ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 апреля 2004 г. N 101
О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации
об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г.
N 5341-1, Законом Хабаровского края от 31 января 1996 г. N 4 "Об
Архивном фонде Хабаровского края и архивах", в целях регулирования
взаимоотношений между органами и учреждениями системы управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края и органами
исполнительной власти Хабаровского края, государственными краевыми
предприятиями, учреждениями, организациями по формированию
Архивного фонда Хабаровского края, сохранению его информационного
потенциала и повышению уровня его безопасности постановляю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования и обеспечения
сохранности документов Архивного фонда Хабаровского края (далее -
Порядок).
2. Руководителям министерств и иных органов исполнительной
власти края, государственных краевых предприятий, учреждений,
организаций организовать работу по формированию и обеспечению
сохранности документов Архивного фонда Хабаровского края в
соответствии с вышеутвержденным Порядком.
3. Управлению по делам архивов Правительства Хабаровского края
(Шевчик Т.А.):
3.1. Довести Порядок до сведения органов исполнительной власти
края, государственных краевых предприятий, учреждений и
организаций, являющихся источниками формирования Архивного фонда
Хабаровского края.
3.2. Организовать оказание методической и практической помощи
органам исполнительной власти края, государственным краевым
предприятиям, учреждениям, организациям в упорядочении документов,
в том числе на договорной основе, проведении экспертизы их
ценности и отборе на постоянное хранение, предоставлять им
конкретные рекомендации по улучшению архивной работы.
3.3. Осуществлять постоянный контроль за состоянием работы по
формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда
Хабаровского края.
4. Рекомендовать главам муниципальных образований городов и
районов края распространить действие Порядка на органы местного
самоуправления и муниципальные организации.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на заместителя Председателя Правительства края - руководителя
аппарата Губернатора и Правительства края Качимова В.И.
6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Губернатор края
В.И.Ишаев
УТВЕРЖДЕН
Постановлением
Губернатора края
от 22 апреля 2004 г. N 101
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Введение
Настоящий Порядок разработан в целях регулирования
взаимоотношений между органами и учреждениями системы управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края и органами
исполнительной власти Хабаровского края, государственными краевыми
предприятиями, учреждениями, организациями по формированию
Архивного фонда Хабаровского края, сохранению его информационного
потенциала и повышению уровня его безопасности.
Действие настоящего Порядка распространяется на органы
исполнительной власти Хабаровского края, государственные краевые
предприятия, учреждения, организации, а также негосударственные
организации в части обеспечения сохранности документов, отнесенных
к государственной части Архивного фонда Хабаровского края.
Настоящий Порядок носит рекомендательный характер для органов
местного самоуправления, муниципальных организаций и
негосударственных организаций, хранящих негосударственную часть
Архивного фонда Хабаровского края и являющихся источниками
формирования Архивного фонда Хабаровского края.
1. Общие положения
1.1. Документы, отражающие материальную и духовную жизнь
населения, имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение, являющиеся
неотъемлемой частью историко-культурного наследия края, составляют
Архивный фонд Хабаровского края и подлежат постоянному хранению в
органах и учреждениях системы управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края.
Документы по личному составу, являющиеся основой для реализации
прав и социальных гарантий граждан, подлежат долговременному
хранению (75 лет) в архивах организаций.
1.2. Документы, отнесенные к составу Архивного фонда
Хабаровского края, до передачи их на постоянное хранение в органы
и учреждения системы управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края временно, в пределах установленных сроков,
находятся в организациях <*>.
--------------------------------
<*> Далее под словом "организация" понимаются органы
исполнительной власти Хабаровского края, государственные краевые
предприятия, учреждения, организации, негосударственные
организации, хранящие государственную часть Архивного фонда
Хабаровского края.
1.3. В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда
Хабаровского края в период их нахождения в организации,
своевременного приема архивных документов от структурных
подразделений организации, обеспечения их упорядочения и
подготовки к передаче на постоянное хранение в органы и учреждения
системы управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края в организации создается архив, осуществляющий прием,
обработку, накопление, поиск и предоставление пользователю
архивных документов.
1.4. Организация обеспечивает архив необходимым помещением,
оборудованием и кадрами.
Архив размещают в специально построенных или приспособленных
для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.
При отсутствии специального помещения для архива организации
выделяется приспособленное помещение в административном здании
организации. Размещение в приспособленных помещениях производится
в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза проводится
представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных,
санитарных и других профильных служб и устанавливает пригодность
помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции,
техническая укрепленность), состояние помещения, наличие
отопительных и вентиляционных систем. Результаты экспертизы
оформляются актом.
1.5. В своей работе архив организации руководствуется Основами
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской
Федерации, Законом Хабаровского края "Об Архивном фонде
Хабаровского края и архивах", настоящим Порядком и другими
нормативными правовыми актами в области архивного дела.
2. Организация работы архива
2.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об
архиве.
2.2. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив,
назначается на должность и освобождается от должности приказом
руководителя организации.
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив,
организует работу архива и несет персональную ответственность за
выполнение возложенных на архив задач.
2.3. В архиве составляются годовой план работы с указанием
конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив и
представления описей.
По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении
годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении
мероприятий, не включенных в годовой план.
2.4. В архив поступают:
законченные делопроизводством организации документы постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений,
документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности, документы по личному
составу;
документы постоянного хранения и по личному составу организаций
предшественников;
документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной
организации;
личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в
архив;
служебные и ведомственные издания.
2.5. Основными задачами архива организации являются: прием
документов, состав которых предусмотрен положением об архиве;
обеспечение сохранности принятых документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
исполнение запросов, поступающих от организаций и граждан;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду
Хабаровского края, на постоянное хранение в соответствии со
сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной
службой России и Законом Хабаровского края "Об Архивном фонде
Хабаровского края и архивах".
2.6. В целях выполнения основных задач архив осуществляет
следующие функции:
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления
дел в структурных подразделениях организации;
принимает через два года после завершения делопроизводством
упорядоченные документы структурных подразделений организации;
разрабатывает и согласовывает с соответствующим органом или
учреждением системы управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края графики представления описей на рассмотрение
экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам
архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК управления)
и передачи документов Архивного фонда Хабаровского края на
постоянное хранение;
составляет и представляет не позднее чем через два года после
завершения делопроизводством годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение
экспертной комиссии организации и ЭПМК управления;
обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
организует и проводит проверку наличия документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный
аппарат к документам архива;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс
организационных и методических мероприятий по передаче документов
на постоянное хранение в архивные органы и учреждения системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;
подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное
хранение в органы и учреждения системы управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края в упорядоченном состоянии
документы Архивного фонда Хабаровского края (согласно графику
передачи дел);
организует информационное обслуживание руководителей и
структурных подразделений организации, осуществляет исполнение
запросов, поступающих от организаций и граждан, в том числе
социально-правовых запросов, ведет их учет и анализ;
ежегодно представляет в органы и учреждения системы управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края сведения о
составе и объеме документов по установленной форме (паспорт
архива);
оказывает методическую и практическую помощь структурным
подразделениям организации в работе с документами.
2.7. Для выполнения основных задач и функций архив организации
имеет право:
требовать от структурных подразделений своевременной передачи в
архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать выполнение установленного порядка работы с
документами в структурных подразделениях организации и соблюдение
ими инструкции по делопроизводству;
запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые
для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех
возложенных на архив функций и задач.
2.8. Лицо, ответственное за архив, совместно с руководителем
организации несет ответственность за нарушение норм, установленных
настоящим Порядком, в соответствии с действующим
законодательством.
2.9. Архив осуществляет контроль за состоянием хранения
документов в структурных подразделениях организации путем
проведения проверок не реже одного раза в год, как правило, перед
передачей дел в архив. Итоги проверок доводятся до руководителя
организации и руководителей структурных подразделений для принятия
мер по ликвидации недостатков и улучшению работы.
2.10. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет
руководство организации или иное уполномоченное должностное лицо.
2.11. При смене заведующего архивом или лица, ответственного за
архив, по приказу руководителя организации составляется акт приема-
передачи.
3. Подготовка документов к передаче в архив организации
Подготовка документов к передаче в архив организации включает
работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию
и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
Оформление дел, передаваемых в архив организации, проводится
работниками, ответственными за делопроизводство в организации, или
другими лицами, в обязанности которых входит заведение и
формирование дел, при методической помощи и под контролем архива
организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела,
крайних дат дела, заголовка дела).
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в
архив организации сотрудником архива организации предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить.
3.1. Номенклатура дел.
3.1.1. Документы в текущем делопроизводстве организации
формируются в соответствии с номенклатурой дел.
3.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,
а также для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года.
3.1.3. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться учредительными документами организации,
положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их
виды, состав и содержание.
3.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном
подразделении, согласовывается с архивом и подписывается
руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения.
3.1.5. Сводная номенклатура дел организации составляется
службой документационного обеспечения управления <*> или
уполномоченным на то лицом на основе номенклатур дел структурных
подразделений при методической помощи архива организации.
--------------------------------
<*> Документационное обеспечение управления может быть
возложено на канцелярию, общий отдел, ответственного за
делопроизводство организации и т.д.
3.1.6. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК
управления не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного
изменения функций и структуры организации разрабатывается новая
номенклатура дел.
3.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
3.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и базы
данных, отражающие все документируемые участки работы организации.
3.1.9. Если в течение года в организации возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
3.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
3.1.11. С момента заведения и до передачи в архив организации
дела находятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
3.2. Экспертиза ценности документов.
3.2.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на
постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства
проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе
формирования дел и проверки правильности отнесения документов к
делам; при подготовке дел к передаче в архив.
3.2.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда
Хабаровского края осуществляется в установленном порядке по
результатам экспертизы ценности путем комплексного применения
критериев происхождения, содержания, внешних особенностей
документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в
системе государственного управления или конкретной отрасли,
значимость выполняемых ею функций, время и место образования
документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления),
отраженного в документе, значение имеющейся в документе
информации, повторение информации документа в других документах,
вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования
и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его
физическое состояние.
3.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в организации создается постоянно действующая
экспертная комиссия (далее - ЭК).
ЭК создается приказом руководителя организации из числа
наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех
человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается
руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
Председателем ЭК назначается один из руководящих работников
организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
3.2.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы
определяются положением, утвержденным руководителем организации.
3.2.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения при подготовке дел к передаче в архив осуществляется
ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно
лицами, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК.
3.2.6. При проведении экспертизы осуществляется отбор
документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками
хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях организации; выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
3.2.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЭК организации.
3.2.8. Архив организации проводит экспертизу ценности
документов при отборе их на постоянное хранение под методическим
руководством соответствующего органа или учреждения системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
3.2.9. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
3.3. Составление описей дел.
3.3.1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.
Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия
состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их
систематизации внутри фонда и их учета.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела
долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу;
дела, состоящие из документов, характерных только для данной
организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам
и т.п.). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
Каждый вид описи представляет собой перечень дел, построенный в
хронологическом порядке с самостоятельной валовой (порядковой)
нумерацией.
3.3.2. Описи дел структурных подразделений организации
составляются в двух экземплярах по установленной форме и
представляются в архив организации через два года после завершения
дел в делопроизводстве. По этим описям документы сдаются в архив
организации.
3.3.3. Описи, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для подготовки архивом организации годового раздела
сводной сдаточной описи дел организации, которая составляется в
четырех экземплярах. По ней производится сдача дел на постоянное
хранение в органы и учреждения системы управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края.
3.3.4. В годовой раздел сводной сдаточной описи дел постоянного
хранения включаются заголовки дел постоянного хранения,
отложившихся в течение года в деятельности структурных
подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов,
выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку
"ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел
за тот же год и проверки правильности формирования и оформления
дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела
подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело
сформировано неправильно.
3.3.5. В случае обнаружения отсутствия дел, предусмотренных по
номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за
подписью руководителя организации.
3.3.6. После утверждения годового раздела сдаточной описи дел и
согласования описи дел по личному составу ЭПМК управления описи
утверждаются руководителем организации, затем первый экземпляр в
качестве контрольного передается в соответствующий орган или
учреждение системы управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края, остальные остаются в организации до передачи
дел на постоянное хранение в органы и учреждения системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
3.4. Выделение дел к уничтожению.
3.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, производится после составления сводных описей
дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.
Согласованные ЭК организации акты утверждаются руководителем
организации только после утверждения ЭПМК управления описей дел
постоянного хранения. После этого организация имеет право
уничтожить в соответствии с установленным порядком дела,
включенные в акты о выделении дел к уничтожению.
3.4.2. Специалисты органа или учреждения системы управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края проверяют
правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости
имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения
дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
3.5. Передача дел в архив организации.
3.5.1. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения, а также дела по личному составу находятся по
месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив
организации. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в
архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
3.5.2. Передача дел в архив организации от структурных
подразделений осуществляется по графику, составленному архивом по
согласованию с руководителями структурных подразделений,
передающих документы в архив, и утвержденному руководителем
организации.
3.5.3. Прием каждого дела производится архивом организации в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на
обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,
делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел,
дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива
организации и лица, передавшего дела.
3.5.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения организации лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.
Также в архив организации передаются документы организаций-
предшественников и документы ликвидированных подведомственных
организаций.
4. Обеспечение сохранности документов архива
4.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны
осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий
создание материально-технической базы хранения документов (здание
и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства
охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля,
средства копирования и восстановления поврежденных документов и
т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий
хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-
гигиенический, охранный режимы хранения).
4.2. Система мер по организации хранения должна обеспечивать
сохранность документов и контроль их физического состояния при
поступлении документов в архив до передачи их на постоянное
хранение.
4.3. Документы должны размещаться в соответствии с учетными
документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.
Все поступающие в архив организации документы размещаются на
стеллажах или в шкафах по структурным подразделениям в порядке
ежегодных поступлений.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от
документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по
личному составу.
4.4. Выдача дел производится под расписку и регистрируется в
книгах выдачи документов.
На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой
указывается структурное подразделение, номер дела, дата его
выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено в архив.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя организации или его
заместителя, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
исключительно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, и
производится с разрешения руководителя организации с оставлением в
деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия
подлинника.
4.5. Для оперативного поиска документов в архиве организации
создается научно-справочный аппарат к документам архива:
описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;
предметные, предметно-тематические картотеки;
картотеки по личному составу;
указатели;
исторические справки;
обзоры документов.
5. Проверка наличия и состояния документов
5.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях
установления фактического наличия единиц хранения и соответствия
их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления
документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В
ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на
хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учетных документах;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации,
профилактической и технической обработки.
5.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже
одного раза в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное
хранение.
Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся
в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение
(эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за
архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
5.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и
первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими
биологическими вредителями.
5.4. Выявленные неучтенные дела по окончании проверки вносятся
в опись под литерными номерами и составляется новая итоговая
запись. При большом количестве неучтенных дел составляется
дополнительный годовой раздел описи дел.
5.5. До начала работы по проверке наличия и состояния
документов изучаются документы предыдущих проверок, проверяется
правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи,
соответствие нумерации дел итоговым записям в описях.
5.6. Проверка наличия и состояния документов проводится путем
сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется
описательная статья описи (номер дела, индекс дела, заголовок,
крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке
(шифр, название структурных подразделений, заголовок дела, крайние
даты, количество листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального
просмотра.
5.7. Лист проверки наличия и состояния дел составляется
непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по
порядку номеров и подписываются исполнителем.
5.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по
каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается
запись "проверено", проставляется дата проверки; запись
подписывается проводившими проверку работниками с указанием их
должностей.
По результатам проверки наличия и состояния документов на
основании листов проверки составляется акт, в котором фиксируются
все обнаруженные недостатки.
5.9. Проверка наличия и состояния документов считается
завершенной после внесения выявленных проверкой изменений в
учетные документы и представления соответствующих сведений о делах
постоянного хранения в орган или учреждение системы управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края для внесения
изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПМК
управления.
6. Организация розыска документов
6.1. При обнаружении недостачи дел и документов организуется их
розыск.
На каждое необнаруженное при проверке дело заводится карточка,
в которой указывается номер описи, индекс и заголовок дела.
Розыск отсутствующего дела организуется в течение года после
завершения проверки наличия дел.
6.2. В ходе розыска необходимо:
изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;
проверить правильность итоговой записи в описи, по которой
числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены
технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении
итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что
позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в
другую опись данного структурного подразделения, но под другим
номером;
изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-
технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась
проверка;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в
соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых
образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
проверить акты приема-передачи дел в архив из структурных
подразделений;
проверить дела находящихся рядом структурных подразделений;
изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты
выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты
проверки наличия дел.
6.3. На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка,
которая подписывается руководителем архива либо лицом,
ответственным за архив организации. В справке обязательно
указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными
(были выданы во временное пользование без составления
соответствующего документа, найдены в структурном подразделении,
объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются
на место.
В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с
указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки
необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до
минования надобности.
6.4. На дела, отсутствие которых является обоснованным,
составляется справка о результатах розыска со ссылкой на
документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на
постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были
своевременно сняты с учета и т.д.). Основанием для отнесения дел к
обоснованно отсутствующим и включения их в справку являются
следующие документы:
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению;
акт о неисправимых повреждениях документов;
акт приема-передачи на постоянное хранение;
акт о технических ошибках в учетных документах и т.д.
Справка направляется на рассмотрение ЭПМК управления. После
принятия ЭПМК управления решения о снятии с учета дел, отсутствие
которых документально подтверждено, дела исключаются в
установленном порядке из описей и других учетных документов. В
соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в
которых подтверждается отсутствие дела.
6.5. На отсутствующие документы, пути розыска которых
исчерпаны, составляются акт о необнаружении дел и подробная
справка о проведении работ по розыску, которые представляются на
рассмотрение ЭПМК управления.
6.6. После согласования ЭПМК управления акта о необнаружении
дел руководитель организации издает приказ о снятии
соответствующих дел с учета.
7. Порядок передачи документов архива
на постоянное хранение
7.1. Документы организаций после проведения экспертизы их
ценности и включения в установленном порядке в состав Архивного
фонда Хабаровского края подлежат обязательной передаче на
постоянное хранение в органы и учреждения системы управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края.
7.2. Документы Архивного фонда Хабаровского края, временно
находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на
постоянное хранение в тот орган или учреждение системы управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края, для которого
данная организация-фондообразователь является источником
комплектования.
7.3. Передача документов постоянного хранения в орган или
учреждение системы управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края осуществляется в упорядоченном состоянии с
соответствующим научно-справочным аппаратом по истечении сроков
ведомственного хранения, в соответствии с планом-графиком,
утвержденным руководителями организации и соответствующего органа
или учреждения системы управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края. В организациях с небольшим объемом ежегодно
образующихся документов постоянного хранения по согласованию с
органом или учреждением системы управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края допускается передача документов
один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как
правило, один раз в пять лет.
7.4. В необходимых случаях сроки временного хранения документов
в архивах организаций могут быть изменены по согласованию с
управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть
осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также
по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в
виде исключения в случае необходимости практического использования
документов организацией по письменному разрешению управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края.
7.5. При реорганизации или ликвидации организации, а также в
случае ее перехода в иной вид собственности образовавшиеся в
процессе деятельности документы постоянного срока хранения и
документы по личному составу передаются правопреемникам либо в
архив вышестоящей организации, а при их отсутствии передаются в
упорядоченном состоянии в орган или учреждение системы управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Уничтожение документов временного срока хранения (до 10 лет) с
неистекшими сроками хранения организаций, ликвидируемых без
правопреемника, оформляется актом с приложением перечня
уничтожаемых документов.
7.6. Перед передачей документов реорганизованной
(ликвидированной) организации проводится проверка наличия и
состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их
научно-техническая обработка.
Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации,
передачи их на хранение или уничтожение осуществляет
ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту
работу с органом или учреждением системы управления по делам
архивов Правительства Хабаровского края.
7.7. Перед передачей документов на постоянное хранение
совместно с представителем органа или учреждения системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
проводится проверка правильности научно-технической обработки дел,
физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При
обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных
дефектов проводится организацией.
7.8. Документы передаются в орган или учреждение системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по
утвержденным ЭПМК управления описям дел.
При первой передаче документов передается историческая справка
на архивный фонд организации. При последующих передачах документов
дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях
в названии, функциях, структуре, подчиненности организации,
составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи
делаются отметки о приеме документов в орган или учреждение
системы управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом
приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью
в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается
новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и
номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в
акте приема-передачи документов на государственное хранение;
причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов.
7.9. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и
один экземпляр акта приема-передачи дел.
7.10. Сроки и порядок передачи на постоянное хранение
документов, образовавшихся в процессе деятельности
негосударственных организаций, определяются с согласия их
собственников на основе договора, заключенного между
негосударственной организацией и органом или учреждением системы
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.
|
