ГЛАВА ВАНИНСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июля 2004 г. N 254
О СОСТОЯНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВАНИНСКОГО РАЙОНА, АДМИНИСТРАЦИЯХ ПОСЕЛКОВЫХ И СЕЛЬСКИХ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ,
ПРЕДПРИЯТИЯХ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ВАНИНСКОГО РАЙОНА
Заслушав и обсудив доклад начальника архивного отдела Хотеевой
Н.Н. "О состоянии делопроизводства и сохранности документов в
органах местного самоуправления, учреждениях, организациях,
предприятиях муниципального образования Ванинского района", в
соответствии с требованиями Закона Хабаровского края "Об архивном
фонде Хабаровского края и архивах", в целях улучшения состояния
делопроизводства, обеспечения сохранности и использования
документов постоянного хранения и по личному составу в органах
местного самоуправления, учреждениях, организациях и предприятиях
муниципального образования Ванинского района коллегия
администрации района отмечает следующие:
В целях контроля за организацией делопроизводства, обеспечения
сохранности, учета и использования документов Архивного фонда
Хабаровского края архивным отделом в течение 2002 - 2003 года
проведено 22 комплексных, 25 тематических и 44 контрольных
проверок.
Обследовано 25 учреждений списка N 1, являющихся источниками
комплектования архивного отдела.
В ходе проверок установлено:
В центральной районной больнице п. Ванино после окончания
делопроизводственного года не проводится экспертиза ценности
документов. Не сложилась практика приема-передачи документов при
смене заведующей канцелярии, архивариусов. Не обеспечена
сохранность архивных документов, последние хранились в помещениях,
не приспособленных к хранению документов, появился грибок,
документы поросли мхом и реставрации не подлежат, что привело к
утрате документов.
Лицевые счета сотрудников за 1996 - 2003 годы ведутся
неправильно.
В отделе образования администрации муниципального образования
Ванинского района положение об отделе, утвержденное в 1995 году,
на сегодняшний день не соответствует действительности,
оказывается, в отделе образования есть еще отделы. Положение об
отделе, печати, бланки строгого учета и отчетности, записи в
трудовой должны быть под одним наименованием, а они везде разные.
Есть нарушения в оформлении и ведении приказов. Из-за халатного
отношения к документам утрачено одно дело постоянного срока
хранения. Нет комнаты под архив, приспособленное помещение под
архив мало и не отвечает правилам работы ведомственных архивов.
В ОАО "Ванинский морской торговый порт" установлено, что не во
всех структурных подразделениях дела заводились согласно
номенклатуре дел. За десять лет здесь не сложилась практика после
окончания делопроизводственного года проводить экспертизу ценности
документов, не составляются акты на выделение документов к
уничтожению.
В Ванинской таможне при оформлении организационно-
распорядительной документации не соблюдались требования ГОСТа Р
6.30-2003.
В Северном лесхозе в работе с документами имеются серьезные
упущения. Не разработана инструкция по ведению делопроизводства и
архива. Долгое время не было издано приказа и не разработана
должностная инструкция на ответственного за делопроизводство и
архив. Журналы входящей и исходящей корреспонденции ведутся
неправильно. Документы постоянного хранения за 1992 - 2003 годы не
сформированы в дела и не прошиты.
В налоговой инспекции документы заведены согласно номенклатуре
дел, по окончанию делопроизводственного года проводится экспертиза
ценности документов, однако надо обратить внимание на документы с
постоянным сроком хранения, которые хранятся на местах, не
сложилась практика приема-передачи документов при смене заведующих
отделами.
Во всех сельских и поселковых администрациях муниципального
образования Ванинского района, финансовом управлении, комитете
социальной защиты населения, комитете по приватизации и управлению
имуществом администрации муниципального образования Ванинского
района. В основном у всех ошибки в ведении делопроизводства и
архива одинаковы, это по регистрации входящей и исходящей
корреспонденции. В журнале регистрации и на самом документе не
проставляется индекс дела к валовой нумерации. Не везде правильно
согласно реквизитам оформлены резолюции руководителей. Трудовые
книжки уволенных сотрудников хранятся вместе с работающими
сотрудниками. В основном нет комнат под архив.
На основании вышеизложенного, в целях совершенствования
архивного дела на территории муниципального образования Ванинского
района и во избежание правонарушений, предусмотренных ст. 12.20
КоАП РФ "Нарушение правил хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов", с целью совершенствования
работы с документами по личному составу и обеспечения их
сохранности на предприятиях района, постановляю:
1. Архивному отделу администрации муниципального образования
Ванинского района (Хотеева Н.Н.) осуществить контроль за
надлежащим выполнением требований Закона Хабаровского края от
21.10.2003 N 146 "Об архивном фонде Хабаровского края и архивах",
в этих целях:
1.1. Продолжить проверки состояния делопроизводства, учета и
сохранности архивных документов в органах местного самоуправления,
учреждениях, организациях, предприятиях муниципального образования
Ванинского района.
1.2. Осуществлять постоянный контроль за реализацией намеченных
мероприятий и требовать их исполнения от руководителей, применяя
административные взыскания.
1.3. Не менее двух раз в год проводить семинары, постоянно
оказывать методическую и практическую помощь работникам,
ответственным за делопроизводство и архив.
2. Рекомендовать главам сельских и поселковых муниципальных
образований Ванинского района, руководителям управлений,
комитетов, отделов администрации муниципального образования
Ванинского района, руководителям предприятий, учреждений,
организаций - источников комплектования архивного отдела:
2.1. Издать распорядительные документы о назначении
ответственных за делопроизводство и архив до 1 августа 2004 года и
представить в архивный отдел администрации муниципального
образования Ванинского района.
2.2. Создать или дополнить составы экспертных комиссий (ЭК),
разработать и утвердить Положения об экспертных комиссиях,
представить в архивный отдел администрации муниципального
образования Ванинского района Хабаровского края до 1 августа 2004
года.
2.3. Представить в архивный отдел администрации муниципального
образования Ванинского района распорядительные документы об
изменении наименования в органах местного самоуправления,
учреждениях, организация, предприятиях муниципального образования
Ванинского района в срок до 01.08.2004.
2.4. Составить или дополнить исторические справки учреждений,
организаций, предприятий списка N 1 и представить в архивный отдел
до 01.11.2004.
2.5. Переработать номенклатуры дел на 2004 год с учетом
изменившихся задач функций деятельности, а также особенностей
организации делопроизводства.
2.6. Обеспечить документирование управленческой деятельности в
соответствии с установленными требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и
Государственной системы документального обеспечения управления
(ГСДОУ).
2.7. Обеспечить формирование дел текущего делопроизводства в
строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков хранения.
2.8. Ежегодно проводить экспертизу ценности документов,
составлять акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, согласовывать с архивным отделом
администрации муниципального образования Ванинского района.
2.9. Предоставлять в архивный отдел администрации
муниципального образования на утверждение и согласование описи дел
постоянного хранения и по личному составу на упорядоченные
документы согласно графику.
2.10. Отделу образования администрации муниципального
образования Ванинского района (Реутт А.Е.) в срок до 01.09.2004
обработать и упорядочить архивные документы за 1992 - 2001 годы.
2.11. Отделу архитектуры и градостроительства администрации
муниципального образования (Саяпин С.В.) в срок до 01.08.2004
провести экспертизу ценности документов за 1986 - 2001 годы.
Обработать и упорядочить дела постоянного и долговременного
хранения, документы за 1986 - 1998 годы к 01.12.2004 сдать в
архив.
2.12. Рекомендовать Северному лесхозу (Коскин В.С.) в срок до
01.08.2004 обработать и упорядочить дела постоянного хранения за
1992 - 2001 годы и по личному составу за 1977 - 2001 годы. Сдать
документы по 1998 год включительно до 01.12.2004.
2.13. Центральной районной больнице (Стренадко А.Ю.) в срок до
01.08.2004 обработать и упорядочить дела постоянного хранения за
1998 - 2001 годы и по личному составу за 1999 - 2001 годы. Сдать
документы по 1998 год включительно до 01.12.2004.
2.14. Отделу культуры администрации муниципального образования
в срок до 01.08.2004 провести экспертизу ценности документов за
1995 - 2001 годы. Обработать и упорядочить дела постоянного
хранения и по личному составу за 1995 - 2001 годы. Документы
постоянного срока хранения за 1995 - 1998 годы в срок до
01.12.2004 сдать в архив.
2.15. Рекомендовать Ванинской таможне в срок до 01.08.2004
обработать и упорядочить дела постоянного срока хранения и по
личному составу за 1996 - 2001 годы. Документы по 1998 год
включительно сдать в архивный отдел администрации муниципального
образования Ванинского района до 01.10.2004.
3. Руководителям учреждений, организаций, предприятий списка N
1 изыскать возможность выделения помещений под архив.
3.1. Обеспечить архивные помещения, комнаты, где хранятся
архивные документы, необходимыми средствами пожаротушения,
мешкотарой, шпагатом на случай экстренной эвакуации документов.
3.2. Центральной районной больнице (Стренадко А.Ю.) в срок до
01.08.2004 в выделенном помещении под архив и комнате бухгалтерии
создать условия для хранения архивных документов.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами администрации муниципального образования
Ванинского района Хабаровского края Мельник В.А.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
подписания.
Глава района
Б.М.Мусянович
|
