ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 июля 1995 г. N 280
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В УПРАВЛЕНИЯХ, КОМИТЕТАХ, ОТДЕЛАХ АДМИНИСТРАЦИИ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
В целях улучшения делопроизводства в управлениях, комитетах,
отделах администрации Хабаровского края, ускорения
документооборота, обеспечения четкой работы органов управления
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по
делопроизводству в управлениях, комитетах, отделах администрации
Хабаровского края.
2. Руководителям управлений, комитетов, самостоятельных
отделов администрации края в месячный срок на основе Примерной
инструкции разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству
применительно к конкретному учреждению, предварительно согласовав
ее с архивным отделом администрации края.
Принять к сведению, что Примерную инструкцию можно
использовать при разработке нормативно - методических документов
по организации делопроизводства в организациях и ведомствах
Хабаровского края.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на архивный отдел администрации края.
Глава администрации
В.И.Ишаев
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
главы администрации края
от 17 июля 1995 г. N 280
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИЯХ, КОМИТЕТАХ,
ОТДЕЛАХ АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации Хабаровского края подготовлена в
соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
управлениях, комитетах, отделах администрации Хабаровского края.
1.2. Документы управлений, комитетов, отделов администрации
Хабаровского края (далее "управления") являются собственностью
государства, включаются в имущество организаций, вопросы работы с
ними регулируются законодательством Российской Федерации,
Положением об архивном фонде края, уставами и положениями
организаций.
1.3. Управления разрабатывают индивидуальные инструкции и
другие нормативно - методические документы на основании настоящей
Примерной инструкции.
1.4. Инструкция по делопроизводству управления утверждается
его руководителем после согласования с архивным отделом
администрации Хабаровского края.
1.5. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок
приема, учета, подготовки, оформления, размножения
(тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования
документов.
1.6. Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и
др.
Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с
документами должны отвечать требованиям инструкции по
делопроизводству.
1.7. Соблюдение правил ведения делопроизводства является
обязательным для каждого работника управления.
Ответственность за соблюдение установленных правил и порядка
работы с документами в структурных подразделениях управления
возлагается на их руководителей. Руководитель структурного
подразделения определяет ответственного за ведение
делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение
документов в структурном подразделении в указанные сроки,
сохранность находящихся в структурном подразделении служебных
документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю
подразделения и сообщается службе документационного обеспечения
управления (ДОУ).
1.8. Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в структурных подразделениях управления, организации
единой системы делопроизводства, методическое руководство работой
с документами и обучение работников организации основам
делопроизводства возлагаются на службу ДОУ (приложение 1).
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в
соответствии с утвержденной структурой управления, организации и
положением о службе ДОУ (общий отдел, организационный отдел, отдел
организационной работы и кадров, административно - хозяйственный
отдел). При их отсутствии функции службы ДОУ возлагаются на
приемную управления, организации.
1.9. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ
регламентируются положениями.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих
в делопроизводственном обслуживании деятельности организации,
определяются должностными инструкциями.
1.10. Методическое руководство по вопросам документационного
обеспечения управления осуществляет архивный отдел администрации
края и государственный архив Хабаровского края.
1.11. Настоящая инструкция не распространяется на документы
секретного характера и документы с грифом "Для служебного
пользования".
2. Документация управления, комитета,
организации и ведомства края
2.1. Деятельность управления, организации обеспечивается
системой управленческих документов, составляющих его
документационную базу. Состав документационной базы определяется
компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком
разрешения вопросов (единоначальным или коллегиальным), объемом и
характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными или
сторонними организациями.
2.2. В соответствии с действующим законодательством и
компетенцией управления, организации издают следующие
распорядительные документы: приказы, распоряжения, постановления
(коллегии). Эти документы действуют на территории края и
обязательны для исполнения подведомственными предприятиями,
организациями, учреждениями.
2.3. Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных
языках с использованием машинных носителей.
2.4. С целью эффективного использования средств вычислительной
техники устанавливаются единые правила оформления документов и их
реквизитов, унифицированные формы документов, а также процессы
работы с ними.
3. Правила подготовки и оформления
документов
При составлении и оформлении документов используется 31
реквизит - информационный элемент документа.
3.1. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа: наименование
организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту,
дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может
быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение
документа, его обработка и т.д. (приложение 2).
3.2. Бланки документов.
Документы, как правило, оформляются на бланках. Управление,
организация должна иметь минимум два вида бланков: общий бланк
формата А4 (210 х 297 мм) для оформления приказов, распоряжений,
справок, информаций, записок, планов, отчетов, сводок
(приложение 3). Бланк двух форматов А4 и А5 (210 х 146 мм) для
оформления только одного вида документа - письма (приложение 4).
Изготовление бланков конкретных видов документов (приказа,
распоряжения, протокола) допускается, если этих документов
составляется более 200 в год.
При отсутствии бланков документов реквизиты заголовочной части
должны оформляться машинописно также с соблюдением требований
ГОСТа 6.38-90. Для писем может использоваться угловой штамп
организации.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются не на бланке.
3.3. Оформление реквизитов документов.
3.3.1. Изображение Государственного герба Российской
Федерации, герба края.
Изображения Государственного герба, герба края помещаются на
верхнем поле общего бланка и бланка письма.
3.3.2. Наименование министерства или ведомства.
Наименование вышестоящих органов должно соответствовать
наименованию, установленному соответствующим правовым актом.
3.3.3. Наименование организации.
Наименование управления, организации указывается в точном
соответствии с положением о них. Сокращенное наименование
применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано
в положении об управлении, организации. Сокращенное наименование
помещается на бланке вслед за полным.
3.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телефона, номер счета в банке оформляются только на бланке
письма.
3.3.5. Название вида документа.
Название документа должно соответствовать компетенции
управления, организации, содержанию документируемого
управленческого действия: ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ,
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА и др. Печатается прописными буквами без
разбивки.
3.3.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для
утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например: 03.07.94.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, в текстах приказов и распоряжений, в том числе по
личному составу, применяется словесно - цифровой способ оформления
дат: 3 июля 1994 года.
3.3.7. Индекс документа.
Индексация документа в делопроизводстве - это проставление его
порядкового (регистрационного) номера в сочетании с условными
обозначениями, указывающими место его исполнения и хранения.
Индексом организационных и справочно - информационных
документов является номер дела по номенклатуре, в котором должен
находиться документ, и порядковый регистрационный номер, например:
1-12/45.
На документах, составленных совместно с несколькими
организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через
косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе.
Инициативный и ответный документ имеют единый индекс, который
присваивается инициативному документу и повторяется в ответном
документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква
фамилии автора и через черточку - регистрационный номер.
Индексом постановления, распоряжения, приказа является
порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы заседаний коллегии нумеруются арабскими цифрами в
пределах года.
3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Ссылка на индекс и дату входящего документа состоит из слов
"На N _________ от ________", оформляется только на бланке письма,
заполняется в письме - ответе.
3.3.9. Место составления или издания.
Оформляется на общем бланке. Состоит из указания города,
центра района (села, поселка, рабочего поселка), например:
г. Хабаровск, рп. Солнечный, с. Богородское.
3.3.10. Адресат.
Документы адресуют в организации, их подразделения или
конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут
в именительном падеже. Например:
Комитет по культуре и
искусству администрации
Хабаровского края
Отдел кадров
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - дательном. Например:
Архивный отдел администрации
Хабаровского края
Главному бухгалтеру
Лысенко Т.А.
При адресовании документа руководителю организации
наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
государственного краевого
торгово - производственного
предприятия "Фармация"
Левченко Т.А.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их названия следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям управлений,
комитетов и отделов
администрации края
или
Главам администраций
городов и районов края
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми Правилами.
Например:
Редакция журнала
"Дальний Восток"
680000, г. Хабаровск,
пер. Дьяченко, 7-а
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными
адресами.
3.3.11. Гриф утверждения.
Особым способом введения документа в действие является его
утверждение (приложение 5).
Документы утверждаются руководителями управления, организации,
вышестоящими или межведомственными органами, общественными
организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов,
изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в тех
случаях, когда требуются дополнительные предписания и
разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета по
земельной реформе и земельным
ресурсам Хабаровского края
Б.А.Торяник
10.10.94
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ управления здравоохранения
администрации Хабаровского края
16.08.94 N 214
3.3.12. Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документа. Резолюция
оформляется только на самом документе в правом верхнем углу в
границах, отведенных для нее или на любой свободной площади
документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись руководителя, дата. При наличии в резолюции нескольких
исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило,
это лицо, названное в резолюции первым), например:
Л.С.Ратушной
Подготовить проект приказа
подпись Хрычева В.В.
31.11.94
На письмах, жалобах, заявлениях о подтверждении трудового
стажа резолюция может быть упрощенной, например:
Л.С.Ратушной
Для исполнения
подпись Хрычева В.В.
31.11.94
3.3.13. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания
документа. Заголовок к тексту составляется к любому документу
формата А4 независимо от его объема и назначения. Заголовок должен
быть кратким и емким, точно передавать смысл текста, отвечая на
вопрос "О чем?". Например, "Об изменении...", "О выделении...", "О
подготовке ...". Точка в конце заголовка не ставится, печатается
он без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок не проставляется
на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах, текст
которых печатается на бланке формата А4 и не превышает 10 - 15
строк.
3.3.14. Отметка о контроле.
Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа
документа на уровне заголовка к тексту. Она состоит из знака
контроля "К" или штампа "Контроль".
3.3.15. Текст.
Текст документа должен содержать достоверную документированную
информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по
данному вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты,
таблицы или соединения этих форм.
Документы, содержащие информацию большого объема и по
различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы,
пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами, например:
1., 1.1., 1.2.1., 1.2.2. и т.д.
Текст документа организации, управления рекомендуется
разделять на две основные части. В первой части указывается
основание составления документа, во второй части излагаются
выводы, решения, предложения, просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также
сообщается основание или причины создания документа, во второй -
распоряжение, решение или просьба.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть: приказ - распорядительную часть без
констатирующей, письмо - просьбу без пояснения и т.п.
Текст документа должен строиться с соблюдением требований
официально - делового стиля и норм современного русского языка.
В служебных документах применяется прямой порядок слов:
подлежащее и сказуемое должны стоять в начале предложения. В
документах могут использоваться все конструкции простых и сложных
предложений, за исключением сложноподчиненных предложений. Не
следует осложнять предложения большим количеством причастных и
деепричастных оборотов.
Отглагольные существительные необходимо заменять
соответствующими глаголами, например: "провести анализ" -
"проанализировать", "оказать влияние" - "повлиять".
Следует избегать в тексте скопления одинаковых падежных форм,
таких, как "в целях улучшения постановки уровня выпуска
продукции", заменяя их соответствующими глаголами "чтобы повысить
качество продукции".
Невозможен пропуск разных предлогов: не "в организациях,
учреждениях и предприятиях", а "в организациях, учреждениях и на
предприятиях".
Даты и календарные сроки в тексте рекомендуется писать:
15 октября 1994 г., а не 15 октября 1994 года; но в 1994 году, а
не в 1994 г.; план на 1995 год, а не план на 1995 г.; в июне 1994
г., а не в июне месяце 1994 г.; в первом полугодии 1995 г., а не в
1 полугодии 1995 г.; но в 1 квартале 1995 года.
Следует писать: в 1994/95 учебном году; в отопительный сезон
1994/95 года; но провести работы в 1994, 1995 годах; план на
1994-1995 годы; выполнение плана за 10 месяцев 1994 года.
Суммы, обозначающие денежные выражения более одной тысячи, в
тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей,
1 млн. рублей.
Название единиц измерения в тексте следует писать: 6 тыс. м,
16 т, 120 кв. м, 17 см, 15 ц, 10 л, 7 г, 8 куб. м, 20 млн. т. При
написании мер с дробными числами в тексте следует писать: 12,7
грамма, 19,5 тонны, 2,25 куб. метра.
В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штук
автомобилей; 10 рабочих, а не 10 человек рабочих; 100 голов скота,
а не 100 штук скота и т.д.
В названиях праздников и знаменательных событий первое слово
пишется с прописной буквы: Девятое мая, Новый год, но Великая
Отечественная война.
В названиях высших органов государственной власти все слова
пишутся с прописной буквы: Правительство Российской Федерации,
Совет Федерации, Федеральное Собрание.
Слова "государственный" и "центральный" пишутся со строчной
буквы в сочетаниях "государственные поставки", "государственное
учреждение", "центральный аппарат Департамента речного флота РФ" и
т.п.
Слова "коллегия", "приказ", "распоряжение" пишутся со строчной
буквы: "коллегия управления здравоохранения", "приказ финансового
управления", "распоряжение председателя комитета образования".
3.3.16. Отметка о наличии приложения.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка
о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 1 экз.
2. Смета расходов ... на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь
все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера, например:
Приложение
к приказу комитета образования
администрации Хабаровского края
10.04.94 N 30
При наличии нескольких приложений к одному и тому же документу
на них проставляются порядковые номера (без знака N).
3.3.17. Подпись.
Документы, направляемые управлением, организацией в
вышестоящие органы власти и управления, подведомственные
организации, а также в сторонние организации, подписываются
руководителем или его заместителем по поручению руководителя.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего
документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник управления Подпись А.И.Вялков
В документах, оформленных не на бланках, наименование
организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования
должности, например:
Начальник управления здравоохранения
администрации края Подпись А.И.Вялков
Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и
секретарем, например:
Председатель коллегии Подпись В.Н.Никитенко
Секретарь коллегии Подпись Н.В.Землякова
В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии, например:
Председатель комиссии Подпись Н.В.Землякова
Члены комиссии Подписи О.Г.Черкашина
Т.В.Шмигирилова
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления Подпись А.И.Вялков
Главный бухгалтер Подпись Л.И.Писарева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне:
Начальник комитета Начальник управления
образования администрации здравоохранения администрации
Хабаровского края Хабаровского края
Подпись В.Н.Никитенко Подпись А.И.Вялков
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом,
исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего
документ и его фамилию (исправления "И.О.", "Зам." вносятся
машинописным способом или от руки черной пастой). Не допускается
подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой
черты перед наименованием должности.
3.3.18. Гриф согласования документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности и соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри управления,
организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне его
(с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на левой стороне документа
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности
лица, с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления архитектуры
и градостроительства администрации
Хабаровского края
Подпись Е.А.Волков
10.10.94
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
30.09.94 N 02-15/1247-Т
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертно -
проверочной методической
комиссии (ЭПМК) архивного
отдела администрации
Хабаровского края
30.09.94 N 5
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования, если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
3.3.19. Визы.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись,
ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается
должность визирующего, например:
Главный бухгалтер отдела Подпись Т.А.Лысенко
15.12.94
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка:
"Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу,
подписавшему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
управлении, организации, ниже подписи на лицевой стороне
последнего листа документа. Проекты приказов, указаний,
постановлений коллегиальных органов визируются на первом
экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.20. Печать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности
и прав должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных
средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица
заверяется гербовой печатью (приложение 6). Перечень документов
управления, организации, на которых проставляется гербовая печать,
утверждается руководителем. Круглая не гербовая печать ставится на
размноженных экземплярах постановлений и распоряжений
руководителя, решениях коллегии, справках, выдаваемых работникам
управления, организации о месте их работы.
3.3.21. Отметка о заверении копии.
Копии документов, выдаваемые управлением, организацией,
воспроизводятся на бланках управления, организации и заверяются.
На первом листе копии документа на верхнем поле слева ставится
слово "Копия". Заверительная надпись копии состоит из слова
"Верно", наименования должности, личной подписи заверяющего, ее
расшифровки, даты заверения копии. Отметка о заверении копий
оформляется ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля,
например:
Верно
Специалист комитета Подпись Н.В.Землякова
24.10.94
При пересылке копии в другое учреждение или выдаче отдельным
лицам на ней проставляется печать.
3.3.22. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Располагается в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии
места, на оборотной стороне последнего листа документа. Состоит из
указания фамилии исполнителя и номера его служебного телефона,
например:
Петрова 33-71-77
3.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело.
Помещается на нижнем поле первого листа документа слева и
включает: краткие сведения об исполнении документа, слово
"В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться
документ, дату и подпись руководителя структурного подразделения
управления, организации, в котором исполнен документ. Отметка
"В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена.
3.3.24. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Включает запись "Информация перенесена на машинный носитель",
подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.
3.3.25. Отметка о поступлении документа.
Проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и
включает наименование управления, организации, входящий номер,
дату поступления.
3.3.26. Тексты документов печатаются в соответствии с
требованиями к документам, изготовляемым машинописным способом,
изложенным в ГОСТ 6.38-90 (приложение 7).
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов.
3.4.1. Проекты постановлений и распоряжений главы
администрации края.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации края
разрабатываются в управлениях, организациях в соответствии с
поручением главы администрации края или в инициативном порядке.
Второй экземпляр проекта документа визируется руководителем
управления или его заместителем, начальниками структурных
подразделений, с которыми согласовывается проект, а также
руководителями юридической службы. К проекту постановления
прилагается лист согласования его с заинтересованными
организациями.
Проект постановления направляется главе администрации края с
сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость
принятия постановления.
На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма
указывается структурное подразделение управления, организация,
фамилии и номера телефонов начальника подразделения и исполнителя,
подготовивших проект постановления.
Проекты документов печатаются на листах формата А4 через
полтора межстрочных интервала не менее, чем в трех экземплярах.
Первый экземпляр направляется главе администрации края, второй
остается в деле, третий - у ответственного исполнителя.
3.4.2. Приказ, распоряжение.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов компетенции
управления, организации.
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в целях
разрешения оперативных вопросов (приложение 8).
В управлении, организации должны вестись три вида приказов:
- приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно
(приложение 9);
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении
фамилии) - срок хранения 75 лет (приложение 10);
- приказы по личному составу ( о предоставлении отпусков,
командировании, взысканиях) - срок хранения 3 года
(приложение 11).
Проекты приказов, распоряжений по основной деятельности
разрабатываются структурными подразделениями управления,
организации по поручению руководства или по собственной
инициативе. Текст приказа, распоряжения состоит, как правило, из
констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа, распоряжения является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ
администрации, вышестоящей организации, то в констатирующей части
указывается его название, дата, номер, заголовок и передается
содержание той части, которая непосредственно касается данного
управления, организации.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:",
которое пишется прописными буквами, без разбивки, на отдельной
строке, от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
В пунктах распорядительной части приказа указываются
исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых
действий.
Если приказ, распоряжение дополняют, отменяют или изменяют
ранее изданные приказы, распоряжения или их отдельные пункты, это
оговаривается в тексте приказа, распоряжения.
В последнем пункте распорядительной части приказа,
распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа, распоряжения в целом.
Приказ, распоряжение подписывает руководитель управления,
организации, а в его отсутствие - заместитель руководителя или
лицо, исполняющее обязанности руководителя.
3.4.3. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях
и заседаниях коллегиальных органов (приложение 12).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В
вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель;
секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти
реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание
докладов и выступлений помещается в тексте протокола или
прилагается к нему.
Документ, утвержденный коллегиальным органом, прилагается к
протоколу. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний)
должны иметь составные номера, включающие порядковые номера
протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
3.4.4. В деятельности управления, организации создаются
следующие виды справочно - информационных документов: письма,
справки, информации, докладные и объяснительные записки, обзоры,
доклады, телеграммы, телефонограммы и др.
3.4.5. В пределах своей компетенции управление, организация
организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и
другими организациями и отдельными гражданами. Письмо оформляется
только на бланке письма.
В практике работы используются четыре вида писем: письмо -
запрос (приложение 13), письмо - ответ (приложение 14),
сопроводительное письмо (приложение 15), письмо - указание
(приложение 16).
Письма с небольшим по объему текстом должны оформляться на
бланке формата А5.
Как правило, письмо должно составляться по одному вопросу.
Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются
факты, послужившие основанием создания документа, во второй части
излагаются просьбы или предложения.
В переписке используется форма изложения текста от первого
лица множественного числа (считаем целесообразным..., направляем
заключение...), от третьего лица единственного числа (комитет не
возражает..., управление считает).
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст
которых не содержит пояснения о цели направления.
Письмо - указание составляется по вопросам, связанным с
организацией исполнения приказов, инструкций и других актов
вышестоящих органов.
3.4.6. Справки, создаваемые в управлении, организации, делятся
на две группы: справки информационного характера, описывающие и
устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного
характера (приложение 17), и справки, удостоверяющие юридический
факт и выдаваемые гражданам или учреждениям (о подтверждении места
работы, должности, заработной платы и т.п.) (приложение 18).
Справки оформляются на общем бланке в соответствии с
требованиями ГОСТ 6.38-90.
Текст справки личного характера должен начинаться с указания в
именительном падеже фамилии, имени отчества лица, о котором
сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда
данная справка представляется. В тексте справки не должно быть
оборотов типа: "Настоящая справка", "действительно работает".
Справки, используемые внутри управления, организации,
подписывает составитель, справки личного характера и составленные
по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель
управления, организации. Справки финансового характера
подписываются руководителем управления, организации и бухгалтером.
4. Организация делопроизводства
4.1. Движение документов с момента их получения или создания
до завершения исполнения и отправки образует документооборот
управления, организации.
4.2. Все поступающие документы принимаются службой ДОУ
управления, организации. При приеме документов проверяется
правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается
наличие вложенных в них документов и приложений. Конверты с
надписью "Лично" не вскрываются. При поступлении повторного
документа к нему прилагаются полученные ранее документы.
Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по назначению.
На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа
документа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и
время поступления документа в управление, комитет (приложение 19).
Размеры регистрационного штампа устанавливаются в соответствии
с ГОСТ 6.38-90 и составляют 41,6 х 16 мм.
4.3. После регистрации документы передаются руководителю
управления, организации или его заместителю в день поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.
4.4. Размножение, оформление, учет и рассылка приказов,
распоряжений и других документов управления, организации
осуществляется специалистом службы ДОУ.
4.5. Прием и передача входящих, исходящих документов
осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной
отметкой в журнале регистрации документов. Под расписку могут
передаваться взятые на контроль или другие наиболее важные
документы.
4.5. Передача документа из одного отдела управления,
организации в другой осуществляется через службу ДОУ. В карточке
или журнале регистрации делается отметка о передаче документа.
4.7. Исходящие документы подписываются руководством
управления, организации. Подписанные документы передаются, как
правило, в службу ДОУ для регистрации и отправки.
5. Регистрация документов
5.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в организацию документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
5.1.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,
учетные, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и
поступающие из других организаций и от частных лиц.
Регистрации подлежат как традиционные письменные документы,
так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы
и машиночитаемые документы).
5.1.2. Документы могут регистрироваться при помощи средств
вычислительной техники или машинописного заполнения форм в
зависимости от наличия технических средств. Для достижения
информационной совместимости регистрационных данных и поисковых
систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов
регистрации: дата документа, регистрационный индекс, автор
(корреспондент), наименование документа, заголовок, резолюция
руководителя, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о
направлении документа в дело.
5.1.3. Документы регистрируются в организации один раз,
поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения
или подписания.
5.1.4. Обязательной регистрации подлежат документы,
поступающие из краевой администрации, вышестоящих органов или
направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы, а также
предложения, заявления и жалобы граждан.
5.1.5. При регистрации документов в качестве справочного
материала используется перечень документов, не подлежащих
регистрации (приложение 20).
5.2. Формы регистрации документов и порядок их заполнения.
5.2.1. Документы регистрируются на карточках (приложение 21)
или в журналах (приложения 22, 23). Бланки карточек
изготавливаются типографским способом на бумаге формата А5 и А6
(105 х 148 мм). Допускается применение карточек с цветовым
различием.
Регистрационная карточка заполняется машинописным или
рукописным способом.
Календарная шкала карточки используется для контроля за
сроками исполнения документа.
5.2.2. В графе "Дата поступления и индекс документа"
отмечается дата поступления документа и индекс, который ему
присваивается в управлении, организации.
В графе "Дата и индекс входящего документа" проставляется дата
документа и индекс, присвоенный документу учреждением - автором.
В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда
поступил или куда направляется документ.
При регистрации заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия,
имя, отчество, место работы и домашний адрес.
В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его
заголовок или краткое содержание.
При записи в карточку содержания резолюции указывается также
ее автор и дата.
Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса
по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется
составление письменного ответа, указывается конкретная запись о
том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном
документе.
В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле
за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и
причины задержки исполнения документа. Графа может быть
использована для записей, отражающих движение документа.
5.3. Построение справочного аппарата.
Регистрационные карточки, расставленные в картотеке в
определенном порядке, а также журналы регистрации всех категорий
входящих, исходящих и внутренних документов управления,
организации составляют основу справочного аппарата к служебным
документам управления, организации.
Справочная картотека обеспечивает поиск документа в
делопроизводстве, наблюдение за его исполнением и поиск
информации, заключенной в документе. Справочная картотека ведется
по дате поступления. Поиск документов может осуществляться также
по номенклатуре заводимых дел.
Справочный аппарат может быть построен на основе компьютера.
При передаче документов на хранение в архив управления,
организации передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка
регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки
оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и
передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на
документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное
хранение.
При традиционной карточной регистрации передается картотека с
полностью заполненными реквизитами.
6. Организация контроля за исполнением документов
6.1. Задачи и правила контроля исполнения документов.
6.1.1. Контролю за исполнением документов подлежат наиболее
важные документы, а именно:
- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах,
постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов;
- постановления, распоряжения главы администрации края;
- поручения, задания, полученные из вышестоящих органов или
администрации края;
- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие
учреждения;
- предложения, заявления и жалобы граждан.
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за
исполнением, с указанием сроков исполнения дан в приложении 24.
6.1.2. Организация контроля за исполнением документов должна
обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия
по контролю за исполнением включают в себя непосредственную
проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ
результатов исполнения контролируемых документов в установленные
сроки.
6.1.3. Контроль за исполнением документов осуществляется
руководителем управления, организации, его заместителями,
начальником службы ДОУ, руководителями отделов.
6.1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов
осуществляет специалист службы ДОУ. Контроль исполнения плановой,
снабженческой, финансовой и т.д. документации ведется по поручению
руководства в соответствующих структурных подразделениях
ответственными за работу с документами.
6.2. Сроки исполнения.
6.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания документа или с даты их поступления. Сроки
исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых
категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с
существующим законодательством. В остальных случаях сроки
исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок
исполнения может быть установлен для документов, сложных по
характеру исполнения.
6.2.2. Документы, поступившие из вышестоящих организаций,
исполняются в сроки, установленные в этих документах,
постановления и распоряжения в сроки, оговоренные в самом
документе. Если в инициативном документе сроки не указаны, то они
устанавливаются руководством управления, организации. За несколько
дней до истечения срока исполнения документа исполнителю следует
напомнить об окончании срока исполнения.
6.2.3. Срок исполнения документа может быть продлен только
лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока
исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа
исполнителем или не менее, чем за 2 - 3 дня до истечения срока
исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется
невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае
документ считается не исполненным в срок. Изменение
документируется - проставляется новый срок исполнения.
6.2.4. Контроль за исполнением документов осуществляется с
момента постановки документа на контроль. В случае задержки в
исполнении документа ответственный за контроль специалист обязан
принять меры для выяснения и устранения причин задержки и
обеспечения своевременного исполнения документа.
6.3. Ведение контроля за исполнением документов. Обобщение и
анализ данных об исполнении документов.
6.3.1. Контроль за исполнением документов управления,
организации ведется на карточках или в контрольном журнале. В
качестве контрольных карточек используются дополнительные
экземпляры регистрационных карточек.
На контролируемых документах и карточках (в журналах) ставится
отметка о контроле.
Карточки группируются в специальных контрольных картотеках
(или компьютерах).
Контрольные картотеки (машинный учет) ведутся по исполнителям
к срокам исполнения, группам документов (приказы управления,
постановления главы администрации края и др.).
6.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже раза в год; задания месяца -
каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
6.3.3. Документ снимается с контроля после решения всех
поставленных в нем вопросов и сообщения результатов
заинтересованным учреждениям и лицам.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо
(или служба), которое поставило его на контроль.
Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в
контрольную карточку или журнал (компьютер).
6.3.4. Сводку об исполнении документов в управлении,
организации составляет служба ДОУ один раз в месяц
(приложение 25).
Сводки периодически анализируются. На основе анализа
разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и
повышения исполнительской дисциплины, совершенствованию
организации контроля и управления в целом.
7. Работа исполнителей с документами
7.1. Руководители структурных подразделений управления,
организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов,
доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за
качественным исполнением документов по существу вопросов.
7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы,
присланные для согласования, рассматриваются в день их регистрации
или на следующий день в соответствии с указанием руководителя
структурного подразделения. Срочные документы передаются
немедленно.
7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством управления, организации или
руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке
адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список
на рассылку.
7.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа в управление, организацию и его доставкой
исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений,
телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации, использованной при
подготовке документа.
7.6. В ходе оформления документов исполнитель использует
стандарты на документы, номенклатуры дел структурных
подразделений, пользуется средствами вычислительной и
организационной техники.
7.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки
для использования документов: "Срочно", "На доклад (подпись)", "На
отправку" с обязательным указанием на папках своей фамилии,
инициалов, номера телефона.
Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований
исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих
нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и
срокам исполнения документов.
7.8. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными
банками данных управления, организации, справочно - информационным
фондом для получения необходимой информации.
8. Составление номенклатур и формирование дел
8.1. Составление номенклатур дел.
8.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела,
представляющие собой совокупность документов или документ,
относящийся к определенному вопросу или участку деятельности
управления, организации, подшитый в отдельную обложку.
8.1.2. В целях правильного формирования документов в дела,
обеспечивающие быстрый поиск документов по их содержанию и видам,
проводится классификация документов в делопроизводстве. Основной
формой классификации является номенклатура дел.
8.1.3. Номенклатура дел - это систематизированный список
наименований дел, заводимых в управлении, организации, с указанием
сроков их хранения и оформленный по установленной форме
(приложения 26, 27).
Номенклатура дел служит для распределения и группировки
исполненных документов в дела, для закрепления индексов дел, для
установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения
справочной картотеки на исполненные документы и является учетным
документом в архиве управления, организации для дел временного
хранения (до 10 лет включительно).
Классификационными делениями (разделами) номенклатуры дел
являются структурные подразделения аппарата управления,
организации.
8.1.4. Номенклатура дел управления, организации
разрабатывается службой ДОУ при методической помощи
государственного архива Хабаровского края.
Номенклатура дел предварительно рассматривается на заседании
экспертной комиссии и через госархив Хабаровского края
направляется на согласование экспертно - проверочной методической
комиссии (ЭПМК) архивного отдела администрации края.
Согласованная номенклатура дел утверждается руководителем
управления, организации.
Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в
течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и досрочному
пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и
функциях управления, организации. Если таких изменений не
произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
перепечатывается, подписывается специалистом, утверждается
руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.5. В номенклатуру дел должна быть включена вся
документация, образующаяся в деятельности управления, организации.
Дела органов и подразделений управления, организации,
действующих на общественных началах, также включаются в
номенклатуру дел управления, организации.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений органов государственного управления Российской
Федерации, брошюры, справочники, бюллетени и другие подобные
документы.
Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших
дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
8.1.6. По окончании делопроизводственного года заполняется
графа 3 номенклатуры дел и в конце номенклатуры делается итоговая
запись о количестве заведенных дел (томов).
8.1.7. При наличии в управлении, организации вычислительной
техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти
ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых
случаях, переработки.
Контроль за практическим применением номенклатуры дел
осуществляется службой ДОУ.
8.1.8. На начало года на все дела, предусмотренные
номенклатурой, заводятся папки, на которых указывается: полное
название управления, организации, индекс дела по номенклатуре и
его заголовок, дата (год), срок хранения дела.
8.2. Формированием дел называется группировка документов в
дела в строгом соответствии с номенклатурой.
Дела в управлениях, организациях формируются
децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. В
отдельных случаях при ограниченном документообороте и компактном
расположении подразделений возможно централизованное формирование
дел в службе ДОУ управления, организации.
8.2.2. При сформировании дел следует проверять состав
документов, включаемых в дела. Не должно быть черновиков,
вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих
возврату.
В процессе группировки документов в дела проверяется
правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса,
отметок "В дело N ..." и т.п.). Неисполненные, недооформленные и
неправильно оформленные документы в дела не включаются.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются
в отдельные дела. В каждом деле должно быть не более 250 листов.
Дела с документами постоянного срока хранения должны быть
сформированы только из первых экземпляров документов, подписанных
подлинно руководителем управления, организации или его
заместителем.
8.2.3. В деле группируются документы одного
делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела
(личные дела и личные карточки сотрудников, книги учета движения
трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет
вызывается необходимостью. Расположение документов внутри дела
проводится, как правило, по хронологии.
При хронологическом порядке расположения документов
постоянного срока хранения более ранние документы находятся в
начале дела.
8.2.4. Приказы, распоряжения и документы к ним группируются в
дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с
относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.
Документы заседаний коллегии группируются в одно дело:
протоколы, решения (постановления) и документы к ним (доклады,
содоклады, справки, информации, список приглашенных).
5.2.5. Документы в личных делах располагаются в следующем
порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле,
заявление о приеме на работу, направление, анкета, листок по учету
кадров, автобиография, копии документов об образовании, выписки из
распоряжений о назначении, перемещении, увольнении, дополнения к
личному листку по учету кадров и по учету поощрений.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии
здоровья и другие документы второстепенного значения группируются
отдельно от личных дел.
8.2.6. Лицевые счета, расчетно - платежные ведомости по
начислению и выдаче заработной платы и другие подобные документы
группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и
располагаются в них по алфавиту фамилий.
8.2.7. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются
раздельно в алфавитном порядке:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы
управления, организации и документы по их рассмотрению (срок
хранения постоянно);
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по
их рассмотрению (срок хранения - 5 лет ЭК).
8.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
8.2.3. Переписка группируется в дела за период календарного
года в хронологической последовательности. Документ - ответ
помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки
по отдельному вопросу документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся
предшествующие документы по этому вопросу.
Переписка с вышестоящими организациями группируется по
конкретным вопросам.
9. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию
9.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.
9.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает экспертизу научной и практической ценности
документов управления, организации, оформление дел, описание дел,
обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив
управления, организации, а затем в государственный архив.
9.2.1. Экспертиза ценности документов - определение
политического, экономического, исторического, практического
значения документов с целью отбора их на государственное хранение
и установления срока хранения.
9.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией управления, организации (ЭК),
назначаемой приказом руководителя в количестве трех человек.
Возглавляет экспертную комиссию заместитель руководителя
управления, организации.
Функции и права экспертной комиссии управления, организации, а
также организация ее работы определяются положением, которое
утверждается руководителем (приложение 28).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в
структурных подразделениях управления, организации с привлечением
соответствующих специалистов.
9.1.4. Отбор документов постоянного срока хранения проводится
на основании номенклатуры дел управления, организации путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временным
сроком хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного
сроков (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив
в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов
временного хранения (до 10 лет) с истекшими сроками хранения.
9.1.5. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом
(приложение 29). Акты рассматриваются экспертной комиссией
управления, организации, подписываются начальником службы ДОУ и
утверждаются руководителя управления, организации.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится
управлением, организацией после того, как описи дел постоянного
хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно -
проверочной методической комиссией архивного отдела администрации
края.
9.2. Оформление дел.
9.2.1. Дела управления, организации подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года.
Оформление дел включает в себя работы по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и по
личному составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, в
случае необходимости проводится пересистематизация листов в деле,
листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем
углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная
надпись (приложение 30), на обложке указывается количество листов
в деле.
В необходимых случаях составляется внутренняя опись документов
дела (приложение 31), уточняется название организации, индекс и
заголовок дела, дата дела и др. Обложка дел постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) оформляется по установленной
форме (приложение 32).
9.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но
на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс
дела по номенклатуре.
9.2.3. По окончании года на обложки дел постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения:
проверяется соответствие заголовков дел на обложках содержанию
подшитых документов, даты, подлинность или копийность документов в
деле, проставляются номера приказов или протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.
9.3. Составление описей дел.
9.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в
соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются
описи (приложение 33).
По этим описям документы сдаются в архив управления,
организации и служат основой для подготовки сводной описи, которую
готовит служба ДОУ, архив управления, организации и по которой он
сдает дела на государственное хранение.
Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких
лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом
края.
9.3.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовков и других необходимых
сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел
постоянного хранения, предназначенных для передачи в
государственный архив, подлежит утверждению экспертно -
проверочной комиссией архивного отдела администрации края через
два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая
текущего делопроизводственного года. Например: в 1995 году должны
быть представлены описи дел за 1992 год.
Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу
и подлежат согласованию с экспертно - проверочной методической
комиссией архивного отдела администрации края (приложение 34).
9.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения
составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем,
ответственным за делопроизводство и архив, утверждается
руководителем управления, организации, одобряется ЭК управления,
организации и направляется в архивный отдел администрации края.
9.4. Обеспечение сохранности документов.
С момента заведения дела и до передачи его в архив управления,
организации дела хранятся в рабочих комнатах в закрывающихся
шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за
сохранность документов и дел.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного
хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из
документов осуществляется с разрешения руководства. На выданное
сотруднику управления, организации во временное пользование дело
заводится карта - заместитель дела (приложение 35).
9.5. Передача дел в архив управления, организации.
В архив управления, организации передаются все дела через год
после завершения их в делопроизводстве. Точный срок передачи
определяется руководством управления, организации.
Архив производит прием по описям и номенклатуре дел. Один
экземпляр годового раздела описи возвращается сдатчику, второй
остается в архиве управления, организации. В конце каждого
экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата
приема - передачи дел.
Вместе с делами в архив управления, организации передаются
регистрационные картотеки на документы. Заголовки каждой картотеки
включаются в опись.
До передачи в государственный архив Хабаровского края
документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве
управления, организации 10 лет.
При передаче документов на государственное хранение описи
должны иметь: титульный лист, историческую справку, список
сокращенных слов, предисловие.
Приложение 1
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.1.8.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет
служба Документационного обеспечения управления (ДОУ) (управление
делами, общий отдел, канцелярия), действующая на правах
структурного подразделения, подчиненного непосредственно
руководителю управления организации.
В управлениях, комитетах, организациях, не имеющих
специального подразделения службы ДОУ, работу с документами
выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально
назначенное лицо.
1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней,
которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку работников, распределение
работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются
ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и
задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется
законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов
государственной власти и управления Российской Федерации,
правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений
Государственной архивной службы России и другими действующими
нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с
высшим или средним специальным образованием соответствующего
профиля.
1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего
наименования ("Канцелярия", "Общий отдел" и т.п.).
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация,
руководство, координация, контроль и реализация работы по
документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает
следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации
работы с документами, построения поисковых систем, контроля
исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный
архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения в управлении,
организации и подведомственной системе;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения
вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет
следующие функции:
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации
документов и учетно - справочной работы по документам;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к
докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля
за правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением
документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и
результатах исполнения документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов, разработка и проектирование
бланков документов;
- разработка номенклатуры дел управления, организации,
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной
информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан;
- разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями управления, организации) мероприятий по
совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по
повышению исполнительской дисциплины;
- осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями управления, организации
дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с законодательством
по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной
службы России;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение
совещаний и консультирование но вопросам, относящимся к их
компетенции;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточной информации в управлении, организации и подведомственной
системе;
- контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с
документами;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы;
- проводить проверки организации документационного обеспечения
управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок
до сведения руководителей структурных подразделений для принятия
соответствующих мер;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению
руководителя;
- возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
- совместно с вычислительным центром определять задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие
автоматизации;
- подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
- разрабатывать положения о структурных подразделениях службы
ДОУ и должностные инструкции ее работников;
- вносить предложения руководству о применении
административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и
должностными лицами установленных правил работы с документами;
- участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и
методов работы с ними;
- вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
- обеспечение установленного порядка работы с документами в
управлении, организации;
- выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими
структурными подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
- со структурными подразделениями - по вопросам
документационного обеспечения управления;
- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
- со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам
подбора, расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях
широкого использования вычислительной и организационной техники,
разработки и внедрения мероприятий, связанных с совершенствованием
стиля и методов работы с документами;
- со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам
обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,
бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового
обслуживания работников службы ДОУ;
- с вычислительным центром - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств
вычислительной техники, оперативной обработки информации и
соблюдению требований нормативно - методических документов.
Приложение 2
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.1.
СОСТАВ, РАСПОЛОЖЕНИЕ И РАЗМЕРЫ РЕКВИЗИТОВ
При оформлении организационно - распорядительных документов
используется следующий состав реквизитов:
1 - Государственный герб Российской Федерации
2 - Эмблема организации
3 - Изображение наград
4 - Код организации по Общесоюзному классификатору предприятий
и организаций (ОКПО)
5 - Код документа по Общесоюзному классификатору
управленческой документации (ОКУД)
6 - Наименование министерства или ведомства
7 - Наименование организации
8 - Наименование структурного подразделения
9 - Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке
10 - Название вида документа
11 - Дата
12 - Индекс
13 - Ссылка на индекс и дату входящего документа
14 - Место составления или издания
15 - Гриф ограничения доступа к документу
16 - Адресат
17 - Гриф утверждения
18 - Резолюция
19 - Заголовок к тексту
20 - Отметка о контроле
21 - Текст
22 - Отметка о наличии приложения
23 - Подпись
24 - Гриф согласования
25 - Визы
26 - Печать
27 - Отметка о заверении копии
28 - Фамилия исполнителя и номер его телефона
29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30 - Отметка о переносе данных на машинный носитель
31 - Отметка о поступлении
РАСПОЛОЖЕНИЕ И РАЗМЕРЫ РЕКВИЗИТОВ
----T------------------------------------------------¬
¦ ¦1 2 3 ¦ 4 ¦
¦ ¦ ---------+
¦ ¦ ¦ 5 ¦
¦ ¦-------------------------------------- ---------+
¦ ¦6 7 8 9 10 ¦ 15 16 17 18 ¦
¦ ¦ ¦
¦ +-----------------¬ ¦
¦ ¦А ¦ ¦
¦ +------------------ ¦
¦ +-----------------¬ ¦
¦ ¦11 12 ¦ ¦
¦ +------------------ ¦
¦ +-----------------¬ ¦
¦ ¦13 14 ¦ ¦
¦ +------------------ ¦
¦ +-----------------¬ ¦
¦20 ¦19 ¦ ¦
¦ ¦------------------------------------------------¦
¦ ¦------------------------------------------------¦
¦ ¦21 22 23 ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦------------------------------------------------¦
¦ ¦24 25 26 27 28 ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------T----------T---------+
¦ ¦29 ¦30 ¦31 ¦
L---+---------------------------+----------+----------
Приложение 3
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.2.
(общий бланк)
Формат бланка - А4 (210 х 297 мм).
Вариант расположения реквизитов - угловой, способ -
центрованный.
Размеры для границ площадей отдельных реквизитов даны в
миллиметрах.
Перечень реквизитов, печатаемых типографским способом:
1 - герб Российской Федерации на верхнем поле, посередине
углового штампа, размер герба 13 х 13 мм.
6 - наименование вышестоящей организации
Администрация Хабаровского края
7 - наименование организации
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
11, 12 - ограничительные отметки для проставления даты и
индекса документа
___________ N ___________
14 - место составления или издания
г. Хабаровск
Ограничительные отметки для полей, адресата, грифа утверждения
и заголовка в виде скоб (- -).
Бланки печатать в одну (черную) краску, применяя следующие
шрифты:
ШЗ-12, прописной - для печатания реквизита 7
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
Л1-8, строчный - для печатания реквизита 6, реквизита 14.
Бланки должны иметь поля:
- левое - 35 мм
- правое - не менее 7 - 8 мм
- верхнее - 20 мм
- нижнее - 19 мм
20¦ 20,8 62,4
35 ¦ 72,8 -------- ---------------
----------- --------------------------
¦
25,5 ¦
¦
¦
¦
12,8 ¦
¦
21,25¦
¦ -- --¬
¦ ¦ ¦
¦
19 ¦
¦
Приложение 4
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.2.
(бланк для писем)
Формат бланка - А4 (210 х 297 мм).
Вариант расположения реквизитов - угловой, способ -
центрованный.
Размеры для границ площадей отдельных реквизитов даны в
миллиметрах.
Перечень реквизитов, печатаемых типографским способом:
1 - герб Российской Федерации на верхнем поле посредине
углового штампа. Размер - 13 х 13 мм;
6 - наименование вышестоящей организации - Администрация
Хабаровского края;
7 - наименование организации
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телефона;
680002, г. Хабаровск,
ул. Запарина, 75, тел. 33-46-93
11, 12 - ограничительные отметки для проставления даты и
номера:
___________ N ___________
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа:
На N ___________ от ___________
Ограничительные отметки для полей, адреса и заголовка в виде
скоб (- -).
Бланки печатать в одну (черную) краску, применяя следующие
шрифты:
ШЗ-12, прописной - для печатания реквизита 7
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
Л1-8, строчный - для печатания реквизитов 6, 9, 13.
Бланки должны иметь поля:
- левое - 35 мм
- правое - не менее 7 - 8 мм
- верхнее - 20 мм
- нижнее - 19 мм
20¦ Герб 83,2 7
35 ¦ Российской Федерации ------------------- ----
----------- --------------------------
¦ 72,8
25,5 ¦ Администрация
¦ Хабаровского края
¦
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
¦ 680002, г. Хабаровск,
12,8 ¦ ул. Запарина, 75, тел. 33-57-06
¦ _________ N ___________________
21,25¦ На N _____________ от _________
¦ -- --¬
¦ ¦ ¦
Бланк для письма
формата А4 (210 х 297)
Приложение 5
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.3.11.
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций,
учреждений, предприятий и т.д.);
Договоры (о производстве работ, материально - техническом
снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно -
техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, капитальное
строительство); заявки (на оборудование, на проведение научно -
исследовательских, проектно - конструкторских и технологических
работ; технические и т.д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству;
технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно - исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы,
типовых документов, образующихся в деятельности министерств,
ведомств и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.);
Планы (производственные; строительно - монтажных, проектно -
изыскательских работ; кооперированных поставок продукции,
распределения продукции по установленной номенклатуре, доходов по
жилищно - коммунальному ремонту, работы коллегий, научно -
технического совета и т.д.);
Положения (об управлении, комитете, структурном подразделении;
премировании и т.д.);
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и
т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т.д.);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы государственных предприятий (объединений), обществ,
кооперативов и т.д.;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 6
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.3.20.
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
1. Копии приказов, распоряжений руководителя управления,
комитета, (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.
2. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Доверенности (на получение товарно - материальных
ценностей, ведение дел в арбитражном суде и т.д.).
4. Договоры (о материальной ответственности, поставках,
подрядах, сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и
т.д.).
5. Задания (на проектирование объектов, технических
сооружений, капитальное строительство: технические и т.д.).
6. Заявки (на инвентарь, оборудование и др.).
7. Исполнительные листы.
8. Командировочные удостоверения.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих
право совершения финансово - хозяйственных операций.
10. Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями Российской Федерации).
11. Поручения (бюджетные, банковские, платежные).
12. Письма гарантийные.
13. Смета расходов.
14. Штатные расписания и изменения к ним.
15. Протоколы (согласования планов поставок и др.).
16. Уставы (предприятий, объединений, творческих союзов
и др.).
Приложение 7
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.3.26.
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Тексты документов печатаются в соответствии с требованиями к
документам, изготовляемым машинописным способом, изложенными в
ГОСТ 6.38-90.
Текст документов на бланках А4 печатается через полтора
межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один
межстрочный интервал.
Тексты документов (доклады, постановления, инструкции и др.)
подготовленные к типографскому изданию, допускается печатать через
два межстрочных интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
Реквизиты (кроме текстов), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. Составные части
реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2
межстрочными интервалами.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4
межстрочными интервалами.
Название вида документа печатается прописными буквами.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне
последней строки наименования должности без пробела между
инициалами и фамилией (например: Н.А.Малышев).
Максимальная длина строки многострочных заголовков 28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк),
допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце
заголовка не ставится.
При печатании документов используются восемь стандартных
положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок
к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения",
"Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело", наименование должности в
реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", фамилия исполнителя, а
также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВЛЯЮ",
"ПРИЛАГАЮ" и заверительной надписи "Верно";
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля * - для
обозначения начала абзацев в тексте;
________________________________
*) Слова "от границы левого поля" указываются везде после
слова "знаков".
2 - после 16 печатных знаков, применяют для составления таблиц
и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков, применяют для составления таблиц
и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков, применяют для печатания
реквизита "Адресат", проставления номеров многостраничного
документа;
5 - после 40 печатных знаков, применяют для печатания
реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к
документу";
5 - после 48 печатных знаков, применяют для расшифровки
подписи в реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" (если документ
утверждается должностным лицом);
7 - после 56 печатных знаков, применяют для составления таблиц
и трафаретных текстов, для оформления реквизитов 4 "Код
организации по общесоюзному классификатору предприятий и
организаций" и 5 "Код документа по Общесоюзному классификатору
управленческой документации".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от
нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через
один межстрочный интервал.
При наличии несколько грифов утверждения и согласования их
располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0 и 5
положений табулятора.
При оформлении документов на двух и более страницах (листах)
вторая и последующая страницы (листы) нумеруются. Номера
проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слов "страница" (стр.) или "лист" (л.) и знаков тире (-), кавычек
(").
Приложение 8
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.2.
РФ
Фонд социального страхования
Российской Федерации
ХАБАРОВСКОЕ РЕГИОНАЛЬНОЕ
ОТДЕЛЕНИЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
22.11.94 N 21
г. Хабаровск
О выделении средств на
новогодние подарки
В соответствии с постановлением Фонда социального страхования
Российской Федерации от 20.10.94 N 22
1. Разрешить комиссиям по социальному страхованию принять
решение о выделении страхователями средств социального страхования
на приобретение подарков на Новогодние елки в 1995 году в пределах
50 процентов их стоимости, но не более 10 тысяч рублей на один
подарок.
2. Средства, выделенные на эти цели, не могут быть выданы
родителям детей наличными деньгами.
3. Расходы на приобретение новогодних подарков отразить в
отчете (ф.4-а) только по итогам 1994 года.
4. Главным бухгалтерам выдать деньги на приобретение
новогодних подарков из касс предприятий, организаций, учреждений
комиссиям по социальному страхованию с последующим представлением
ими отчетности о целевом расходовании средств.
Начальник отделения подпись В.С.Кондратенко
Образец оформления распоряжения
Приложение 9
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.2.
РФ
Администрация Хабаровского края
ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРИКАЗ
23.12.92 N 112
г. Хабаровск
О проведении инвентаризации
Для проведения инвентаризации прочих материальных ценностей,
числящихся на балансе финансового управления,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе: председатель - заместитель
начальника управления Е.А.Ганушкина; члены комиссии - ведущий
экономист отдела финансирования программ развития сельского
хозяйства Король М.Н., начальник хозяйственного отдела
Косницкий Н.В., заместитель начальника отдела учета и отчетности
Синдецкая Н.Н.
2. Комиссии приступить к инвентаризации 22 декабря 1992 года.
3. Результат инвентаризации оформить актом, который
представить на утверждение мне 25 декабря 1992 года.
Начальник управления подпись А.С.Кацуба
Образец оформления приказа
по основной деятельности
Приложение 10
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.2.
РФ
Администрация Хабаровского края
ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРИКАЗ
25.12.92 N 76 лс
г. Хабаровск
Об увольнении
Ведущего экономиста отдела финансирования социальной сферы и
науки Ненахову Ирину Викторовну уволить по собственному желанию, в
связи с переездом в другую местность с 3 января 1993 года (ст.31
КЗОТ РСФСР).
Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск с 4 ноября
1992 г. по 3 января 1993 года.
Основание: заявление И.В.Ненаховой от 22.12.92.
Начальник управления подпись А.С.Кацуба
Образец оформления приказа
по личному составу
Приложение 11
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.2.
РФ
Администрация Хабаровского края
ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРИКАЗ
12.11.32 N 99
г. Хабаровск
О предоставлении отпуска
Экономисту II категории отдела бухгалтерского учета и
отчетности управления Шурыгиной Светлане Викторовне предоставить
отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам
со 2 по 6 ноября 1992 года.
Основание: заявление С.В.Шурыгиной от 30.10.92.
Начальник управления подпись А.С.Кацуба
Образец оформления приказа
по личному составу
Приложение 12
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.3.
РФ
Администрация
Хабаровского края
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРОТОКОЛ
12.04.94 N 1
г. Хабаровск
заседания коллегии архивного
отдела
Председатель - Р.Н.Овчинникова, начальник архивного отдела
администрации края
Секретарь - Ч.Ф.Гусенкова, специалист архивного отдела
администрации края
Присутствовали - Н.А.Куликова, заместитель управляющего
делами администрации края;
члены коллегий: инициалы, фамилии в порядке
алфавита;
приглашенные: 16 человек
(список прилагается)
Повестка дня:
1. О работе архивного отдела и мерах по улучшению
организационно - методического руководства деятельностью архивных
учреждений края.
(Отчет Р.Н.Овчинниковой, начальника архивного отдела
администрации края).
2. О работе филиала госархива края в г. Николаевске-на-Амуре
(Отчет Л.И.Дементьевой, директора филиала госархива края в
г. Николаевске-на-Амуре).
3. О работе государственного архива района имени Лазо по
выполнению решения коллегии архивного отдела от 30.07.93.
(Информация Н.А.Рюминой, заведующей госархивом района имени
Лазо).
I. СЛУШАЛИ:
Р.Н.Овчинникову - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1. В.Д.Родинцева, директор госархива края - (краткая запись
выступления от третьего лица).
2. Н.Е.Божкова, заведующая госархивом Ульчского района -
(и так далее: инициалы, фамилия, должность выступающих и краткая
запись их выступлений).
РЕШИЛИ:
(Решение принято единогласно и прилагается).
В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятые
решения по второму и третьему вопросам повестки дня.
Председатель коллегии подпись Р.Н.Овчинникова
Секретарь коллегии подпись Ч.Ф.Гусенкова
Образец оформления протокола
Приложение 13
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.5.
РФ
Производственное объединение Начальнику финансового
энергетики и электрификации управления администрации
(ПОЭиЭ) Хабаровского края
Кацубе А.С.
ПРЕДПРИЯТИЕ "ХАБАРОВСКИЕ
ТЕПЛОВЫЕ СЕТИ"
680023, г. Хабаровск
ул. Флегонтова, 13-а
тел. 36-30-97
28.03.92 N 1-32/117
На N ________ от __________
Просим сообщить порядок финансирования базы спецмедснабжения
управления здравоохранения администрации края.
Заместитель начальника предприятия подпись В.П.Богодумов
Образец оформления письма - запроса
Приложение 14
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.5.
РФ
Администрация
Хабаровского края Предприятие "Хабаровские
тепловые сети"
ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
660002, г. Хабаровск, ул. Фрунзе ,72
тел. 33-04-57
10.04.92 N 08-24
На N 1-32/117 от 28.03.92
В соответствии с Классификацией доходов и расходов бюджетов,
утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 07.12.90
N 135, база спецмедснабжения управления здравоохранения
администрации края финансируется из бюджета.
Заместитель начальника управления подпись Е.А.Ганушкина
Образец оформления письма - ответа
Приложение 15
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.5.
РФ Государственные архивы края
Администрация
Хабаровского края
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
680002, г. Хабаровск,
ул. Запарина, 75, тел. 33-57-06
16.11.94 N 2-3/173
На N от
Направляем приказ Росархива и Роскомкино N 77/53 от 29.09.94
"О мерах по совершенствованию сохранности, отбора и передачи на
государственное хранение кино- и видеодокументов организаций
системы Роскино" для использования в работе с учреждениями
Роскино.
Приложение: на 49 листах в 1 экз.
Заместитель начальника отдела подпись Т.А.Шевчик
Образец оформления
сопроводительного письма
Приложение 16
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.5.
РФ
Администрация
Хабаровского края
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
680002, г. Хабаровск,
ул. Запарина, 75, тел. 33-57-06
11.11.94 N 2-3/172
На N от
О планировании на 1995 год
и отчетности за 1994 год
При подготовке указаний по планированию на 1995 год коллегия
Росархива в качестве основных целей определила следующее: ...
При разработке плана предлагаем руководствоваться Программой
совершенствования архивного дела в крае, утвержденной
постановлением главы администрации края от 07.06.94 N 292, и
решениями коллегии архивного отдела. Кроме того, просим учесть
мероприятия, предусмотренные указанием о планировании на 1994 год,
требующие продолжения работы в 1995 и последующих годах, а также
...
В отчете за 1994 год необходимо отразить...
План с приложениями представить в архивный отдел администрации
края к 20 декабря 1994 года. Отчет о работе архивного отдела
представить к 1 января 1995 года.
Приложение: Статистические формы отчетов на 3 л. в 2 экз.
Заместитель начальника отдела подпись Т.А.Шевчик
Образец оформления письма - указания
Приложение 17
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.6.
РФ
Архивный отдел администрации
Хабаровского края
ФИЛИАЛ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
В Г. КОМСОМОЛЬСКЕ-НА-АМУРЕ
СПРАВКА
25.02.93 N 5-43/8
г. Комсомольск-на-Амуре
Об исполнении запросов
социально - правового
характера
В филиале госархива Хабаровского края в г. Комсомольске-на-
Амуре увеличился объем работы по исполнению запросов
социально - правового характера. За два месяца 1993 г. в филиал
госархива поступило 196 запросов от граждан города, 99 письменных
запросов от иногородних граждан, 25 тематических запросов, в
среднем это составляет 8 запросов в день, что почти в три раза
выше нормативной нагрузки на одного архивиста.
При возросшем объеме поступающих запросов социально -
правового характера появилась необходимость привлечь к работе по
их исполнению других сотрудников архива, из-за чего не выполняются
остальные виды запланированной работы...
Директор филиала подпись Л.Н.Ромашко
Образец оформления справки
информационного характера
Приложение 18
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.3.4.6.
РФ
Администрация
Хабаровского края
УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
СПРАВКА
09.08.93 N 4-12/44
г. Хабаровск
Маркова Любовь Ильинична работает в управлении здравоохранения
администрации Хабаровского края в должности секретаря, ее
среднемесячная заработная плата - 60 тысяч рублей.
Справка выдана для предъявления в детский сад.
Начальник управления подпись А.И.Вялков
Главный бухгалтер подпись Л.В.Писарева
Образец оформления
справки личного характера
Приложение 19
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.4.2.
Образец регистрационного штампа
-------------------------¬
¦ Комитет образования ¦
¦ администрации ¦
¦ Хабаровского края ¦
¦ Входящий N _______ ¦
¦ " ___ " _______ 19 _ г.¦
L-------------------------
Размер 41,6 х 16 мм
Приложение 20
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.5.1.5.
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
- Письма, присланные в копии для сведения
- Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня
- Сводки, информации, присланные для сведения
- Учебные планы, программы
- Рекламные извещения, плакаты
- Поздравительные письма и пригласительные билеты
- Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию)
- Печатные издания
- Формы статистической отчетности
Приложение 21
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.5.2.1.
------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ ЕДИНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА ¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Корреспондент ¦
+---------------------------------------T-------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦Дата поступления и индекс документа ¦ Дата и индекс документа ¦
+---------------------------------------+-------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Краткое содержание ¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Резолюция или кому направлен документ ¦
+-----------------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ Отметка об исполнении документа ¦
L------------------------------------------------------------------------------------
Образец регистрационной карточки
Приложение 22
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.5.2.1.
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
------------T--------------T----------T------------T-------------¬
¦ Дата ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦Резолюция ¦ Отметка ¦
¦поступления¦дата и индекс ¦содержание¦или кому ¦об исполнении¦
¦ и индекс ¦поступившего ¦ ¦направлен ¦ ¦
¦документа ¦документа ¦ ¦документ ¦ ¦
+-----------+--------------+----------+------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-----------+--------------+----------+------------+--------------
Приложение 23
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.5.2.1.
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
----------T---------------------T-------------------T------------¬
¦ Дата и ¦ Корреспондент ¦Краткое содержание ¦ Отметка об ¦
¦ индекс ¦ ¦ ¦ исполнении ¦
¦документа¦ ¦ ¦ документа ¦
+---------+---------------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L---------+---------------------+-------------------+-------------
Образцы журналов регистрации
входящих и исходящих документов
Приложение 24
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.6.1.1.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Законы, Указы Президента, постановления Правительства
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
Распоряжения, указания, письма Правительства Российской
Федерации, постановления и письма министерств Российской
Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при
условии подготовки по ним постановлений, распоряжений.
Решения краевой Думы - согласно указанному в них сроку.
Постановления и распоряжения главы администрации края -
согласно указанному в них сроку.
Запросы, заявления и письма депутатов Государственной Думы и
краевой Думы - безотлагательно по письмам, не требующим
дополнительного изучения и проверки; - до 30 дней - по остальным
письмам и запросам.
Рекомендации коллегии - согласно указанному в них сроку.
Исходящие инициативные документы по основным вопросам
деятельности - согласно указанному в них сроку.
Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и
организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в
месячный срок со дня его подписания.
Письма предприятий, учреждений, организаций - 20 дней.
Протокол разногласий: составление и направление - 10-дневный
срок, рассмотрение - в 20-дневный срок.
Соглашение дополнительное: подписание не позднее 3 дней с
момента получения.
Предложения, заявления и жалобы граждан:
- безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим
проверки и дополнительного изучения;
- до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям.
Критические замечания и предложения, высказанные участниками
совещаний, а также содержащиеся в выступлениях печати - до 1
месяца.
Телеграммы, телефаксы - от 2 до 5 дней.
Приложение 25
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.6.3.4
Министерство охраны окружающей
среды и природных ресурсов
Российской Федерации
КОМИТЕТ ЭКОЛОГИИ И ПРИРОДНЫХ
РЕСУРСОВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
СПРАВКА
___________ N ________________
г. Хабаровск
О состоянии исполнения
документов на 00.00.00 в
Комитете экологии и
природных ресурсов
Хабаровского края
----T---------T----------T---------T----------T-----------------T----------T------------¬
¦ N ¦Название ¦ Краткое ¦ Дата ¦ Срок ¦ Фамилия ¦Состояние ¦ Причины ¦
¦ пп¦документа¦содержание¦документа¦исполнения¦непосредственного¦исполнения¦невыполнения¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ исполнителя ¦ ¦ ¦
+---+---------+----------+---------+----------+-----------------+----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L---+---------+----------+---------+----------+-----------------+----------+-------------
Заведующая канцелярией Подпись О.В.Баша
Приложение 26
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.8.1.3.
Комитет Российской Федерации
по земельным ресурсам и землеустройству
(Роскомзем)
КОМИТЕТ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ РЕСУРСАМ
И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 1994 год
Сроки хранения в номенклатуре дел
проставлены в соответствии с Перечнем
типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения.
Москва, 1989.
Хранить постоянно
Образец оформления титульного
листа номенклатуры дел
Приложение 27
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.8.1.3.
Комитет Российской Федерации
по земельным ресурсам УТВЕРЖДАЮ
и землеустройству Председатель комитета по
(Роскомзем) земельным ресурсам и
землеустройству
КОМИТЕТ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ Хабаровского края
РЕСУРСАМ И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Подпись Б.А.Торяник
дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ____________
г. Хабаровск
на 1994 год
-------T---------------------T---------------T-------------T----------¬
¦Индекс¦Заголовок дела (тома,¦Количество дел ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦ дела ¦ части) ¦(томов, частей)¦ дела (тома,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) и N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статьи по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+------+---------------------+---------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------------+---------------+-------------+----------+
¦ ¦ I. Руководство ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-1 ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+---------------------+---------------+-------------+-----------
Начальник организационно -
административного отдела подпись А.Н.Логвинов
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЭК комитета по земельным ЭПМК архивного отдела
ресурсам и землеустройству администрации Хабаровского
Хабаровского края края
Протокол от _____ N _____ Протокол от _____ N _____
Итоговая запись о категориях и
количестве дел, заведенных в 1994 году
--------------------------T-------T------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-------------T----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭК ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+-------+-------------+-----------------
Начальник организационно -
административного отдела подпись А.Н.Логвинов
Дата
Приложение 28
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.1.3.
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии ___________________
администрации Хабаровского края
1. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия создается для организации и
проведения работы по экспертизе ценности документов управления и
отбору их на архивное хранение и уничтожение.
1.2. Экспертная комиссия назначается приказом начальника
управления в составе 3 - 5 человек из состава работников службы
ДОУ, заведующего архивом управления, под председательством одного
из руководящих работников управления.
1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется
Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными
положениями Единой государственной системы делопроизводства,
приказами и указаниями главы администрации Хабаровского края и
Министерства (ведомства), правилами и инструкциями Росархива,
архивного отдела администрации края и настоящим Положением.
2. Функции экспертной комиссии управления
Экспертная комиссия в своей деятельности осуществляет
следующие функции:
- рассматривает проекты номенклатур дел отделов управления и
сводную номенклатуру дел по управлению;
- организует ежегодный отбор документов на хранение и
уничтожение;
- рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие
передаче в государственный архив, и описи на дела по личному
составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет); выносит
решения о представлении их на утверждение экспертно - проверочной
методической комиссии (ЭПМК) архивного отдела администрации края;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих дальнейшему хранению;
- рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, выносит решения с представлением этих предложений на
утверждение архивного учреждения;
- участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней
документов, типовых и примерных номенклатур дел и других
методических пособий по делопроизводству и работе архива
учреждения;
- осуществляет инструктаж, консультации и контроль за
деятельностью ЭК подчиненных управлению организаций;
- оказывает методическую и практическую помощь отделам
управления финорганов края по вопросам рассмотрения и согласования
номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по
организации, хранению и учету документов.
3. Права экспертной комиссии
Экспертной комиссии предоставляется право:
3.1. Давать указания структурным подразделениям управления и
подведомственным организациям по вопросам отбора документов на
хранение и к уничтожению, упорядочения и передачи их в архив
управления.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
розыска недостающих дел, подлежащих передаче на хранение в
государственный архив и представления письменного объяснения в
случае их отсутствия.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений управления и
подчиненных ему организаций сведения и заключения, необходимые для
определения ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей
службы ДОУ и архива управления о качестве оформления документов и
формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности
дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и
экспертов специалистов управления, а также, в случае
необходимости, работников госархива Хабаровского края.
3.6. Принимать участие в организации и проведении проверок
состояния делопроизводства и архивов управления и подчиненных ему
организаций.
3.7. Информировать руководство управления по вопросам
деятельности экспертной комиссии.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия работает в контакте с ЭПМК архивного
отдела администрации края и получает от нее необходимые
организационно - методические указания.
4.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному
руководителем управления, и отчитывается перед ним о своей работе.
Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции экспертной
комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по
мере надобности, но не реже двух раз в год.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы
подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются
руководителем управления.
Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов.
4.3. Обязательному утверждению ЭПМК архивного отдела
администрации края подлежат: решения экспертной комиссии об
одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному
составу; проекты примерных номенклатур дел; предложения об
изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и
ведомственными перечнями документов; об установлении сроков
хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями,
типовыми и примерными номенклатурами дел.
4.4. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом.
Акты рассматриваются и подписываются ЭК, утверждаются руководством
управления.
Уничтожение включенных в акты документов и дел производится
после того, как описи на дела постоянного хранения за
соответствующий период времени утверждены архивным учреждением.
4.5. Решения экспертной комиссии управления по результатам
работы экспертных комиссий подчиненных ему организаций доводятся
до сведения их руководителей.
4.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение
ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 29
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.1.5.
РФ
Администрация
Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ
Начальник финансового
ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ управления администрации
Хабаровского края
АКТ
подпись А.С.Кацуба
05.01.93 N 2 дата
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании перечня типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения
(М., 1989) отобраны к уничтожению как не имеющие научно -
исторической ценности и утратившие практическое значение документы
финансового управления
---T--------------T---------T-----------T-----------------T----------¬
¦N ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество ¦Сроки хранения ¦Примечание¦
¦пп¦или групповой ¦или ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦заголовок дел ¦крайние ¦частей) ¦части) и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты дел ¦ ¦статей по перечню¦ ¦
+--+--------------+---------+-----------+-----------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+--------------+---------+-----------+-----------------+----------+
¦1.¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+--------------+---------+-----------+-----------------+-----------
Итого 241 (двести сорок одно) дело за 1985-1990 годы.
Описи дел постоянного хранения за 1985-1990 годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПМК архивного отдела
администрации Хабаровского края (протокол от 27.12.92 N 12).
Ответственный за делопроизводство подпись Н.З.Петровская
05.01.93
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК финансового
управления от 07.01.93 N 1
Документы в количестве 41 (сорок одно) дело, весом 13 кг сданы
в Хабаровское производственно - заготовительное предприятие на
переработку по приемо - сдаточной накладной от _______ N _______.
Ответственная
за делопроизводство подпись Н.З.Петровская
Приложение 30
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.2.1.
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________
листов
__________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ______________________________________
пропущенные номера ___________________________ + листов внутренней
описи ____________________________________________________________
-----------------------------------------T-----------------------¬
¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+----------------------------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L----------------------------------------+------------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись подпись И.О.Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма листа - заверителя дела
Приложение 31
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.2.1.
Внутренняя опись
документов дела N ___________
----T---------T---------T----------------------T------T----------¬
¦ N ¦Индекс ¦Дата ¦ Заголовок документа ¦Номер ¦Примечание¦
¦ пп¦документа¦документа¦ ¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦
+---+---------+---------+----------------------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+---------+----------------------+------+-----------
Итого __________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись Инициалы, фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма внутренней описи
документов дела
Приложение 32
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.2.1.
КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРЕ И ИСКУССТВУ
АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Бухгалтерия
г. Хабаровск
Дело N 09-05
Штатное расписание комитета
на 1995 год и документы по его
изменению
На 80 листах
Хранить постоянно
Ф. _________
Оп. ________
Д. N _______
Форма обложки дела постоянного
хранения
Приложение 33
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.3.1.
ФОНД N ________________
ОПИСЬ N _______________
УТВЕРЖДАЮ
дел постоянного хранения Начальник финансового
управления администрации
Финансового управления Хабаровского края
администрации Хабаровского
края подпись А.С.Кацуба
22.01.94
за 1992 год
---T-------------T--------------------T-----------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс дела ¦ Заголовок дела ¦Дата дела ¦Количество¦Примечание¦
¦пп¦ ¦ ¦ ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ¦ ¦
+--+-------------+--------------------+-----------+----------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+-------------+--------------------+-----------+----------+----------+
¦1.¦01-04 ¦Приказы начальника ¦5 января - ¦ 252 ¦ ¦
¦ ¦ ¦управления по ¦29 декабря ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦основной ¦1992 г. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦
¦2.¦01-08 ¦Протоколы заседаний ¦1992 год ¦ 149 ¦ ¦
¦ ¦ ¦коллегии управления ¦ ¦ ¦ ¦
¦3.¦... ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-------------+--------------------+-----------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено 18 (восемнадцать) дел с N 1 по
N 18.
Ответственная за делопроизводство,
зав канцелярией подпись Л.И.Галочкина
19.01.93
Заведующая архивом подпись Н.З.Петровская
20.01.93
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
ЭПМК архивного отдела ЭК финансового управления
администрации администрации
Хабаровского края Хабаровского края
Протокол от ______ N _______ Протокол от ______ N _______
Формат А4 (210 х 297)
Форма годового раздела описи дел
постоянного хранения
Приложение 34
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.3.2.
ФОНД N ________________
ОПИСЬ N _______________
УТВЕРЖДАЮ
дел по личному составу Начальник финансового
управления администрации
Финансового управления Хабаровского края
администрации Хабаровского
края подпись А.С.Кацуба
22.01.94
за 1993 год
---T-------------T--------------------T-----T--------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс дела ¦ Заголовок дела ¦Дата ¦Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦пп¦ ¦ ¦дела ¦хранения¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦деле ¦ ¦
+--+-------------+--------------------+-----+--------+----------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--+-------------+--------------------+-----+--------+----------+----------+
¦1.¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2.¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦3.¦01-05 ¦Приказы начальника ¦1993 ¦75 лет ¦ 240 ¦ ¦
¦ ¦ ¦управления по ¦год ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦4.¦09-35 ¦Лицевые счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦сотрудников ¦1993 ¦75 лет ¦ 123 ¦ ¦
¦ ¦ ¦управления ¦год ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-------------+--------------------+-----+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено 4 (четыре) дела с N 1 по 4.
Ответственный за делопроизводство,
зав канцелярией подпись Л.И.Галочкина
19.01.94
Заведующая архивом подпись Н.З.Петровская
20.01.94
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЭПМК архивного отдела ЭК финансового управления
администрации администрации
Хабаровского края Хабаровского края
Протокол от ______ N _______ Протокол от ______ N _______
Формат А4 (210 х 297)
Форма годового раздела описи дел
по личному составу
Приложение 35
к Примерной инструкции
по делопроизводству в управлениях,
комитетах, отделах администрации
Хабаровского края
к п.9.4.2.
Финансовое управление
администрации
Хабаровского края
Карта - заместитель дела
Дело _____________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________ Кому выдано ___________________
(дата выдачи)
на временное пользование до _____________________
(дата возврата)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего дело подпись Инициалы, фамилия
Формат А4 (210 х 297)
Форма карты - заместителя
|
