МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 января 2000 г. N 60-р
О СОЗДАНИИ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
И НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
В целях совершенствования документационного обеспечения
управления, организации контроля за состоянием и сохранностью
документов администрации города
1. Назначить ответственных:
1.1. За документационное обеспечение управления в
администрации города начальника общего отдела Бесхлебную Н.П.
1.2. За обеспечение сохранности документов администрации
города - главного специалиста общего отдела Охрименко Т.М.
2. Вменить в обязанность:
2.1. Бесхлебной Н.П. - контроль за правильным оформлением
документов городской администрации в соответствии с существующими
требованиями.
2.2. Охрименко Т.М. - контроль за организацией работы
экспертных комиссий структурных подразделений администрации
города, обеспечением сохранности документов.
Ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение
управляющего делами администрации города номенклатуру дел.
3. Создать постоянно действующую Центральную экспертную
комиссию администрации города в составе:
председатель - Нестеренко Н.Я., управляющий делами
администрации города
заместитель председателя - Люсая Л.И., начальник архивного отдела
управления делами администрации города
секретарь - Охрименко Т.М., главный специалист
общего отдела управления делами
администрации города
Члены комиссии:
- Бесхлебная Н.П., начальник общего
отдела управления делами администрации
города
- Васильева Л.Н., заместитель начальника
отдела юридической экспертизы
администрации города
- Липатов В.А., начальник кадровой
службы администрации города
- Пустынникова О.А., главный специалист
управления экономики, инвестиций и
промышленной политики администрации
города
4. Утвердить Положение о Центральной экспертной комиссии в
новой редакции согласно приложению.
5. Распоряжение мэра города от 20.02.95 N 52-р "О назначении
ответственного за делопроизводство и архив и об утверждении
Положения о Центральной экспертной комиссии", дополнения и
изменения к нему, утвержденные распоряжениями мэра города от
12.02.97 N 56-р и от 18.06.99 N 636-р - отменить.
И.о. мэра города
В.П.Казаченко
Приложение
к распоряжению
мэра города Хабаровска
от 21 января 2000 г. N 60-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия
(ЦЭК) создается для организации и проведения методической и
практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и
подготовке к передаче на государственное хранение документов
Архивного фонда России, включая управленческую документацию, а
также документы по личному составу администрации города.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом
при управлении делами администрации города. Решения комиссии
вступают в силу после их утверждения управделами администрации
города и являются обязательными для исполнения всеми структурными
подразделениями администрации г. Хабаровска. В необходимых случаях
решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с управлением по делам архивов администрации
Хабаровского края.
1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Основами
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и
архивов, распорядительными документами краевой и городской
администрации, нормативно - методическими документами Росархива,
управления по делам архивов администрации Хабаровского края,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками
хранения, положением о ЦЭК.
1.4. ЦЭК возглавляет управляющий делами администрации города.
Секретарем ЦЭК является главный специалист общего отдела
управления делами администрации города.
Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением мэра города
из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих
структурных подразделений.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
1.5. На основе настоящего Положения структурные подразделения
администрации города разрабатывают индивидуальные положения о
своей экспертной комиссии, которые после согласования с
государственным архивом Хабаровского края утверждаются и вводятся
в действие распорядительным документом руководителя подразделения.
2. Основные задачи ЦЭК
Основными задачами ЦЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов
на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и
формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов
на стадии подготовке их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к
передаче на государственное хранение, в том числе и документов по
личному составу.
3. Основные функции ЦЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет
следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов для
дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по
экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному
хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку
проектам нормативно - методических документов по названным
вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам
администрации города:
- по выявлению владельцев личных архивов в администрации, по
возможной передаче их дневников, записей воспоминаний, других
документов в состав Архивного фонда РФ;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний
старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной
истории администрации города.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и
представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края, а затем на утверждение
управляющего делами администрации города:
- описи дел постоянного хранения управленческой документации;
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими
сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с
отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно;
3.4.2. На согласование с ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края, а затем на утверждение
управляющему делами администрации города:
- сводную номенклатуру дел администрации города;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или повреждении документов постоянного
хранения и по личному составу.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края:
- предложения об изменении сроков хранения категорий
документов, установленных перечнем, и об определении сроков
хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение управляющего делами администрации
города:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими
сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1);
- акты об утрате или повреждении документов по личному
составу.
3.5. Совместно с архивной, делопроизводственной и кадровой
службами проводит для сотрудников структурных подразделений
администрации города консультации по вопросам работы с
документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их
деловой квалификации.
4. Права центральной экспертной комиссии
Центральная экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции проверять и давать
рекомендации структурным подразделениям администрации города и
отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел,
формирования дел и оформления документов в соответствии с
существующими на момент проверки требованиями, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и
по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного
сроков хранения, в том числе и по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов;
- акты об уничтожении дел ЭК структурных подразделений.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению,
об условиях хранения и обеспечения сохранности документов
Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов
и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей
учреждений Государственной архивной службы России, сторонних
организаций.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря
комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство администрации города по
вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЦЭК
5.1. Центральная экспертная комиссия администрации города
работает в тесном контакте с ЭПМК управления по делам архивов
администрации Хабаровского края и государственного архива
Хабаровского края, получает от них соответствующие
организационно - методические указания.
5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному
руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются
на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не
реже, чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются.
Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее
заседании не позднее, чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса
имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют
право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов
присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну
решение принимает председатель ЦЭК и руководство (в необходимых
случаях по согласованию с управлением по делам архивов
администрации Хабаровского края или государственного архива
Хабаровского края).
5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря
комиссии.
|
