МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 февраля 2000 г. N 265
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
В целях дальнейшего совершенствования организации контроля и
исполнения распорядительных документов постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке организации
контроля за исполнением документов в администрации г. Хабаровска.
2. Руководителям структурных подразделений до 01.03.2000
привести в соответствие имеющиеся аналогичные Положения о
контроле.
3. Признать утратившим силу постановление главы администрации
г. Хабаровска от 14.10.93 N 1319 "О Положении об организации
контроля за исполнением документов в аппарате администрации
города, его отделах, комитетах, управлениях, предприятиях,
организациях и учреждениях, расположенных на территории города,
независимо от их подчиненности".
4. Контроль за исполнением постановления возложить на
начальника отдела контроля Леонова В.А.
Мэр города
П.Д.Филиппов
Приложение
к постановлению
мэра города Хабаровска
от 22 февраля 2000 г. N 265
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
1. Термины и понятия, используемые в Положении
Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением
документов с использованием ПЭВМ и программы "Контроль за
исполнением директивных документов".
Внутренний контроль - контроль за исполнением документов
вышестоящих органов.
Документы - постановления, распоряжения и другие документы,
материалы, указанные в п.2.2, подлежащие контролю.
Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на
своевременное, полное и качественное исполнение документов, с
обобщениями и выводами.
Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и
промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в
документах, сроки представления информации в отдел контроля.
Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое
возложена обязанность организации работы и контроля по исполнению
документа.
Структурное подразделение администрации города - администрация
района, департамент, комитет, управление, отдел.
Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена
обязанность по непосредственному исполнению документа.
2. Документы, подлежащие контролю за исполнением
2.1. Необходимость постановки документа на контроль в
администрации города определяет мэр города, отдел контроля.
Заместители мэра города, руководители структурных подразделений
определяют необходимость контроля за документами, поступившими
непосредственно в их адрес и собственных документов.
2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в
администрации города:
- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации,
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,
постановления и распоряжения главы администрации Хабаровского края
с резолюцией мэра на них;
- постановления и распоряжения мэра города;
- поручения мэра города, данные на совещании аппарата
управления;
- другие документы, поручения, указания мэра города, по
которым определены конкретные сроки исполнения;
- решения городской Думы, в которых даны поручения
администрации города;
- письма, заявления, жалобы и обращения граждан;
- резолюции мэра на материалах личного приема руководителей
предприятий, учреждений, организаций и граждан;
- входящая корреспонденция предприятий, учреждений и
организаций;
- критические материалы в средствах массовой информации,
высказанные в адрес администрации.
2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в
структурных подразделениях администрации города:
- документы перечисленные в подпункте 2.2;
- собственные документы.
3. Система контроля за исполнением документов
3.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации
города осуществляется через отдел контроля мэром города.
3.2. Контроль за фактическим исполнением документов по срокам
возлагается на ответственных за исполнение:
3.2.1. В администрации города:
- на заместителей мэра города по своим направлениям
деятельности, управляющего делами. Непосредственную работу по
контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты
и помощники мэра города по направлениям деятельности;
- на консультанта мэра города - за выполнением поручений мэра
города, данных им на совещании аппарата управления;
- на помощника мэра города по правовым вопросам - за
выполнением поручений мэра города на документах по вопросам
взаимодействия с правоохранительными и административными органами;
- на общий отдел управления делами - за входящую
корреспонденцию предприятий, учреждений, организаций;
- на приемную по жалобам - за письмами, жалобами и обращениями
граждан, резолюциями мэра, отданными на личном приеме.
3.2.2. В структурных подразделениях администрации города - на
руководителей этих структурных подразделений.
3.2.3. Контроль за исполнением в администрации города и ее
структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с
помощью автоматизированной системы контроля.
3.3. Заместители мэра города, управляющий делами несут
ответственность за координацию, общее состояние работы по
контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых
документов в подчиненных им структурных подразделениях
администрации города. Определяют исполнителей, которые
разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых
документов, представляют их, а также информацию о выполнении
контролируемых документов в отдел контроля.
4. Порядок организации контроля за
исполнением документов
4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится
в соответствии с требованиями "Инструкции по документационному
обеспечению в Хабаровской городской Думе и администрации
г. Хабаровска".
4.2. Необходимость контроля за исполнением распорядительных
документов мэра города, сроки представления информации о
выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о
чем указывается в самих документах. Проекты распорядительных
документов в обязательном порядке согласовываются с отделом
контроля.
4.3. Документы, указанные в пункте 4.2, передаются отделу
контроля для постановки их на контроль и оформления контрольной
карточки.
4.3.1. Контрольная карточка является неотъемлемым приложением
распорядительного документа, поставленного на контроль.
4.4. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.
4.5. Срок исполнения документов, если он не определен мэром
города, устанавливается в соответствии с требованиями
приложения N 35 "Инструкции по документационному обеспечению в
Хабаровской городской Думе и администрации г. Хабаровска".
4.6. На распорядительные документы, в которых определены
длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный
за исполнение (исполнитель) оформляет контрольное дело (паспорт).
В дело помещается: план организационных мероприятий по исполнению
документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие
ход выполнения документа.
4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется
ответственным за исполнение в отдел контроля не позднее 7 дней с
момента подписания распорядительного документа мэром города.
Непредставление в установленный срок плана организационных
мероприятий означает задержку исполнения документа.
4.7. Исполнитель в сроки, указанные в плане организационных
мероприятий, представляет ответственному за исполнение отчетные
материалы, отражающие ход исполнения документа.
4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в
контрольной карточке, представляет в отдел контроля на имя мэра
города информацию и отчетные материалы по исполнению документа,
отдельного мероприятия с предложением о снятии документа,
мероприятия с контроля. В информации об исполнении должны быть
отражены конкретные результаты работы и сроки исполнения. Если
документ был адресован для исполнения одновременно нескольким
ответственным за исполнение, обобщенную итоговую информацию по
исполнению с предложением о снятии с контроля в отдел контроля, на
имя мэра города готовит ответственный за исполнение, указанный
первым. Итоговую информацию ответственный за исполнение
согласовывает в структурном подразделении, готовившем документ.
Непредставление в установленный срок информации и материалов
означает задержку исполнения документа.
4.9. При необходимости продления срока исполнения документа в
целом ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до
истечения установленного срока, представляет в отдел контроля на
имя мэра города мотивированную просьбу по этому вопросу и
предложения о новом сроке. В противном случае документ считается
не исполненным в срок.
4.9.1. Отдел контроля проводит экспертизу информации об
исполнении документов, готовит замечания, предложения,
соответствующие проекты распорядительных документов мэру города.
4.9.2. Мэр города своим решением, в форме резолюции на
докладной отдела контроля или принятием распорядительного акта,
устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с
контроля. Принятое мэром города решение доводится отделом контроля
до всех заинтересованных лиц.
4.9.2.1. Снятие документа с контроля не означает его отмену.
Дальнейшая работа и контроль по его исполнению продолжается в
структурном подразделении до выхода распорядительного акта о его
отмене.
4.9.3. Отработанные распорядительные документы вышестоящих
органов снимаются отделом контроля с внутреннего контроля и
хранятся до получения из администрации края подтверждения об их
отмене либо снятии с контроля.
4.9.4. Начальник отдела контроля имеет право принимать решение
о продлении срока исполнения отдельных положений документов, не
выходя в целом за срок исполнения самого документа.
4.10. Контроль за исполнением документов в общем отделе
управления делами осуществляется в соответствии с пунктом N 8
"Инструкции по документационному обеспечению управления в
Хабаровской городской Думе и администрации г. Хабаровска".
4.11. Контроль за исполнением жалоб, заявлений, предложений
граждан в приемной по жалобам администрации города, структурных
подразделениях администрации города осуществляется в соответствии
с приложением N 46 "Инструкции по документационному обеспечению
управления в Хабаровской городской Думе и администрации
г. Хабаровска".
5. Учет и анализ результатов исполнения документов
5.1. Отдел контроля анализирует и обобщает результаты и ход
исполнения документов ответственными за исполнение. Результат
доводится до сведения мэра города:
- еженедельно (приложение 1 к Положению);
- один раз в две недели (приложение 2 к Положению);
- ежемесячно к 10 числу следующего месяца (приложение 3 к
Положению).
5.2. Ответственные за исполнение на основе анализа
представляют в отдел контроля, на имя мэра города результаты и ход
исполнения документов в согласованные отделом контроля сроки.
Периодичность и формы отчетов указаны в п.5.1.
6. Ответственность за исполнение документов
Должностные лица администрации города, ее структурных
подразделений при неисполнении или ненадлежащем исполнении
распорядительных документов по ходатайству отдела контроля
привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с
Положением о муниципальной службе в городе Хабаровске,
утвержденном решением Хабаровской городской Думы от 28.09.99 N 348
и постановлением мэра города от 09.07.96 N 2306 "О мерах по
укреплению дисциплины в системе муниципальной службы".
Приложение 1
к Положению
о порядке организации контроля
за исполнением распорядительных и
других документов в администрации
города Хабаровска
АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
За период с __.__.__ по __.__.__
-------------------T-----------T-----------T-----------T------------------------T------------------------¬
¦ ¦Находилось ¦ Срок ¦Поставлено ¦ Исполнено ¦ Осталось на контроле ¦
¦ ¦на контроле¦исполнения ¦на контроль+-----------T------------+-----------T------------+
¦ Вид документа ¦ ¦ окончен ¦ ¦ В срок ¦С нарушением¦ Всего ¦С нарушением¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ срока ¦ ¦ срока ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ исполнения ¦
¦ +-----T-----+-----T-----+-----T-----+-----T-----+-----T------+-----T-----+-----T------+
¦ ¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер. ¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер. ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Пост. гл. края ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Распоряж. гл. края¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Пост. мэра города ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Распоряж. мэра ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Другие документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+-------
Приложение 2
к Положению
о порядке организации контроля
за исполнением распорядительных и
других документов в администрации
города Хабаровска
АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
За период с __.__.__ по __.__.__
-------------------T-----------T-----------T-----------T------------------------T------------------------¬
¦ ¦Находилось ¦ Срок ¦Поставлено ¦ Исполнено ¦ Осталось на контроле ¦
¦ Ответственные ¦на контроле¦исполнения ¦на контроль+-----------T------------+-----------T------------+
¦ за исполнение, ¦ ¦ окончен ¦ ¦ В срок ¦С нарушением¦ Всего ¦С нарушением¦
¦ исполнители ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ срока ¦ ¦ срока ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ исполнения ¦
¦ +-----T-----+-----T-----+-----T-----+-----T-----+-----T------+-----T-----+-----T------+
¦ ¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер. ¦ Док.¦ Мер.¦ Док.¦ Мер. ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+-------
Приложение 3
к Положению
о порядке организации контроля
за исполнением распорядительных и
других документов в администрации
города Хабаровска
ПЕРЕЧЕНЬ
НЕ ВЫПОЛНЕННЫХ ДИРЕКТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ КОТОРЫХ ИСТЕК
по состоянию на __.__.__
Ответственный за исполнение Ф.И.О.
----------T-------------T---------------T------------T----------------------T---------------¬
¦ Номер ¦Дата принятия¦Дата выполнения¦Номер пункта¦ Ответственный за ¦Срок выполнения¦
¦документа¦ ¦всего документа¦мероприятия ¦выполнение мероприятия¦ мероприятия ¦
+---------+-------------+---------------+------------+----------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-------------+---------------+------------+----------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-------------+---------------+------------+----------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-------------+---------------+------------+----------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+-------------+---------------+------------+----------------------+----------------
|
