МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 февраля 2005 г. N 310
О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
(в ред. постановления мэра г. Хабаровска
от 05.07.2005 N 1075)
В соответствии с Уставом городского округа "Город Хабаровск"
постановляю:
1. Утвердить Регламент администрации города Хабаровска согласно
приложению.
2. Признать утратившими силу постановления мэра города от
23.08.2002 N 967 "О Регламенте администрации города Хабаровска",
от 23.08.2003 N 1295 "О внесении дополнения в постановление мэра
города от 23.08.2002 N 967 "О Регламенте администрации г.
Хабаровска", от 06.11.2003 N 1460 "О внесении изменений в
постановление мэра города от 23.08.2002 N 967 "О Регламенте
администрации г. Хабаровска".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на заместителя мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.
Мэр города
А.Н.Соколов
Приложение
к постановлению
мэра города Хабаровска
от 21 февраля 2005 г. N 310
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Регламент является сводом правил, определяющих порядок
организации деятельности администрации города Хабаровска,
взаимодействия ее структурных подразделений в процессе выполнения
возложенных на них задач.
Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, решаются в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате
администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция), положениями о
структурных подразделениях и другими нормативными правовыми
актами, не противоречащими действующему законодательству.
Глава 1. Организация работы администрации города Хабаровска
Статья 1. Распределение обязанностей
1. Мэр города определяет структуру администрации города,
представляет ее на утверждение в Хабаровскую городскую Думу и
распределяет обязанности между заместителями мэра.
2. Заместители мэра распределяют обязанности и утверждают
должностные инструкции руководителей структурных подразделений,
согласованные с управлением кадров и муниципальной службы.
3. Руководители структурных подразделений разрабатывают
положения о структурных подразделениях, согласовывают их с
соответствующими заместителями мэра, управлением кадров и
муниципальной службы, утверждают должностные инструкции
специалистов. Положения о структурных подразделениях, изменения и
дополнения к ним утверждаются распоряжением мэра.
4. Структурные подразделения администрации города выполняют
поручения мэра и осуществляют свои полномочия в соответствии с
положениями о структурных подразделениях.
Статья 2. Планирование работы администрации города
1. Работа администрации строится на основе планов структурных
подразделений, разработанных в соответствии с основными
направлениями социально-экономического развития города на текущий
год.
Планирование осуществляется на год, месяц. Планы работы
администрации города утверждаются мэром.
Годовой план работы администрации, план заседаний коллегии при
мэре города на год формируются организационно-методическим отделом
на основе предложений, поступающих ежегодно не позднее 20 ноября
от заместителей мэра, руководителей структурных подразделений
администрации города, председателя Хабаровской городской Думы,
руководителей федеральных структур.
2. Планы работы администрации города на месяц формируются
организационно-методическим отделом в соответствии с годовым
планом и на основании предложений руководителей структурных
подразделений, председателя Хабаровской городской Думы,
поступивших не позднее 15 числа месяца, предшествующего
планируемому.
3. План работы администрации города на месяц подписывается
заместителем мэра - управляющим делами и до 20 числа
представляется на утверждение мэру, после чего копии плана
направляются мэру, его заместителям, а также рассылаются в
представительство Президента РФ по Дальневосточному Федеральному
округу, Правительство Хабаровского края, Хабаровскую городскую
Думу, структурные подразделения администрации города.
4. Контроль за выполнением планов работы администрации города
осуществляется заместителями мэра города в соответствии с
распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением планов работы осуществляется
отделом контроля мэра города.
Отчеты о выполнении мероприятий, вошедших в план работы
администрации города на месяц, направляются руководителями
структурных подразделений ежемесячно до 5 числа месяца, следующего
за отчетным, в организационно-методический отдел.
Показатели своевременности составления, согласования, а также
выполнения планов работы структурных подразделений учитываются как
основные при подведении итогов работы за месяц и представлении к
премированию работников администрации.
5. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планами, не
могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть
своевременно внесен на рассмотрение, заместители мэра информируют
об этом мэра города за 7 дней до намеченного срока.
6. Планы работы структурных подразделений администрации города
состоят из разделов:
- вопросы, вносимые на рассмотрение Хабаровской городской Думы;
- вопросы, вносимые на рассмотрение коллегии при мэре города;
- вопросы для подготовки проектов постановлений, распоряжений
мэра города;
- вопросы, вносимые на совещания при мэре;
- вопросы, вносимые на совещания при заместителях мэра;
- вопросы международного сотрудничества;
- организационные мероприятия, проводимые в масштабах города и
на территориях (семинары, совещания, встречи, заседания советов,
конференции и т.д.);
- вопросы, касающиеся основной деятельности структурных
подразделений, определенные положением о структурном
подразделении;
- культурно-массовые мероприятия;
- информационные встречи с населением;
- выступления в средствах массовой информации;
- контроль за исполнением распорядительных документов;
- работа с аппаратом;
- проведение контрольных проверок.
7. Мероприятия и вопросы, включенные в планы работы, должны
излагаться с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения,
места проведения.
8. Руководители структурных подразделений администрации города
оперативно информируют пресс-службу о мероприятиях и событиях,
затрагивающих интересы жителей г. Хабаровска.
9. Должностные лица администрации в соответствии с графиком,
утвержденным мэром, информируют население города о деятельности
администрации города на собраниях и сходах, посредством
выступлений в средствах массовой информации.
Руководители структурных подразделений ежемесячно до 25 числа
направляют в организационно-методический отдел график проведения
информационных встреч. Организационно-методический отдел
ежеквартально готовит аналитическую справку о проведенных
информационных встречах.
Статья 3. Коллегия при мэре города
1. Для коллегиального обсуждения и принятия решений по
важнейшим вопросам обеспечения жизнедеятельности города создана
коллегия при мэре города, является постоянно действующим
совещательным органом.
2. Состав коллегии утверждается постановлением мэра города.
3. В состав коллегии входят по должности: мэр города -
председатель коллегии, вице-мэр и первый заместитель мэра -
заместители председателя коллегии, заместитель мэра - управляющий
делами администрации города.
В состав коллегии могут входить другие должностные лица
администрации города, государственных и муниципальных предприятий
и учреждений, коммерческих организаций, а также представители
общественных организаций.
4. Деятельность коллегии при мэре города основывается на
коллегиальном, свободном обсуждении вопросов, открытости и
гласности, законности, изучении и учете общественного мнения.
5. Заседания коллегии являются основной организационно-правовой
формой ее деятельности.
День проведения заседаний - третья среда месяца. Ответственным
за подготовку заседаний коллегии является заместитель мэра -
управляющий делами администрации города.
6. Внеплановые вопросы могут включаться в повестку дня только
по согласованию с мэром при условии полной подготовленности
необходимых для их рассмотрения материалов.
7. Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии за
7 дней предоставляют заместителю мэра - управляющему делами
полностью подготовленные и завизированные документы: справку
(доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу; проект
постановления мэра с листом согласования; список лиц, приглашенных
на заседание; список лиц, записавшихся для выступлений; справку к
проекту постановления с указанием рассылки.
8. Проект постановления мэра города и материалы, представленные
на заседание коллегии, предварительно обсуждаются в
соответствующих службах; с проектом знакомятся должностные лица,
ответственные за исполнение. Их замечания, разногласия,
предложения фиксируются в листе согласования.
Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с
рассмотрения коллегии.
9. Документы, представленные на заседание коллегии, за 5 дней
до заседания заместитель мэра - управляющий делами передает мэру
города.
10. Рассмотренные мэром материалы предстоящей коллегии
передаются в общий отдел, который знакомит с замечаниями и
поправками, внесенными мэром, ответственных за подготовку вопросов
на заседание коллегии.
11. Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок
мэра (если таковые имеются) ксерокопирует материалы коллегии для
членов коллегии, председателей комитетов по управлению округами,
средств массовой информации.
За три дня до заседания материалы коллегии вручаются для
ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам.
12. О времени и месте проведения коллегии члены коллегии
оповещаются общим отделом.
На заседания коллегии постоянно приглашаются заместители мэра
города, председатели комитетов по управлению округами, начальники
юридического управления, пресс-службы, организационно-
методического отдела, представители средств массовой информации,
которые оповещаются общим отделом.
В заседаниях коллегии могут участвовать депутаты Хабаровской
городской Думы и депутаты других уровней.
Приглашенные на заседания коллегии по конкретному вопросу
оповещаются о времени и месте проведения коллегии структурой,
ответственной за подготовку вопроса. Регистрацию приглашенных
осуществляет также эта структура.
13. Внеочередные заседания коллегии созываются мэром по его
инициативе, по предложениям его заместителей или руководителей
структурных подразделений.
Предложения о созыве внеочередного заседания коллегии
направляются мэру в письменном виде с указанием вопросов,
предлагаемых к включению в повестку дня заседания коллегии и
обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.
Дату внеочередного заседания коллегии назначает мэр города не
раньше, чем через 5 дней с момента поступления предложения.
Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном
заседании коллегии осуществляется в том же порядке, как и
подготовка плановых вопросов.
14. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка,
установленного настоящим Регламентом и действующей Инструкцией, к
рассмотрению не принимаются.
Своевременность представления документов на заседания коллегии,
доработки проектов постановлений после их рассмотрения, качество
подготовки документов учитываются как основные показатели при
подведении итогов работы подразделений администрации города за
месяц.
15. Заседания коллегии протоколируются в соответствии с
требованиями Инструкции.
Протокол оформляется общим отделом, который не позднее чем
через 3 дня после заседания коллегии предоставляется на подпись
председателю коллегии.
При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип
систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты
постановлений мэра города с приложениями к ним в соответствии с
пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки
приглашенных.
16. После обсуждения вопроса на коллегии окончательная
доработка проектов постановлений мэра производится ответственными
за подготовку вопросов в 10-дневный срок (если на заседании не был
оговорен иной срок) и с визой заместителя мэра, курирующего данный
вопрос, сдаются в общий отдел для предоставления мэру на подпись.
17. Заседания коллегии стенографируются. Расшифровка
стенограммы производится общим отделом в 7-дневный срок со дня
проведения коллегии, подписывается заместителем мэра - управляющим
делами администрации города. Материалы каждого заседания коллегии
оформляются в 2-х экземплярах. Первый экземпляр хранится в общем
отделе, второй экземпляр направляется в Правительство Хабаровского
края.
Статья 4. Порядок подготовки и проведения заседаний совещаний,
семинаров и других мероприятий
1. В целях упорядочения режима работы аппарата администрации
города и координации деятельности структурных подразделений
устанавливается единый порядок проведения совещаний, семинаров и
других мероприятий.
2. Совещания, семинары и другие мероприятия в администрации
города с приглашением руководителей любого уровня проводятся в
установленные Регламентом дни недели в соответствии с планом.
3. При проведении совещаний, заседаний в обязательном порядке
ведется протокол. Ответственность за ведение протоколов, а также
оперативный контроль за выполнением принятых решений и поручений
несут секретари комиссий, советов, штабов, утвержденных
распоряжениями мэра города.
4. Протоколы поручений аппаратных совещаний мэра, его
заместителей, оперативный контроль за выполнением принятых решений
и поручений ведут советник мэра, консультанты и помощники
заместителей мэра.
5. Ведение протоколов объездов мэра и контроль за исполнением
поручений, данных мэром при объездах, осуществляют структурные
подразделения, организовывающие объезд.
6. Руководители структурных подразделений администрации города
по мере необходимости представляют организационно-методическому
отделу возможность ознакомиться с протоколами совещаний, штабов и
других мероприятий, справки о выполнении принятых на них решений
для подготовки аналитических материалов мэру города.
Порядок проведения совещаний:
Мэр города
Понедельник аппаратное совещание
еженедельно
8.30
2-й вторник прием граждан
17.00
1, 3, 4 вторник, прием представителей предприятий, организаций,
2-й четверг учреждений
14.00 - 16.00
3-я среда заседание коллегии при мэре города
14.00
Заместители мэра города
1, 3 понедельник прием граждан заместителем мэра - управляющим делами
15.00
2, 4 понедельник прием граждан заместителем мэра по промышленности,
15.00 транспорту и связи
вторник прием граждан, представителей организаций вице-мэром
еженедельно города
9.00
16.00 совещание у вице-мэра с руководителями курируемых им
структурных подразделений
вторник прием граждан, представителей предприятий,
четверг организаций заместителем мэра, директором
еженедельно департамента по архитектуре, градостроительству и
14.00 землепользованию
1, 3 среда прием граждан заместителем мэра, председателем
15.00 комитета по социальным вопросам
1, 3 четверг прием граждан первым заместителем мэра, директором
15.00 департамента городского хозяйства
2, 4 пятница прием граждан заместителем мэра, председателем
15.00 комитета по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой
промышленности
4 четверг участие мэра, заместителей мэра в совещаниях
11.00 - 14.00 Губернатора Хабаровского края и в заседаниях коллегии
при Губернаторе Хабаровского края
понедельник заседание штаба по подготовке городского хозяйства к
еженедельно зиме
17.00
Статья 5. Порядок рассмотрения обращений граждан
1. Все поступающие в администрацию города письменные обращения
граждан (жалобы, предложения, заявления) регистрируются в секторе
по рассмотрению обращений граждан, рассматриваются мэром,
заместителями мэра в соответствии с распределением обязанностей.
Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в
комитеты по управлению округами, другие структурные подразделения
администрации г. Хабаровска, рассматриваются руководителями этих
структурных подразделений.
2. Письменные обращения граждан рассматриваются в порядке и
сроки, установленные законами Хабаровского края и иными
нормативными правовыми актами. Конкретный срок устанавливается
мэром, его заместителями в резолюции на регистрационной карточке.
3. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в секторе по рассмотрению обращений граждан, структурных
подразделениях ведется в соответствии с Инструкцией.
Вопросы, жалобы, предложения, поступающие во время прямого
эфира на телевидении в адрес мэра города, а также содержащиеся в
газетных публикациях, ставятся на контроль в секторе по
рассмотрению обращений граждан. Порядок работы с ними тот же, что
и с письменными обращениями граждан.
4. Прием граждан по личным вопросам в администрации города
проводится мэром, его заместителями в соответствии с утвержденным
графиком.
Руководители комитетов по управлению округами, структурных
подразделений администрации еженедельно организуют прием граждан
по личным вопросам.
5. Прием граждан с письменными обращениями, запись на прием к
мэру и его заместителям осуществляется сектором по рассмотрению
обращений граждан ежедневно с 9.00 до 13.00, с 14.00 до 15.00.
Руководители структурных подразделений самостоятельно
организуют прием обращений граждан и их отработку.
6. Контроль за сроками исполнения поручений мэра, заместителей
мэра по обращениям граждан осуществляет сектор по рассмотрению
обращений граждан. Контроль за сроками исполнения обращений,
поступивших непосредственно в структурные подразделения,
осуществляют руководители этих подразделений.
Оперативный контроль за деятельностью подразделений
администрации города, должностных лиц, исполняющих поручения по
разрешению обращений граждан, осуществляют советник мэра,
консультанты и помощники заместителей мэра.
Статья 6. Организационно-методическая работа
1. Официальные приемы мэром представителей общественности,
трудовых коллективов, ветеранских организаций проводятся по
предложениям структурных подразделений администрации города в
соответствии с распоряжениями мэра города.
2. Направление представителей администрации города на
общегородские мероприятия (собрания, конференции, торжественные
заседания и пр.) организует на основании списков, утвержденных
мэром, организационно-методический отдел.
3. Заместители мэра, руководители структурных подразделений
занимаются попечительской деятельностью через советы в
соответствии с положениями о попечительских советах, утверждаемыми
мэром города.
4. Чествование и поздравление заслуженных жителей города,
предприятий, организаций, творческих коллективов, воинских
формирований, населения города Хабаровска от имени мэра и
администрации города проводятся по случаю юбилеев, памятных дат,
профессиональных праздников.
Предложения о чествованиях и поздравлениях вносят мэру
структурные подразделения администрации города (по отраслям) не
позднее чем за 10 дней.
Организация торжеств проводится на основании распоряжений мэра
ответственными исполнителями.
5. Вопросы награждения Почетной грамотой администрации,
Благодарностью мэра решаются на основании соответствующего
правового акта мэра.
6. Согласование представлений на государственные награды,
почетные звания производится мэром города.
Материалы по представлениям к государственным наградам,
почетным званиям рассматриваются комиссией, созданной
распоряжением мэра.
Организация заседаний комиссии, ведение протоколов, подготовка
и предоставление документов на подпись мэру возлагается на
управление кадров и муниципальной службы.
7. Вопросы присвоения звания "Почетный гражданин города
Хабаровска" рассматриваются в соответствии с действующим
Положением "О Почетном гражданине города Хабаровска".
Материалы на заседания комиссии, проекты постановлений мэра
города на заседания коллегии при мэре города, проекты решений
Хабаровской городской Думы о присвоении звания "Почетный гражданин
города Хабаровска" готовит комиссия по рассмотрению материалов и
предложений о присвоении звания "Почетный гражданин города
Хабаровска" в соответствии с Положением о порядке представления к
званию "Почетный гражданин города Хабаровска", действующим на
момент представления.
8. Методическая работа в администрации города осуществляется
организационно-методическим отделом.
9. Для обобщения и распространения положительного опыта работы
исполнительных органов при организационно-методическом отделе
распоряжением мэра создается методический совет. Методический
совет работает на общественных началах и состоит из депутатов,
работников администрации, работников науки, культуры и других
отраслей хозяйства, редакций газет, радио и телевидения,
представителей общественности.
10. Организационно-методический отдел накапливает материалы по
вопросам организации и деятельности органов местного
самоуправления.
11. Методический совет выпускает информационно-методический
бюллетень в помощь структурным подразделениям администрации
города.
Структурные подразделения администрации города предоставляют
организационно-методическому отделу материалы, имеющие
практический интерес.
12. Организационно-методический отдел организует работу по
повышению квалификации муниципальных служащих, представляет мэру
для утверждения программы курсовой подготовки и стажировки
работников администрации.
13. Организационно-методический отдел оформляет служебную
подписку на периодическую печать.
Статья 7. Осуществление международных связей
1. Организационную работу, связанную с пребыванием в городе
иностранных делегаций по линии администрации города и визитами
официальных делегаций за рубеж, осуществляет управление
международных связей на основании распоряжений мэра.
2. Прием иностранных делегаций и иностранных граждан в
администрации города осуществляется на основе поступивших
официальных запросов иностранной стороны или приглашений
российской стороны.
3. При осуществлении официальных и деловых визитов иностранных
делегаций в город Хабаровск программу их пребывания, круг
обсуждаемых вопросов и состав делегации согласовывает мэр города.
4. Управление международных связей совместно со структурным
подразделением администрации города, по линии которого готовится
программа пребывания, проводит подготовительную работу по приему
иностранных делегаций, прибывающих в город Хабаровск с
официальными и деловыми визитами.
5. Руководители отделов, управлений, комитетов администрации
города о каждой деловой встрече с иностранными гражданами,
независимо от места проведения, составляют отчет в виде протокола
или обобщенной справки, копии которых в 5-дневный срок направляют
в управление международных связей.
6. Отчеты о результатах загранкомандировок сотрудников
администрации города представляются в управление международных
связей в 10-дневный срок после их возвращения.
Статья 8. Работа с кадрами
1. Учет муниципальных служащих осуществляется в реестре
муниципальных служащих, порядок ведения которого устанавливается
мэром города. Основанием для включения в реестр является
поступление на муниципальную службу, основанием для исключения из
реестра - увольнение с муниципальной службы.
В реестр заносятся сведения о муниципальных служащих с
указанием замещаемой ими должности, квалификационного разряда,
даты поступления на муниципальную службу и стажа замещения
муниципальных должностей. На каждого работника администрации
города ведется личное дело, содержащее сведения о служащем,
прохождении им муниципальной службы.
2. В целях повышения эффективности подбора кадров составляется
резерв на замещение муниципальных должностей муниципальной службы.
Порядок зачисления в резерв на замещение муниципальных должностей
муниципальной службы и нахождения в резерве устанавливается
соответствующим постановлением мэра.
3. Поступление на муниципальную службу осуществляется на
основании Положения о муниципальной службе в г. Хабаровске и
Положения о проведении конкурса на замещение вакантной
муниципальной должности муниципальной службы г. Хабаровска,
утвержденных соответствующими правовыми актами мэра.
4. Для определения уровня профессиональной подготовки и
соответствия муниципального служащего занимаемой муниципальной
должности муниципальной службы проводится аттестация. Аттестация
проводится не чаще одного раза в два года, но не реже одного раза
в четыре года. Порядок и условия проведения аттестации
устанавливаются правовым актом мэра.
5. Подготовка, переподготовка муниципальных служащих проводится
в Российской академии государственной службы и Дальневосточной
академии государственной службы.
6. Структурные подразделения администрации города согласовывают
предложения по обучению работников с заместителями мэра (согласно
распределению обязанностей) и не позднее 1 января предоставляют их
в управление кадров и муниципальной службы и организационно-
методический отдел.
7. Управление кадров и муниципальной службы готовит документы о
направлении на учебу (заочное обучение) работников администрации и
вносит их на рассмотрение комиссии по вопросам муниципальной
службы.
С учетом решения комиссии по муниципальной службе мэр города
принимает решение о направлении на обучение, переподготовку,
повышение квалификации работников администрации города.
8. Заместители мэра, руководители структурных подразделений
администрации города организуют работу по изучению, подбору,
расстановке, обучению кадров, контролю за исполнением
функциональных обязанностей муниципальными служащими и ежегодно до
1 декабря вносят на комиссию по вопросам муниципальной службы
администрации города обоснованные предложения по изменению
структуры, штатной численности, изменению сотрудникам должностного
оклада, надбавки за сложность, напряженность и специальный режим
работы; дополнительных отпусков за ненормированный рабочий день;
направлению на учебу в вузы.
9. Муниципальным служащим, замещающим муниципальные должности
муниципальной службы, в трехдневный срок со дня приема на работу
управлением кадров и муниципальной службы выдается служебное
удостоверение администрации города Хабаровска установленного
образца.
В целях беспрепятственного доступа в служебные здания
администрации г. Хабаровска по месту работы работникам, не
отнесенным к муниципальным служащим, для осуществления
технического обеспечения деятельности администрации города
выдается служебный пропуск установленного образца.
При увольнении муниципальный служащий или работник, не
отнесенный к муниципальным служащим и осуществляющий техническое
обеспечение деятельности администрации города, обязан сдать в
управление кадров и муниципальной службы служебное удостоверение
или служебный пропуск, о чем в должностной карточке и журнале
учета выдачи удостоверений и пропусков делается соответствующая
отметка.
10. Управление кадров и муниципальной службы администрации
города изучает в структурных подразделениях администрации города
состояние работы с кадрами, вносит предложения по ее улучшению.
Статья 9. Соблюдение законности
1. Администрация города организует выполнение законодательства
Российской Федерации и Хабаровского края, осуществляет контроль за
его соблюдением на территории города.
2. Контроль за соблюдением законности в деятельности
структурных подразделений администрации города, в том числе
комитетов по управлению округами осуществляется юридическим
управлением администрации города.
В этих целях юридическое управление проверяет на соответствие
требованиям законодательства проекты постановлений и распоряжений
мэра города, проекты решений Хабаровской городской Думы, других
документов правового характера, осуществляет иные функции в
соответствии с положением о юридическом управлении.
3. Отдел контроля мэра города обеспечивает реализацию
контрольных полномочий мэра по вопросам соблюдения законности
путем периодических проверок структурных подразделений
администрации города, осуществляет другие функции в соответствии с
положением об отделе контроля мэра города и указаниями мэра.
Статья 10. Контроль за деятельностью структурных подразделений
администрации города, предприятий, учреждений и организаций
1. Мэр города, его заместители могут заслушивать отчеты
руководителей о работе структурных подразделений по всем вопросам,
входящим в компетенцию администрации города.
Ежегодно до 1 февраля руководители структурных подразделений
администрации города представляют в организационно-методический
отдел письменные отчеты о работе своих подразделений за год для
подготовки отчета о деятельности администрации города за отчетный
период.
2. Мэр города, его заместители по собственной инициативе, по
представлениям структурных подразделений администрации города,
прокуратуры, общественных организаций, по обращениям жителей
города могут рассматривать вопросы соблюдения и выполнения
структурными подразделениями, подотчетными и подконтрольными
предприятиями, организациями и учреждениями решений Хабаровской
городской Думы, постановлений и распоряжений мэра и решений
вышестоящих органов государственной власти.
3. Отдел контроля мэра города осуществляет контрольные проверки
состояния дел в структурных подразделениях, на предприятиях, в
организациях и учреждениях по вопросам, входящим в компетенцию
администрации города. Информация о результатах проверок
предоставляется мэру города и руководителям проверяемых структур.
Глава 2. Взаимодействие с Хабаровской городской Думой
и органами прокуратуры
Статья 11. Взаимодействие с Хабаровской городской Думой
1. Обеспечение деятельности Хабаровской городской Думы
осуществляется администрацией города в порядке, установленном
Хабаровской городской Думой.
2. Структурные подразделения администрации города в
перспективных и месячных планах работы указывают вопросы,
требующие рассмотрения на заседаниях городской Думы.
3. Перечень вопросов для включения в план заседаний Хабаровской
городской Думы на полугодие формируется организационно-
методическим отделом на основе предложений мэра, заместителей
мэра, структурных подразделений, предоставляемых ежегодно в срок
до 20 ноября и 20 мая соответственно, и направляется на
согласование мэру города.
Перечень внеплановых вопросов, выносимых на рассмотрение
Хабаровской городской Думы мэром города, формируется аналогично и
предоставляется председателю городской Думы не позднее 15 числа
месяца, предшествующего планируемому.
В перечне указываются: формулировка вопроса; месяц, в котором
планируется рассмотреть вопрос; ответственное за подготовку
структурное подразделение администрации, а также конкретные
должностные лица, фамилия докладчика.
4. Проекты решений Хабаровской городской Думы, пояснительные
записки к ним с указанием целей и задач, решаемых этими актами,
необходимость их принятия, финансово-экономическое обоснование
представляются структурными подразделениями администрации города
на рассмотрение мэру города.
Подготовленные для рассмотрения проекты решений городской Думы
должны иметь согласование соответствующих заместителей мэра,
ответственных исполнителей, начальника юридического управления.
5. Проекты решений городской Думы с резолюцией мэра о внесении
на рассмотрение Думы в установленные Регламентом городской Думы
сроки представляются председателю городской Думы.
6. Проекты законов Хабаровского края, направленные в
Хабаровскую городскую Думу для внесения поправок, рассматриваются
соответствующими структурными подразделениями администрации города
и юридическим управлением, после чего передаются для рассмотрения
в городскую Думу.
7. Нормативные правовые акты (решения), принятые городской
Думой, направляются мэру для подписания и обнародования.
Обнародование решений Хабаровской городской Думы осуществляется
путем их опубликования в официальных изданиях Хабаровской
городской Думы.
Организационно-методический отдел в течение 2-х дней со дня
принятия городской Думой решения готовит проект постановления мэра
об обнародовании решения Хабаровской городской Думы и вместе с
решением Думы направляет его мэру на подпись.
8. Учет и анализ критических замечаний, высказанных депутатами
в адрес администрации города и ее структурных подразделений на
заседаниях городской Думы, ведется организационно-методическим
отделом управления делами, обобщается им и по распоряжению мэра
города они направляются для принятия мер или реализации
соответствующим должностным лицам, структурным подразделениям
администрации города.
9. С целью эффективного сотрудничества и конструктивного
решения вопросов депутаты городской Думы могут участвовать в
работе коллегии при мэре города.
Статья 12. Взаимодействие с органами прокуратуры
1. Проекты нормативных правовых актов Хабаровской городской
Думы и мэра после их согласования юридическим управлением
направляются в прокуратуру Центрального района г. Хабаровска для
заключения.
2. После принятия и подписания копия нормативного правового
акта Хабаровской городской Думы и мэра направляется общим отделом
в прокуратуру Центрального района г. Хабаровска.
3. Оригинал заключения прокуратуры хранится в юридическом
управлении администрации города.
Глава 3. Ведение делопроизводства в аппарате
администрации города
Статья 13. Организация работы с документами
1. Организация работы с документами в аппарате администрации
города, подготовка документов к последующему хранению и
использованию осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью
документов возлагается на управление делами администрации города.
3. Ответственность за сохранность документов, находящихся на
исполнении у мэра, его заместителей, возлагается соответственно на
советника мэра, консультантов и помощников заместителей мэра
города.
4. Контроль за состоянием делопроизводства и сохранность
документов в структурных подразделениях администрации города
возлагается на их руководителей.
5. Руководитель структурного подразделения администрации
определяет ответственного за ведение делопроизводства, который
обеспечивает учет и прохождение документов в указанные сроки,
сохранность находящихся в структурных подразделениях служебных
документов.
Статья 14. Регистрация документов
1. Служебные документы (корреспонденция), поступившие в
администрацию города на имя мэра и его заместителей,
регистрируются в общем отделе в день поступления, в том числе и в
автоматизированной системе электронного документооборота.
2. Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов,
днем поступления считается следующий рабочий день.
3. Документы, поступившие на имя заместителей мэра - директоров
департаментов муниципальной собственности и архитектуры,
строительства и землепользования, а также в адрес руководителей
структурных подразделений, регистрируются соответственно в
департаментах и структурных подразделениях администрации города, в
том числе и в автоматизированной системе электронного
документооборота.
4. Служебная информация, поступающая по факсимильной связи,
регистрируется специалистом приемной мэра в журнале регистрации
факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел
администрации города.
5. Служебная информация, поступающая по электронной почте,
регистрируется компьютерно-информационным управлением, передается
на бумажном носителе в общий отдел, где также регистрируется и
передается в установленном порядке.
6. Зарегистрированная общим отделом корреспонденция
направляется для рассмотрения мэру и его заместителям в
соответствии с распределением обязанностей через советника мэра,
консультантов и помощников заместителей мэра.
7. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции,
подписанной мэром города, его заместителями, производится общим
отделом (в том числе и в автоматизированной системе электронного
документооборота); подписанной иными должностными лицами -
соответствующим структурным подразделением.
8. Документы рассматриваются мэром, его заместителями в день
поступления.
9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции
мэра города и его заместителей.
10. С резолюцией мэра, его заместителей документ возвращается в
общий отдел для соответствующей отметки в компьютерной базе
данных. После отметки документы передаются лицу, ответственному за
исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по
ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю
обязательно дается ответ.
11. Документы, поступившие непосредственно мэру, его
заместителям (без регистрации), должны быть в обязательном порядке
направлены на регистрацию в общий отдел.
12. Советник мэра, консультанты и помощники заместителей мэра,
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
администрации, получают корреспонденцию в общем отделе после 15
часов под роспись.
Статья 15. Исполнение документов
1. Ответственность за исполнение документа несет лицо,
указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько).
Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное
исполнение документа: сбор полной и достоверной информации,
проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку
выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.
2. Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в
сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2
дня до истечения окончательного срока исполнения документа,
представить все необходимые материалы и сведения, принимать
участие в организации исполнения документа.
3. Исполнение документа предусматривает: изучение существа
вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку
проекта документа, его оформление, согласование, представление на
подпись, подготовку пересылке адресату.
Статья 16. Машинописные и копировально-множительные работы
1. Документы, передаваемые в машинописное бюро для печати,
оформляются в соответствии с требованиями Инструкции.
2. В машинописном бюро печатаются материалы только служебного
характера. Первоочередному печатанию подлежат материалы коллегий,
постановления и распоряжения мэра, материалы Хабаровской городской
Думы. Печатание других материалов производится в порядке
поступления.
3. Перепечатка одного и того же документа допускается не более
трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна
быть разрешающая виза заместителя мэра - управляющего делами или
начальника общего отдела.
Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками
возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед
общим отделом.
4. Необходимость ксерокопирования служебных документов
определяют руководители структурных подразделений или их
заместители, которые несут ответственность за их содержание и
качество.
Ксерокопирование материалов, кроме постановлений, распоряжений
мэра города и материалов Хабаровской городской Думы, производится
с разрешения начальника общего отдела, а в отдельных случаях -
заместителя мэра - управляющего делами администрации города.
Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
Срочность выполнения заказа определяется заместителем мэра -
управляющим делами, начальником общего отдела.
Статья 17. Подготовка проектов правовых актов мэра города
1. Мэр города по предметам своего ведения принимает правовые
акты - постановления и распоряжения.
2. Подготовка проектов правовых актов мэра осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции.
3. Для разработки проектов правовых актов мэра по наиболее
важным вопросам распоряжением мэра могут создаваться рабочие
группы и комиссии.
4. Проекты правовых актов мэра согласовываются руководителями
структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности,
которые представили проект и которым в проекте предусматриваются
задания или поручения, а также других органов и организаций,
имеющих отношение к реализации изложенных в проекте вопросов.
5. Проекты правовых актов мэра, исполнение которых требует
финансового обеспечения, в обязательном порядке согласовываются с
вице-мэром города и начальником финансового департамента,
изменения штатного расписания администрации города - с вице-мэром
города, начальником финансового департамента, начальником
управления кадров и муниципальной службы.
6. Проекты правовых актов мэра по кадровым вопросам в
обязательном порядке согласовываются с начальником управления
кадров и муниципальной службы.
7. Проекты правовых актов мэра города, требующие опубликования
в печати, согласовываются с начальником пресс-службы администрации
города.
8. Проекты правовых актов мэра, имеющие приложения, в
обязательном порядке согласовываются заместителем мэра города -
управляющим делами.
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты - 2 - 3
см. Приложения визируются руководителем структурного
подразделения, внесшего проект.
9. После необходимых согласований проекты постановлений,
распоряжений передаются на согласование:
- заместителям мэра, ответственным за исполнение указанного
документа;
- начальнику отдела контроля мэра города;
- начальнику юридического управления администрации города.
10. Проекты правовых актов мэра, прошедшие необходимые
согласования, передаются исполнителем в общий отдел для
регистрации, в том числе и в автоматизированной системе
электронного документооборота.
Зарегистрированные проекты правовых актов мэра направляются
заместителю мэра - управляющему делами для подписания приложений к
проекту и справки-рассылки.
11. Срок согласования проектов правовых актов мэра каждым
должностным лицом не должен превышать 3-х дней, по личному составу
- одного дня.
12. Период согласования проекта постановления, распоряжения
мэра заинтересованными организациями до момента представления его
на подпись мэру не должен превышать месячный срок, в противном
случае он подлежит пересогласованию.
Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением месячного
срока согласования проектов правовых актов мэра. Ежемесячно, в
срок до 5 числа готовит аналитическую записку мэру.
В случаях, установленных нормативными правовыми актами города
Хабаровска, применяется иной порядок согласования правовых актов
мэра города.
(Абзац введен постановлением мэра г. Хабаровска от 05.07.2005 N
1075)
13. Все поступившие замечания, разногласия и предложения
фиксируются в листе согласования или на отдельном листе,
рассматриваются в подразделении, подготовившем проект правового
акта, учитываются или обоснованно отвергаются. Должностное лицо,
ответственное за подготовку проекта правового акта, прилагает
пояснительную записку, в которой указывает, какие замечания
учтены, обосновывает разногласия.
Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с
рассмотрения мэром.
14. Подписанные мэром правовые акты регистрируются в общем
отделе (в том числе и в автоматизированной системе электронного
документооборота) и в трехдневный срок рассылаются исполнителям и
заинтересованным организациям согласно листу рассылки.
Статья 18. Контроль за исполнением документов
1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях
обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в
документе вопросов.
2. Общий контроль за исполнением правовых актов мэра
осуществляет отдел контроля мэра города.
3. Организация контроля за исполнением документов производится
в соответствии с требованиями Положения "О порядке организации
контроля за исполнением распорядительных и других документов в
администрации г. Хабаровска", а также требованиями Инструкции.
4. Документы с резолюцией мэра с конкретным сроком исполнения
ставятся общим отделом на особый контроль.
В первую и третью пятницу месяца общий отдел готовит для мэра
города информацию о прохождении документов в администрации города.
Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих
нормативных актов при подготовке, оформлении, предоставлении и
срокам исполнения документов влечет за собой дисциплинарную
ответственность должностных лиц.
5. Оперативный контроль за работой подразделений администрации
и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений мэра,
заместителей мэра города, изложенных в резолюциях на документах,
осуществляют советник мэра, консультанты и помощники заместителей
мэра.
6. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и
ответа.
Обязательному контролю подлежат:
- федеральные законы, указы и распоряжения Президента
Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, законы Хабаровского края, постановления и
распоряжения Губернатора Хабаровского края, Правительства
Хабаровского края в части, касающейся деятельности органов
местного самоуправления;
- поручения мэра города;
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- письма, заявления и другая корреспонденция предприятий,
организаций, учреждений, жителей города;
- федеральные целевые программы в части, касающейся г.
Хабаровска.
7. Постановка документов на контроль в администрации города
осуществляется с применением автоматизированной системы
электронного документооборота, функционирующих в компьютерной сети
городской администрации:
- исполнительно-распорядительные акты;
- обращения граждан;
- служебные документы (корреспонденция).
8. По указанию мэра на контроль может быть поставлен весь
документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в
устной форме.
9. Контроль за исполнением документов возлагается на
заместителей мэра и руководителей структурных подразделений
администрации города.
10. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений
по ним осуществляется советником мэра, консультантами, помощниками
заместителей мэра и включает в себя:
- ознакомление заместителей мэра с поставленными на контроль
документами в день их получения и передача этих документов с
резолюцией заместителей мэра непосредственным исполнителям через
общий отдел;
- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных
контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами
содержатся материалы, отражающие ход их выполнения (промежуточные
информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов
совещаний и пр.);
- оперативное информирование мэра и его заместителей о ходе и
результатах исполнения контрольных документов;
- организацию подготовки заместителям мэра, а также отделу
контроля, сектору по рассмотрению обращений граждан и общему
отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о
снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;
- подготовку и передачу исполненных документов в
соответствующие службы для снятия их с контроля.
11. Данные о ходе и результатах исполнения документов
обобщаются, направляются заместителям мэра в виде машинограмм
предупредительного характера с перечнем документов, сроки
исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:
- ежемесячно - отделом контроля;
- еженедельно - сектором по рассмотрению обращений граждан;
- еженедельно - общим отделом.
12. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за
исполнением документов, подготовку аналитических материалов,
служебных записок о соблюдении требований исполнительской
дисциплины обеспечивают и представляют мэру города:
- отдел контроля по исполнительно-распорядительным актам -
ежеквартально;
- сектор по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно;
- общий отдел по служебным документам - два раза в месяц.
13. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь
тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и
об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только
тем руководителем, который его рассматривал и ставил на контроль.
14. Ответственность за исполнение документов, поставленных на
контроль, возлагается на должностных лиц и структурные
подразделения, указанные в документах, контрольных карточках, а
также лиц, установленных резолюцией мэра, его заместителей.
15. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с
даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения
указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в документе,
устанавливается в один месяц.
16. Информация по исполнению документа, отдельного мероприятия
представляется ответственными за исполнение в отдел контроля на
имя мэра города.
Непредставление информации в сроки, указанные в контрольной
карточке, означает неисполнение документа, мероприятия.
17. Основанием для снятия с контроля документа является справка
(информация) о выполнении заданий, установленных документом.
Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения
поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда и в
какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются
подлинники (копии) поручений и соответствующих документов
18. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительных актов
мэра отдел контроля готовит проект постановления мэра о снятии с
контроля указанных документов.
Снятие документа с контроля не означает прекращения его
действия.
Статья 19. Гербовая печать администрации города
1. Гербовая печать администрации города представляет собой
печать в форме правильного круга с изображением герба города
Хабаровска.
2. Гербовая печать администрации города хранится у заместителя
мэра города - управляющего делами и используется в соответствии с
законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска.
3. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации
города, подписываются мэром или должностными лицами администрации
города, которым мэр делегировал право подписи.
4. Структурные подразделения могут иметь гербовую печать в
соответствии с положением о структурном подразделении.
Статья 20. Обеспечение сохранности документов
1. С момента заведения и до передачи документов в ведомственные
архивы структурных подразделений администрации города документы
хранятся по месту их формирования.
2. Должностной инструкцией на одного из работников
подразделения администрации города возлагаются обязанности по
обеспечению сохранности архивных документов.
3. Руководители структурных подразделений администрации города
несут ответственность за сохранность документов в соответствии с
законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации и Хабаровского края в области архивного дела.
4. Архивные документы находятся в специально отведенных для
этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в
металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность.
5. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению
экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые
экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы
внутри дела формируются в хронологической последовательности на
скоросшивателе.
Документы постоянного срока хранения хранятся в администрации
города в течение 5 лет, после чего передаются в государственный
архив Хабаровского края на постоянное хранение.
6. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения администрации города руководитель обязан принять
меры для обеспечения сохранности документов в соответствии с
законодательством в области архивного дела, действующим на момент
ликвидации или реорганизации.
Дела постоянного срока хранения готовятся и передаются в
государственный архив Хабаровского края, временного срока
хранения, документы по личному составу - в архивный отдел
управления делами администрации города.
Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы
возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого)
подразделения администрации и председателя ликвидационной
комиссии.
Заключительные положения
Работа администрации города, ее структурных подразделений
строится на основании настоящего Регламента.
Внутренний распорядок и организация работы аппарата
администрации определяется мэром города.
Поправки и дополнения в настоящий Регламент вносятся мэром по
предложениям его заместителей, руководителей структурных
подразделений администрации города.
Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет за собой
дисциплинарную ответственность работников администрации города.
|
