УТРАТИЛ СИЛУ - РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА Г.ХАБАРОВСКА от 08.12.2003 N 3051-р
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 февраля 1999 г. N 127-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ
ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ
И АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Во исполнение постановления мэра города от 08.10.98 N 2303
"О внедрении ГОСТа Р 6.30-97 на организационно - распорядительную
документацию в органах местного самоуправления, учреждениях,
организациях, на предприятиях города Хабаровска", а также в целях
совершенствования документационного обеспечения управления в
Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному
обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и
администрации г. Хабаровска.
2. Главам районных администраций, руководителям департаментов,
комитетов, управлений и отделов в месячный срок разработать на ее
основании и утвердить Инструкции по документационному обеспечению
управления возглавляемых ими структурных подразделений.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его
подписания.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить
на управляющего делами администрации города Шевцову В.В.
Мэр города
П.Д.Филиппов
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение
мэра города Хабаровска
от 18 февраля 1999 г. N 127-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В ХАБАРОВСКОЙ
ГОРОДСКОЙ ДУМЕ, И АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
СОГЛАСОВАНО
ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края
Протокол от 25.12.98 N 15
ОДОБРЕНО
ЦЭК администрации
г. Хабаровска
Протокол от 05.02.99 N 1
СОДЕРЖАНИЕ
Введение.
Раздел 1. Состав реквизитов документов.
Раздел 2. Требования к оформлению реквизитов документов.
2.1. Реквизит 02 "Герб субъекта Российской Федерации".
2.2. Реквизит 03 "Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)".
2.3. Реквизит 04 "Код организации".
2.4. Реквизит 05 "Код формы документа".
2.5. Реквизит 06 "Наименование организации".
2.6. Реквизит 07 "Справочные данные об организации".
2.7. Реквизит 08 "Наименование вида документа".
2.8. Реквизит 09 "Дата документа".
2.9. Реквизит 10 "Регистрационный номер документа".
2.10. Реквизит 11 "Ссылка на регистрационный номер документа и
дату документа".
2.11. Реквизит 12 "Место составления или издания документа".
2.12. Реквизит 13 "Гриф ограничения доступа к документу".
2.13. Реквизит 14 "Адресат".
2.14. Реквизит 15 "Гриф утверждения документа".
2.15. Реквизит 16 "Резолюция".
2.16. Реквизит 17 "Заголовок к тексту".
2.17. Реквизит 18 "Отметка о контроле".
2.18. Реквизит 19 "Текст документа".
2.19. Реквизит 20 "Отметка о наличии приложения".
2.20. Реквизит 21 "Подпись".
2.21. Реквизит 22 "Гриф согласования документа".
2.22. Реквизит 23 "Визы согласования документа".
2.23. Реквизит 24 "Печать".
2.24. Реквизит 25 "Отметка о заверении копии".
2.25. Реквизит 26 "Отметка об исполнителе".
2.26. Реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело".
2.27. Реквизит 28 "Отметка о поступлении документа в
организацию".
2.28. Реквизит 29 "Отметка для автоматического поиска
документа".
Раздел 3. Особенности подготовки отдельных видов документов.
3.1. Виды организационных документов, порядок их подготовки.
3.1.1. Устав, положение, инструкция.
3.2. Виды распорядительных документов, порядок их подготовки.
3.2.1. Решение Хабаровской городской Думы.
3.2.2. Постановление, распоряжение мэра г. Хабаровска.
3.2.3. Распоряжение и приказ по личному составу администрации
г. Хабаровска.
3.3. Виды информационно - справочных документов, порядок их
подготовки.
3.3.1. Протокол.
3.3.2. Письмо.
3.3.3. Справка, сообщение, информация, докладная и
объяснительная записки.
3.3.4. Акт.
Раздел 4. Требования к документам, изготовляемым машинописным
способом.
Раздел 5. Порядок разработки стандартных бланков.
Раздел 6. Требования к учету, использованию и хранению
бланков.
Раздел 7. Организация документооборота.
7.1. Первичная обработка документов.
7.2. Регистрация документов.
7.3. Подсчет объема документооборота.
Раздел 8. Организация контроля за исполнением документов.
Раздел 9. Составление номенклатуры и формирование дел.
9.1. Составление номенклатуры дел.
9.2. Формирование дел.
Раздел 10. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию.
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Образец акта о приеме - передаче документов и дел при смене
ответственного за делопроизводство и архив.
2. Образец бланка письма должностного лица (управляющего
делами).
3. Образец бланка письма должностного лица (секретаря
Хабаровской городской Думы).
4. Образец совместного письма.
5. Перечень документов, не подлежащих регистрации.
6. Примерный перечень документов с грифом утверждения.
7. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать.
8. Образец решения Хабаровской городской Думы.
9. Образец постановления мэра г. Хабаровска.
10. Образец распоряжения мэра г. Хабаровска.
11. Образец распоряжения мэра г. Хабаровска об увольнении.
12. Образец распоряжения мэра г. Хабаровска об изменении
фамилии.
13. Образец распоряжения мэра г. Хабаровска о командировании.
14. Образец распоряжения мэра г. Хабаровска о предоставлении
отпуска.
15. Образец приказа администрации г. Хабаровска о приеме на
работу.
16. Образец протокола заседания коллегии.
17. Образец письма - напоминания.
18. Образец сопроводительного письма.
19. Образец письма - задания.
20. Образец письма - запроса.
21. Образец письма - просьбы.
22. Образец докладной записки.
23. Образец продольного общего бланка Хабаровской городской
Думы.
24. Образец углового общего бланка администрации
г. Хабаровска.
25. Образец продольного бланка решения Хабаровской городской
Думы.
26. Образец продольного бланка постановления мэра
г. Хабаровска.
27. Образец углового бланка письма администрации
г. Хабаровска.
28. Образец продольного бланка письма Хабаровской городской
Думы.
29. Образец бланка для оформления резолюции (формат А6).
30. Схема расположения реквизитов и границы зон на продольном
бланке формата А4.
31. Схема расположения реквизитов и границы зон на угловом
бланке формата А4.
32. Журнал учета гербовых бланков.
33. Порядок использования модемной связи администрации
г. Хабаровска.
34. Образец регистрационной карточки.
35. Перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с
указанием сроков исполнения.
36. Образец номенклатуры дел и итоговой записи к ней.
37. Образец приказа структурного подразделения о назначении
ответственного за делопроизводство и архив и создании экспертной
комиссии (ЭК).
38. Образец плана работы экспертной комиссии.
39. Образец протокола заседания экспертной комиссии.
40. Образец Положения об экспертной комиссии.
41. Образец акта о выделении к уничтожению документов.
42. Образец оформления обложки дела.
43. Образец описи дел постоянного хранения.
44. Образец описи дел по личному составу.
45. Порядок изготовления и использования печатей и штампов.
46. Порядок работы с жалобами, заявлениями, предложениями
граждан.
47. Написание отдельных наименований слов и словосочетаний.
48. Особенности написания дат, чисел и употребляемых
сокращений слов.
ВВЕДЕНИЕ
Инструкция по документационному обеспечению управления (далее
по тексту - Инструкция) Хабаровской городской Думы (в дальнейшем -
Дума) и администрации г. Хабаровска (в дальнейшем - администрация)
подготовлена управлением делами администрации с целью разъяснения
и конкретизации порядка применения и внедрения утвержденного
постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТа Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" (далее по тексту - ГОСТ), который введен в
действие 31 июля 1998 г., Методических рекомендаций по оформлению
документов на основе ГОСТа Р 6.30-97 (М. 1998 г.), Основных
положений государственной системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ).
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных
организациях.
ГОСТ является нормативным документом, устанавливающим
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и
субъекта Российской Федерации.
Положения ГОСТа распространяются на организационно -
распорядительные документы (далее по тексту - документы), входящие
в состав Унифицированной системы организационно - распорядительной
документации (УСОРД) - решения, постановления, распоряжения,
приказы, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности:
- федеральных органов государственной власти и органов
государственной власти субъектов Российской Федерации;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от
организационно - правовой формы и вида деятельности.
Настоящая инструкция устанавливает общие требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы
с документами на основе положений ГОСТа, ГСДОУ и предназначена для
внедрения в Думе и администрации:
- единых правил оформления реквизитов документов и вариантов
их расположения на основе современной нормативной базы по
документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и
передачи документной информации;
- делового стиля документов, основных требований при
составлении и унификации текстов документов;
- правил изготовления документов с помощью печатающих
устройств, включая компьютерную обработку текста документа;
- правил проектирования бланков документов;
- правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам
электросвязи.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и
др. независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные)
технологии обработки документной информации должны отвечать
требованиям настоящей Инструкции.
Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в Думе и администрации единой системы
делопроизводства, методическое руководство работой с документами и
обучение работников основам делопроизводства возлагается на
управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в Думе
возлагается на ее секретаря, в администрации - на управляющего
делами, в структурных подразделениях администрации - на их
руководителей.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих
в делопроизводственном обслуживании деятельности Думы и
администрации, определяются их должностными инструкциями.
Самостоятельные структурные подразделения администрации
организуют и ведут делопроизводство на основании индивидуальных
инструкций о делопроизводстве и других нормативно - методических
документов, не противоречащих настоящей Инструкции.
Инструкция о делопроизводстве структурного подразделения
администрации утверждается его руководителем.
Работники Думы и структурных подразделений администрации несут
персональную ответственность за выполнение требований инструкции
по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных
документов. Об их утрате немедленно докладывается руководству и
сообщается в секретариат администрации.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководства Думы, администрации и
структурных подразделений.
При увольнении работника, ответственного за делопроизводство и
архив, или его перемещении, имеющиеся у него документы (описи,
акты, протоколы, планы, указания по архивному делу и
делопроизводству) по указанию руководителя структурного
подразделения передаются другому работнику по акту приема -
передачи (приложение 1).
Инструкция состоит из введения, 10 разделов и приложений.
Введение к Инструкции раскрывает ее назначение и структуру.
Раздел 1 "Состав реквизитов документов" содержит перечень
реквизитов ГОСТа.
Раздел 2 "Требования к оформлению реквизитов документов"
конкретизирует требования ГОСТа к реквизитам документов Думы и
администрации, их оформлению.
Раздел 3 "Особенности подготовки отдельных видов документов"
содержит рекомендации, применение которых обеспечивает
качественную подготовку проектов организационно - распорядительных
и справочно - информационных документов Думы и администрации.
Раздел 4 "Требования к документам, изготовляемым машинописным
способом" разъясняет и конкретизирует сформулированные в ГОСТе
правила изготовления документов с помощью пишущих машин, принтеров
ЭВМ и т.д.
Раздел 5 "Порядок разработки стандартных бланков" разъясняет
требования ГОСТа к различным видам бланков документов,
разрабатываемых в Думе и администрации.
Раздел 6 "Требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению бланков" содержит основные требования к учету гербовых
бланков в Думе и администрации.
Раздел 7 "Организация документооборота" разъясняет прохождение
документов с момента их поступления до направления в дело,
регистрацию документов.
Раздел 8 "Организация контроля за исполнением документов"
раскрывает порядок контроля за исполнением организационно -
распорядительных документов Думы и администрации.
Раздел 9 "Составление номенклатуры и формирование дел"
разъясняет требования к составлению номенклатуры дел Думы и
администрации, формированию дел.
Раздел 10 "Подготовка документов к последующему хранению и
использованию" конкретизирует требования к подготовке документов к
передаче на государственное и ведомственное хранение.
В приложениях даны: образцы оформления организационно -
распорядительных и информационно - справочных документов,
создающихся в Думе и администрации; образцы бланков; порядок
работы с жалобами, заявлениями и предложениями граждан, с
документами по личному составу; правила использования модемной
связи в администрации; примеры часто употребляемых сокращенных
слов; а также особенности написания дат, чисел, требования к
изготовлению и использованию печатей и штампов Думы и
администрации.
1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов используются 29
реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направление его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Реквизит 02 "Герб субъекта Российской Федерации"
Использование на бланках Думы и администрации гербов
Хабаровского края и города Хабаровска регламентируется
постановлениями главы администрации Хабаровского края от 14.07.94
N 352 "Об утверждении положений о флаге и гербе Хабаровского
края - субъекта Российской Федерации", от 24.11.94 N 564
"О порядке воспроизведения герба Хабаровского края на бланках
документов и гербовых печатях краевой Думы, администрации края, ее
комитетов, управлений и отделов и органов местного
самоуправления", Уставом муниципального образования г. Хабаровска,
утвержденного постановлением Хабаровской краевой Думы от 1 октября
1996 г., решением Малого Совета Хабаровского городского Совета
народных депутатов от 14.07.92 N 35 "О Положении о гербе города
Хабаровска", настоящей Инструкцией.
Изображение гербов Хабаровского края и города Хабаровска
помещают на верхнем поле бланков документов Думы и администрации.
Высота герба - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.
2.2. Реквизит 03 "Эмблема организации или
товарный знак (знак обслуживания)"
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)
помещают на бланках организации в соответствии с Уставом
(Положением) об организации.
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта
Российской Федерации.
2.3. Реквизит 04 "Код организации"
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
2.4. Реквизит 05 "Код формы документа"
Код формы документа проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.5. Реквизит 06 "Наименование организации"
Этот реквизит должен точно соответствовать наименованию,
закрепленному в статье 9 Устава муниципального образования города
Хабаровска и иметь следующий вид:
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
или
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Автором документа может быть Дума, ее комиссии, администрация
и ее структурные подразделения.
Наименование структурного подразделения администрации должно
точно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о
нем.
АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОФЛОТСКОГО РАЙОНА
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Наименование комиссии Думы или структурного подразделения
администрации указывают в том случае, если они являются автором
документа, располагают его ниже наименования Думы и администрации,
например:
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
ФИНАНСОВО - БЮДЖЕТНАЯ
И ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
КОМИССИЯ
или
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
Авторами организационно - распорядительных и информационно -
справочных документов могут быть как депутаты Думы, так и
должностные лица администрации, имеющие право подписи
(приложения 2, 3).
Наименование должности в реквизите "Подпись" на таких
документах не указывается.
Если документ подготавливается совместно двумя и более
организациями, то он составляется не на бланке (приложение 4). В
этом случае наименования организаций следует печатать на чистом
листе бумаги. При этом наименования организаций следует
располагать в соответствии с рангом, в случае оформления
документов организаций одного ранга их наименования располагают на
одном уровне.
Наименование нижестоящей организации располагают ниже
наименования вышестоящей организации.
Возможно оформление реквизитов совместных документов на
средствах электронно - вычислительной техники.
2.6. Реквизит 07 "Справочные данные об организации"
Данный реквизит содержит сведения, важные для Думы и
администрации при информационных контактах.
Справочные данные о Думе и администрации включают почтовый
адрес, номера телефонов Думы и секретариата, номера телефакса и
электронной почты, код по ОКПО. Оформляют их на бланках писем Думы
и администрации ниже их наименований.
2.7. Реквизит 08 "Наименование вида документа"
Наименование вида документа, изданного Думой, администрацией
или ее структурным подразделением, регламентируется Уставом
муниципального образования г. Хабаровска, Регламентом
администрации и ее аппарата, а также настоящей Инструкцией.
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции
Думы и администрации, содержанию документируемого управленческого
действия. В бланке письма наименование вида документа не
указывается.
2.8. Реквизит 09 "Дата документа"
Этот реквизит содержит указанное на документе время его
создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования,
регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно
датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение даты каждого
из них.
Если автором документа являются две и более организаций, то
его датой считается наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,
непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально
(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не
подписания. В этом случае дата печатается на документе при его
подготовке.
ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от
характера документа: в нормативных документах, определяющих права
граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового
характера, предлагается использовать словесно - цифровой способ
датирования (14 июня 1998 года или 5 октября 1998 г.), а в
остальных случаях - цифровой (14.06.98 или 05.10.98).
Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также
стремлением затруднить подделку даты.
В международных стандартах установлен цифровой способ
датирования в следующей последовательности: год, месяц, число
(1998.06.14 или 1998 11 05 или 98.06.14). Действующий ГОСТ
допускает датирование в соответствии с международными стандартами,
не оговаривая конкретные случаи.
2.9. Реквизит 10 "Регистрационный номер документа"
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или
буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации.
Регистрации подлежат все создающиеся в Думе и администрации
документы и поступающие от других организаций и частных лиц кроме
документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Перечнем
документов, не подлежащих регистрации (приложение 5).
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о
том, что он включен в информационный массив документов Думы и
администрации и находится под их контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В
его состав обязательно входит порядковый номер регистрации,
который может дополняться индексом дела по номенклатуре, в который
будет подшит документ, например: 1.13-1076 (1.13 - номер дела по
номенклатуре; 1076 - порядковый регистрационный), кодом документа,
кодом автора, корреспондента и др.
Индексом решения Думы является его порядковый номер в пределах
созыва Думы, индексом постановления, распоряжения, приказа,
протокола является его порядковый номер (в пределах календарного
года).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более структурными подразделениями администрации, состоит из
регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
2.10. Реквизит 11 "Ссылка на регистрационный номер
и дату документа"
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
используется только в тех видах документов, которые являются
ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего
документа.
Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания
индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что
освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
2.11. Реквизит 12 "Место составления или издания
документа"
Реквизит оформляется на общем бланке, состоит из указания
города Хабаровска. Место издания в документе может не называться,
если оно включено в состав наименования организации, но
указывается, если документ был составлен в другом месте
нахождения.
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым
административно - территориальным делением, и оно включает
общепринятые сокращения.
Для юридического лица местом издания документа будет место его
нахождения, которое определяется местом его регистрации.
2.12. Реквизит 13 "Гриф ограничения доступа к документу"
Реквизит свидетельствует об особом характере информации,
ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.
Цель ограничения доступа к информации, содержащейся в
документе, заключается в защите служебной документированной
информации, неправомерное обращение, с которой может нанести
различного рода ущерб ее собственнику, пользователю и иному лицу.
Дума, администрация и ее структурные подразделения - владельцы
документов принимают меры к охране информации в соответствии с
Инструкцией "О порядке учета, обращения и хранения документов, дел
и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного
распространения", утвержденной распоряжением мэра города
Хабаровска от 11.02.97 N 55-р.
Отметка об ограничении доступа к документу (ДСП) проставляется
в правом верхнем углу первого листа документа.
2.13. Реквизит 14 "Адресат"
Реквизит рассматривается как совокупность точной и полной
информации, на основе которой документ может быть доставлен
адресату точно и без неоправданных затрат труда.
Документ адресуется Думе, организациям, структурным
подразделениям администрации, должностным лицам, гражданам.
Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
Администрация Хабаровского края
Управление государственной службы.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже, например:
Хабаровская городская Дума
Секретарю
Зацепиной Л.И.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций
или в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций районов
г. Хабаровска.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех рекомендуется
составлять список рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых
постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять
списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в
последовательности, установленной "Правилами оказания услуг
почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от
26 сентября 1997 г. N 1239.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок
написания почтового адреса на конвертах и других почтовых
отправлениях (это положение распространяется на написание
почтового адреса в документе в реквизитах "Справочные данные об
организации", "Адресат"):
- наименование адресата (наименование организации -
юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя
на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в
следующем порядке: адрес корреспондента пишется в правой нижней
части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового
отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат"
указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Дальневосточная академия государственной службы
ул. Муравьева - Амурского, д. 33,
г. Хабаровск, 680000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Чирикановой О.В.
ул. Краснореченская, д. 171, кв. 100,
г. Хабаровск, 680023
В ГОСТе не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к
получателю документа в силу того, что практика использования в
обращении слова "товарищ" устарела, а новая в настоящее время не
является общепринятой.
В соответствии с ГОСТом при обращении к должностному лицу
указываются только его фамилия и инициалы, например:
Смирнову Н.П., без указания слова товарищ (т.) или господин (г-н).
2.14. Реквизит 15 "Гриф утверждения документа"
Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий
нормативный или правовой характер его содержания.
Документ утверждается выборным или должностным лицом
(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа
должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
администрации г. Хабаровска
Личная подпись В.В.Шевцова
12.09.99
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента Начальник управления экономики,
муниципальной собственности инвестиций и промышленной
г. Хабаровска политики администрации
г. Хабаровска
Личная подпись В.Ф.Лебеда Личная подпись А.И.Меняйлов
Дата Дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
указанием гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без
кавычек), наименования утверждающего документа в именительном
падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Мэра
г. Хабаровска
от 15.08.98 N 117
или
УТВЕРЖДЕНО
Решение Хабаровской городской
Думы
от 30.09.98 N 182
Перечень документов администрации, подлежащих утверждению,
определяется настоящей Инструкцией (приложение 6).
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа.
2.15. Реквизит 16 "Резолюция"
Резолюция - реквизит документа, который оформляется
соответствующим должностным лицом и содержит указание по
исполнению данного документа.
В резолюции определяются структурные подразделения или
должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка
предложений и др.
Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей),
содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зацепиной Л.И.
Шевцовой В.В.
Дехтяру И.Н.
Прошу подготовить предложения
и оформить их в виде таблицы
поправок согласно приложению
к 21.12.98
Личная подпись
10.12.98
При наличии нескольких исполнителей ответственным за
исполнение считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим
руководителем на подлиннике документа на свободном от текста
месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с
указанием регистрационного номера и даты документа, к которому
резолюция относится.
2.16. Реквизит 17 "Заголовок к тексту"
Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое
содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при
регистрации и исполнении.
Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего
(кого)? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет,
вопрос) и действие, которое производится или должно быть
произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок
составляет составитель документа. Печатается он без кавычек,
переносы не желательны, в конце заголовка точка не ставится.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах,
извещениях, сопроводительных письмах и на документах, оформленных
на бланке формата А5.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу
данных.
2.17. Реквизит 18 "Отметка о контроле"
Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ
поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в сроки,
указанные в резолюции, или типовые сроки исполнения.
Существует два вида срока исполнения документов: типовой и
индивидуальный:
- типовой срок исполнения документа - это срок, установленный
нормативно - правовым актом;
- индивидуальный срок исполнения документа - это срок,
установленный распорядительным документом Думы и администрации или
указанный в резолюции.
В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением
документа обозначают буквой "К", штампом "Контроль", "Особый
контроль", которые проставляются напротив заголовка к тексту на
левом поле документа.
Порядок организации контроля за исполнением документа изложен
в разделе 8.
2.18. Реквизита 19 "Текст документа"
Правила оформления этого реквизита изложены в разделе 3
"Особенности подготовки отдельных видов документов".
2.19. Реквизит 20 "Отметка о наличии приложения"
Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может
быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте,
то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается
его наименование с указанием количества листов и количества
экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются
арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АКБ
"Бизон-Капитал" на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы
информационного обеспечения производства
на 2 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то
отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Постановление от 31 марта 1997 г. N 17
и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается
только количество экземпляров одним из двух способов, в
зависимости от того, имеется ссылка на приложение или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы
"Электронная канцелярия" в 3 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение
только в один адрес, то отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе
в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение
к постановлению
Мэра г. Хабаровска
от 15.06.98 N 323
Приложения к решениям Думы подписываются ее секретарем, а к
распорядительным документам администрации - управляющим делами;
приложения к письмам подписываются исполнителями или
руководителями структурных подразделений.
2.20. Реквизит 21 "Подпись"
В состав реквизита входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о
наличии приложения, например:
Начальник управления экономики,
инвестиций и промышленной политики
администрации г. Хабаровска Личная подпись А.И.Меняйлов
Начальник управления Личная подпись А.И.Меняйлов
При подписании документа несколькими должностными лицами
организации их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Председатель комитета Личная подпись В.Ф.Лебеда
Начальник отдела арендных
отношений и платежей Личная подпись А.А.Савченко
Документы коллегиального органа подписываются председателем
этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в ней в соответствии
с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.В.Шевцова
Члены комиссии Личная подпись О.А.Крюкова
Личная подпись Т.П.Панюшкина
Личная подпись Н.С.Юрченко
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их
подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник финансового отдела Начальник отдела экономики,
администрации г. Хабаровска инвестиций и промышленной
политики администрации
г. Хабаровска
Личная подпись А.Я.Чукалкин Личная подпись А.И.Меняйлов
12.07.98 13.07.98
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии
или с указанием, что он временно исполняет обязанности
должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от
руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности,
например:
И.о. начальника отдела Личная подпись Б.И.Заславский
2.21. Реквизит 22 "Гриф согласования документа"
Гриф согласования документа используется при согласовании
проекта документа как внутри администрации (структурными
подразделениями и должностными лицами), так и с другими
учреждениями, организациями и предприятиями города.
Проекты распорядительных документов мэра города должны быть
согласованы со всеми исполнителями. Если автор проекта не достиг
такого согласования, то создается согласительная комиссия с
участием соответствующих заместителей мэра города. Если и в этом
случае не достигнуто согласие, то на рассмотрение мэру города
представляются два проекта документа (в целом либо по его
отдельным частям с указанием авторов).
Проекты постановлений, распоряжений, выполнение которых
требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с
финансовым отделом и с вице - мэром города; проекты документов по
вопросам социально - экономического характера согласовываются с
управлением экономики, инвестиций и промышленной политики и т.д.
Срок согласования проекта документа с должностными лицами не
должен превышать трех дней. Отдел юридической экспертизы в случае
несогласия с проектом дает заключение с изложением причин
отклонения и порядка разрешения поставленных им вопросов. После
того, как проект прошел согласование с юристами, его представляют
для рассмотрения одному из заместителей мэра города. Заместители
мэра города согласовывают окончательный вариант распорядительных
документов, входящих в их компетенцию. Ответственность за качество
подготовки, порядок и сроки согласования распорядительных
документов возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации - авторов проекта документа. Контроль за соблюдением
порядка подготовки и согласования проектов документов
осуществляется секретариатом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования, и оформляется ниже
реквизита "Подпись" на лицевой стороне документа от границы левого
поля, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового отдела
администрации г. Хабаровска
Личная подпись А.Я. Чукалкин
23.04.98
Если согласование производится коллегиальным органом или
посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей
форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.09.98. N 02-15/1247-Т
Если у лиц, согласовывающих проект документа, возникли
принципиальные разногласия по нему, то их целесообразно оформлять
справкой. На документе делается запись: "С проектом постановления
не согласен, аргументы изложены в прилагаемой справке".
Если разногласия незначительные и небольшие по объему, то они
излагаются непосредственно на проекте документа, например: "С п.3
проекта постановления Мэра города не согласен из-за срока.
Предлагаю продлить его до 15 июля 1999 года".
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе
согласования. В этом случае на документе делается отметка: "Лист
согласования прилагается".
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Мэра г. Хабаровска от __________ N _____
"О внесении изменений в Положение "О порядке регулирования
арендных отношений"
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник Дальневосточного Председатель комитета по
территориального управления управлению государственным
по антимонопольной политике имуществом Хабаровского края
и поддержке новых экономических
структур
Личная подпись В.А. Бодров Личная подпись Г.А.Громова
15.06.98 16.06.98
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник управления экономики Начальник финансового отдела
инвестиций и промышленной администрации г. Хабаровска
политики
Личная подпись А.И.Меняйлов Личная подпись А.Я.Чукалкин
17.06.98 17.06.98
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа,
осуществляется в следующей очередности:
- со структурными подразделениями администрации и сторонними
организациями, когда они выступают обязательной стороной в
правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или
когда содержание документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случаях необходимости или
предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надзор в
определенной области (экологической, пожарной и др.);
- с вышестоящими органами - в случаях, когда в
законодательстве предусматривается возможность совершения
управленческих действий только с разрешения этих органов.
2.22. Реквизит 23 "Визы согласования документа"
Визы согласования документа - это реквизит, указывающий на
согласие или несогласие должностного лица организации - автора
документа с его содержанием. Он считается внутренним согласованием
распорядительного документа.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия), дату и оформляется, как правило, от руки. При
необходимости указывается должность визирующего, например:
Начальник отдела юридической
экспертизы
Личная подпись И.Н.Дехтяр
13.08.99
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании делается отметка, например:
Замечания прилагаются
Личная подпись С.И.Соколов
15.10.98
Замечания обязательно докладываются должностному лицу,
подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
администрации, оформляются ниже подписи на лицевой стороне
последнего листа документа или на оборотной стороне последнего
листа распорядительного документа.
Допускается оформлять визы на отдельном листе. При оформлении
виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист
относится: наименование, автор, дата, номер.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект
документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.23. Реквизит 24 "Печать"
Печать проставляется на документах, требующих особого
удостоверения. Перечень документов администрации, на которых
проставляется гербовая печать, дан в приложении 7.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы она
захватывала часть наименования должности и личной подписи лица,
подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на
специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения
печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования
должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Гербовая печать хранится у управляющего делами администрации.
2.24. Реквизит 25 "Отметка о заверении копии"
Копия - воспроизведение подлинника документа со всеми его
реквизитами.
Копии документов выдаются с разрешения руководства Думы и
администрации или руководителей структурных подразделений.
Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным
способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии рукописным или машинописным способом
документ перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное
соответствие ее подлиннику.
Заверение копии документа производится для придания ей
юридической силы.
Администрация выдает и заверяет копии только тех документов,
которые созданы в администрации.
Копии постановлений, распоряжений мэра города, решений Думы
подготавливаются секретариатом и заверяются управляющим делами.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и
состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию,
личной подписи, расшифровки подписи, например:
Верно.
Управляющий делами
администрации Личная подпись В.В. Шевцова
16.03.98
Если копия документа включает в себя несколько страниц текста,
при необходимости заверяется каждая страница.
При решении дел, касающихся приема на работу, направления на
учебу, удовлетворения трудовых, жилищных и других прав сотрудников
Думы и администрации допускается изготовление копий документов,
выданных другими организациями, необходимых для решения
соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о
полученном образовании и т.д.) в соответствии с действующим
законодательством.
При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов
сотрудников администрации на документах - подлинниках делается
отметка о том, кому и когда выдана копия, а на самой копии - о
том, что подлинник хранится в администрации или у владельца
документа.
Указанные копии заверяются начальником отдела кадров,
удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
При пересылке копий документов в другие организации или выдаче
их на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.
На копиях (ксерокопиях) документов, имеющих юридическую силу
(постановления, распоряжения администрации, инструктивные письма и
т.д.), ставится печать секретариата администрации.
Копии распорядительных актов мэра города, решений Думы
направляются секретариатом с сопроводительным письмом в адрес
исполнителей, заинтересованных организаций согласно списку на
рассылку.
Копии ранее принятых распорядительных актов Думы и
администрации выдаются предприятиям, организациям или физическим
лицам по поручению управляющего делами в установленном порядке.
2.25. Реквизит 26 "Отметка об исполнителе"
Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, она
включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя
документа и номер его телефона, например:
Милованов или Милованов Станислав Евгеньевич
32 59 60 32 59 60
При изготовлении документа машинописным способом отметка об
исполнителе может дополняться кодом машинистки, состоящим из
первых букв ее имени и фамилии (Н.М. - Наталья Максимова),
количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например:
Кузнецова Вера Петровна
32 96 51
НМ 2 01.05.98
2.26. Реквизит 27 "Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело"
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого
документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ, например:
Отправлен факс от 01.04.99 N 131
В дело N 01-15
Личная подпись
01.04.99
или
Издан приказ от 01.04.98 N 12
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 02-26
Личная подпись
12.09.99
2.27. Реквизит 28 "Отметка о поступлении документа
в организацию"
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от
руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого
листа документа или на его обороте.
Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата
поступления документа в организацию. При необходимости - часы и
минуты.
2.28. Реквизит 29 "Отметка для автоматического
поиска документа"
Отметка для автоматического поиска документа проставляется в
момент подготовки документа, оформляется как колонтитул и включает
в себя данные, необходимые для поиска документа.
Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату,
место изготовления, количество экземпляров, количество страниц
документа.
Отметка для автоматического поиска документа может дополняться
другими поисковыми данными.
3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Документирование управленческой деятельности Думы и
администрации заключается в фиксации на бумаге и других носителях
по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании
управленческих документов.
Документы в Думе и администрации оформляются как рукописным и
машинописным способом, так и с помощью электронно - вычислительной
техники.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать
правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск, возможность обработки
документов с помощью средств вычислительной техники, обеспечивать
качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для конкретного вида документа.
Деятельность Думы и администрации обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее
документационную базу.
Состав документационной базы определяется компетенцией Думы и
администрации, выполняющих нормотворческие, распорядительные
функции по отношению к структурным подразделениям, а также
учреждениям, организациям и предприятиям города и исполнительные -
по отношению к вышестоящим органам власти.
В процессе деятельности Думы и администрации создаются
следующие виды документов:
- организационные (уставы, положения, инструкции, правила);
- распорядительные (решения, постановления, распоряжения,
приказы);
- справочно - информационные (протоколы, извещения, акты,
заключения, письма, обзоры, докладные записки, справки, сводки,
заявления, представления, телеграммы, телефонограммы, доклады,
договоры, отзывы, объяснительные записки, отчеты, списки, перечни
и др.).
На все эти документы распространяются требования ГОСТа.
3.1. Виды организационных документов,
порядок их подготовки
3.1.1. Устав, положение, инструкция
Устав, положение являются важнейшими нормативно - правовыми
актами, в которых закрепляются функции, обязанности и права Думы и
администрации.
Устав - свод правил, регулирующих организацию и деятельность
местного самоуправления.
Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер,
определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию,
обязанности и организацию работы структурных подразделений
администрации.
Текст положения (устава) должен содержать следующие основные
разделы:
- общие положения (указываются основания для создания
муниципального образования или структурного подразделения,
основные направления деятельности);
- задачи и функции;
- права (закрепляются права руководителя на издание
распорядительных документов, четко определяются круг вопросов и
состав распорядительной документации, издаваемой руководителем и
его заместителем);
- организация работы (формулируется общий порядок деятельности
муниципального образования или его подразделения).
Положение (устав) утверждается в установленном порядке.
Датой положения (устава) является дата его утверждения.
Положение (устав) печатается на бумаге формата А4.
Формуляр положения (устава) имеет следующие реквизиты:
название муниципального образования или его подразделения, гриф
утверждения, название вида документа, место издания, дата, индекс,
заголовок к тексту, текст, гриф согласования.
Инструкция - правовой акт, издаваемый администрацией, ее
структурными подразделениями в целях установления правил,
регулирующих организационные, научно - технические,
технологические, финансовые и иные специальные стороны их
деятельности.
Инструкции также создаются в целях разъяснения и определения
порядка применения законодательных актов и распорядительных
документов.
Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов,
объектов и лиц, на которых распространяются ее требования:
"Инструкция о ведении делопроизводства"; "Должностная инструкция
инспектора по контролю"; "Инструкция о порядке предоставления
льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера" и др.
Текст инструкции делится на разделы, пункты, подпункты по
определенной логической схеме.
Начинается инструкция разделом "Общие положения", в котором
указывается цель ее издания, область распространения, порядок
использования и т.д.
Инструкция является документом постоянного или длительного
действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому
рекомендуется использовать в ней четкие формулировки с
распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо",
"имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается".
Текст инструкции излагается от третьего лица, например:
"Руководители или по их поручению другие должностные лица должны
систематически анализировать, обобщать предложения, заявления,
жалобы граждан ...".
Инструкция оформляется на общем бланке формата А4, она
утверждается распорядительным документом или непосредственно
руководителем, о чем свидетельствует гриф утверждения.
На инструкции может быть сделана отметка о том, что она
является приложением к распорядительному документу. В
распорядительном документе устанавливается срок введения
инструкции в действие, перечисляются необходимые организационные
мероприятия, указываются ответственные исполнители.
3.2. Виды распорядительных документов,
порядок их подготовки
3.2.1. Решение Хабаровской городской Думы
Основным правовым и нормативным актом городской Думы является
решение (приложение 8). Решения принимаются на заседаниях Думы,
вопросы вносятся на ее рассмотрение согласно плану. Планирование
работы осуществляется по полугодиям. Планы утверждаются решениями
Думы в январе и июле текущего года.
Вне плана на заседания Думы могут вноситься вопросы по
поручению мэра города или по согласованию с ним. В этом случае
исполнитель в докладной записке на имя мэра города обосновывает
необходимость внеочередного рассмотрения вопроса, представляет
мэру города проект решения Думы и после согласования с ним
продолжает работу с документами согласно установленным правилам.
Проекты решений Думы готовят депутатские комиссии, структурные
подразделения администрации, органы территориального общественного
самоуправления в соответствии с регламентом Думы. Руководители
подразделений несут личную ответственность за качество подготовки
документов на заседание Думы. Проекты решений должны быть
согласованы с руководителями заинтересованных структурных
подразделений администрации, предприятий и организаций города,
заместителями мэра города. Все проекты решений, подготовленные
администрацией, в обязательном порядке представляются мэру города
и направляются им в Думу.
Возможно проведение совещаний представителей администрации,
заинтересованных лиц и депутатов той или иной комиссии с
привлечением экспертов. В данном случае протокол совещания может
рассматриваться как согласовательный документ. При согласовании
проекта решения обязательна виза отдела юридической экспертизы, а
если оно связано с бюджетным финансированием, - финансового
отдела. Если по проекту решения возникли разногласия и не
достигнуто соглашение, не найден компромиссный вариант, необходимо
представить замечания по проекту на отдельном листе.
Не позднее, чем за 10 дней до заседания комиссий Думы,
оформленные проекты решений с резолюцией мэра города о внесении на
рассмотрение Думы должны быть представлены секретарю Думы, который
проверяет представленные документы на комплектность, правильность
оформления и при необходимости возвращает их на доработку.
Согласованные мэром города проекты решений Думы передаются в
секретариат администрации на размножение и рассылку согласно
списку, подписанному секретарем Думы.
Заседания комиссий Думы протоколируются. Протокол заседания
ведет специалист секретариата, который после заседания комиссии
оформляет протокол и передает его секретарю Думы для дальнейшей
работы.
На заседаниях комиссий Думы в результате обсуждения
представленных проектов принимаются решения о внесении в повестку
заседания Думы того или иного вопроса или отклонении его.
Работник секретариата администрации по поручению секретаря
Думы готовит выписки из протоколов заседаний комиссий для
руководителей подразделений администрации и разработчиков проектов
решений Думы об итогах рассмотрения проектов решений.
В случаях, когда депутатскими комиссиями принимаются решения о
внесении вопросов в повестку дня заседания Думы, ответственные
исполнители дорабатывают проекты решений Думы с учетом поправок,
предложений и замечаний, поступивших в ходе обсуждения.
Доработанные проекты решений представляются секретарю Думы не
позднее, чем за четыре дня до его заседания.
Секретарь Думы не позднее, чем за три дня до ее заседания
представляет мэру города проект повестки заседания Думы и
доработанные проекты решений Думы.
Повестка дня заседания Думы, проекты решений передаются
секретарем Думы в секретариат администрации, который обеспечивает
тиражирование документов.
Ход заседания Думы стенографируется работником секретариата
администрации. Расшифрованная стенограмма не позднее, чем через
месяц после заседания передается на подпись секретарю Думы.
В ходе заседания Думы работником секретариата администрации
ведется протокол, который не позднее, чем через три дня после
заседания Думы представляется на подпись председателю Думы.
Подписанный председателем Думы протокол передается секретарю Думы.
В случаях, когда в протокол вносятся поручения председателя Думы,
копии протокола или выписки из него передаются исполнителям.
Контроль за исполнением протокольных поручений, данных
председателем Думы в ходе заседания городской Думы, осуществляется
секретариатом администрации и отделом контроля контрольно -
правового управления в установленном порядке.
Проекты решений Думы, внесенные на ее заседания, подписываются
председателем Думы - мэром города незамедлительно, если решения
приняты большинством голосов депутатов без поправок и замечаний. В
случае принятия решений с поправками, внесением дополнений,
изменений, исполнитель дорабатывает проекты решений и не позднее,
чем через три дня после заседания передает их секретарю Думы для
представления на подпись мэру города. Принятые на заседании
решения Думы направляются мэру города, который в течение семи дней
подписывает их.
Секретарь Думы проверяет представленный секретариатом протокол
заседания Думы, подписывает документы к нему (стенограмму, список
приглашенных) и приложения к решениям Думы. Оформленные документы
передаются в секретариат администрации.
Секретариат не позднее двух дней после поступления документов
от секретаря Думы производит регистрацию и рассылку копий решений
Думы исполнителям согласно листку рассылки. Подлинники документов
заседания Думы формируются в дело.
Публикации решений Думы осуществляются в газете "Хабаровские
вести", если иное средство массовой информации не указано в тексте
решения.
Отдел по связям со средствами массовой информации и
общественными организациями администрации обеспечивает
опубликование решений Думы, передачу их по радио и на телевидении.
Секретариат администрации направляет ежемесячно перечень
решений Думы и их тексты по важнейшим вопросам городского
хозяйства в "Сборник нормативных актов администрации города и
городской Думы".
Сборник с опубликованными нормативными актами направляется в
администрацию края, Законодательную Думу Хабаровского края,
представителю Президента Российской Федерации, Хабаровскую
городскую Думу и структурным подразделениям администрации
(согласно списку рассылки).
3.2.2. Постановление, распоряжение мэра города Хабаровска
Постановление - правовой акт, принимаемый мэром города в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов, оно
рассчитано на неоднократное применение, затрагивает интересы
учреждений, организаций, предприятий, большинства населения города
и является актом подзаконного административного нормотворчества
(приложение 9).
Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения
оперативных вопросов (приложение 10).
Юридическим основанием для издания распорядительных документов
являются:
- Законы, Указы Президента Российской Федерации, постановления
Правительства РФ, Законы Хабаровского края и решения Хабаровской
городской Думы, постановления главы администрации Хабаровского
края;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности
в целях выполнения администрацией города возложенных на нее задач
в соответствии с Уставом муниципального образования города
Хабаровска;
- правовое регулирование работы аппарата администрации города,
его отделов, управлений и комитетов.
Необходимость подготовки распорядительных документов
определяется мэром города, его заместителями, управляющим делами,
руководителями структурных подразделений администрации,
инициативными группами предприятий города, а также общественными
комиссиями и советами.
Подготовка проекта распорядительного документа включает:
- определение мэром города должностного лица, которому
поручается подготовка проекта распорядительного документа;
- обоснование необходимости подготовки проекта
распорядительного документа, если его инициатором является
структурное подразделение администрации, в обязательном порядке
должно быть согласовано с мэром города или его заместителями;
- получение необходимых письменных заключений или анализа для
последующей доработки распорядительного документа;
- согласование или визирование доработанного проекта
распорядительного документа;
- представление соответствующими должностными лицами
согласованного проекта распорядительного документа на подпись мэру
города.
Примерная технология подготовки проекта распорядительного
документа (в дальнейшем технология) включает в себя следующие
элементы:
- что делать (наличие проблемы, ее количество и качество);
- с какими затратами (ресурсы);
- как делать (управленческие действия);
- кому делать (сроки);
- где делать (место);
- что это даст (экономический, социальный, экологический,
технический эффект);
- этапы подготовки распорядительного документа;
- выявление управленческой проблемы или задачи;
- предварительная постановка цели;
- сбор необходимой информации;
- анализ информации;
- выбор метода решения проблемы;
- экономическое обоснование выбранного решения;
- согласования проекта с органами управления и исполнителями;
- окончательное оформление проекта распорядительного документа
и подписание его мэром города;
- организация выполнения распорядительного документа;
- исполнение контроля принятого распорядительного документа.
При составлении и оформлении распорядительного документа
должны соблюдаться следующие требования: точное, юридически
правильное название распорядительного документа, заголовок.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах
единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица
единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
В первой части распорядительного документа (констатирующей)
указывается основание или причина составления документа. Во второй
части (распорядительной) излагается решение. Если содержание
документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только
распорядительную часть. Распорядительная часть документа
начинается со слова, определяющего действие, например:
ПОСТАНОВЛЯЮ:
которое печатается от границы левого поля, прописными буквами без
разбивки.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если
исполнение распорядительного документа предполагает несколько
исполнителей и выполнение различных по характеру действий.
Нумерация пунктов и подпунктов выполняется арабскими цифрами,
например: 1.; 1.1.; 1.2.1. и т.д. Пункты, носящие управленческий
характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:
1. Создать комиссию в составе ...
В том случае, если задание или действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в
тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве
исполнителей могут быть указаны структурные подразделения
администрации или организации, например:
Начальнику контрольно - правового управления Ващишину С.А.
подготовить проект Положения "О системе информационной
безопасности администрации города Хабаровска".
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и
оформляется тремя парами арабских цифр, например:
Срок представления - 15.03.98.
Проект распорядительного документа, подготовленный во
исполнение документа вышестоящего органа, должен содержать ссылку
на него с указанием наименования документа, его номера и даты и
начинаться словами: "В соответствии с ...", "В целях ...", "Во
исполнение...".
Предпоследний пункт проекта постановления содержит указание на
кого возлагается контроль за исполнением документа (структурное
подразделение, должностное лицо администрации или организации).
При необходимости в конце проекта в хронологическом порядке
указываются распорядительные документы (или их отдельные пункты),
отменяемые или утратившие силу, например:
Отменить п.4 постановления Мэра города от 15.06.98
N 701 "О ...".
Признать утратившим силу ...
Если необходимо дать новую редакцию отдельных пунктов
действующих распорядительных документов, то в их текст вносятся
уточнения путем исключения, дополнения или замены отдельных слов и
фраз, например:
Пункт 2 изложить в следующей редакции: "..."
В части второй пункта 3 исключить слова: "...".
Обязательным требованием является приложение к проекту
распорядительного документа полного текста ранее принятого акта.
Последний пункт проекта распорядительного документа содержит
указания на порядок и срок его вступления в силу, например:
Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания
или
Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней
после его подписания
или
Настоящее постановление вступает в силу со дня его
опубликования в ... и т.д.
При подготовке проекта распоряжения после констатирующей части
текста документа сразу излагается распорядительная, например:
В связи с подготовкой к празднованию 100-летия краевой
клинической больницы:
1. Выделить из внебюджетного фонда социально - экономического
развития города ...
2....
Проекты распорядительных документов передаются для проверки
правильности оформления управляющему делами через секретариат.
Проекты документов и необходимые справки к ним передаются в
рукописном или отпечатанном виде и не должны превышать 3 - 5
страниц. После проверки правильности оформления проекта документа
управляющий делами, если у него нет замечаний, передает проект в
машбюро. Рассмотрение проектов и их передача в печать производится
в один и тот же день.
Проект распорядительного документа должен быть согласован с
исполнителями, руководителями заинтересованных структурных
подразделений или организаций. Ответственность за качество
подготовки, порядок и сроки согласования проектов документов
возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации, являющихся авторами проектов.
Проекты распорядительных документов по важнейшим проблемам
городского хозяйства передаются мэром города на рассмотрение
коллегии при мэре города. Члены коллегии должны быть ознакомлены с
текстом согласованного проекта постановления за 3 дня до ее
заседания. После рассмотрения проекта постановления на коллегии он
возвращается на доработку должностному лицу - автору документа на
срок, не превышающий трех дней, если на заседании коллегии не был
оговорен другой срок.
Для доработки документов, не рассматриваемых на коллегии,
дается тот же срок, если другой не указан в поручении мэра города.
Доработанный проект с визой докладчика и заместителя мэра города,
к ведению которого относится обсуждаемый вопрос, передается в
секретариат для его представления на подпись мэру города или, в
случае его отсутствия, другому должностному лицу, замещающему его.
Подписанные распорядительные документы передаются в секретариат
для регистрации.
3.2.3. Распоряжение мэра города, приказ городской
администрации по личному составу
К распорядительным документам по личному составу администрации
относятся:
- распоряжения мэра города по личному составу (о приеме,
увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах,
изменении фамилии) со сроком хранения 75 лет (приложения 11, 12);
- распоряжения мэра города по личному составу (о
предоставлении отпуска, командировании, поощрении, взыскании) со
сроком хранения 3 года (приложения 13, 14);
- приказы заместителя управляющего делами администрации по
личному составу на работников, занимающих должности, не отнесенные
к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое
обеспечение деятельности органов местного самоуправления (о
приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации,
доплатах, изменении фамилии) со сроком хранения 75 лет (приложение
15);
- приказы заместителя управляющего делами администрации по
личному составу на работников, занимающих должности, не отнесенные
к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое
обеспечение деятельности органов местного самоуправления (о
предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взыскании) со
сроком хранения 3 года.
Юридическим основанием для издания распорядительных документов
по личному составу является Кодекс законов о труде (КЗОТ)
Российской Федерации, постановления Правительства Российской
Федерации и нормативные акты Министерства труда и социального
развития Российской Федерации.
Основанием для подготовки распорядительных документов по
личному составу являются личное заявление работника администрации,
служебная или докладная записка руководителя структурного
подразделения. Заявление визируется руководителем структурного
подразделения администрации и заместителем мэра города или
управляющим делами администрации, курирующими данное структурное
подразделение. Докладная или служебная записка визируется
заместителем мэра города.
Личные заявления, служебные и докладные записки представляются
в отдел кадров не менее чем за две недели до наступления события.
Проект распорядительного документа готовится специалистами отдела
кадров в течение трех дней после поступления заявления, затем
представляются на подпись мэру города. Регистрация каждой группы
распорядительных документов по личному составу ведется в отдельных
журналах. Порядковый номер регистрации в журнале является номером
распорядительного документа. Нумерация ведется в пределах
календарного года.
Первый экземпляр распорядительного документа подшивается в
дело, его копии в этот же день представляются в отдел
бухгалтерского учета и отчетности и в структурные подразделения
администрации.
3.3. Виды информационно - справочных документов,
порядок их подготовки
3.3.1. Протокол
Протокол состоит из обозначения вида документа (протокол), его
номера, даты проведения протоколируемого события, заголовка,
повестки дня, изложения докладов, сообщений, выступлений по
обсуждаемым вопросам, решения (приложение 16).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего
лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на
рассмотрение. Слова "Повестка дня" пишутся от начала левого поля,
а пункты повестки дня - с красной строки.
После каждого вопроса повестки дня указываются должность,
фамилия и инициалы докладчика, например:
Повестка дня:
1. О ходе выполнения бюджета города на 1997 год.
Доклад начальника финансового отдела администрации города
Чукалкина А.Я.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть строится по схеме:
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Текст основной части протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела
состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.
Прописными буквами от начала левого поля пишется слово
"СЛУШАЛИ", указываются фамилия и инициалы докладчика, например:
1. СЛУШАЛИ:
Чукалкина А.Я. - текст доклада прилагается.
Слово "ВЫСТУПИЛИ" пишется от начала левого поля, фамилии и
инициалы, выступающих печатаются с абзаца, указываются их
должности, например:
ВЫСТУПИЛИ:
1. Меняйлов А.И., начальник управления экономики, инвестиций и
промышленной политики - излагается краткая запись выступления.
2. Шевцова В.В., управляющий делами администрации города -
излагается краткая запись выступления.
Слово "РЕШИЛИ" пишется от начала левого поля, оно имеет
значение действия, а не принятия распорядительного документа.
РЕШИЛИ:
(Решение принято единогласно и прилагается).
2. СЛУШАЛИ:
и т.д.
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо
документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться
ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в
протокол (после соответствующего протокольного решения).
При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип
систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты
постановлений мэра города с приложениями к ним в соответствии с
пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки
приглашенных.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегий, комиссий,
штабов, образованных при администрации города, протоколируется.
Протоколы ведут секретари соответствующих комиссий и штабов. Они
же ведут их учет, регистрацию и контроль исполнения.
Ход обсуждения вопросов на заседании Думы и коллегии при мэре
города протоколируется и стенографируется секретариатом
администрации.
Протоколы аппаратных совещаний при мэре города ведет
консультант мэра города, рассылку протоколов осуществляет
секретариат.
Протоколы заседаний коллегии, соответствующих комиссий и
штабов, аппаратных совещаний при мэре города нумеруются арабскими
цифрами в пределах календарного года, протоколы заседаний
городской Думы нумеруются в пределах созыва.
Протоколы и стенограммы заседаний Думы, коллегии и аппаратных
совещаний, являются документами постоянного срока хранения, они
должны обрабатываться в установленном порядке и включаться в опись
дел постоянного хранения.
Протоколы аппаратных совещаний при мэре города отрабатываются
в установленном порядке, включаются в опись постоянного срока
хранения.
3.3.2. Письмо
По содержанию и назначению письмо, как вид документа, может
быть инструктивным (директивным), гарантийным, информационным,
рекламным, коммерческим, письмо - запрос, письмо - извещение,
письмо - приглашение, письмо - ответ и др. При заключении
контрактов с иностранными партнерами используется кредитное
письмо. Письмо оформляется только на бланке письма (приложения 17,
18, 19, 20, 21).
В практике работы администрации используются 3 вида письма:
письмо - запрос, письмо - ответ, сопроводительное письмо. Письма с
небольшим по объему текстом должны оформляться на бланке
формата А5.
В письме - ответе обязательно оформление реквизита "Ссылка на
регистрационный номер и дату документа", который состоит из слов:
На N ________ от __________.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким
разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по
каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они
взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации - адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого
лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо,
подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Документы должны быть написаны деловым стилем, который
обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки
зрения отбора лексических средств языка, построения
словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и
краткость текста. Специфика делового стиля определяется
назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление
терминов. В официальных документах используется отраслевая или
корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной
области, которой посвящен документ, а также специальные слова и
выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
В документах не должны употребляться слова и выражения,
вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
- не "при сем направляем", а "направляем";
- не "сего года", а "этого года (текущего года)";
- не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";
- не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".
Особенностью делового стиля является употребление устойчивых
(шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:
Установлено, что в период с... по ...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
Считаем целесообразным....
В официальных документах используются простые распространенные
предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными
оборотами, например:
"В связи с крайне низкой эффективностью использования ..., а
также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить
вопрос о ... ."
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа
"Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".
В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы"
вместо "я" и "он". Страдательные конструкции предпочтительнее
действительных, например:
не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
Форма изложения текста письма от первого лица единственного
числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух
случаях: когда письмо оформляется на должностном бланке; если
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное
обращение к адресату.
Письмо состоит из следующих основных частей: обращение;
вступление; основное содержание; заключение.
Если письмо состоит из двух частей, то первая - это
обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а
вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и
т.п.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения,
напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма
не должен превышать двух машинописных страниц.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение,
сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами
обращения являются:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена
получателей письма).
При обращении к высшим должностным лицам органов власти,
депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а
также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение
с указанием должности без фамилии.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины
его написания.
Вступление может содержать:
- ссылку на документ (организационно - правовой,
распорядительный, нормативный, договорный, информационный или
справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты,
послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или
ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений,
мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение
начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос),
"высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное
письмо), "сообщаем" (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой
вежливости, например: "С уважением ...", "Искренне Ваш ...".
Заключительная формула вежливости отделяется от названия
должности запятой, например:
С уважением,
Президент компании Личная подпись А.Н. Попов
Письма на бланке администрации города подписывают мэр города,
его заместители, управляющий делами. Они регистрируются и
отправляются секретариатом.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений
печатаются на бланках отделов, управлений, комитетов,
регистрируются и отправляются ими самостоятельно.
3.3.3. Справка, сообщение, информация, докладная и
объяснительная записки
Справка, сообщение, информация - краткое изложение действий по
конкретному поводу (поручению, распоряжению, событию), описание
достигнутых результатов, их оценка, выводы и предложения.
Наиболее многочисленной является группа справок,
удостоверяющих какой-либо юридический факт и выдаваемых гражданам
или учреждениям.
Справка информационного характера - документ, содержащий
описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
Составляется для сообщений вышестоящей организации о фактах,
результатах проверок, командировок и т.п.
Справки оформляются на общем бланке и имеют следующие
реквизиты: наименование администрации, структурного подразделения;
адресат; название вида документа; дата; индекс; заголовок; текст;
подпись.
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее
составление требует тщательного сбора и проверки сведений,
сопоставления и анализа полученных сведений.
Подписывают справку (как внутренний документ) лицо, ее
составлявшее и несущее ответственность за представленные данные.
Справка состоит из трех частей:
- в первой части указывается причина, повод ее составления;
- во второй кратко излагается сущность вопроса;
- в третьей даются выводы и предложения составителя.
Справка может состоять только из второй части (справки личного
характера). В конце справки (сообщения, информации) ниже подписи
руководителя администрации (структурного подразделения) следует
указать исполнителя (выполнить реквизит 22).
Докладная записка - подробное описание проблемы, события с их
анализом, оценкой действий, связанных с описываемыми событиями,
выводами и предложениями, она адресуется руководителю структурного
подразделения или вышестоящему должностному лицу, содержит
обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и
предложениями составителя (приложение 22.)
Докладная записка состоит из трех частей:
- в первой части указывается причина, повод ее составления;
- во второй кратко излагается сущность вопроса;
- в третьей даются выводы и предложения составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа или объясняющий причины
какого-либо события, факта, поступка.
3.3.4. Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и
подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Акты составляются по результатам ревизий финансовой или
хозяйственной деятельности, проверок по определенным вопросам, при
приеме - передаче дел и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса,
подлежащего отражению в акте, а также законодательные и
нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте
отражаются только те факты, которые точно установлены лицами,
подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления
должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для
значительного количества повторяющихся ситуаций имеются
унифицированные трафаретные формы акта (о ликвидации, о списании
документов и т.п.).
Заголовок к тексту акта излагает в краткой форме содержание
действия, отраженного в акте: (о результатах ревизии финансово -
хозяйственной деятельности, о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения и др.).
Текст акта состоит из трех частей:
Первая часть - вводная, в ней указываются основание для
составления акта и лица, присутствующие при его составлении. Акт
начинается со слова "Основание", которое печатается через два
межстрочных интервала после заголовка с абзаца. В именительном
падеже указывается наименование распорядительного документа,
послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и
заголовок, например:
Основание: распоряжение Мэра г. Хабаровска от 24.06.98 N 89
"О проведении инвентаризации материальных ценностей".
С новой строки от левого поля пишется слово "Составлен:" и
перечисляются должности, фамилии с инициалами составителей акта
или состав комиссии (председатель, члены комиссии по алфавиту).
После слова "Присутствовали:", перечисляются должности,
фамилии и инициалы присутствующих.
Вторая часть (констатирующая) начинается с абзаца. В ней
излагаются цели, задачи, существо проведенной работы, ее
результаты. Они могут быть оформлены таблицей.
Третья часть - заключительная, в ней излагаются выводы,
рекомендации. Эта часть не обязательна. Акт может заканчиваться и
констатацией факта.
После текста, перед подписями, при необходимости указывают
количество составленных экземпляров и место их нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении. При оформлении подписей должности не указываются:
Председатель комиссии И.И.Иванов
Члены комиссии: А.Н.Белова
В.Б.Поспелов
Присутствовали: А.И.Сидорова
А.Н.Соловьева
Особое мнение составителя акта или присутствующих излагается
ниже подписей на первом экземпляре или на отдельном листе. Ряд
разновидностей акта требует утверждения, которое оформляется
соответствующим грифом.
4. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ
МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при
помощи печатающих устройств средств электронно - вычислительной
техники (ЭВТ).
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
сотрудники Думы, администрации и структурных подразделений, могут
писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТу
6.10.5-87 (в миллиметрах):
2,6 - шаг письма (размер печатного знака);
4,25 - межстрочный интервал.
ГОСТ не дает указаний, какими видами шрифтов следует
пользоваться при изготовлении документов при помощи печатающих
устройств средств ЭВТ, поэтому основное требование к шрифтам
заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4
через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и
менее - через 1 межстрочный интервал.
Тексты докладов и документов, предназначенных к типографскому
изданию, допускается печатать через два интервала.
Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части
реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о
наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга
1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела юридической
экспертизы
Личная подпись И.Н.Дехтяр
Дата
Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4
межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами без
разбивки. Слово "Мэр" применительно к мэру города печатается с
прописной буквы во всех случаях.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на
уровне последней строки наименования должности у правой границы
текстового поля без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков. Рекомендуется при печатании документов соблюдать
отступ от левой границы текстового поля:
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст
документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка
об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело"; наименования должности в реквизитах; "Подпись" и
"Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а
также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - для обозначения начала абзаца в тексте;
32 - для печатания реквизита "Адресат";
40 - для печатания реквизитов "Гриф утверждения документа" и
"Гриф ограничения доступа к документу";
48 - для расшифровки подписи в реквизитах "Подпись", "Гриф
утверждения" (если документ утверждается должностным лицом).
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от
левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через
один межстрочный интервал.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их
располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд -
начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься
так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более листах второй и
последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются
арабскими цифрами посредине верхнего поля, без знаков тире (-),
кавычек (" ").
Допускается печатание документов с использованием оборотной
стороны листа.
5. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ
Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих
автора письменного документа.
Бланки документов должны разрабатываться на основе состава
реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом.
Размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны
соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе.
В бланках документов, создаваемых в Думе, администрации и
структурных подразделениях, устанавливаются следующие размеры
полей (в мм):
35 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
10 - нижнее.
Для оформления документов Думы и администрации, как правило,
применяются бланки четырех видов:
- общий бланк формата А4 (210 х 297 мм) - используется для
оформления постановлений, распоряжений, решений, приказов,
протоколов, отчетов, справок, актов, служебных записок и др.
(приложения 23, 24, 25, 26);
- бланки письма форматов А4 и А5 (210 х 148 мм) - используются
для оформления единственного вида документа - письма
(приложения 27, 28);
- бланк формата А3 (420 х 297) - используется для оформления
документов, содержательная текстовая часть которых оформлена в
виде таблицы или специального трафарета;
- бланк формата А6 (105 х 148 мм) - особый вид должностного
бланка для оформления резолюций (поручения) (приложение 29).
Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 30, 31.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть
белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в
кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного
хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно
типографским способом.
Гербовые бланки Думы, администрации и структурных
подразделений изготавливаются исключительно типографским способом,
имеют в качестве реквизита герб Хабаровского края и герб города
Хабаровска, они являются объектом строгой отчетности.
Использование ксерокопий данных бланков при создании
документов не допускается. Требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению бланков изложены в разделе 6.
Бланки структурного подразделения и должностного лица
создаются в том случае, если руководитель данного подразделения
или конкретное должностное лицо имеет право подписи. Общий бланк
администрации может включать следующие реквизиты:
- герб Хабаровского края и герб города Хабаровска (02);
- наименование администрации (структурного подразделения)
(06);
- место составления документа (12).
Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается размещение
ограничительных отметок для следующих реквизитов:
- код формы документа по ОКУД (05);
- дата документа (09);
- регистрационный номер документа (10);
- заголовок к тексту (17);
- отметка о контроле (18).
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно
применять при издании в администрации большого количеств данных
видов документов.
При разработке этих бланков в общий бланк вносятся реквизиты:
- герб Хабаровского края и герб г. Хабаровска (02);
- наименование вида документа (08).
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
- герб Хабаровского края и герб г. Хабаровска (02);
- код организации по ОКПО (04);
- код формы документа по ОКУД (05);
- наименование администрации (структурного подразделения)
(06);
- справочные данные об администрации (07).
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут размещаться
ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- дата документа (09);
- регистрационный номер документа (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11);
- адресат (14);
- заголовок к тексту (17);
- отметка о контроле (18).
В бланках должностного лица дополнительный реквизит
"Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование
организации".
Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как
углового, так и продольного расположения реквизитов.
При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются
до границы правого поля бланка.
Изображения гербов на бланках с угловым расположением
реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки
"Администрация", а на бланках с продольным расположением
реквизитов - в центре верхнего поля.
На бланках, для их учета, рекомендуется проставлять
типографским способом или специальным нумератором учетные
порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом,
левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с
тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст
документа и другие реквизиты. Допускается также проставлять
учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТа
Р 6.30-97. На его основе разрабатываются следующие бланки
документов администрации города: бланки для постановлений и
распоряжений с продольным расположением реквизитов; бланки для
писем формата А4 и формата А5; общий бланк формата А4 с угловым
расположением реквизитов.
Бланки документов Думы и администрации (далее: гербовые
бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготовляют только полиграфические и
штемпельно - граверные предприятия.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии
структурного подразделения документов на гербовом бланке,
предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии
документа печатью структурного подразделения.
Изготовление гербовых бланков для Думы и администрации
осуществляется по заказу секретариата администрации города
6. ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ
Гербовые бланки в Думе, администрации и структурных
подразделениях подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется
раздельно по всем видам бланков в регистрационном журнале
(приложение 32). Гербовые бланки хранят в надежно закрываемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется
по акту с отметкой в регистрационном журнале.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков,
выдаваемых секретариатом отделам, комитетам, управлениям,
департаментам администрации города возлагается на ответственных за
делопроизводство соответствующих структурных подразделений
администрации города.
Регистрационный журнал включается в номенклатуру дел
структурного подразделения администрации города.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков
проводится не реже одного раза в год центральной экспертной
комиссией администрации города. О проведенных проверках делаются
отметки в регистрационном журнале. В случае обнаружения нарушений
при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия
проводит служебное расследование, результаты которого оформляются
актом и доводятся до сведения начальника структурного
подразделения для принятия мер.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7.1. Первичная обработка документов
Общие правила организации документооборота включают в себя
порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних
документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и
передачи документов.
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или направления в дело образует
документооборот.
Вся поступающая в администрацию на имя мэра, его заместителей,
управделами (далее по тексту - руководство) корреспонденция
обрабатывается в секретариате. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности.
Электронная почта обрабатывается в отделе компьютерно -
информационного обеспечения в соответствии с порядком
использования модемной связи администрации города Хабаровска
(приложение 33).
Законы, указы Президента, постановления Правительства
Российской Федерации и другие нормативные акты исполнительных
вышестоящих органов регистрируются в секретариате, после
регистрации передаются в отдел юридической экспертизы.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в
адрес общественных организаций, вскрываются. При обнаружении
повреждения, отсутствия документов или приложений к ним необходимо
сообщить об этом отправителю. Конверты уничтожаются, кроме
случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или
время отправки и получения документа.
На входящих документах проставляется регистрационный штамп,
фиксирующий факт и время поступления документа. Отметка о
поступлении проставляется на нижней части первого листа документа
справа. Если там нет места, штамп ставится на оборотной стороне,
на нижней части листа справа.
Поступившие документы сортируются на регистрируемые и
нерегистрируемые. Зарегистрированные в секретариате документы
передаются руководству администрации через помощников или
секретарей приемных, которые обязаны сделать отметку о поступлении
документов в журнале регистрации входящей корреспонденции. После
рассмотрения документов, которые должны рассматриваться в день
поступления, помощник делает отметки о поручениях, сроках
исполнения и исполнителях каждого документа для осуществления
контроля и через секретаря приемной передает эти сведения в
секретариат для внесения в учетную карточку.
Указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Как
правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа. Допускается оформление резолюции на
отдельном листе.
После рассмотрения документа руководством секретариат
изготавливает его копию с резолюцией и передает исполнителю под
роспись. При повторном поступлении документа к нему прилагаются
полученный ранее документ и переписка, отражающая ход его
исполнения.
7.2. Регистрация документов
Регистрация документов - это запись в учетных формах кратких
сведений о документах и проставление на них делопроизводственного
индекса и даты регистрации.
Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска
документов. Основным принципом регистрации является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться в администрации только
один раз.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из
вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие
внутренние документы, а также предложения, заявления и жалобы
граждан.
При регистрации документов в качестве справочного материала
используется перечень документов, не подлежащих регистрации,
указанный в приложении 5.
Номер входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из
индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.
Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который
присваивается инициативному документу и повторяется в ответном
документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква
фамилии автора и через черточку - регистрационный номер.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов применяется единая регистрационная карточка
(приложение 34).
Регистрационная карточка заполняется машинописным способом.
Календарная шкала карточки используется для контроля за
сроками исполнения документа.
В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата
поступления документа и индекс, который ему присваивается в
администрации.
В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа
и индекс, присвоенный документу учреждением - автором.
В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда
поступил или куда направляется документ. При регистрации заявлений
и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы и
домашний адрес, карточки ведутся в алфавитном порядке.
В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его
заголовок или краткое содержание.
При записи в карточку содержания резолюции указывается также
ее автор и дата. Запись об исполнении документа должна отражать
решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа.
Если не требуется составление письменного ответа, делается
конкретная запись о том, кем и как решен вопрос, поставленный в
инициативном документе.
В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле
за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и
причины задержки исполнения документа. Графа может быть
использована для записей, отражающих движение документа.
Регистрационные карточки, внесенные в базу данных компьютера в
определенном порядке, составляют основу справочного аппарата к
служебным документам администрации.
Справочная картотека обеспечивает поиск документа в
делопроизводстве, наблюдение за его исполнением и поиск
информации, заключенной в документе. Справочная картотека ведется
по дате поступления.
Исходящие документы, подписанные руководством администрации,
передаются в секретариат для регистрации и отправки в обязательном
порядке.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку,
адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание
конвертов и их отправку.
Внутренние документы (распоряжения, приказы, докладные записки
и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой
администрации.
Документы, направляемые одновременно в один адрес,
вкладываются в один конверт. На конверте проставляются
регистрационные номера документов, данные заносятся в реестр
отправки.
При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой
странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Телеграммы
и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
Прием и передача документов на всех этапах документооборота
осуществляется под роспись о получении с отметкой в
регистрационных карточках или компьютере.
Передача документа из одного подразделения администрации в
другое осуществляется через секретариат, где зарегистрирован
документ, в регистрационных карточках делается отметка о передаче
документа.
Учет объема документооборота производится ежемесячно, анализ
исполнения документов - еженедельно.
7.3. Подсчет объема документооборота
Рациональная организация делопроизводства предполагает учет
объема документооборота в администрации. Входящие, исходящие и
внутренние документы подлежат учету, а также письма, заявления и
жалобы граждан.
Под объемом документооборота понимается количество документов,
полученных и созданных администрацией за определенный отрезок
времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для
определения технологической оснащенности процессов работы с
документами, а также для анализа различных аспектов управленческой
деятельности.
Результаты учета объема документооборота представляет
секретариат администрации для обобщения и выработки мер по
совершенствованию работы с документами.
Подсчет количества документов производится по регистрационным
формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается
сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по
журналам работ в машинописном и копировально - множительном бюро.
По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по
экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту
регистрации. Поступающие документы и документы, создающиеся в
администрации, подсчитываются отдельно. Подсчет объема
документооборота целесообразно проводить по группам документов:
распорядительные, статистические, переписка, письма граждан,
финансовые, договорные и др.
Подсчет документооборота может проводиться как по
администрации, так и по отдельному структурному подразделению.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Работа
проводится специально выделенной группой сотрудников секретариата.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контролю за исполнением документов подлежат наиболее важные
документы, а именно:
- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах,
постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения мэра города;
- решения Хабаровской городской Думы;
- поручения, задания комитетам, отделам и управлениям
администрации города, учреждениям, расположенным на территории
города;
- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие
учреждения;
- предложения, заявления и жалобы граждан.
Документы, поступающие в структурные подразделения
администрации города, должны рассматриваться в соответствии с
указанными в них сроками, а также в порядке их значимости.
Первоочередному рассмотрению подлежат документы с резолюцией мэра
города, в которых указан конкретный срок исполнения, постановления
и распоряжения мэра города, решения городской Думы и т.д.
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за
исполнением, с указанием сроков исполнения дан в приложении 35.
Организация контроля за исполнением документов должна
обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия
по контролю за исполнением включают в себя непосредственную
проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ
результатов исполнения контролируемых документов в установленные
сроки.
Контроль за исполнением документов в администрации города
осуществляется заместителями мэра города через консультантов и
помощников, управляющим делами, секретариатом, отделом контроля
контрольно - правового управления, приемной по жалобам
администрации города, а также руководителями структурных
подразделений. Непосредственный контроль за прохождением и
исполнением входящей корреспонденции на имя руководства от
вышестоящих организаций, предприятий и организаций города
осуществляет секретариат управления делами, а также консультант,
помощники заместителей мэра, которые работают непосредственно с
руководителями структурных подразделений.
Ответы на документы, прошедшие регистрацию в секретариате,
сдаются структурными подразделениями администрации на подпись
мэру, его заместителям через секретариат (кроме информаций отдела
контроля контрольно - правового отдела администрации).
Отметка об исполнении документов структурными подразделениями
делается в секретариате ежедневно (копии ответов подшиваются
согласно номенклатуре дел).
Справка по контролю за прохождением и исполнением документов в
администрации города готовится секретариатом 2 раза в месяц к
аппаратному совещанию при мэре города.
Контроль за прохождением и исполнением жалоб граждан
осуществляется приемной по жалобам администрации города.
Общий контроль за прохождением и исполнением постановлений и
распоряжений администрации Хабаровского края, мэра города,
указаниями и поручениями мэра города осуществляет отдел контроля
контрольно - правового управления в соответствии с Положением об
организации контроля, утвержденным постановлением мэра города от
14.10.93 N 1319.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для
наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в
соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях
сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный
срок исполнения может быть установлен для документов, сложных по
характеру исполнения.
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, исполняются
в сроки, установленные в этих документах; постановления и
распоряжения в сроки, оговоренные в самом документе. Если в
инициативном документе сроки не указаны, то они устанавливаются
руководством администрации. За несколько дней до истечения срока
исполнения документа исполнителю следует напомнить об окончании
срока исполнения.
Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления
его в администрацию. Он может быть изменен или продлен только
лицом или учреждением, которые его установили.
Предложения о продлении срока исполнения документа должны быть
представлены исполнителем не позднее, чем за 2 - 3 дня до
истечения срока исполнения документа, в исключительном случае - в
день исполнения документа с принятым решением руководителя,
поставившего документ на контроль. В противном случае документ
считается не исполненным в срок.
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента
постановки документа на контроль.
В случае задержки в исполнении документов контрольная служба
администрации обязана принять меры для выяснения и устранения
причин задержки и обеспечения своевременного исполнения
документов.
Контроль за исполнением документов администрации ведется по
карточной системе на основании базы данных компьютерного учета.
Контрольные карточки заводятся и на поручения руководства
администрации, отданные в устной форме.
Один экземпляр контрольной карточки, с контрольным сроком
исполнения, направляется в структурное подразделение администрации
города - исполнителю.
На контролируемых документах и карточках ставится знак
контроля "К" или штамп "Контроль". Для отметки о контроле отведено
определенное место на левом поле бланка на уровне заголовка к
тексту (реквизит 18).
Карточки группируются в специальных контрольных картотеках,
которые имеются в подразделениях аппарата, осуществляющих контроль
(или компьютерах). Контрольные карточки (машинный учет) ведется по
исполнителям и срокам исполнения.
Документ снимается с контроля после решения всех поставленных
в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным
учреждениям и лицам.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо
(или служба), которое поставило его на контроль.
Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в
контрольную карточку (компьютер).
Сводку об исполнении документов в администрации составляют:
отдел контроля, приемная по жалобам - ежемесячно, секретариат
управления делами - два раза в месяц.
Сводки периодически анализируются. На основе анализа
разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и
повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию
организации контроля.
Предложения мэру города о премировании вносятся с учетом
состояния исполнительской дисциплины в работе с документами.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает
следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, слово
"В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться
документ, дату и подпись руководителя структурного подразделения
администрации, в котором исполнен документ.
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с
документом закончена.
9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
9.1. Составление номенклатуры дел
Документы после их исполнения группируются в дела,
представляющие собой совокупность документов или документ,
относящийся к определенному вопросу или участку деятельности
администрации, подшитый в отдельную обложку.
В целях правильного формирования документов в дела,
обеспечивающие быстрый поиск документов по их содержанию и видам,
проводится классификация документов в делопроизводстве. Основной
формой классификации является номенклатура дел (приложение 36).
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований
дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения.
Сводная (единая) номенклатура дел администрации, в которую
включаются документы юридически несамостоятельных структурных
подразделений, разрабатывается секретариатом управления делами,
рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
и представляется в экспертно - методическую комиссию (ЭМК)
государственного архива Хабаровского края для согласования.
Номенклатура дел оформляется по форме, установленной
государственной системой документационного обеспечения управления
(ГСДОУ).
Согласованная номенклатура дел утверждается управляющим делами
администрации.
Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в
течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в
случае коренных изменений в структуре и функциях администрации.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце
каждого года уточняется и перепечатывается, после чего вводится в
действие с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры является документом
постоянного хранения. Классификационными делениями (разделами)
номенклатуры дел являются структурные подразделения аппарата
администрации.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы,
отражающие документируемые участки работы администрации.
Дела органов и подразделений администрации, действующих на
общественных началах, также включаются в номенклатуру дел
администрации.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений органов государственного управления Российской
Федерации, брошюры, справочники, бюллетени и другие подобные
документы.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.
Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и
порядкового номера дела в пределах структурной части
администрации.
Разделы и подразделы номенклатуры дел располагаются в порядке
их значимости. Принцип значимости применяется и при расположении
заголовков дел. В заголовке указывается род заводимого дела
(переписка) или вид документа (постановления, приказы).
При составлении заголовка соблюдается правильное отражение
информации о событиях и фактах, а также краткость и четкость его
формулировки.
Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших
дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры
дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой,
заводятся папки, на которых указываются: полное название
администрации, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата
(год), срок хранения дела.
9.2. Формирование дел
Формированием дел называется группировка документов в дела в
соответствии с номенклатурой.
При формировании дел следует проверять состав документов,
включенных в дело. Не должно быть черновиков, вариантов, дублетных
экземпляров и документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки документов проверяется правильность их
оформления (наличие подписей, даты, индекса, отметок
"В дело N ..." и т.п.). Неисполненные, недооформленные и
неправильно оформленные документы в дела не включаются. Документы
постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные
дела. В каждом деле должно быть не более 250 листов.
Дела с документами постоянного срока хранения должны быть
сформированы только из первых экземпляров документов, подписаны
подлинно мэром города или его заместителем.
Документы аппарата администрации, комиссий при ней
группируются в дела за календарный год. Исключение составляют
переходящие дела (личные дела и личные карточки сотрудников, книги
учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за
период нескольких лет вызывается необходимостью.
Расположение документов внутри дел производится в порядке
разрешения вопросов по хронологии и по алфавиту. Преимущественное
значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий
расположение документов в логической последовательности решения
того или иного вопроса, который в основе своей совпадает с
расположением документов по их датам (подписания, поступления,
исполнения).
При хронологическом порядке расположения документов
постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в
начале дела.
Постановления и распоряжения мэра города группируются в дела в
хронологической последовательности с относящимися к ним
приложениями в пределах календарного года.
Документы заседаний коллегии группируются в одно дело:
протокол, рекомендации и документы к ним.
Документы заседаний городской Думы формируются посозывно. В
одно дело подшивают протокол, список приглашенных, стенограмма,
решения Думы и документы к ним (посозывно).
В деятельности администрации должно создаваться и отдельно
формироваться, как правило, три вида распоряжений:
- распоряжения по основной деятельности - срок хранения
постоянно;
- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении
фамилии) - срок хранения 75 лет;
- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков,
командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 3 года.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявления о
приеме на работу, направление; анкета, листок по учету кадров,
автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о
назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку
по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к
данному лицу.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии
здоровья и другие документы второстепенного значения группируются
отдельно от личных дел.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в
пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Предложения, заявления, жалобы граждан формируются раздельно в
алфавитном порядке, так как сроки хранения дел различные:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы
администрации и документы по их рассмотрению (постоянно);
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по
их рассмотрению (5 лет ЦЭК).
Переписка группируется в дела за период календарного года в
хронологической последовательности. Внутри дела документ - ответ
помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года
с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся
предшествующие документы по этому вопросу.
10. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
включает экспертизу научной и практической ценности документов,
оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в
архив администрации, а затем в Государственный архив Хабаровского
края.
Экспертиза научной и практической ценности документов - это
определение политического; народнохозяйственного; социально -
культурного и иного значения документов в целях их отбора на
хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов Думы и администрации
осуществляется центральной экспертной комиссией (в дальнейшем -
ЦЭК), которая назначается распоряжением мэра города в количестве
5 - 7 человек, а экспертизу ценности структурных подразделений
администрации осуществляют экспертные комиссии (ЭК, приложение
37). ЭК структурного подразделения администрации возглавляет один
из заместителей руководителя, работа ЭК ежегодно планируется, ее
заседания протоколируются (приложения 38, 39). Задачи, функции,
порядок работы ЭК подразделений регламентируются положениями о них
(приложение 40).
ЦЭК возглавляет управляющий делами администрации. Работа ЦЭК
организуется в соответствии с положением о ней, утвержденным мэром
города и согласованным с Государственным архивом Хабаровского
края.
ЦЭК осуществляет следующие функции: рассматривает проекты
номенклатур дел Думы и администрации, организует ежегодный отбор
документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел
постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив,
и описи дел по личному составу; рассматривает акты о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Заседания ЦЭК протоколируются. Отбор документов и дел
администрации к уничтожению оформляется актом (приложение 41).
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится
администрацией после того, как описи дел постоянного хранения за
соответствующий период времени утверждены архивными органами.
После завершения экспертизы ценности документов и отборе их
для дальнейшего хранения проводится научно - техническое
оформление дел в соответствии с требованиями Основных правил
работы ведомственных архивов.
Документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10
лет) подшиваются в твердую обложку или переплетаются, листы
нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В
конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись,
на обложке дела указывается количество листов в деле
(приложение 42).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются
упрощенно: они не подшиваются (остаются на скоросшивателях), листы
не нумеруются.
На дела постоянного хранения и по личному составу составляются
описи (приложение 43).
Описи дел постоянного хранения, предназначенных для
последующей передачи в государственный архив, подлежат утверждению
экспертно - проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по
делам архивов администрации Хабаровского края через два года после
завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего
делопроизводства, например: в 1999 году должны быть представлены
описи дел за 1996 год.
Годовой раздел описи составляется в четырех экземплярах,
подписывается составителем его и ответственным за делопроизводство
и архив и направляется в госархив края для представления его на
рассмотрение ЭПМК управления по делам архивов администрации
Хабаровского края.
Одновременно с годовым разделом описи дел постоянного хранения
представляется раздел описи дел по личному составу за эти же годы
(приложение 44).
Годовой раздел описи утверждается управляющим делами
администрации города после утверждения его ЭПМК.
При первичной передаче документов на государственное хранение
описи должны иметь титульный лист, историческую справку, список
сокращенных слов, предисловие.
В администрации ответственность за сохранность документов
возлагается на главного специалиста секретариата.
В архивохранилищах или служебных кабинетах, где хранятся
архивные документы, должны быть установлены средства
пожаротушения.
В администрации должен быть разработан план экстренной
эвакуации документов на случай пожара, приобретены для этих целей
мешкотара, шпагат, брезент.
При смене работника администрации, ответственного за архив,
все документы должны передаваться по акту. Акт приема - передачи
документов утверждается управляющим делами администрации.
Дела постоянного хранения в течение 5 лет находятся в
администрации, а затем сдаются на хранение в госархив края.
Подготовка документов к последующему хранению самостоятельных
структурных подразделений администрации, являющихся источниками
комплектования госархива края, должна осуществляться так же.
Приложение 1
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ АКТА О ПРИЕМЕ - ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ
И ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
И АРХИВ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Начальник управления
УПРАВЛЕНИЕ Личная
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ подпись Г.И.Микичура
ЖИЛИЩНОГО ФОНДА Дата
АКТ
11.10.96 N 5
г. Хабаровск
Приема - передачи архивных
документов и дел при смене
ответственного за
делопроизводство и архив
Основание: приказ начальника управления от 08.10.96 N 45 "О
передаче архивных документов".
Составлен комиссией в составе:
председатель - Самарский В.И., заместитель начальника управления,
члены комиссии: Гущен А.П., начальник технического отдела,
Девятова З.А., начальник финансово -
экономического отдела, Дьякова Л.А., начальник
жилищного отдела, Муравьев И.А., начальник отдела
коммунального хозяйства, Шуваева И.Ю., главный
специалист по общим вопросам технического отдела,
ответственный за делопроизводство и архив.
В период с 11 по 16 октября 1996 г. Девятова Зоя
Александровна, начальник финансово - экономического отдела,
передала, а Шуваева Ирина Юрьевна, главный специалист по общим
вопросам, ответственный за делопроизводство и архив, приняла в
присутствии комиссии документы управления за 1956-1996 годы и
научно - справочный аппарат к ним:
----T-------------------------------T------T-------------T----------¬
¦N ¦ Название дел ¦Кол-во¦ Крайние ¦Примечание¦
¦пп ¦ ¦ дел ¦ даты дел ¦ ¦
+---+-------------------------------+------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-------------------------------+------+-------------+----------+
¦1. ¦Приказы управляющего трестом по¦ 41 ¦1956-1996 гг.¦ ¦
¦ ¦производственной деятельности ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2. ¦Приказы управляющего трестом по¦ 37 ¦1956-1996 гг.¦ ¦
¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦39.¦Описи дел по личному составу ¦ 2 ¦1956-1996 гг.¦ ¦
L---+-------------------------------+------+-------------+-----------
Итого принято 245 (двести сорок пять) дел.
Одновременно передаются 3 (три) фотоальбома.
Составлен в трех экземплярах:
1 экз. - в архив,
2 экз. - начальнику управления,
3 экз. - в отдел кадров.
Передал Личная подпись З.А.Девятова
Принял Личная подпись И.Ю.Шуваева
Председатель
комиссии Личная подпись В.И.Самарский
Члены комиссии: Личные подписи А.П.Гущен
Л.А.Дьякова
И.А.Муравьев
Приложение 2
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
(УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ)
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000
тел. 32-96-58, 23-43-94, факс 32-53-46, ОКПО 04021660
_________ N ____________ На N _______ от ____________
-- -¬
-- -¬
Приложение 3
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
(СЕКРЕТАРЯ ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ)
Герб Герб
края города
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
СЕКРЕТАРЬ
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000
тел. 23-63-47, факс 32-53-46, каб. 218, ОКПО 04021660
_________ N ____________ На N _______ от ____________
-- -¬
-- -¬
Приложение 4
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ СОВМЕСТНОГО ПИСЬМА
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
КОНТРОЛЬНО - ПРАВОВОЕ ОБЪЕДИНЕННЫЙ
УПРАВЛЕНИЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
28.10.98 N 02-03/56/1-14/98
Об автоматизации объединенного Мэру г. Хабаровска
межведомственного архива Филиппову П.Д.
Во исполнении постановления администрации Хабаровского края от
05.03.98 N 83 "О создании автоматизированной информационной
системы архивных учреждений Хабаровского края" просим утвердить
смету на приобретение сетевого оборудования комплектующих изделий
и компьютеров, необходимых для создания локальной вычислительной
сети объединенного межведомственного архива и ее соединения по
сети "Электронная почта" с ЛВС управления по делам архивов
администрации Хабаровского края, к которой будут подключены все
архивные учреждения городов и районов края.
Для справки сообщаем, что компьютерный парк межведомственного
архива состоит из машин марки АТ-80286 - 1 шт., ХТ-8086 - 3 шт.,
Pentium - 1 шт., а задачи автоматизированной системы архивных
учреждений края "Архивы" сможет решать только класс "Pentium".
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Начальник управления Заведующий архивом
Личная подпись С.А.Ващишин Личная подпись Л.И.Люсая
Приложение 5
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
3. Сводки, информации, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, плакаты.
6. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
7. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию).
8. Печатные издания.
9. Формы статистической отчетности.
10. Пакеты с пометкой "Лично".
11. Документы на иностранных языках без перевода.
Приложение 6
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ
АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации
организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; на проведение научно -
исследовательских, проектно - конструкторских и технологических
работ; технические и т.д.).
ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству;
технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников и т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках,
научно - исследовательских работах и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, ведомств и др. организаций, с указанием сроков
хранения материалов и т.д.).
ПЛАНЫ (производственные; строительно - монтажных, проектно -
изыскательских, научно - исследовательских работ; внедрения новой
техники; кооперированных поставок продукции; распределения
продукции по установленной номенклатуре; доходов по
жилищно - коммунальному ремонту; работы коллегии, научно -
технического совета, ученого совета и т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении;
премировании и т.д.).
ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий; командировок и
т.д.).
РАСЦЕНКИ на производство работ.
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на
подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное
строительство и т.д.).
СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, на технические
условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организаций.
ФОРМЫ унифицированных документов.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение 7
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
АКТЫ (приема законченных строительством объектов,
оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.).
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ (копии).
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно - материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т.д.).
ДОГОВОРЫ.
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное
строительство).
ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретение и т.д.).
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты,
направляемые в Высшую Аттестационную Комиссию.
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.
НОРМЫ (расхода).
ОБРАЗЦЫ ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ И ПОДПИСЕЙ работников, имеющих право
совершения финансово - хозяйственных операций.
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА.
ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.).
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные
(сводные) в банк; на получение и перевод валюты; на импорт и
т.д.).
ПОЛОЖЕНИЯ об отделах, управлениях, комитетах, департаментах.
ПРОТОКОЛЫ (выдвижения народных заседателей и т.д.).
РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
СМЕТА РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, на
калькуляцию к договору и т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные, о начисляющей и причитающейся зарплате).
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УСТАВЫ организаций.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение 8
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РЕШЕНИЯ ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Герб Герб
края города
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
РЕШЕНИЕ
26.06.98 N 179
г. Хабаровск
О введении сбора за уборку
территории города
На основании статьи 21 закона Российской Федерации "Об основах
налоговой системы в Российской Федерации" от 27.12.91 N 2118-1 и
п.2.8. статьи 13 Устава муниципального образования города
Хабаровска, в целях обеспечения достаточного финансирования работ,
связанных с санитарной очисткой и уборкой территории города,
Хабаровская городская Дума
РЕШИЛА:
1. Ввести на территории города Хабаровска сбор за уборку
территории города.
2. Направлять средства, поступающие от плательщиков, в доход
бюджета города в счет уплаты данного сбора, строго по целевому
назначению на финансирование работ, связанных с уборкой территории
города.
3. Утвердить Положение о порядке взимания сбора за уборку
территории города согласно приложению 1 и форму расчета суммы
сбора согласно приложению 2.
4. Обязать администрацию города Хабаровска в месячный срок
утвердить порядок индексации ставки сбора за уборку территории,
установленной настоящим решением, для физических лиц (владельцев
строений), в зависимости от фактически произведенных за истекший
квартал затрат по работам, связанным с уборкой территории города.
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на
Вице - Мэра города Казаченко В.П.
6. Опубликовать настоящее решение в средствах массовой
информации.
7. Настоящее решение вступает в силу с 01.08.98.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
Приложение 9
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПОСТАНОВЛЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
28.09.98 N 301
г. Хабаровск
О внедрении ГОСТа Р 6.30-97 на
организационно - распорядительную
документацию
В связи с принятием и введением в действие постановлением
Госстандарта России от 31.07.97 N 273 ГОСТа Р 6.30-97
"Унифицированная система организационно - распорядительной
документации. Требование к оформлению документов"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Обеспечить с 1 октября 1998 г. внедрение ГОСТа Р 6.30-97
"Унифицированная система организационно - распорядительной
документации. Требование к оформлению документов" на
организационно - распорядительную документацию администрации
города, ее структурных подразделений, учреждений, организаций,
предприятий.
2. Утвердить Мероприятия по внедрению Государственного
стандарта Р 6.30-97 (приложение 1) и Порядок изготовления, учета,
использования и хранения бланков документов с воспроизведением
гербов Хабаровского края и города Хабаровска (приложение 2).
3. Администрациям города и районов, руководителям отделов,
управлений и комитетов, учреждениям, организациям и предприятиям
разработать до 12 октября 1998 года мероприятия по внедрению ГОСТа
Р 6.30-97 с учетом Методических рекомендаций по оформлению
документов на основе ГОСТа Р 6.30-97, разработанных Федеральной
архивной службой России.
4. Администрациям города и районов обеспечить до 1 января
1999 г. изготовление бланков с воспроизведением гербов
Хабаровского края и города Хабаровска и погашение списанных
бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-97.
5. Управлению делами администрации города:
5.1. Обеспечить согласование эскизов бланков документов с
воспроизведением гербов Хабаровского края и города Хабаровска
городской администрации и ее структурных подразделений с
управлением по делам архивов администрации Хабаровского края.
5.2. Оказать структурным подразделениям администрации города,
учреждениям, организациям, предприятиям методическую помощь по
внедрению ГОСТа Р 6.30-97.
6. Возложить ответственность за своевременное внедрение и
соблюдение требований ГОСТа Р 6.30-97 на глав районных
администраций, руководителей отделов, убавлений и комитетов,
предприятий, учреждений и организаций города.
7. Администрациям города и районов к 15 октября 1998 г. и к 1
января 1999 г. представить в управление по делам архивов
администрации Хабаровского края информацию о ходе выполнения
мероприятий по внедрению ГОСТа Р 6.30-97.
8. Пресс - службе администрации города (Цедрик М.Ж.) настоящее
постановление дать в изложении в газете "Хабаровские вести".
9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами администрации города Шевцову В.В.
10. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
подписания.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
Приложение 10
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.03.98 N 45
г. Хабаровск
Об утверждении Положения
о системе информационной
безопасности администрации
города
Во исполнение законодательных и иных нормативно - правовых
актов Российской Федерации по вопросам информации, а также в
соответствии с концепцией информационной безопасности Хабаровского
края и с целью обеспечения единого подхода к выработке
методической и организационной основы информационной безопасности
администрации города:
1. Утвердить Положение о системе информационной безопасности
администрации г. Хабаровска (приложение 1).
2. Утвердить состав Совета по информационной безопасности
(приложение 2).
3. Возложить контроль за организацией выполнения
вышеуказанного Положения на начальника контрольно - правового
управления Ващишина С.А.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его
подписания.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
Приложение 11
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА ОБ УВОЛЬНЕНИИ
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
20.04.98 N 112-р
г. Хабаровск
Об увольнении Светловой М.И.
1. Уволить Светлову Марину Ивановну, экономиста 2 категории
планово - экономического отдела управления жилищно - коммунального
хозяйства и эксплуатации жилищного фонда 25 апреля 1998 г. в связи
с реорганизацией управления и сокращением должности по ст.33 п.1
КЗоТа РФ, с выплатой ежемесячного пособия в размере средней
месячной заработной платы в течение трех месяцев, с
предоставлением льгот, предусмотренных ст.40 КЗоТа РФ.
2. Сохранить Светловой М.И. среднюю заработную плату на период
трудоустройства, но не свыше одного года со дня увольнения, с
учетом выплаты выходного пособия.
Выплату заработной платы производить при предоставлении
паспорта и трудовой книжки.
3. Бухгалтерии произвести выплату компенсации за
неиспользованный отпуск за отработанный период с 08.04.97 по
30.04.98 в количестве 20 дней.
Основание: Распоряжение Мэра города от 16.04.98 N 98 "О
реорганизации управления жилищно - коммунального
хозяйства и эксплуатации жилищного фонда"
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
С приказом ознакомлен:
Личная подпись
Дата
Приложение 12
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА ОБ
ИЗМЕНЕНИИ ФАМИЛИИ
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
11.10.98 N 106-р
г. Хабаровск
Об изменении фамилии
Синютиной О.В.
Считать Синютину Ольгу Владимировну, специалиста отдела
компьютерно - информационного обеспечения контрольно - правового
управления Чирикановой Ольгой Владимировной в связи с вступлением
в брак.
Основание: свидетельство о заключении брака N 555 от 06.06.98,
выданное Дворцом бракосочетания г. Хабаровска; личное
заявление Чирикановой О.В. от 10.06.98.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
С приказом ознакомлен:
Личная подпись
Дата
Приложение 13
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА О КОМАНДИРОВАНИИ
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
01.10.98 N 160-кр
г. Хабаровск
О командировании в
г. Комсомольск-на-Амуре
Чупиной Г.М.
1. Командировать Чупину Галину Михайловну, помощника депутата
Государственной Думы Цоя В.Е., в г. Комсомольск-на-Амуре для
выполнения служебного поручения, срок командировки 24 дня - с
30.10.98 по 23.11.98.
2. Бухгалтерии произвести оплату проезда и командировочных
расходов.
Основание: Представление депутата Государственной Думы Цоя В.Е.
от 19.10.98 N1-П/377.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
Приложение 14
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ МЭРА Г. ХАБАРОВСКА О
ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
23.07.98 N 162-кр
г. Хабаровск
О предоставлении отпуска
Анисимовой Е.В.
Предоставить Анисимовой Елене Владимировне, бухгалтеру
расчетной группы 2 категории администрации города, отпуск без
сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам с 23 по 29
июля 1998 года.
Основание: заявление Анисимовой Е.В. от 19.07.98
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
С приказом ознакомлен:
Личная подпись
Дата
Приложение 15
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПРИКАЗ
01.10.98 N 100-кр
г. Хабаровск
О приеме на работу Ян Е.И.
Принять Ян Елену Ивановну с 1 октября 1998 г. на должность
уборщика служебных помещений хозяйственной группы администрации
города с окладом согласно штатному расписанию.
Ян Е.И. производить выплату трех 10-процентных надбавок за
непрерывный стаж работы в южных районах Дальнего Востока.
Основание: заявление Ян Е.И. от 25.09.98.
Заместитель Личная подпись Т.В.Кулешова
управляющего делами
С распоряжением ознакомлен:
Личная подпись
Дата
Приложение 16
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПРОТОКОЛ
10.03.98 N 3
Заседания коллегии при
Мэре города
Председатель Казаченко В.П., Вице - Мэр города
Присутствовали: члены коллегии - Бутаков В.Н., Васильченко В.И.,
Ветышев С.Н., Кучеров А.Н., Королев О.В.,
Крейс И.А., Лебеда В.Ф., Шевченко С.И.,
приглашенные - 48 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. Об итогах исполнения бюджета города за 9 месяцев 1998 года,
основных направлениях бюджетного финансирования на 1999 год.
Доклад Черной С.М., заместителя начальника финансового
департамента администрации города.
2. Об организации и совершенствовании работы по развитию сети
дополнительных платных услуг, оказываемых предприятиями,
организациями и учреждениями, финансируемыми из бюджета города.
Доклад Меняйлова А.И., начальника управления экономики,
инвестиций и промышленной политики администрации города.
1. СЛУШАЛИ:
Черную С.М. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Печерица А.Ф., заместитель начальника Государственной
налоговой инспекции по Хабаровскому краю - (краткая запись
выступления от третьего лица).
2. Крейс И.А., первый заместитель Мэра города - (краткая
запись выступления от третьего лица).
3. Казаченко В.П., Вице - Мэр города - (краткая запись
выступления от третьего лица).
РЕШИЛИ:
1. Принять прилагаемый проект постановления за основу.
2. Финансовому департаменту администрации города доработать
проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений.
2. СЛУШАЛИ:
Меняйлова А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Пустовой С.И., начальник отдела здравоохранения
администрации города.
2. Шкап В.А., генеральный директор городского центра
специализированной медицинской помощи 10 горбольницы.
3. Самарский В.И., и.о. начальника управления ЖКХ и
эксплуатации жилищного фонда администрации города.
...
РЕШИЛИ:
1. Принять прилагаемый проект постановления за основу.
2. Управлению экономики, инвестиций и промышленной политики
администрации города доработать проект постановления с учетом
высказанных замечаний и предложений.
(Стенограмма хода заседания коллегии прилагается).
Председатель коллегии Личная подпись В.П.Казаченко
Приложение 17
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА - НАПОМИНАНИЯ
Герб Герб Заведующему объединенным
края города межведомственным архивом
администрации г. Хабаровска
АДМИНИСТРАЦИЯ Люсой Л.И.
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ
ЭКОНОМИКИ, ИНВЕСТИЦИЙ И
ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000
тел. 23-69-17, факс 32-53-46
12.12.97 N 4-17/102
На N ______ от __________
О расширении сети
дополнительных услуг
Управление экономики, инвестиций и промышленной политики
администрации города напоминает, что Вам необходимо было в
соответствии с постановлением Мэра города от 17.11.97 N 3182 "О
порядке регулирования цен, тарифов на услуги (продукцию),
оказываемые на территории г. Хабаровска" представить предложения о
стимулировании расширения сети дополнительных платных услуг и
увеличении их объемов.
Просим представить свои предложения до 06.01.98. В случае
непредставления в указанный срок необходимой информации мы будем
вынуждены проинформировать контрольно - правовое управление
администрации города.
Начальник управления Личная подпись А.И.Меняйлов
Пелипейко
22 66 37
Приложение 18
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику управления экономики,
ГОРОДА ХАБАРОВСКА инвестиций и промышленной
политики администрации
ОБЪЕДИНЕННЫЙ г. Хабаровска
МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ Меняйлову А.И.
АРХИВ
ул. Калинина, 110, г. Хабаровск, 680028
тел. 23-64-75, 32-65-40
02.01.98 N 7-14/34
На N _______ от _______
-- -¬
Направляем план дополнительных платных услуг с поквартальной
разбивкой, оказываемых объединенным межведомственным архивом в
1998 году.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая
Приложение 19
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА - ЗАДАНИЯ
Герб Герб
края города
Секретарю Хабаровской
АДМИНИСТРАЦИЯ городской Думы
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Зацепиной Л.И.
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000
тел. 23-64-75, факс 32-53-46, root@mayor.kht.ru
ОКПО 04021660
12.05.97 N 126/1.26
На N _______ от __________
О внесении дополнений в план
работы заседания городской
Думы
В связи с завершением проверки соблюдения законодательства при
использовании внебюджетных фондов администрациями города и районов
в 1997 году необходимо включить в план работы очередного заседания
городской Думы вопрос о рассмотрении ее итогов, изложенных в
представлении прокурора города от 30.04.98 N 11-ПР.
Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов
Приложение 20
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА - ЗАДАНИЯ
Герб Герб
края города Директору Российского
государственного архива
АДМИНИСТРАЦИЯ Дальнего Востока
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Торопову А.А.
ул. Карла Маркса, 66,
г. Хабаровск, 680000
тел. 32-96-58, 23-43-94, ул. Алеутская, 10 а,
ОКПО 04021660 г. Владивосток, ГСП, 690600
22.05.98 N 1.21/134
На N _____ от _______
О предоставлении сведений о
винокуренном заводе Богданова
г. Хабаровска
В связи с написанием исторической справки об АООТ "Спиртовик"
просим Вас предоставить сведения об истории винокуренного завода
Богданова за период с 1906 по 1938 годы включительно, с которого
начиналось акционерное общество.
Управляющий делами Личная подпись В.В.Шевцова
Приложение 21
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА - ПРОСЬБЫ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ Управляющему делами
ГОРОДА ХАБАРОВСКА администрации г. Хабаровска
Шевцовой В.В.
ОБЪЕДИНЕННЫЙ
МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ
АРХИВ
ул. Калинина, 110, г. Хабаровск, 680028
тел.: 23-64-75, 32-65-40
02.01.98 N 7-14/34
На N ________ от _______
Об установке охранно - пожарной
сигнализации
В целях более надежного обеспечения сохранности архивных
документов, предотвращения краж и хищений, участившихся в
последнее время, а также пресечения преступных посягательств на
работников прошу Вашего разрешения оборудовать средствами
охранно-пожарной сигнализации все помещения объединенного
межведомственного архива и обратиться с соответствующим
ходатайством в управление внутренних дел Кировского района.
Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая
Приложение 22
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ Мэру г. Хабаровска
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Филиппову П.Д.
ОБЪЕДИНЕННЫЙ
МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ Управляющему делами
АРХИВ администрации г. Хабаровска
Шевцовой В.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
22.05.98 N 7-14/34
О состоянии делопроизводства
администрации г. Хабаровска
Во исполнение постановления Главы администрации города от
17.10.94 N 3607 "О совершенствовании делопроизводства и
обеспечении сохранности документов" объединенным межведомственным
архивом совместно с секретариатом администрации города была
проведена следующая работа: оказана методическая и практическая
помощь отделам, управлениям и комитетам администрации города в
создании экспертных комиссий, проведении экспертизы ценности
документов, разработке индивидуальных инструкций о
делопроизводстве, составлении номенклатур дел.
К сожалению, принятых мер оказалось недостаточно. Уровень
состояния делопроизводства, как показала проверка в 1997 году,
особенно в части подготовки и оформления организационно -
распорядительных документов, продолжает оставаться низким, также
имеют место случаи незаконного уничтожения документов постоянного
срока хранения ...
На основании вышеизложенного считаю, что в аппарате управления
должна быть создана структура, осуществляющая контроль за
состоянием делопроизводства...
Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая
Приложение 23
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО ОБЩЕГО БЛАНКА
ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Герб Герб
края города
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
_____________ N _____________
г. Хабаровск
-- -¬
Приложение 24
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО ОБЩЕГО БЛАНКА
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
Герб Герб
края города -- -¬
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
_________ N _________
г. Хабаровск
-- -¬
Приложение 25
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА РЕШЕНИЯ
ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Герб Герб
края города
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
РЕШЕНИЕ
_____________ N _____________
г. Хабаровск
-- -¬
Приложение 26
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
МЭРА Г. ХАБАРОВСКА
Герб Герб
края города
МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________ N _____________
г. Хабаровск
-- -¬
Приложение 27
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ул. Карла Маркса, 66,
г. Хабаровск, 680000
тел. 23-64-75, факс 32-53-46,
root@mayor.kht.ru
ОКПО 04021660
_________ N ___________
На N ________ от ______
-- -¬
Приложение 28
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА
ХАБАРОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Герб Герб
края города
ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000
тел. 23-63-47, факс 32-53-46, каб. 218, ОКПО 04021660
____________ N __________ На N ________ от _____________
-- -¬
-- -¬
Приложение 29
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗОЛЮЦИИ
(ФОРМАТ А6)
----------------------------------------¬
¦ НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ¦
¦ КОМПЬЮТЕРНО - ИНФОРМАЦИОННОГО ¦
¦ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ¦
¦ КОНТРОЛЬНО - ПРАВОВОГО УПРАВЛЕНИЯ ¦
¦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ¦
¦ ¦
¦ САБИТОВА ¦
¦ ЛЮБОВЬ ГЕННАДЬЕВНА ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L----------------------------------------
Приложение 30
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН
НА ПРОДОЛЬНОМ БЛАНКЕ ФОРМАТА А4
35 мм 10 мм
----------------------------------------------------¬
¦ -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦ ^
¦ 01 02 03 13 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦
¦ ¦06 07 04 05 08 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ 09 10 11 12 ¦ ¦
¦ + - - - - - - - -T- - - - T - - - - - - - + ¦ ¦
¦ 14 15 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ < ----------- > <------------ > ¦ ¦
¦ ¦ 73 мм ¦ ¦ 78 мм ¦ ¦ ¦
¦ 18 - - - - - - - - ¦ ¦
¦ 17 ¦ ¦16 ¦ ¦ ¦297 мм
¦ + - - - - - - - - L - - - - - - - ¦ ¦
¦ ^ 19 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ мм ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ v ¦ ¦ ¦
¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦
¦20 мм 20 21 24 ¦ ¦ ¦
¦ ^ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦
¦ ¦ ¦22 23 25 ¦ ¦ ¦
¦ 40 ¦ 26 ¦ ¦
¦ мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ ¦ 27 28 29 ¦ ¦
¦ v L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- ¦ v
L----------------------------------------------------
<------------------------------------------------>
210 мм
Приложение 31
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН
НА УГЛОВОМ БЛАНКЕ ФОРМАТА А4
35 мм <--- 73 мм -- > <--- 78 мм --- > 10 мм
----------------------------------------------------¬
¦ -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦ ^
¦ 01 02 03 ¦ ¦ 13 ¦ ¦
¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ ¦06 07 ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦
¦ 04 05 ¦ ¦ ¦
¦ ¦08 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 09 10 ¦ ¦ ¦
¦ ¦11 12 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ - - - - - - - - ¦ ¦ ¦
¦ ¦17 ¦ ¦ 16 ¦ ¦
¦ 18 + - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦297 мм
¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ ^ 19 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ мм ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ v ¦ ¦ ¦
¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦
¦20 мм 20 21 24 ¦ ¦ ¦
¦ ^ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦
¦ ¦ ¦22 23 25 ¦ ¦ ¦
¦ 40 ¦ 26 ¦ ¦
¦ мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦
¦ ¦ 27 28 29 ¦ ¦
¦ v L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- ¦ v
L----------------------------------------------------
<------------------------------------------------>
210 мм
Приложение 32
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ
---T--------------T--------------------------------------------------T--------------------------------T-----------¬
¦NN¦ Наименование ¦ Поступление ¦ Выдача ¦Примечание ¦
¦пп¦вида гербового+-----------T---------T-------------T------T-------+------T-------T------T----------+(отметка об¦
¦ ¦ бланка ¦ Дата ¦ Номер ¦Наименование ¦Кол-во¦Серия и¦Кол-во¦Серия и¦Кому ¦Расписка в¦уничтожении¦
¦ ¦ ¦поступления¦сопровод.¦организации -¦ экз. ¦ номер ¦ экз. ¦номер ¦выдано¦получении ¦ и т.д.)¦
¦ ¦ ¦ ¦документа¦ поставщика ¦ ¦бланка ¦ ¦бланка ¦(ФИО) ¦ и дата ¦ ¦
+--+--------------+-----------+---------+-------------+------+-------+------+-------+------+----------+-----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
L--+--------------+-----------+---------+-------------+------+-------+------+-------+------+----------+------------
Приложение 33
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОДЕМНОЙ СВЯЗИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
1. Документ подлежит передаче по электронной почте только в
случае, если на нем есть резолюция:
- мэра г. Хабаровска;
- вице - мэра г. Хабаровска;
- заместителей мэра;
- управляющего делами администрации;
- начальников отделов и управлений администрации.
2. Передаче по электронной почте подлежат документы,
содержащие информацию, требующую оперативного ознакомления
абонента. К таким документам относятся:
- постановления мэра;
- различная информация, требующая оперативного исполнения;
- информация межрегионального и международного значения.
3. Документ, подлежащий передаче по электронной почте, должен
быть набран в текстовом редакторе WORD или в электронных таблицах
EXCEL. На документе обязательно должен присутствовать колонтитул,
содержащий в себе название и дату создания файла. Документ должен
быть представлен в двух видах: в виде твердой копии (на бумажном
носителе) с резолюцией соответствующего руководителя и в
электронном виде на дискете формата 1,44 Мбайт.
4. Передача информации.
Оператор обязан зарегистрировать в журнале учета передаваемой
информации по электронной почте:
- с использованием какой почты (INTERNET или ГАС "Выборы"
"DIMAIL") отправлена информация;
- куда;
- название файла (название документа).
На документе ставится штамп с указанием исходящего номера и
даты отправки. Сам документ подшивается в специальную папку в
отделе компьютерно - информационного обеспечения.
5. Прием информации.
При приеме информации, полученной по электронной почте,
оператор обязан:
- зарегистрировать полученную информацию в журнале
регистрации, указав вид электронной почты (INTERNET или ГАС
"Выборы" "DIMAIL"), дату, от кого получена информация, название
файла, название документа;
- сообщить адресату о получении информации и выяснить есть ли
у данного подразделения техническая возможность считать полученную
информацию и в случае отсутствия таковой распечатать ее;
- передать адресату полученную информацию, используя почтовый
ящик адресата, организованный на сервере.
Приложение 34
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ
-----------------------------------------------------------------¬
¦УПБ Корреспондент: ¦
¦ ¦
¦Дата регистрации: 30.07.98 Дата вх. документа: 28.07.98¦
¦Регистрационный номер: 5311-1.12 Номер вх. документа: 1281 ¦
¦ ¦
¦ Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦О приравнивании условий оплаты труда работников ¦
¦административно - технической инспекции к муниципальным ¦
¦служащим ¦
¦ ¦
¦ Кому направлен: ¦
¦ ¦
¦Филиппов Казаченко 31.07.98 * Чукалкину 03.08.98 ¦
¦ ¦
¦ Исполнение: ¦
¦ ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 35
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Законы, Указы Президента, постановления Правительства
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
Распоряжения, указания, письма Правительства Российской
Федерации, постановления и письма министерств Российской
Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5-7 дней при
условии подготовки по ним постановлений, распоряжений.
Законы Хабаровского края, постановления Законодательной Думы
Хабаровского края - согласно указанному в них сроку.
Решения Хабаровской городской Думы, постановления и
распоряжения главы администрации края, мэра города, глав
администраций районов - согласно указанному в них сроку.
Запросы, заявления и письма депутатов Государственной Думы,
Законодательной Думы Хабаровского края и Хабаровской городской
Думы, не требующих дополнительного изучения и проверки, -
безотлагательно; до 30 дней - по остальным письмам и запросам.
Рекомендации коллегии при мэре города - согласно указанному в
них сроку.
Исходящие инициативные документы по основным вопросам
деятельности - согласно указанному в них сроку.
Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и
организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
Письма предприятий, учреждений, организаций - 30 дней.
Предложения, заявления и жалобы граждан:
- безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим
проверки и дополнительного изучения;
- до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям.
Критические замечания и предложения, высказанные участниками
совещаний, а также содержащиеся в выступлениях печати, - до 1
месяца.
Телеграммы, телефаксы - от 2 до 5 дней.
Приложение 36
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИТОГОВОЙ
ЗАПИСИ К НЕЙ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
НА 1998 ГОД
Сроки хранения в номенклатуре дел проставлены в соответствии с
Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Москва 1998 г.
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Управляющий делами
администрации г. Хабаровска
НОМЕНКЛАТУРА Личная подпись
ДЕЛ В.В.Шевцова
Дата
20.12.97 N 1-14
г. Хабаровск
На 1998 год
--------T---------------------T---------T------------T-----------¬
¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок ¦Примечание ¦
¦ дела ¦ ¦ дел ¦ хранения и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статьи по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+-------+---------------------+---------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+---------------------+---------+------------+-----------+
¦ ¦1. СЕКРЕТАРИАТ ¦ ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦минования ¦ ¦
¦1-1 ¦Постановления главы ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦
¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦присланные для ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦сведения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-2 ¦Постановления главы ¦ ¦Постоянно ¦ ¦
¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦
¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦касающиеся ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-3 ¦Распоряжения главы ¦ ¦До ¦ ¦
¦ ¦администрации ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦присланные для ¦ ¦ст.8 ¦ ¦
¦ ¦сведения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-4 ¦Распоряжения главы ¦ ¦Постоянно ¦ ¦
¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦
¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦касающиеся ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-5 ¦Постановления Мэра ¦ ¦Постоянно ¦ ¦
¦ ¦города и документы ¦ ¦ст.8 ¦ ¦
¦ ¦к ним ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1-6 ¦... ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+---------------------+---------+------------+------------
Начальник секретариата Личная подпись Н.П.Бесхлебная
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЦЭК администрации г. Хабаровска ЭПМК управления по делам архивов
Протокол от _____ N __________ администрации Хабаровского края
Протокол от _______ N _________
Итоговая запись о категориях
и количестве дел, заведенных в 1998 году
-------------------------------T-----T---------------------------¬
¦ ¦ ¦ В том числе ¦
¦ По срокам хранения ¦Всего+------------T--------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой ЭПК¦
+------------------------------+-----+------------+--------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------------+-----+------------+---------------
Начальник секретариата Личная подпись Н.П.Бесхлебная
Дата
Приложение 37
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА РУКОВОДИТЕЛЯ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ И СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ (ЭК)
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
ПРИКАЗ
01.08.97 N 57
г. Хабаровск
О назначении ответственного за
делопроизводство и архив и
создании экспертной комиссии
(ЭК)
Во исполнение законодательных и иных нормативно - правовых
актов РФ по архивному делу, а также Законов Хабаровского края от
31.01.96 N 19 "Об архивном фонде Хабаровского края и архивах", от
26.03.97 N 8 "Об административной ответственности за
правонарушения в области архивного дела", в целях обеспечения
контроля за состоянием и сохранностью документов, правильной
организации текущего делопроизводства
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за делопроизводство и архив
Шуваеву И.Ю., главного специалиста по общим вопросам технического
отдела.
2. Вменить в обязанность Шуваевой И.Ю. организацию текущего
делопроизводства и контроль за обеспечением сохранности
документов.
3. Ежегодно, до 25 декабря, представлять мне на утверждение
номенклатуру дел.
4. Утвердить состав экспертной комиссии (приложение 1) и
Положение о ней (приложение 2).
5. Членам экспертной комиссии:
5.1. Ежегодно, после завершения делопроизводственного года,
проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам
экспертизы составлять описи на дела свыше 10 лет хранения. Описи
представлять на рассмотрение экспертной комиссии. Уничтожение
документов производить после утверждения мною акта о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
5.2. Работу экспертной комиссии ежегодно планировать,
заседания ее протоколировать.
6. Контроль за исполнением приказа возложить на
Самарского В.И., заместителя начальника управления.
Начальник управления Личная подпись Г.И.Микичура
Приложение 38
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПЛАНА РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ Начальник управления
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО Личная подпись
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ Г.И.Микичура
ЖИЛИЩНОГО ФОНДА Дата
ПЛАН
10.11.97 N 7-2
г. Хабаровск
Работы экспертной комиссии на
1998 год
-----T------------------------T----------T------------T----------¬
¦ N ¦Наименование мероприятия¦ Срок ¦Исполнитель ¦Примечание¦
¦ пп ¦ ¦исполнения¦ ¦ ¦
+----+------------------------+----------+------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+------------------------+----------+------------+----------+
¦1. ¦Рассмотреть на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦заседаниях ЭК: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.1.¦Опись дел по личному ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦
¦ ¦составу за 1991-1995 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦годы и опись личных дел ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦уволенных сотрудников за¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦19990-1996 годы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.2.¦Акт о выделении к ¦декабрь ¦Гущен А.П. ¦ ¦
¦ ¦уничтожению документов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦с истекшими сроками ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.3.¦Номенклатуру дел на ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦
¦ ¦1999 год ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.4.¦Положение об ЭК ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.5.¦Инструкцию о ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦делопроизводстве ¦ноябрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1.6.¦... ¦ ¦ ¦ ¦
L----+------------------------+----------+------------+-----------
Секретарь экспертной Личная подпись И.Ю.Шуваева
комиссии
Приложение 39
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ
ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
ПРОТОКОЛ
11.12.98 N 5
г. Хабаровск
Заседания экспертной комиссии
Председатель - Самарский В.И., заместитель начальника управления,
секретарь - Шуваева И.Ю., главный специалист по общим вопросам
технического отдела,
члены: Гущен А. П., начальник технического отдела,
Девятова З.А., начальник финансово -
экономического отдела, Дьякова Л.А., начальник
жилищного отдела, Муравьев И.А., начальник отдела
коммунального хозяйства.
Повестка дня:
1. Рассмотрение номенклатуры дел управления жилищно -
коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда на 1999
год.
Доклад Шуваевой И.Ю.
2. Рассмотрение описи дел по личному составу за 1991-1995
годы.
Доклад Шуваевой И.Ю.
3. Рассмотрение акта о выделении дел к уничтожению.
Доклад Гущена А.П.
1. СЛУШАЛИ:
Шуваеву И.В. - она проинформировала о порядке составления
номенклатуры дел управления на 1999 год, которая разработана в
соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения"
(М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989 г.).
ВЫСТУПИЛИ:
Муравьев И.А. - (краткая запись выступления от третьего лица).
РЕШИЛИ:
1. Номенклатуру дел на 1999 год одобрить, представить ее на
утверждение начальнику управления.
2. Рекомендовать специалистам управления формировать дела в
строгом соответствии с номенклатурой дел.
3. Провести проверку формирования дел в структурных
подразделениях управления в 1 квартале 1999 года.
2. СЛУШАЛИ:
Шуваеву И.Ю. - она проинформировала об итогах экспертизы
ценности документов за 1991-1995 годы.
ВЫСТУПИЛИ:
Дьякова Л.А. - (краткая запись выступления от третьего лица).
РЕШИЛИ:
1. Опись дел по личному составу за 1991-1995 годы в количестве
20 дел и опись личных дел уволенных работников за 1990-1996 годы в
количестве 16 дел одобрить и представить на утверждение начальнику
управления.
3. СЛУШАЛИ:
Гущена А.П. - он проинформировал комиссию об организации и
проведении работы по отбору документов с истекшими сроками
хранения к уничтожению.
ВЫСТУПИЛИ:
Дьякова Л.А. - (краткая запись выступления от третьего лица).
РЕШИЛИ:
1. Одобрить акт от 01.06.97 N 2 о выделении к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения за 1991-1995 годы и
представить его на утверждение начальнику управления. После
утверждения акта все документы, отобранные к уничтожению, сдать на
переработку на предприятие "Вторсырье".
Председатель Личная подпись В.И. Самарский
Секретарь Личная подпись И.Ю.Шуваева
Приложение 40
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДЕНО
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ Приказ начальника управления
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО от 01.08.97 N 57
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ
ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
ПОЛОЖЕНИЕ
01.08.97 N 8
г. Хабаровск
О постоянно действующей экспертной
комиссии управления жилищно -
коммунального хозяйства и
эксплуатации жилищного
фонда
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе
ценности документов управления и отбору их на хранение и к
уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия
(ЭК).
1.2. ЭК является совещательным органом. Решения комиссии
вступают в силу после утверждения их начальником управления, а в
необходимых случаях - центральной экспертной комиссией (ЦЭК)
администрации г. Хабаровска.
1.3. ЭК назначается приказом начальника управления. В состав
ЭК включаются начальники отделов управления под председательством
заместителя начальника управления. Секретарем комиссии назначается
должностное лицо, отвечающее за делопроизводство.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется:
- законодательными и иными нормативно - правовыми актами РФ,
края и города по архивному делу;
- основными положениями государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ М. 1991 г.);
- ГОСТом Р 6.30-97;
- правилами, инструкциями и указаниями архивных органов;
- инструкцией о делопроизводстве и номенклатурой дел
управления;
- типовыми и ведомственными перечнями документов;
- настоящим Положением.
2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1. Ежегодно организует и проводит отбор документов
управления для дальнейшего хранения и к уничтожению.
2.2. Рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих дальнейшему хранению, управления, а также
подведомственных предприятий.
2.3. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и определении сроков хранения документов, не
представленных перечнями, выносит решение о представлении этих
предложений на утверждение ЦЭК администрации города.
2.4. Принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов
индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений
управления, а также других методических пособий по вопросам
организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности
и подготовки документов для последующего хранения и использования.
2.5. Осуществляет контроль за работой экспертных комиссий
подведомственных управлению предприятий, оказывает им методическую
и практическую помощь в составлении номенклатур дел, описей,
организации хранения и учета документов.
3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертной комиссии предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать
указания структурным подразделениям управления и экспертным
комиссиям подведомственных предприятий по вопросам отбора
документов на хранение и к уничтожению, упорядочения и передачи их
в архив.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
управления розыска недостающих дел, предоставления письменного
объяснения в случае их отсутствия.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений управления и
подведомственных предприятий сведения, необходимые для определения
ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации работников
делопроизводства, председателей экспертных комиссий
подведомственных предприятий по вопросам состояния
делопроизводства, учета и сохранности дел.
3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и
экспертов специалистов управления и подведомственных предприятий,
а также, в случае необходимости, работников архивных учреждений.
3.6. Принимать участие в организации и проведении общественных
смотров и проверок состояния делопроизводства управления и
подведомственных предприятий.
3.7. Информировать начальников структурных подразделений
управления о деятельности ЭК.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Экспертная комиссия работает в контакте с ЦЭК
администрации города и государственным архивом Хабаровского края.
4.2. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с
планом, утвержденным начальником управления, и отчитывается перед
ним о проделанной работе.
4.3. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже
двух раз в год.
4.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются
председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником
управления.
4.5. Решения принимаются большинством голосов. При разделении
голосов поровну спорные вопросы разрешаются в пределах
установленной компетенции начальником управления.
Обязательному согласованию с ЦЭК администрации города
подлежат:
- решения ЭК об одобрении описей дел;
- проекты типовых и примерных номенклатур дел;
- предложения об изменении сроков хранения документов,
установленных типовыми и ведомственными перечнями и номенклатурами
дел;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными
номенклатурами дел.
К документам, направляемым на рассмотрение ЦЭК, прилагается
выписка из протокола заседания ЭК управления.
4.6. Решения ЭК, принимаемые по результатам работы экспертных
комиссий подведомственных предприятий, доводятся до сведения их
руководителей.
4.7. Ведение делопроизводства ЭК и хранение документов
возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 41
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Герб Герб
края города
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА Начальник управления
УПРАВЛЕНИЕ Личная подпись
ЖИЛИЩНО - КОММУНАЛЬНОГО Г.И.Микичура
ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ Дата
ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
АКТ
11.10.96 N 5
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании Перечня типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения
(М., 1989) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно -
исторической ценности и утратившие практическое значение документы
управления жилищно - коммунального хозяйства и эксплуатации
жилищного фонда
-----T-------------------------T--------------T-------T---------T----------¬
¦ N ¦ Заголовок дела или ¦ Дата дела ¦Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦
¦ пп ¦групповой заголовок дел ¦или крайние ¦ дел ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ даты дел ¦ ¦ дела и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+----+-------------------------+--------------+-------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+-------------------------+--------------+-------+---------+----------+
¦1. ¦Полугодовые, квартальные,¦1973, 1974, ¦ 9 ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦месячные отчеты о ¦1976-1978, ¦ ¦ст.293 в ¦ ¦
¦ ¦производстве продукции ¦1980, 1983, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и ее реализации ¦1985, 1986 гг.¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2. ¦Полугодовые, квартальные,¦1981, 1982, ¦ 7 ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦месячные отчеты по ¦1984, ¦ ¦ст.293 в ¦ ¦
¦ ¦труду ¦1986-1988, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦1990 гг. ¦ ¦ ¦ ¦
¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦39. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-------------------------+--------------+-------+---------+-----------
Итого 39 (тридцать девять) дел за 1973 - 1990 годы.
Описи дел по личному составу согласованы с ЭМК госархива
Хабаровского края.
Главный специалист по общим
вопросам технического отдела,
ответственный за делопроизводство
и архив Личная подпись И.Ю.Шуваева
11.10.96
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК управления
от 11.11.96 N 2
Документы в количестве 39 (тридцати девяти) дел сданы на базу
"Вторсырье" на переработку по приемо - сдаточной накладной от
20.11.96 N 110.
Изменения в учетные документы внесены.
Главный специалист по общим
вопросам технического отдела,
ответственный за делопроизводство
и архив Личная подпись И.Ю.Шуваева
22.11.96
Приложение 42
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ДЕЛО N 1-5
ПОСТАНОВЛЕНИЯ МЭРА ГОРОДА
И ДОКУМЕНТЫ К НИМ
1997 год
на 150 листах
ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО
Приложение 43
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
ФОНД N ________ УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
ОПИСЬ N 1 администрации
дел постоянного хранения г. Хабаровска
администрации г. Хабаровска Личная подпись
за 1995 год В.В.Шевцова
Дата
----T------T--------------------------T----------T------T----------¬
¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела ¦Кол-во¦Примечание¦
¦пп ¦ дела ¦ ¦ ¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ ¦
+---+------+--------------------------+----------+------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+--------------------------+----------+------+----------+
¦568¦ 1-3 ¦Постановления NN 1 - 41 ¦ 4-10 ¦ 242¦ ¦
¦ ¦ ¦главы администрации города¦ январь ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦и документы к ним ¦ 1995 г.¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦569¦ 1-3 ¦Постановления NN 42 - 60 ¦ 10-11 ¦ 195¦ ¦
¦ ¦ ¦главы администрации города¦ январь ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦и документы к ним ¦ 1995 г.¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦...¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦603¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+--------------------------+----------+------+-----------
В данный раздел описи внесено 36 (тридцать шесть) дел с N 568 по
N 603.
Главный специалист секретариата,
ответственный за архив
10.10.96 Т.М.Охрименко
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
ЭПМК управления по делам архивов ЦЭК администрации
администрации Хабаровского края г. Хабаровска
Протокол от 15.10.96 N 11 Протокол от 13.10.96 N 3
Приложение 44
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОБРАЗЕЦ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ФОНД N ________ УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
ОПИСЬ N администрации
дел по личному составу г. Хабаровска
администрации г. Хабаровска Личная подпись
за 1995 год В.В.Шевцова
Дата
----T------T---------------------T-------T--------T-------T----------¬
¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата ¦ Срок ¦Кол-во ¦Примечание¦
¦пп ¦дела ¦ ¦ дела ¦хранения¦листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле ¦ ¦
+---+------+---------------------+-------+--------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+---------------------+-------+--------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ 1995 год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦21.¦ 1-6 ¦Распоряжения Мэра ¦1995 г.¦75 лет ¦ 142 ¦ ¦
¦ ¦ ¦города по личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦22.¦ 1-7 ¦Приказы администрации¦1995 г.¦75 лет ¦ 195 ¦ ¦
¦ ¦ ¦города по личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦23.¦ 8-11 ¦Лицевые счета ¦1995 г.¦75 лет ¦ 103 ¦ ¦
¦ ¦ ¦работников ¦ ¦в ЭПК ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦28.¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+---------------------+-------+--------+-------+-----------
В данный раздел описи внесено 7 (семь) дел с N 21 по N 28.
Главный специалист секретариата, Т.М.Охрименко
ответственный за архив
10.10.96
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
ЦЭК администрации г. Хабаровска ЭПМК управления по делам архивов
Протокол от 13.11.96 N 3 администрации Хабаровского края
Протокол от 15.12.96 N 11
Приложение 45
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в администрации и Думе используются
гербовая и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации и оформления
отправки документов используются соответствующие штампы.
Изготовление гербовой и других печатей и штампов администрации
города производится на основании поручения мэра города.
Письмо - заявка на изготовление печатей и штампов с
приложением образцов печатей и штампов, согласованных с
управляющим делами, передаются секретариатом учреждению -
исполнителю.
Изготовленные печати и штампы выдаются секретариатом под
расписку руководителям структурных подразделений.
Гербовая печать администрации города проставляется только на
документах, подписанных председателем Думы, мэром города, его
заместителями, управляющим делами и секретарем Думы.
Гербовая печать проставляется на служебных удостоверениях,
платежных поручениях, других финансовых документах на получение
денежных средств и в иных установленных случаях.
На копиях распорядительных актов мэра города и решений Думы
проставляется печать секретариата.
На копиях документов по личному составу, в трудовых книжках
при увольнении работника и в других определенных случаях ставится
печать отдела кадров.
Оттиск печати проставляется на документах в строго
определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
При оформлении входящей корреспонденции на документах,
поступивших в секретариат администрации, проставляется штамп
установленного образца; при оформлении отправки корреспонденции на
конвертах проставляется штамп с наименованием и почтовым адресом
администрации.
Печати и штампы должны храниться в несгораемых шкафах или
сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и
использования печатей и штампов в подразделениях администрации
возлагается на их руководителей.
При смене руководителя подразделения печати и штампы
передаются по акту.
В случае реорганизации, ликвидации структурных подразделений
администрации города печати и штампы сдаются в секретариат для
уничтожения. Уничтожение оформляется актом, который
рассматривается комиссией администрации города, подписывается
заведующим секретариатом и утверждается управляющим делами.
Приложение 46
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЖАЛОБАМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ,
ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Особую группу документов, поступающих в администрацию города,
составляют жалобы, заявления, предложения граждан.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и
законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями
органов власти, владельцами различных форм собственности,
должностными лицами и общественными организациями.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных
интересов граждан.
Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение
деятельности органов власти, совершенствование социально -
экономических отношений в крае, городе.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с
указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения
существа предложения, заявления или жалобы также данные о месте
его жительства, работы или учебы. Обращения, не содержащие этих
сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
Жалобы, заявления, предложения граждан рассматривают
структурные подразделения администрации города в соответствии с их
компетенцией.
Руководители подразделений администрации и другие должностные
лица в случаях, когда в обращениях граждан содержатся вопросы, не
относящиеся к их ведению, направляют не позднее, чем в 5-дневный
срок копии этих обращений по принадлежности, извещая при этом
заявителей, куда им нужно обращаться. Руководители администрации,
ее структурных подразделений несут личную ответственность за
организацию рассмотрения обращений граждан.
Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения в
органы или должностным лицам, действия которых обжалуются.
Руководители администрации, структурных подразделений при
получении обращений граждан обязаны:
- внимательно разобраться в их существе, в случае
необходимости запросить нужные документы, направлять работников на
места для проверки, принимать другие меры для объективного
разрешения вопроса;
- сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,
принятых по жалобам, заявлениям, предложениям, а в случае их
отклонения указывать мотивы, по просьбам граждан разъяснять
порядок обжалования;
- систематически, 1 раз в квартал, анализировать и обобщать
жалобы, заявления, предложения граждан по курируемому направлению
городского хозяйства с целью своевременного выявления и устранения
причин, порождающих жалобы, изучения общественного мнения и
совершенствования работы подведомственных отделов, предприятий,
учреждений.
Заявления и жалобы разрешаются в срок до 1 месяца со дня
поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 10 дней.
Обращения и запросы депутатов Государственной Думы,
Законодательной Думы Хабаровского края, Хабаровской городской Думы
разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня
поступления.
Все поступающие в администрацию на имя мэра города письменные
обращения граждан принимаются и учитываются приемной по жалобам
администрации города, которая является структурным подразделением
управления делами.
Приемная по жалобам администрации города:
- проверяет правильность адресования корреспонденции;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов,
скрепкой к тексту письма подкалывает конверт;
- проставляет регистрационный штамп в нижней части лицевой
стороны первого листа обращения;
- вникает в содержание каждого обращения и заводит на него
учетно - регистрационную карточку;
- заводит накопительную папку на каждое обращение граждан, в
которую помещает оригинал обращения, документы (если они приложены
автором), контрольно - регистрационную карточку и все материалы,
связанные с разрешением жалобы, заявления, предложения;
- готовит материалы по рассмотренным и разрешенным обращениям
в архив. На учетной карточке в графе "Направлено" в этом случае
делается отметка "В дело". На письме (в правом нижнем углу первого
листа) указывается причина направления обращения в архив, делается
отметка "В дело" с указанием его индекса по номенклатуре, даты
исполнения и фамилии исполнителя;
- вносит данные о поступивших обращениях (согласно
регистрационно - контрольной карточке и соответствующей программе)
в компьютер;
- готовит обзоры поступивших обращений, аналитические записки
и информации по территориям и отдельным темам;
- готовит на имя мэра города ежемесячно справки по итогам
рассмотрения жалоб, заявлений и предложений, ежеквартально и
ежегодно - статистический отчет.
В регистрационно - контрольной карточке:
- указываются фамилия и инициалы ответственного за
рассмотрение обращения, дата поступления обращения, которая
переносится со штампа регистрации. Фамилия и инициалы заявителя
пишутся в именительном падеже, указывается его адрес.
Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются
первые три фамилии и общее число авторов. Такое обращение
считается коллективным. Адрес указывается одного из авторов.
Коллективными являются также бесфамильные обращения от имени
администрации предприятий, организаций, а также резолюции
митингов, собраний. В графе "Тип автора" учетной карточки
указывается "коллективное";
- делается отметка о том, кому адресовано обращение (мэру
города, его заместителям) в зависимости от характера обращения;
- определяется и отмечается социальное положение и льготный
состав авторов обращений (кроме коллективных);
- составляется аннотация на обращение. Она должна быть
лаконичной, краткой, отражать основное содержание жалобы,
заявления, предложения. В графе "Аннотация" указывается также
количество листов письма;
- проставляется шифр темы согласно утвержденному
классификатору тем обращений. Тематический шифр и подшифр должны
соответствовать аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то
все они шифруются;
- определяется и отмечается тип обращения: жалоба, заявление,
предложение;
- заполняется графа "Направлено" с соблюдением юридических
требований к написанию наименований должности, государственных
органов, организаций и учреждений, кому или куда направляется
обращение.
Руководители подразделений администрации города:
- рассматривают в день поступления жалобы, заявления,
предложения граждан по вопросам, входящим в их компетенцию
согласно распределению обязанностей и в соответствии с положениями
об отделах, управлениях, комитетах, департаментах администрации;
- дают поручения должностным лицам по разрешению вопросов,
содержащихся в жалобах, заявлениях, предложениях, о чем делается
соответствующая отметка в контрольно - учетной карточке.
Приемная по жалобам пересылает копии обращений граждан с
резолюцией руководителя ответственным исполнителям в срок не
позднее 5 дней со дня поступления документа в администрацию.
Информация о переданных на исполнение обращениях вводится в
компьютер. Автору обращения направляется сообщение (письменно или
устно, если в обращении указан телефон заявителя) о том, кому
направлен документ на исполнение.
Ответственный исполнитель в установленные законодательством
сроки организует решение вопросов, поставленных в обращениях
граждан, готовит разъяснения или обоснования в отказе. При
необходимости должностное лицо, которому поручено разрешение
обращения, привлекает специалистов, создает комиссии, проводит
совещания, выезжает для лучшего ознакомления с ситуацией на место.
Ответственный исполнитель готовит материалы об итогах
рассмотрения обращений граждан, где даются полные ответы на все
поставленные вопросы.
Материалы направляются на имя руководителя администрации,
давшего поручение должностному лицу, за подписью исполнителя.
Руководитель администрации знакомится с представленными
материалами, делает в случае необходимости замечания, дает
дополнительные поручения.
Исполнитель в соответствии с резолюцией дорабатывает материалы
и готовит ответ за подписью руководителя администрации, которому
обращение передано на рассмотрение.
Ответ на обращение печатается на бланке письма администрации
города и со всеми материалами, отражающими работу по разрешению
жалобы, заявления, предложения (копии запросов, ответы на запросы,
протоколы совещаний, акты обследований и пр.) передаются в
приемную по жалобам.
Приемная по жалобам администрации города направляет ответ
заявителю, материалы и копию ответа - в накопительную папку. В
случаях, когда все вопросы, содержащиеся в обращении, разрешены,
накопительная папка с материалами направляется в архив, о чем
делается соответствующая отметка в регистрационно - контрольной
карточке и вносится в компьютерную базу данных.
В случаях, когда на обращения граждан даются ответы с
указанием сроков исполнения поставленных вопросов (гарантии),
данные обращения остаются на контроле до исполнения гарантий,
после чего материалы направляются в архив.
Приложение 47
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
НАПИСАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ СЛОВ
И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
Требования к употреблению сокращений слов
и наименований
В постановлениях, распоряжениях мэра города следует избегать
употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов,
учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их
официальным наименованием. В приложениях к постановлениям и
распоряжениям все сокращения слов и наименований должны быть
общепринятыми, например: МИД России, МВД России.
В официальных документах не допускается употребление
сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования
органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного
документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках
сокращенное наименование, например: подразделение Администрации
города (далее именуется - подразделение Администрации).
Написание буквенных аббревиатур
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и
пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МГТС, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся
прописными буквами, если образованы от имени собственного,
например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); строчными
буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз
(вуза).
Требования к сокращению часто употребляемых
слов и величин
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми,
а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:
1) названия единиц измерения (при цифрах):
метр - м тонна - т
миллиметр - мм гектар - га
килограмм - кг секунда - с
грамм - г центнер - ц
2) различные обозначения:
область - обл. миллион - млн.
район - р-н (при названии) миллиард - млрд.
город - г. рубль - р. (руб.)
поселок - пос. железнодорожный - ж.д.
село - с (при названии) страница - с. (при цифрах)
проспект - просп. таблица - таб.
площадь - пл. рисунок - рис.
дом - д. другой (другие) - др.
корпус - корп. смотри - см.
подъезд - под. прочее - пр.
этаж - эт. и тому подобное - и т.п.
кабинет - каб. пункт - п. (в машинописи - пт)
комната - к. то есть - т.е.
год, годы - г, гг. (при цифрах) и так далее - и т.д.
тысяча - тыс.
Округление числовых значений величин до первого, второго,
третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,
размеров, видов одного названия, как правило, должно быть
одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов,
должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие
принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр
слов год, годы необходимо сокращать и слова век, века после цифр,
обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,
например: Иванов В.В., она и в дальнейшем должна писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от
фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
Приложение 48
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Хабаровской
городской Думе и администрации
города Хабаровска
ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДАТ, ЧИСЕЛ
И УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ
Написание дат
Даты и календарные сроки в тексте документов рекомендуется
писать следующим образом:
3 ноября 1997 г., в ноябре 1997 г., в первом полугодии
1997 г., в 1 квартале 1997 г., но: за II месяцев 1997 года, в 1997
году, бюджет на 1997 год, с 1988 по 1997 год, в 1993-1997 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы
пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый
год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии
написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним
слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8
Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в
словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на
восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,
пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,
обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь
строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных
арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,
падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й
класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники
государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание
наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х
классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими
цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается
только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х
годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые
числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов,
глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово
предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на
странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения 6.
Знак номера не ставится перед порядковыми номерами приложений
и таблиц, номерами иллюстраций, глав, страниц, например:
приложение 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по
традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера
конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей,
годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX-XX века, XX
столетие, I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал, X
Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры, XXV
Всемирная ассамблея здравоохранения.
Написание чисел
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие
машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и
буквенно - цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно - цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения
крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс.,
млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной
или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч
шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется
писать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано
сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже
однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г,
580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и
многозначные количественные числительные, в целях унификации
следует и однозначные количественные числительные писать цифрами,
за исключением числительных в косвенных падежах, например: в
библиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не
хватает трех машин, в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений
рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров,
60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях сокращенно: 5 тыс. м,
16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его
частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5
метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей
не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не
штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов.
Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем
составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок,
25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа
1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые
обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами,
например: ... при увеличении скорости в 1,95 раза
производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в
полтора раза").
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,
рекомендуется писать словами, например: получено пачек двести
бумаги..., ... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)
справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,
123-45-12 (или 45 12, ..., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются
дефисом или разделяются пробелом, например: 12-45 КУМ, 17-98 ММТ
или 15 51 ОЛМ, Я 12 21 МО, Б 347 00.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта,
например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литер пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский
пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды
ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в
заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа,
процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они
обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не
удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается
применять только в формулах; в тексте документов их необходимо
передавать словами: равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а
также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется
отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую
строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,
процентов, градуса, минуты и секунду от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями
проставляется жесткий пробел.
|
