УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 26 февраля 2004 г. N 17
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА ВЕДОМСТВЕННОМ ХРАНЕНИИ
Во исполнение постановления Губернатора Хабаровского края от 19
февраля 2004 г. N 44 "Об усилении противопожарной безопасности
архивов" и в целях обеспечения сохранности документов Архивного
фонда Хабаровского края и предотвращения их утраты приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок проведения мониторинга
состояния сохранности документов Архивного фонда Хабаровского
края, находящихся на ведомственном хранении.
2. Утвердить прилагаемую форму анкеты мониторинга состояния
сохранности документов Архивного фонда Хабаровского края,
находящихся на ведомственном хранении.
3. Отделу научно-методической и правовой работы управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края (Федосеева О.А.):
3.1. В срок до 1 марта 2004 г. направить в министерства и иные
органы исполнительной власти Хабаровского края Порядок проведения
мониторинга состояния сохранности документов Архивного фонда
Хабаровского края, находящихся на ведомственном хранении, и форму
анкеты мониторинга.
3.2. В срок до 15 марта 2004 г. представить в Главное
управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям
Хабаровского края перечень объединенных ведомственных архивов и
организаций - источников комплектования архивных учреждений края
для осуществления их проверки.
4. Руководителям государственного архива Хабаровского края и
его филиала, архивных органов и учреждений муниципальных
образований городов и районов края:
4.1. Оказывать методическую помощь при заполнении анкет
мониторинга организациям, являющимся источниками формирования
Архивного фонда Хабаровского края.
4.2. В течение трех дней со дня получения приказа довести до
сведения организаций, являющихся источниками комплектования
архивных учреждений края (за исключением министерств и иных
органов исполнительной власти Хабаровского края), порядок
проведения мониторинга состояния сохранности документов Архивного
фонда Хабаровского края, находящихся на ведомственном хранении, и
обеспечить их анкетами мониторинга.
Рекомендовать руководителям этих организаций, представить
результаты анкетирования в срок до 15 мая 2004 г. в архивные
органы и учреждения, выдавшие анкеты.
4.3. Обобщить и проанализировать результаты анкетирования, и в
срок до 1 июня 2004 г. представить информацию вместе с анкетами в
управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.
5. Отделу анализа и координации деятельности архивных
учреждений управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края (Сорокина В.С.) в срок до 15 августа 2004 г. провести анализ
результатов мониторинга и до 1 сентября 2004 г. подготовить
информацию для представления в Правительство Хабаровского края.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
начальника отдела анализа и координации деятельности архивных
учреждений управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края Сорокину В.С.
Заместитель начальника управления
Н.И.Губова
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства края
от 26 февраля 2004 г. N 17
ПОРЯДОК
ПРОВЕДЕНИЯ МОНИТОРИНГА СОСТОЯНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА ВЕДОМСТВЕННОМ ХРАНЕНИИ
1. Мониторинг состояния сохранности документов Архивного фонда
Хабаровского края, находящихся на ведомственном хранении (далее -
мониторинг), проводится в соответствии с постановлением
Губернатора Хабаровского края от 19 февраля 2004 г. N 44 "Об
усилении противопожарной безопасности архивов" с целью получения
информации, необходимой для подготовки целевой программы по
обеспечению сохранности документов Архивного фонда Хабаровского
края и предотвращению их утраты.
2. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда
Хабаровского края, находящиеся на ведомственном хранении в
организациях, являющихся источниками формирования Архивного фонда
Хабаровского края.
3. Предметом обследования путем проведения мониторинга
являются:
- организация хранения документов Архивного фонда Хабаровского
края;
- состояние зданий (помещений), в которых осуществляется
хранение документов;
- противопожарная безопасность;
- режимы хранения документов (температурно-влажностный,
санитарно-гигиенический, охранный);
- условия доступа к документам.
4. Мониторинг проводится посредством целевого анкетирования
организаций, являющихся источниками формирования Архивного фонда
Хабаровского края, а также путем визуального обследования
документов, отнесенных к Архивному фонду Хабаровского края.
Сведения, указанные в анкете мониторинга, заверяются подписью
руководителя организации либо лицом, его замещающим.
5. Результаты мониторинга в срок до 15 мая 2004 г.
представляются руководителями организаций - источников
формирования Архивного фонда Хабаровского края (за исключением
министерств и иных органов исполнительной власти Хабаровского
края) в архивные органы и учреждения, которыми направлены анкеты,
для их анализа и дальнейшего представления в управление по делам
архивов Правительства Хабаровского края.
Результаты мониторинга состояния сохранности документов
Архивного фонда Хабаровского края, находящихся на хранении в
министерствах и иных органах исполнительной власти Хабаровского
края, в срок до 1 июня 2004 г. представляются в управление по
делам архивов Правительства Хабаровского края.
6. Результаты мониторинга состояния сохранности документов
Архивного фонда Хабаровского края, находящихся на ведомственном
хранении, после обобщения и анализа представляются управлением по
делам архивов Правительства Хабаровского края в Правительство
Хабаровского края.
УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Управления по делам архивов
Правительства края
от 26 февраля 2004 г. N 17
Анкета мониторинга состояния сохранности документов
Архивного фонда Хабаровского края, хранящихся в
_______________________________________________________________
название организации - источника формирования Архивного фонда
Хабаровского края
1. Характеристика зданий (помещений), в которых
хранятся архивные документы
1.1. Наличие отдельно выделенного здания (помещения) для хранения
архивных документов ________________________________________________________.
1.2. Количество зданий (помещений) <1> _________________________________.
--------------------------------
<1> Указываются только помещения, в которых хранятся архивные документы.
В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения
по соответствующим показателям даются по каждому зданию (помещению) отдельно.
1.3.Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):
специальное
приспособленное
1.4.Год постройки ______________________________________________________.
1.5. Год последнего ремонта здания (помещения), в котором хранятся
архивные документы _________________________________________________________.
1.6. Состояние здания (помещения), в котором хранятся архивные документы
(удовлетворительное, неудовлетворительное):
фундамента __________________________________________________________________
стен ________________________________________________________________________
перекрытий __________________________________________________________________
кровли _____________________________________________________________________.
1.7. Состояние дверей в здании (помещении), в котором хранятся архивные
документы (нужное подчеркнуть):
металлические
пластиковые
деревянные (указать соответствуют ли требованиям огнестойкости)
соответствуют требованиям эвакуации
1.8. Наличие деревянных конструкций (чердачные перекрытия, стеллажи) ___.
Дата последней огнезащитной обработки деревянных конструкций _______________.
1.9. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное,
неудовлетворительное):
отопления ___________________________________________________________________
водоснабжения _______________________________________________________________
канализации _________________________________________________________________
вентиляции _________________________________________________________________.
1.10. Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного
состояния зданий (помещений) и коммуникаций (затопление, протекание кровли,
наличие сырости) <1>
1.11. Количество документов, пострадавших в результате аварийных
ситуаций
всего: __________________ ед. хр. <2>, в т.ч.
утраченных безвозвратно _____________ ед. хр.
1.12. Количество хранилищ <3> и их площадь: _____________ в т.ч.
находящихся в аварийном состоянии __________________________________________.
1.13. Количество документов, находящихся в аварийных хранилищах _________
(ед. хр.)
--------------------------------
<1> Указываются сведения о количестве аварийных ситуаций за последние 10
лет.
<2> Единицы хранения (количество дел). Указываются сведения за последние
10 лет.
<3> Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение
для хранения документов.
2. Условия пользования зданиями (помещениями),
в которых хранятся архивные документы
2.1. Закреплено в оперативное управление:
зданий (помещений) _____________ __________________.
количество площадь в кв. м
2.2. Получено в пользование:
зданий (помещений) _____________ __________________.
количество площадь в кв. м
2.3. Получено в аренду:
зданий (помещений) _____________ __________________.
количество площадь в кв. м
3. Кадровая обеспеченность
3.1. Наличие штатных работников архива _________________________ единицы.
3.2. Количество документов в ед. хр., приходящихся на 1 работника архива
___________________.
4. Охранный режим
4.1. Наличие охранной сигнализации, в т.ч.
выведенной на пульт централизованного наблюдения (ПЦН) _____________________.
на внутренний пост охраны __________________________________________________.
4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией __ кв. м.
4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ____ кв.м.
4.4. Количество документов в ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных охранной сигнализацией _____________________________________
оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _____________________.
4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей <1> (да, нет, частично) ____,
в т.ч. распашных ___________________________________________________________.
--------------------------------
<1> Заполняется, если помещения, где хранятся архивные документы
находятся на нижних этажах (цокольный и первый этажи)
5. Противопожарная безопасность
5.1.Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ___ кв. м.
5.2.Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации ____ кв. м.
5.3 Количество документов в ед. хр., находящихся в хранилищах:
не оборудованных пожарной сигнализацией _____________________________________
оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены _____________________.
5.4. Наличие установок автоматического пожаротушения (да, нет) _________.
5.5. Техническое состояние установок автоматического пожаротушения
(удовлетворительное, неудовлетворительное) _________________________________.
5.6. Количество средств пожаротушения (огнетушителей) в помещениях, где
хранятся архивные документы ________________________________________________.
5.7. Состояние электрооборудования (нужное подчеркнуть)
электропроводка (скрытая или наружная)
светильники (открытые или закрытые)
5.8. Дата последних замеров сопротивления изоляции электропроводки в
помещениях, в которых хранятся архивные документы
____________________________________________________________________________.
5.9. Количество документов, размещенных в хранилищах, требующих замены
электросетей _______________________________________ ед. хр.
5.10. Наличие аварийных ситуаций:
количество возгораний <1> ___________________________________________________
количество пострадавших документов в ед. хр. _______________________________.
--------------------------------
<1> Указываются сведения за последние 10 лет.
5.11. Наличие согласованной с органами госпожнадзора инструкции
противопожарной безопасности (дата ее согласования) ________________________.
5.12. Наличие плана эвакуации __________________________________________.
5.13. Количество средств эвакуации документов (мешки, коробки и др.) ___.
5.14. Дата последней проверки зданий (помещений), где хранятся архивные
документы, органами государственного пожарного надзора _____________________.
6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы
6.1. Наличие контрольно-климатических приборов для измерения температуры
и влажности (термовлагомер, термометр, психрометры, гигрометр и др.) в каждом
хранилище (да, нет) ________________________________________________________.
6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха
в хранилищах <2> (да, нет, частично) _______________________________________.
--------------------------------
<2> Нормативные параметры температуры и влажности
----------------T-----------------------------T-----------------------------¬
¦Виды документов¦ Помещения с регулируемым ¦ Помещения с нерегулируемым ¦
¦ ¦ климатом ¦ климатом ¦
¦ +---------------T-------------+---------------T-------------+
¦ ¦ температура С ¦ влажность % ¦ температура С ¦ влажность % ¦
+---------------+---------------+-------------+---------------+-------------+
¦Документы на ¦ +17 - +19 ¦ 50 - 55 ¦ +14 - +20 ¦ 45 - 60 ¦
¦бумажной основе¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+---------------+-------------+---------------+-------------+
¦Кинодокументы ¦ +12 ¦ 50 +/- 5 ¦ не выше +15 ¦ 40 - 55 ¦
+---------------+---------------+-------------+---------------+-------------+
¦Фотодокументы ¦ +15 - +20 ¦ 40 - 50 ¦ +15 - +25 ¦ 30 - 60 ¦
+---------------+---------------+-------------+---------------+-------------+
¦Фонодокументы ¦ +18 +/- 2 ¦ 60 +/- 5 ¦ не выше +20 ¦ 40 - 70 ¦
L---------------+---------------+-------------+---------------+--------------
6.3. Причины несоблюдения нормативных климатических параметров (нужное
подчеркнуть):
хранилища не оборудованы системой вентиляции (кондиционирования) воздуха
неудовлетворительное состояние системы кондиционирования воздуха
иное (указать) _____________________________________________________________.
6.4. Количество документов в ед. хр., находящихся в хранилищах с
ненормативным температурно-влажностным режимом _____________________________.
6.5. Количество хранилищ и их площадь в кв. м, пораженных:
грибком _____________________________________________________________________
насекомыми __________________________________________________________________
грызунами ___________________________________________________________________
повышенной запыленности ___________________________________.
7. Проверка наличия и состояния документов
7.1. Проводится ли проверка наличия документов и ее периодичность ______.
7.2. Дата последней проверки наличия документов ________________________.
7.3. Числится необнаруженными _____________________ ед. хр.
7.5. Предполагаемые причины отсутствия документов:
хищение __________ ед. хр.
ошибки в учете документов ____________ ед. хр.
ошибки при приеме дел на хранение __________ ед. хр.
утрата __________ ед. хр.
причина не установлена _______ед. хр.
иное (указать) ______________ ед. хр.
7.6. Количество неисправимо поврежденных документов: ____________ ед. хр.
7.7. Количество документов, требующих улучшения физического состояния
_________ ед. хр.
8. Статистические сведения о документах Архивного фонда
Хабаровского края, находящихся на ведомственном хранении
на 01.12.2003
8.1. Количество хранящихся дел постоянного хранения всего:
_______________ ед. хр., крайние даты _____________________, в т.ч.
управленческая документация _____________ ед. хр., крайние даты _____________
научно-техническая документация (НТД) ______ ед. хр., крайние даты __________
кинодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фотодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фонодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
видеодокументы ______________ ед. хр., крайние даты ________________________.
8.2. Количество дел постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные
экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК управления), всего:
______________________ ед. хр., крайние даты ___________________, в т.ч.
управленческая документация _____________ ед. хр., крайние даты _____________
научно-техническая документация (НТД) ______ ед. хр., крайние даты __________
кинодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фотодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фонодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
видеодокументы ______________ ед. хр., крайние даты ________________________.
8.3. Количество дел постоянного хранения, хранящихся сверх установленного
срока всего:
управленческая документация _____________ ед. хр., крайние даты _____________
научно-техническая документация (НТД) ______ ед. хр., крайние даты __________
кинодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фотодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
фонодокументы _______________ ед. хр., крайние даты _________________________
видеодокументы ______________ ед. хр., крайние даты ________________________.
8.4. Количество хранящихся документов по личному составу всего:
______________________ ед. хр., крайние даты ___________________, в т.ч.
8.5. Количество документов по личному составу, внесенных в описи,
утвержденные ЭПМК управления, всего:
______________________ ед. хр., крайние даты ___________________, в т.ч.
________________________ ____________________ ___________________
Должность руководителя подпись Ф.И.О.
________________________
Дата
|
