ГЛАВА СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 июля 2005 г. N 1178-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе
администрации Советско-Гаванского муниципального района.
2. Распоряжение главы города Советская Гавань с Советско-
Гаванским районом от 06.11.2001 N 1255-р "Об утверждении положения
об архивном отделе Администрации города Советская Гавань с
Советско-Гаванским районом" считать утратившим силу.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента его
подписания.
Глава муниципального района
С.Л.Луговской
Приложение
к распоряжению
главы Советско-Гаванского
муниципального района
от 22 июля 2005 г. N 1178-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Администрация Советско-Гаванского муниципального района
(далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного
дела в муниципальном Советско-Гаванском районе реализует
полномочия по:
формированию и содержанию архивного отдела Администрации,
включая хранение архивных фондов поселений;
обеспечению хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов, образовавшихся и образующихся в их
деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной
собственности, а также архивных фондов и архивных документов
юридических и физических лиц, переданных на законном основании в
муниципальную собственность района;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные
фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению
Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и
субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской
Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области
архивного дела Администрация образует в своем составе архивный
отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением
Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью
Администрации в установленном порядке; имеет бланки со своим
наименованием и печать для заверения копий.
Отдел осуществляет свою деятельность под руководством главы
района и находится в оперативном подчинении управляющего делами
Администрации района.
В соответствии с законодательными и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края Архивный
отдел входит в систему архивных учреждений управления по делам
архивов Правительства Хабаровского края и взаимодействует с ним по
организационно-методическим вопросам; осуществляет отдельные
государственные полномочия Хабаровского края в области архивного
дела.
1.4. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом на
территории района, несет ответственность за его состояние,
дальнейшее развитие и совершенствование, обеспечивает в пределах
своей компетенции исполнение действующего законодательства в
области архивного дела.
1.5. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле
Российской Федерации", Законом Хабаровского края "Об архивном
фонде Хабаровского края и архивах", законами и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, Уставом
района, постановлениями и распоряжениями главы района, приказами и
инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края и настоящим
Положением.
1.6. Положение об Отделе утверждается постановлением главы
Администрации муниципального района. В положении закрепляются
организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по
руководству архивным делом, полномочия по их реализации,
ответственность за состояние, развитие и совершенствование
архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей
муниципальных служащих - работников Отдела - устанавливается
главой Администрации муниципального района.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение
Отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального
района и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из бюджета края (при реализации программ
развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном
образовании; реализации отдельных государственных полномочий в
сфере архивного дела Администрации, в т.ч. полномочий на хранение
архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к
государственной собственности и расположенных на территории
муниципального района);
внебюджетные средства, в т.ч. от приносящей доход деятельности
Отдела, предусмотренной его учредительными документами;
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела
утверждается Администрацией на основании перечня платных работ и
услуг, утвержденного в установленном порядке.
1.10. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими
нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его
содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану,
транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда
работников.
2. Состав документов
2.2. Отдел хранит:
2.2.1. Ранее принятые на хранение документы государственной
части Архивного фонда края, образовавшиеся в деятельности
городских органов власти, государственных учреждений районного
подчинения.
2.2.2. Документы, образующиеся в деятельности органов
государственной власти и местного самоуправления, учреждений,
организаций и предприятий, расположенных на территории Советско-
Гаванского района.
2.2.3. Документы юридических и физических лиц, в том числе
документы личного происхождения, семейные архивы, документальные
коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана
с историей района, поступившие на законном основании в
муниципальную собственность.
2.2.4. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района.
2.2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие
фонды Архивного отдела.
2.2 6. Организационно-распорядительную документацию по личному
составу.
2.2.7. Учетно-справочные документы по личному составу.
2.2.8. Личные дела.
2.2.9. Документы официального и личного происхождения, не
включенные в состав личных дел.
2.2.10. Документы бухгалтерского учета: лицевые счета и
ведомости по начислению заработной платы.
2.2.11. Документы по аттестации и тарификации.
2.2.12. Наградную документацию.
2.2.13. Акты о несчастных случаях, связанных с производством и
другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда,
получение образования, имущественные и льготные права.
2.2.14. Трудовые контракты и трудовые соглашения.
2.3. Отдел хранит также учетные документы, архивные справочники
и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
2.4. Документы поступают на хранение в Архивный отдел на основе
договора, заключенного между собственниками документов и
Администрацией Советско-Гаванского района.
2.5. Отдел при наличии свободных хранилищ может осуществлять
временное хранение (за плату) архивных документов учреждений,
расположенных на территории района.
Порядок и условия передачи документов на временное хранение
определяется соглашением между собственниками документов и
Администрацией района.
3. Задачи
Основными задачами Отдела являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного фонда Хабаровского края, хранящихся в Отделе.
3.2. Информационное обеспечение органов местного
самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную
информацию, организация использования архивных документов.
3.3. Комплектование Архивного отдела документами Архивного
фонда Хабаровского края, отражающими материальную и духовную жизнь
населения Советско-Гаванского района.
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью
ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве
органов местного самоуправления, муниципальных учреждений,
предприятий и организаций, содействие организациям других форм
собственности в сохранении, комплектовании и использовании их
архивов.
3.5. Контроль за соблюдением законов и иных нормативных
правовых актов Российской Федерации, Хабаровского края, Советско-
Гаванского района в области архивного дела на территории Советско-
Гаванского района.
4. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет раздельное хранение и раздельный
государственный учет документов постоянного срока хранения и
документов по личному составу; представляет в управление по делам
архивов Правительства Хабаровского края по установленным формам
сведения о фондах, хранящихся в Отделе; принимает меры по созданию
оптимальных условий хранения документов и обеспечения их
физической сохранности.
4.2. Разрабатывает и по согласованию с управлением по делам
архивов Правительства Хабаровского края представляет на
утверждение Главы Советско-Гаванского района списки предприятий,
учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в
Архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих
списков.
4.3. Осуществляет организационно-методическое руководство и
контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному
составу, и организацией документов в делопроизводстве предприятий,
учреждений и организаций независимо от их организационно-правовой
формы и формы собственности, расположенных на территории Советско-
Гаванского района; статистический учет архивных документов
предприятий, учреждений и организаций - источников комплектования
Архивного отдела.
4.4. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по
улучшению работы архивов предприятий, учреждений и организаций, их
экспертных комиссий, а также по организации документов в
делопроизводстве на базе внедрения государственной системы
делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению
квалификации работников.
4.5. Согласно Закону Хабаровского края "Об архивном фонде
Хабаровского края и архивах", проверяет выполнение предприятиями,
независимо от их организационно-правовой формы и формы
собственности, требований законодательных и иных нормативных
правовых актов Российской Федерации, Хабаровского края и Советско-
Гаванского района в области архивного дела и организации
документов в делопроизводстве.
4.6. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных
архивах, экспертных комиссиях.
4.7. Рассматривает и представляет на утверждение и согласование
экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края, поступившие от
учреждений и организаций описи дел постоянного срока хранения,
описи фотодокументов, описи дел по личному составу, а также
номенклатуры дел учреждений и организаций, документы которых
подлежат приему на хранение в Отдел.
4.8. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и
организаций, распространяет их положительный опыт; проводит
семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и
методики работы экспертных комиссий и организации документов в
делопроизводстве.
4.9. Информирует Администрацию района, управление по делам
архивов Правительства Хабаровского края о фактах утраты, порчи,
незаконного уничтожения документов в учреждениях и организациях,
других нарушениях законодательства об архивном фонде Хабаровского
края и архивах для принятия необходимых мер в установленном
порядке.
4.10. Организует отбор и осуществляет прием документов, в том
числе на договорной основе, на хранение от учреждений, организаций
и частных лиц.
4.11. Принимает в установленном порядке меры к пополнению
Архивного отдела документами, находящимися в собственности
негосударственных предприятий, учреждений, общественных
объединений и граждан, к выявлению и получению из других архивов
подлинников или копий архивных документов своего профиля.
4.12. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности
документов, хранящихся в Архивном отделе.
4.13. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к
документам Отдела с целью оперативного использования содержащийся
в них информации.
4.14. Вносит на рассмотрение Администрации района предложения
по вопросам обеспечения сохранности документов, хранящихся в
Отделе, организации документов в делопроизводстве учреждений и
организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов
распорядительных документов, программ развития и совершенствования
архивного дела на территории района.
4.15. Информирует органы местного самоуправления, учреждения и
организации о составе и содержании документов, хранящихся в
Отделе, представляет в установленном порядке исследователям
архивные документы или их копии, архивные справочники и каталоги.
4.16. Использует документы в социально-экономических и
культурно-просветительных целях, на выставках, радио, в
периодической печати, в установленном порядке предоставляет
документы Отдела учреждениям и гражданам с целью их научного и
практического использования.
4.17. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит
прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
выдает в установленном порядке предприятиям, учреждениям и
гражданам справки социально-правового характера, архивные копии,
архивные выписки из документов.
4.18. Внедряет в практику работы Отдела прогрессивные методы
труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и
поиска документной информации.
5. Права
Архивному отделу предоставляется право:
5.1. Представлять Администрацию Советско-Гаванского
муниципального района во взаимоотношениях с органами
государственной власти и органами местного самоуправления,
юридическим и физическими лицами по вопросам, входящим в
компетенцию Отдела.
5.2. Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в
Российской Федерации" запрашивать и получать от должностных лиц и
лиц, выполняющих управленческие функции, в коммерческих и иных
архивах и организации документов в делопроизводстве в
организациях, в учреждениях независимо от их организационно-
правовой формы и формы собственности, расположенных на территории
Советско-Гаванского района.
5.3. Проводить обследования и проверки состояния архивов и
делопроизводства органов государственной власти, органов местного
самоуправления, организаций и учреждений независимо от их
организационно-правовой формы и формы собственности, расположенных
на территории Советско-Гаванского района, в целях контроля за
организацией делопроизводства, обеспечением сохранности, учета и
использования документов Архивного фонда Хабаровского края.
5.4. Давать в пределах своей компетенции, учреждениям и
организациям обязательные для исполнения указания по устранению
выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и
организации документов в делопроизводстве.
5.5. Составлять по результатам проверок протоколы об
административных правонарушениях в случаях нарушений
законодательства в части обеспечения надлежащего хранения, учета и
использования архивных документов, организации делопроизводства и
направлять на рассмотрение административной комиссии при
Администрации.
5.6. Информировать управление по делам архивов Правительства
Хабаровского края о фактах нарушений правил хранения,
комплектования, учета или использования документов в организациях
для принятия необходимых мер в установленном порядке.
5.7. Временно ограничивать использование архивных документов с
физическими дефектами основы и текста.
5.8. Входить в состав экспертных и ликвидационных комиссий,
образуемых для передачи дел и имущества при ликвидации или
реорганизации учреждений, организаций (независимо от их
организационно-правовой формы и формы собственности) или в случае
смерти владельца, для решения вопроса о сохранности документов или
месте их дальнейшего хранения.
5.9. Принимать участие в работе совещаний, семинаров, в
проведении проверок и других мероприятий, проводимых
Администрацией района, ее структурными подразделениями, по
вопросам организации документов в делопроизводстве и работе
ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий
учреждений, организаций.
6. Организация работы
6.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты
Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр
муниципальных должностей.
Начальник Отдела назначается и освобождается от должности
главой Советско-Гаванского района. Это решение может
согласовываться с управлением по делам архивов Правительства
Хабаровского края.
При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится
специально созданной комиссией, включающей представителей
Администрации и управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края.
6.2. Начальник Архивного отдела:
6.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и
функций.
6.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела
в районе перед Администрацией района и управлением по делам
архивов Правительства Хабаровского края.
6.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с
правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной
архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы,
утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края.
6.4. Архивный отдел по решению Главы района может выполнить в
установленном порядке договорные работы и платные услуги.
6.5. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям
длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение,
оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других,
необходимых для работы Отдела условий, осуществляет Администрация
района.
Управляющий делами
С.И.Щепкин
|
