ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 ноября 1992 г. N 1079
ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В процессе разгосударствления, приватизации предприятий и
организаций, коммерциализации торговых предприятий и службы быта,
закрытия предпринимательских структур и из-за отсутствия условий,
обеспечивающих сохранность документов по личному составу как в
вышеперечисленных, так и в действующих учреждениях, организациях,
кооперативных и малых предприятиях города, происходит утрата
документов по личному составу.
В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан,
предотвращения утраты документов по личному составу и улучшения их
хранения и использования
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Руководителям отделов и управлений администрации города,
учреждений, производственных и коммерческих структур, независимо
от форм собственности, главам администраций районов:
1.1. При реорганизации, ликвидации, приватизации и смене
собственника определять правопреемника архивов для принятия мер,
обеспечивающих сохранность и дальнейшее использование архивных
документов.
1.2. В состав ликвидационных комиссий включать представителей
объединенного межведомственного архива администрации города.
1.3. Предусмотреть в Уставах и Положениях персональную
ответственность за обеспечение сохранности и учета документов по
личному составу.
1.4. Организационным структурам, не имеющим возможности
создать оптимальные условия для длительного хранения архивных
документов, обеспечить передачу в объединенный межведомственный
архив администрации города на договорных началах документы по
личному составу в соответствии с Положением об архиве.
2. Возложить ответственность за решение комплекса вопросов,
связанных с сохранностью, учетом, передачей и использованием
документов длительного срока хранения на первых руководителей
отделов и управлений, организаций и образованных на их базе новых
хозяйственных структур.
3. Для обеспечения правового статуса деятельности архива и
перехода его в дальнейшем на хозрасчетное содержание утвердить:
3.1. Положение об объединенном межведомственном архиве при
администрации г. Хабаровска согласно приложению 1.
3.2. Текст договора о приеме - передаче документов на хранение
в межведомственный архив согласно приложению 2.
4. Объединенному межведомственному архиву (т. Люсая Л.И.)
обеспечить контроль за соблюдением законодательства по архивному
делу на территории города, выполнением учреждениями, организациями
и предприятиями, независимо от их ведомственной подчиненности и
форм существования, права собственности, установленных требований
обеспечения сохранности и использования документов по личному
составу.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления и решение
вопроса о его опубликовании на страницах газеты "Тихоокеанская
звезда" возложить на управделами администрации города
т. Шевцову В.В.
Глава администрации
В.М.Тевелевич
Приложение 1
к постановлению
главы администрации города
от 10 октября 1992 г. N 1079
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
1. Общие положения
1.1. Объединенный межведомственный архив администрации города
Хабаровска осуществляет централизованное хранение и использование
документов по личному составу приватизируемых, ликвидируемых, а
также действующих учреждений и организаций, предприятий, различных
коммерческих, кооперативных и других экономических структур на
договорной основе, оказывает методическую и практическую помощь
этим организациям, обеспечивает своевременное и качественное
исполнение запросов социально - правового характера отдельных
граждан и организаций.
1.2. Юридическим основанием приема документов в архив на
хранение и использование является договор, заключенный между
архивом и учреждением - сдатчиком документов. В нем
предусматриваются права и обязанности сторон по приему - передаче
документов для централизованного хранения и использования,
указывается размер взимаемой платы, сроки и порядок ее взносов на
спецсчет администрации города.
1.3. Архив создается на основании распоряжения Правительства
Российской Федерации от 23.04.92 N 781-р об обеспечении
сохранности документов по личному составу, постановления главы
администрации Хабаровского края от 23.03.92 N 132 "Об обеспечении
сохранности документов приватизируемых, ликвидируемых и
реорганизуемых предприятий", постановления главы администрации
города Хабаровска от 05.05.92 N 400 "О создании объединенного
межведомственного архива администрации города Хабаровска" и
Примерного положения об объединенном междуведомственном архиве при
администрации города (района), одобренного ЭПМК архивного отдела
администрации Хабаровского края. Протокол от 08.04.92 N 3.
1.3.1. На правах структурного подразделения администрации
города на период становления за счет бюджетного финансирования и
перехода в дальнейшем на хозрасчетное содержание подчиняется
непосредственно управделами администрации г. Хабаровска.
1.3.2. Средства, перечисляемые учреждениями, организациями и
предприятиями по договорам за оказание платных услуг из расчета
стоимости хранения и использования одного дела в год поступают на
специальный счет администрации и используются целевым назначением
для развития материально - технической базы архива.
1.4. В случае ликвидации учреждения оплата за хранение и
использование его документов производится правопреемником или
вышестоящей организацией.
1.5. Стоимость хранения и использования одного дела
определяется с учетом необходимых затрат, связанных с приемом,
обеспечением сохранности и использованием документов в архиве, а
также с содержанием помещения и его персонала.
1.6. В смету на содержание объединенного архива включаются
расходы: на заработную плату (ст.1), начисления на заработную
плату (ст.2), расходы по найму и аренде помещения (ст.3), на
приобретение инвентаря и оборудования (ст.12), на канцелярские
расходы и хозяйственные расходы (ст.3), на командировки и
служебные разъезды (ст.4), на транспортировку архивных документов
(ст.3).
Размер отчислений каждого учреждения определяется на
основании стоимости хранения и использования одного дела и общего
количества переданных дел в архив.
Штатная численность работников архива в данном случае
определяется по существующему нормативу - 1 штатная единица на 10
тысяч дел. Смета на содержание архива ежегодно составляется и
утверждается главой администрации города.
1.7. Организации, учреждения, предприятия и другие
экономические структуры на случай ликвидации должны
предусматривать расходы, связанные с передачей и дальнейшим
хранением, использованием документов по личному составу в архиве.
1.8. Архив в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Верховного Совета и Правительства
Российской Федерации, "Основными правилами работы ведомственных
архивов" (М. 1986 г.), нормативно - методическими документами
архивного отдела администрации Хабаровского края, указаниями
администрации города Хабаровска и настоящим Положением.
1.9. Реорганизация и ликвидация архива производится на
основании распорядительного документа главы администрации города.
1.10. В состав архива входят документы по личному составу
(приказы, распоряжения о приеме, увольнении, трудовые соглашения,
ведомости, лицевые счета по заработной плате, невостребованные
трудовые книжки, личные дела уволенных сотрудников) подлежащие
долговременным срокам хранения, определенным Типовыми перечнями
документов.
1.10.1. Законченные и незаконченные делопроизводством
документы по личному составу ликвидируемых, приватизируемых
организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника.
1.10.2. Заключенные делопроизводством документы по личному
составу действующих учреждений, организаций и предприятий.
1.10.3. Научно - справочным аппаратом, раскрывающим состав и
содержание документов архива являются описи, каталоги, картотеки,
указатели и другие учетные документы.
2. Основные задачи
2.1. Основными задачами архива являются:
2.1.1. Комплектование архива документами по личному составу
ликвидированных, приватизированных, а также действующих
учреждений, организаций, предприятий, различных коммерческих,
кооперативных и других экономических структур.
2.1.2. Обеспечение сохранности документов, находящихся
на хранении в архиве.
2.1.3. Организация учета, создание научно - справочного
аппарата к документам архива.
2.1.4. Организация использования документов архива в целях
обеспечения прав и законных интересов граждан.
2.1.5. Методическое руководство и контроль за организацией
документов по личному составу в делопроизводстве учреждений,
являющихся источниками комплектования архива.
3. Функции архива
3.1. Архив в соответствии с поставленными задачами
осуществляет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет прием документов по личному составу от
ликвидированных, приватизированных учреждений, организаций и
предприятий и других экономических структур, а также от
действующих учреждений в сроки, указанные в договорах.
Прием осуществляется в соответствии с требованиями "Основных
правил работы ведомственных архивов" (М. 1986 г.) и другими
нормативными документами.
3.1.2. Обеспечивает сохранность документов, сосредоточенных в
архиве, регулярно проводит проверку наличия и состояния дел.
3.1.3. Ведет учет хранящихся в архиве документов по личному
составу, представляет в государственный архив Хабаровского края
статистические сведения о них, согласно установленным формам.
3.1.4. Проводит экспертизу научной и практической ценности
документов, находящихся в архиве, оказывает помощь в организации и
проведении экспертизы ценности документов учреждениям.
4. Права архива
4.1. Для выполнения вышеуказанных задач архиву предоставляется
право:
4.1.1. Заключать договора с учреждениями о централизованном
хранении, использовании и упорядочении документов по личному
составу, при условии сохранения коммерческой тайны, если таковая
будет содержаться в документах, в соответствии с постановлением
Правительства РСФСР от 05.12.91 N 35.
4.1.2. Требовать от руководителей учреждений, организаций и
предприятий:
- соблюдения установленных правил сохранности документов по
личному составу, ведения их в делопроизводстве и в случае
ликвидации или приватизации, передачи их на централизованное
хранение в архив;
- своевременной оплаты за услуги, оказанные архивом в
соответствии с договором;
4.1.3. Создавать для научно - технической обработки документов
по личному составу при архиве хозрасчетную группу.
5. Управление архивом
5.1. Архив возглавляет заведующий архивом, имеющий высшее или
средне - специальное образование.
5.2. Заведующий архивом назначается и освобождается главой
администрации города с правом приема и увольнения сотрудников
архива.
5.3. Заведующая архивом организует деятельность архива и несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на архив
задач.
Приложение 2
к постановлению
главы администрации города
от 10 октября 1992 г. N 1079
Администрация
г. Хабаровска
Объединенный
межведомственный архив
ДОГОВОР
___________ N ____________
г. Хабаровск
О ПРИЕМЕ - ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
В ОБЪЕДИНЕННЫЙ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
Объединенный межведомственный архив администрации
г. Хабаровска, именуемый в дальнейшем "архив", действующий на
основании Положения о нем, в лице заведующей архивом _____________
_______________________________ с одной стороны и ________________
__________________________________________________________________
наименование учреждения
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
в лице руководителя ______________________________________________
фамилия, имя, отчество
именуемый в дальнейшем "учреждение", действующего на основании
_______________________________________________, с другой стороны,
устава, положения, приказа
заключили договор между собой о нижеследующем:
1. Предмет договора
Учреждение передает документы по личному составу в
обработанном виде, а архив обеспечивает их сохранность и
использование по запросам граждан и учреждений.
2. Условия договора
2.1. Архив обязуется:
2.1.1. Производить прием документов учреждения (по
согласованию сторон сроки приема могут быть изменены).
2.1.2. Обеспечить полную сохранность принятых документов.
2.1.3. Выдавать по ним архивные справки, копии, выписки.
2.1.4. Выдавать в установленном порядке дела во временное
пользование.
2.2. Учреждение обязуется передавать архиву:
2.2.1. В согласованные сроки на хранение документы по личному
составу, упорядоченные в соответствии с Основными правилами работы
ведомственных архивов (М.,1986 г.) вместе с платежными поручением
об оплате за хранение архивных документов.
2.2.2. Документы по описям, утвержденным экспертной комиссией
учреждения.
2.2.3. Вместе с делами описи в 3-х экземплярах и имеющийся к
ним научно - справочный аппарат, в том числе краткую справку об
истории учреждения.
2.3. Учреждение обеспечивает доставку документов в архив
своими силами и средствами.
3. Условия оплаты и порядок расчетов
3.1. Плата за централизованное хранение и использование
архивных документов устанавливается из расчета стоимости хранения
одного дела в год по тарифу, действующему на момент
приема - передачи дел.
3.2. Сумма оплаты перечисляется ликвидированным учреждением на
спецсчет администрации единовременно за весь срок хранения,
действующим - ежегодно частями.
3.3. В случае ликвидации учреждение передает в архив все
документы, в т.ч. и временного срока хранения, оплатив волную
стоимость до истечения срока хранения.
3.4. Оплата производится учреждением не позднее 3-х дней после
представления архивом счета.
3.5. В случае неперечисления учреждением администрации
причитающейся суммы, последний выставляет эту сумму на инкассо.
4. Сроки действия договора
С ликвидированным учреждением заключается единовременный
договор о приеме - передаче документов за весь период его
существования, с действующим учреждением - сроком на один год.
Если за месяц по истечении срока договора ни одна из сторон не
потребует его прекращения, договор признается продленным на
следующий год на прежних условиях.
5. Споры по договору, юридические адреса сторон
Все споры по настоящему договору решаются в установленном
законом порядке.
Юридические адреса сторон:
Администрация г. Хабаровска, ул. Карла Маркса, 61
Расчетный счет N ___________________ в Региобанке
Учреждение ___________________________________________________
наименование учреждения
______________________________________________________________
его адрес
Расчетный счет N __________________ в ________________________
отделении Госбанка
Подписи сторон:
1. Зав. объединенным межведомственным архивом администрации
города Хабаровска
2. ___________________________________________________________
название должности рук. учр.
|
