
¦ ¦ ¦дел (томов)¦ дела, номера¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+-----------+--------------+-----------+-------------+-----------+
¦ ¦I. Управление ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦делами ¦ ¦ ¦ ¦
¦I-I ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+--------------+-----------+-------------+------------
Ответственный за делопроизводство
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
20.12.91
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЭК администрации края ЭПМК архивного отдела
Протокол от 23.12. N 2 администрации
Хабаровского края
Протокол от ____ N ______
Итоговая запись о категориях дел, заведенных в 1992 году
------------------------------T-----------T----------------------¬
¦По срокам хранения ¦Количество ¦ В том числе ¦
¦ ¦дел (всего)+-----------T----------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦
¦ ¦ ¦ ¦ ЭПК ¦
+-----------------------------+-----------+-----------+----------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (до 10 лет включ.)¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------------+-----------+-----------+-----------
Начальник общего отдела В.М.Кузлякин
27.12.92
Приложение 10
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.7.1.6.)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ УТВЕРЖДАЮ
Управляющий Делами
АКТ администрации
Хабаровского края
25.05.92 N 1-27/1 подпись Н.Н.Ломакин
25.05.92
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании номенклатуры дел администрации края с указанием
сроков хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно -
исторической ценности и утратившие практическое значение документы
администрации Хабаровского края
---T--------------T---------T----------T-------------T-----------¬
¦N ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество¦Срок хранения¦Примечание ¦
¦пп¦или групповой ¦или ¦дел ¦дела, номер ¦ ¦
¦ ¦заголовок дел ¦крайние ¦ ¦статьи по ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты дел ¦ ¦номенклатуре ¦ ¦
+--+--------------+---------+----------+-------------+-----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+--------------+---------+----------+-------------+-----------+
¦1.¦Журналы ¦1986 - ¦ 6 ¦3 года ¦ ¦
¦ ¦регистрации ¦1988 гг. ¦ ¦ст.1-29, ¦ ¦
¦ ¦входящей и ¦ ¦ ¦1-30 ¦ ¦
¦ ¦исходящей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦корреспонденц.¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+--------------+---------+----------+-------------+------------
Итого 12 (двенадцать) дел за 1986-1988 годы.
Описи дел постоянного хранения за 1986-1988 годы уничтожены, а по
личному составу согласованы ЭПМК архивного отдела администрации
Хабаровского края (протокол от 29.06.90 N 7).
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
20.05.92
ОДОБРЕНО
ЭК администрации края
Протокол от 22.05.92 N 1
Документы измельчены и сожжены
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
30.05.92
Приложение 11
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.7.3.1.)
ФОНД N _________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ________ Управляющий Делами
администрации
дел постоянного хранения Хабаровского края
администрации Хабаровского подпись Н.Н.Ломакин
края за 1992 год 23.04.92
---T------T----------------------T---------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦пп¦дела ¦ ¦ ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ¦ ¦
+--+------+----------------------+---------+----------+----------+
¦1.¦1-4 ¦Постановления главы ¦1992 г. ¦145 ¦ ¦
¦ ¦ ¦администрации края и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦документы к ним ¦ ¦ ¦ ¦
¦2.¦1-5 ¦Распоряжения главы ¦1992 г. ¦22 ¦ ¦
¦ ¦ ¦администрации края ¦ ¦ ¦ ¦
¦3.¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------+----------------------+---------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 1 по N 14,
в том числе:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
18.04.92
Ответственный за делопроизводство
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
18.04.92
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
ЭПМК архивного отдела ЭК администрации края
администрации Протокол от 22.04. N
Хабаровского края
Протокол от ____ N ______
Приложение 12
к Инструкции о делопроизводстве
в администрации Хабаровского края
(к п.7.3.2.)
ФОНД N _________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N 2 Управляющий Делами
администрации
дел по личному составу Хабаровского края
администрации Хабаровского подпись Н.Н.Ломакин
края за 1992 год 23.04.92
---T------T-------------------T---------T--------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦пп¦дела ¦ ¦ ¦хранения¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦деле ¦ ¦
+--+------+-------------------+---------+--------+----------+----------+
¦1.¦1-6 ¦Распоряжения главы ¦1992 г. ¦75 лет ¦128 ¦ ¦
¦ ¦ ¦администрации по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2.¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------+-------------------+---------+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 1 по N 6.
Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин
18.04.92
Ответственный за делопроизводство,
главный специалист подпись Л.М.Симонова
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЭК администрации края ЭПМК архивного отдела
Протокол от ____ N ______ администрации
Хабаровского края
Протокол от ____ N ______
|
