УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 25 июня 2003 г. N 35
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ И РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ ЭПМК
В целях совершенствования организации работы
экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по
делам архивов Правительства края приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие одобренные ЭПМК управления по
делам архивов Положение об экспертно-проверочной методической
комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края и Регламент ее работы (Приложения 1, 2).
2. Утвердить состав ЭПМК (Приложение 3).
3. Приказы архивного отдела администрации Хабаровского края
от 10.02.1995 N 3 и управления по делам архивов Правительства края
от 20.01.2003 N 8 считать утратившими силу.
Начальник управления
Т.А.Шевчик
Приложение 1
к приказу
Управления по делам архивов
Правительства края
от 25 июня 2003 г. N 35
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ
КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК)
является постоянно действующим органом управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края и рассматривает вопросы:
- научно-методического и практического характера, связанные с
определением состава документов Архивного фонда Хабаровского края
(как государственной, так и негосударственной его части);
- экспертизы ценности документов и комплектования ими
государственного архива края и его филиала, ведомственных архивов,
архивных учреждений края;
- содействия повышению качества и внедрению нормативных
документов, научно-методических пособий;
- организации документов в делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий;
- осуществления научно-методического руководства и координации
деятельности экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и
предприятий.
1.2. В своей деятельности ЭПМК руководствуется "Основами
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах", "Положением об Архивном фонде Российской
Федерации", "Положением о государственной архивной службе России",
Кодексом Российской Федерации "Об административных
правонарушениях", указами и распоряжениями Президента Российской
Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства
Российской Федерации, Законом Хабаровского края "Об Архивном фонде
Хабаровского края и архивах", "Положением об управлении по делам
архивов Правительства Хабаровского края", нормативными документами
и методическими пособиями, приказами и указаниями Росархива,
решениями ЦЭПК при Росархиве, настоящим Положением.
1.3. ЭПМК является совещательным органом. Решения ЭПМК
утверждаются начальником управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края, после чего являются обязательными для
исполнения соответствующими архивными учреждениями и другими
организациями.
Решения и предложения комиссии, связанные с определением
сроков хранения документов, не предусмотренных действующими
перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением
изменений в федеральные нормативные документы и методические
пособия, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном
порядке.
1.4. В состав ЭПМК, утверждаемый приказом начальника
управления по делам архивов, входят: председатель, заместитель
председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее
квалифицированных специалистов архивных учреждений и
представителей ведомственных архивов.
Председателем ЭПМК является заместитель начальника управления
по делам архивов, который осуществляет общее руководство работой
комиссии.
1.5. При ЭПМК, в случае необходимости, может создаваться
группа экспертов, состав которой утверждается приказом начальника
управления по делам архивов, по представлению председателя ЭПМК.
2. Основные задачи и функции ЭПМК
2.1. ЭПМК решает задачи:
2.1.1. Определение видов и состава источников комплектования
архивных учреждений и состава документов, относящихся к Архивному
фонду края (в том числе к негосударственной части) и подлежащих
хранению.
2.1.2. Рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации
состава документов Архивного фонда края, научно-методическим и
практическим вопросам экспертизы ценности документов и
комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов
края.
2.1.3. Научно-методическое руководство деятельностью
экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий края.
2.2. ЭПМК в соответствии с возложенными на нее задачами
рассматривает:
2.2.1. Проекты методических пособий по вопросам экспертизы
ценности документов и комплектования ими архивных учреждений и
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий, разработанные архивными
учреждениями края.
2.2.2. Программы исследований, научные отчеты, доклады, обзоры
по результатам исследований вопросов экспертизы ценности
документов и комплектования ими архивных учреждений и
ведомственных архивов края.
2.2.3. Предложения архивных и других организаций по разработке
(переработке) нормативных документов и методических пособий по
вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими
архивных учреждений и ведомственных архивов, организации
документов в делопроизводстве учреждений, по определению сроков
хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а
также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков
временного хранения документов государственной части Архивного
фонда края в ведомствах.
2.2.4. Примерные и отраслевые списки видов предприятий,
учреждений и организаций, документы которых подлежат и не подлежат
приему в архивные учреждения.
2.2.5. Списки учреждений (лиц) - источников комплектования
архивных учреждений края, в том числе источников комплектования
научно-технической, кинофотофоновидео- и другой специальной
документацией, изменения и дополнения к ним.
2.2.6. Примерные и отраслевые перечни документов, подлежащих
приему в архивные учреждения края, изменения и дополнения к ним.
2.2.7. Перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая
документация по которым подлежит передаче на государственное
хранение.
2.2.8. Примерные и индивидуальные номенклатуры дел учреждений,
организаций и предприятий - источников комплектования архивных
учреждений края.
2.2.9. Описи дел (документов) постоянного хранения
управленческой, научно-технической, кинофотофоновидео- и другой
специальной документации, описи дел по личному составу и
долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению
научно-технической и кинофотофоновидеодокументации, а также
управленческой документации, сроки хранения которой имеют отметку
"ЭПК", представляемые учреждениями, организациями, предприятиями.
2.2.10. Описи дел постоянного хранения, в том числе
фотодокументов, документов личного происхождения, составленные в
архивных учреждениях, усовершенствованные и переработанные описи,
акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивных
учреждений края.
2.2.11. Акты о неисправимом повреждении документов постоянного
хранения, находящихся в архивных учреждениях и ведомственных
архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на
государственное хранение.
2.2.12. Перечни особо ценных документов, хранящихся в архивных
учреждениях края, описи особо ценных дел, представляемые
учреждениями-источниками комплектования.
2.2.13. Перечни документов, подлежащих постоянному хранению в
виде микрокопий, представляемые учреждениями-источниками
комплектования.
2.2.14. Вопросы приема и приобретения на государственное
хранение документов личного происхождения.
2.2.15. Доклады и информации руководителей и специалистов
архивных учреждений края о контроле за обеспечением сохранности
документов Архивного фонда края в ведомствах, о ходе и качестве их
отбора и подготовки к передаче на государственное хранение.
2.2.16. Информации о работе научно-методического совета (НЭМС)
госархива края, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) филиала
госархива края и муниципальных архивов, экспертных комиссий (ЭК)
учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
архивных учреждений края.
2.2.17. Спорные вопросы экспертизы ценности документов и
комплектования ими архивных учреждений и ведомственных архивов,
возникшие при отборе и подготовке документов Архивного фонда края
(в том числе негосударственной его части) к передаче на
государственное хранение.
2.3. ЭПМК организует и проводит выездные заседания в районных
центрах и городах края, совместные заседания ЭПМК и ЭК учреждений
и организаций - источников комплектования, имеющих
подведомственную сеть.
3. Права ЭПМК
3.1. ЭПМК принимает решения:
3.1.1. Об утверждении перечней (п.п. 2.2.6, 2.2.7), описей дел
и документов постоянного хранения (п.п. 2.2.9, 2.2.10), перечней и
описей особо ценных документов, описей страховых копий
(п.п. 2.2.12, 2.2.13), актов (п.п. 2.2.10, 2.2.11);
3.1.2. О согласовании номенклатур дел (п. 2.2.8), описей дел
по личному составу (п. 2.2.9), актов, направляемых на рассмотрение
ЦЭПК (п. 2.2.10);
3.1.3. Об одобрении списков учреждений (лиц), изменений и
дополнений к ним (п.п. 2.2.4, 2.2.5), перечней документов
(п. 2.2.6), методических пособий (п. 2.2.1), программ и
результатов научных исследований (п. 2.2.2), примерных номенклатур
дел (п. 2.2.8);
3.2. ЭПМК выносит рекомендации по результатам обсуждения
вопросов о приеме на государственное хранение документов личного
происхождения (п. 2.2.14), предложений по разработке (переработке)
нормативных документов и методических пособий, определению сроков
хранения документов (п. 2.2.3), информации о работе архивных
учреждений, НЭМС госархива, ЭПК филиала госархива и муниципальных
архивов, ЭК учреждений, организаций (п.п. 2.2.15, 2.2.16), спорных
вопросов, возникающих при отборе документов на государственное
хранение (п. 2.2.17). Рекомендации ЭПМК по этим вопросам в
необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК
при Росархиве.
3.3. ЭПМК предоставляется право:
3.3.1. При рассмотрении описей дел постоянного хранения
требовать от учреждений, организаций (в необходимых случаях)
предоставления актов о выделении документов к уничтожению;
3.3.2. Рекомендовать учреждениям принятие мер по розыску
недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать
письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты
или незаконного уничтожения документов;
3.3.3. Запрашивать предложения и заключения архивных и других
организаций по методическим и практическим вопросам отбора
документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы
заседаний ЭМК, ЭПК и ЭК по рассмотрению указанных вопросов и
материалы к ним;
3.3.4. Информировать руководителей архивных и других
организаций по вопросам деятельности их ЭМК, ЭПК и ЭК;
3.3.5. Требовать от экспертных комиссий организаций-источников
комплектования соблюдения нормативов по оформлению и
предоставлению документов на рассмотрение ЭПМК, возвращать
составителям для доработки некачественно подготовленные документы;
3.3.6. Ходатайствовать перед начальником управления по делам
архивов Правительства края о привлечении к ответственности лиц,
виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда края
и нарушении правил обеспечения сохранности документов.
3.4. Председатель ЭПМК обладает правами, вытекающими из
положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет
ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.
Председателю ЭПМК предоставляется право приглашать на
заседание комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов,
подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК, специалистов архивных и
других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
3.5. Секретарь ЭПМК имеет право требовать от исполнителей
своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению
на заседаниях комиссии.
4. Организация работы ЭПМК
4.1. Деятельность ЭПМК предусматривается планами основных
мероприятий управления по делам архивов Правительства края и
осуществляется в соответствии со специальным планом, утверждаемым
начальником управления.
4.2. Заседания ЭПМК проводятся по утвержденному графику, могут
также созываться по мере необходимости, но не реже одного раза в
месяц. Выездные заседания ЭПМК проводятся, как правило, в период
осуществления комплексных проверок работы архивных учреждений
края. На таких заседаниях рассматриваются заранее присланные в
архивный отдел номенклатуры дел, описи дел учреждений, организаций
и предприятий - источников комплектования архивных учреждений
края.
В необходимых случаях могут проводиться совместные заседания
ЭПМК и ЭК организаций-источников комплектования.
Заседание ЭПМК (кроме выездного) считается правомочным, если в
нем принимает участие более половины ее состава.
4.3. Заседание ЭПМК протоколируется. Решение принимается по
каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов
присутствующих на заседании членов ЭПМК. При разделении голосов
поровну решение принимается председателем ЭПМК.
Особые мнения членов ЭПМК и приглашенных на заседание комиссии
лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
4.4. Рассмотрение номенклатур дел, перечней, описей, актов и
других документов, представленных организациями-источниками
комплектования, а также вопросов о включении или исключении
организаций из списка источников комплектования может
производиться, в случае необходимости, с участием в заседании ЭПМК
ответственных работников - председателя или члена экспертной
комиссии, заведующего архивом или лица, ответственного за архив
данной организации.
4.5. Протоколы заседаний ЭПМК подписываются председателем и
секретарем комиссии, утверждаются начальником управления по делам
архивов Правительства края.
При отсутствии председателя ЭПМК его функции выполняет
заместитель председателя.
4.6. По результатам рассмотренных на заседании ЭПМК вопросов
(документов) соответствующим учреждениям и лицам в 10-дневный срок
направляются выписки из протоколов о принятых комиссией решениях.
4.7. Председатель ЭПМК несет ответственность за организацию ее
работы, планирует работу комиссии, организует контроль за
принятыми решениями и готовит отчет о ее деятельности.
Заместитель председателя ЭПМК по распоряжению председателя:
- формирует повестку дня заседаний комиссии на основе плана,
- осуществляет контроль за выполнением плана работы ЭПМК.
Секретарь ЭПМК по распоряжению председателя:
- обеспечивает созыв заседаний комиссии и организует
знакомство членов комиссии с материалами повестки дня,
- оформляет протоколы заседаний комиссии,
- в установленные сроки направляет выписки из решений комиссии
в соответствующие учреждения и организации,
- осуществляет ведение делопроизводства ЭПМК,
- составляет отчет о работе ЭПМК в табличной форме о
количестве рассмотренных документов,
- обеспечивает сохранность документов комиссии.
4.8. Работа в составе ЭПМК сотрудников архивных учреждений
осуществляется на общественных началах и предусматривается в
планах работы по месту их основной деятельности.
Оплата работы экспертов, не являющихся сотрудниками архивных
учреждений, может производиться на основе договоров.
4.9. ЭПМК имеет печать установленного образца, которая
проставляется на грифах утверждения, согласования и одобрения
документов, предусмотренных п.п. 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3 настоящего
положения.
ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭПМК
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 30 мая 2003 г. N 6
Приложение 2
к приказу
Управления по делам архивов
Правительства края
от 25 июня 2003 г. N 35
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
(ЭПМК) УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК)
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
осуществляет свою деятельность в соответствии с "Положением об
управлении по делам архивов Правительства края".
ЭПМК рассматривает научно-методические и практические вопросы,
связанные с определением состава документов Архивного фонда
Хабаровского края, экспертизой ценности документов и
комплектования ими государственного архива Хабаровского края и его
филиала, ведомственных архивов, архивных учреждений края,
содействием повышению качества и внедрению нормативных документов,
научно-методических пособий, организацией документов в
делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
1.2. Регламент работы ЭПМК управления по делам архивов
Правительства края разработан в соответствии с Регламентом работы
ЦЭПК при Росархиве, утвержденным Приказом Росархива
от 20 января 2003 года N 11, и вводится в действие приказом
начальника управления по делам архивов Правительства края.
1.3. ЭПМК является совещательным органом, решения ЭПМК
утверждаются начальником управления по делам архивов Правительства
края.
1.4. В состав ЭПМК входят: председатель, заместитель
председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее
квалифицированных специалистов архивных учреждений. Общее
руководство работой ЭПМК осуществляет председатель комиссии.
В отсутствие председателя его функции выполняет заместитель
председателя.
1.5. В работе заседаний ЭПМК могут принимать участие
консультанты и эксперты с правом совещательного голоса.
2. Планирование работы ЭПМК
ЭПМК организует свою работу на основе годового плана. При
разработке плана работы комиссии учитываются план работы
управления по делам архивов, предложения членов ЭПМК, работников
государственного архива. Предложения в план работы комиссии
предоставляются до 10 декабря текущего года.
План работы на следующий год представляется на утверждение
начальнику управления по делам архивов к 25 декабря текущего года.
3. Основные правила документирования деятельности ЭПМК
3.1. Заседания ЭПМК созываются по мере необходимости, но не
реже одного раза в месяц, как правило, в последнюю пятницу каждого
месяца.
При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК.
Заседание комиссии, кроме выездного, считается правомочным, если в
нем принимает участие более половины ее состава.
Выездные заседания ЭПМК в городах и районных центрах
Хабаровского края проводятся с участием руководителей архивными
отделами администраций муниципальных образований городов и
районов, на них рассматриваются заранее присланные номенклатуры,
описи дел, акты о списании дел, пути розыска которых исчерпаны,
учреждений, предприятий, организаций, проводится их сравнительный
анализ.
3.2. Перечень вопросов, рассматриваемых на заседаниях ЭПМК,
определяется председателем и секретарем комиссии на основании
представленных к рассмотрению документов. Решение о внеплановом
рассмотрении вопроса принимается председателем комиссии.
3.3. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем. Протокол
заседания ЭПМК фиксирует ход обсуждения вопросов, особые мнения
членов комиссии в случае их несогласия с принятым решением
заносятся в протокол.
Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу отдельно
большинством голосов присутствующих членов комиссии. При
разделении голосов поровну решение принимается председателем
комиссии. Протокол печатается в одном экземпляре, подписывается
председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником
управления по делам архивов Правительства края. Протокол ЭПМК
оформляется в течение 10 дней.
Проекты решений ЭПМК, в случае необходимости, должны быть
доработаны и отредактированы исполнителем с учетом замечаний и
предложений, внесенных на заседании в течение 3-х дней.
3.4. Выписки из протоколов ЭПМК оформляются как отдельный
документ в случаях, когда решение ЭПМК должно быть доведено до
сведения соответствующих учреждений и ведомств. Выписки
оформляются в течение 10 дней на общем бланке управления по делам
архивов Правительства края.
Протоколы ЭПМК и документы к ним формируются в дело "Протоколы
заседаний ЭПМК управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края и документы к ним" по порядку номеров
протоколов.
Выписки из протоколов ЭПМК формируются в дело "Выписки из
протоколов заседаний ЭПМК управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края".
4. Порядок учета и прохождения документов,
поступивших на рассмотрение ЭПМК
4.1. Вся документация, подлежащая рассмотрению на заседаниях
ЭПМК, представляется секретарю комиссии не позднее, чем за 5
рабочих дней до заседания.
4.2. Секретарь ЭПМК доводит до членов комиссии повестку дня и
при необходимости организует в течение двух дней рассылку
документов на рецензирование членам ЭПМК и экспертам.
4.3. По результатам рассмотрения документов на заседании ЭПМК
член комиссии или эксперт составляет заключение и в течение трех
дней возвращает секретарю рассмотренные документы для включения их
в протокол.
5. Организация контроля и проверка исполнения
решений ЭПМК
5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она
необходима) о выполнении решений ЭПМК определяются, как правило, в
тексте самого решения, а в случае их отсутствия - устанавливаются
председателем ЭПМК.
5.2. Решения, поставленные на контроль, вносятся в базу данных
КИДИ управления по делам архивов.
5.3. Снятие или продление сроков контроля осуществляется на
заседании ЭПМК.
5.4. Секретарь ЭПМК контролирует рассмотрение и исполнение
поступивших в комиссию документов в установленные сроки.
ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭПМК
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 30 мая 2003 г. N 6
|
