МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 10 февраля 2006 г. N 17/01.03-04
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В связи с согласованием экспертно-проверочной методической
комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского
края (протокол ЭПМК от 27.01.2006 N 1) "Примерной инструкции по
делопроизводству в учреждениях культуры и искусства Хабаровского
края" приказываю:
1. Утвердить "Примерную инструкцию по делопроизводству в
учреждениях культуры и искусства Хабаровского края".
2. Отделу правовой и кадровой работы министерства культуры
(В.П.Владимиров) обеспечить данной инструкцией руководителей
краевых учреждений культуры и искусства, руководителей
муниципальных органов управления культуры.
3. Руководителям краевых учреждений культуры и искусства,
руководителям муниципальных органов управления культуры:
3.1. Довести Примерную инструкцию по делопроизводству в
учреждениях культуры и искусства Хабаровского края до сведения
работников, ответственных за делопроизводство.
3.2. Неукоснительно выполнять требования настоящей инструкции.
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на
начальника отдела правовой и кадровой работы министерства культуры
края В.П.Владимирова.
Министр
А.В.Федосов
УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Министерства культуры
Хабаровского края
от 10 февраля 2006 г. N 17/01.03-04
СОГЛАСОВАНО
Протокол
ЭПМК управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
от 27 января 2006 г. N 1
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ КУЛЬТУРЫ
И ИСКУССТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях
культуры и искусства Хабаровского края (далее именуется Примерная
инструкция) разработана в целях совершенствования
документационного обеспечения управления и повышения его
эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
Примерная инструкция устанавливает общие требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы
с документами.
1.2. Примерная инструкция разработана в соответствии с
инструкцией по делопроизводству в министерстве культуры
Хабаровского края, законами Хабаровского края, постановлениями и
распоряжениями Губернатора и Правительства края.
1.3. Учреждения культуры и искусства организуют и ведут
делопроизводство на основе индивидуальных инструкций или настоящей
Примерной инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются
руководителями учреждений. Инструкции учреждений, являющихся
источниками комплектования Государственного архивного фонда
Хабаровского края, утверждаются руководителем учреждения после
согласования с архивным учреждением.
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя,
включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в учреждениях, должны отвечать требованиям инструкции
по делопроизводству этой организации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе применения
современных технических средств, методическое руководство и
контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами в подразделениях учреждения осуществляются лицом,
назначенным приказом руководителя ответственным за ведение
делопроизводства (далее - ответственный за делопроизводство).
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВА
2.1. Деятельность учреждений культуры и искусства края
обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой
документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения,
порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или
коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей между
учреждением и другими организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с
использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для
оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 интервала.
3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказ
3.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а
также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам
внутренней работы учреждения.
Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями на
основании поручений руководителя учреждения, его заместителя либо
в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам
готовятся кадровой службой на основании соответствующих
представлений.
Приказы подписываются руководителем учреждения, а в его
отсутствие - и.о. руководителя.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их
согласование с заинтересованными сторонами возлагается на
руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является
обязанностью ответственного за делопроизводство.
3.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются
исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются
задания и поручения.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и
повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись,
визируются заместителями руководителя в соответствии с
распределением обязанностей.
3.1.3. Приказы по личному составу оформляются по формам в
соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской
Федерации по статистике от 05 января 2004 года N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты" (формы N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8, Т-9, Т-11) (приложения
1 - 6). Приказы по основной деятельности печатаются на стандартных
бланках установленной формы. Приказы представляются на подпись
руководителю. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности, по личному составу
нумеруются отдельно.
3.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют
печатью (приложение N 7) и направляют адресатам в соответствии с
указателем рассылки, который составляется и подписывается
исполнителем.
3.1.5. Проект приказа во исполнение постановления (приказа,
распоряжения) вышестоящей организации должен быть подготовлен в
течение 10 дней, если не установлен другой срок.
3.1.6. Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 8):
Наименование вышестоящей организации.
Наименование учреждения в соответствии с Уставом.
Наименование вида документа - ПРИКАЗ.
Дата и номер - дата оформляется цифровым способом: 03.03.2005,
номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа: N 21.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного
интервала "точно". Например:
О командировании работников
театра на курсы повышения
квалификации
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, может выравниваться по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала (в режиме
"одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и
т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",
которое печатается прописными буквами без разрядки.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения
или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения
о подразделении или должностном лице, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать
утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения
которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают наименование должностей визирующих, личные
подписи, расшифровку подписей и дату.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись". Гриф
согласования (визирование) может проставляться на оборотной
стороне последнего листа проекта приказа либо на отдельном листе
согласования. (Порядок должен быть закреплен в индивидуальной
инструкции по делопроизводству).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы,
фамилия). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Приказы подписывает руководитель учреждения, а в его отсутствие
- и.о. руководителя.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект.
3.2. Положение, правила, инструкция
3.2.1. Положение устанавливает системно связанные между собой
правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений или иных нормативных
актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные
правовые акты, которые утверждаются руководителем, утверждение
оформляется в форме грифа утверждения или путем издания
распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке
принятия положений, правил и инструкций находится в ведении
учреждения.
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на общем бланке учреждения.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?" (Инструкция о ведении делопроизводства); заголовок
к инструкции, содержащей должностные требования и порядок
проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос
"Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация
пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Протокол
3.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
(приложение N 9).
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагается на секретаря или сотрудников подразделений, готовивших
вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не
позднее чем через 3 дня со дня заседания.
3.3.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного
пользования".
3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) - в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего
постановления (решения).
Допускается краткая форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по
соответствующим вопросам. Также допускается составление выписки из
протокола (приложение N 10).
3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании
и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы заседаний технических, научных и
экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют
составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в заседании, например:
ПРОТОКОЛ N 3/4.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера
протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3/1.
3.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам. Копии
протоколов заверяются печатью организации (приложение N 7).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и
заверяются печатью организации.
3.3.6. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или
на общем бланке учреждения формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на
отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается
по центру;
Вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для
заголовка, через один интервал ("точно").
Например:
заседания художественного
совета
Место проведения заседания, совещания указывается при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило
не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала
после реквизита "вид заседания, совещания".
Дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым способом
(26.08.2004), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке
местах.
Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и
подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в
скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на
заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при
рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое
по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи,
расшифровки подписи (инициалов и фамилий).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4. Служебные письма
3.4.1. Служебные письма (приложение N 11) учреждения готовятся:
- как ответы о выполнении поручений министерства культуры края;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
- как инициативные письма.
3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями
структурных подразделений.
3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
письма формата А4 или А5; изготовление бланков письма с
изображением герба Хабаровского края средствами электронно-
вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного
вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном структурном подразделении организации-
адресата.
3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа, например: "Театр считает...", "Краевым колледжем искусств
рассмотрено..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...",
"Направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагается причина, основание или обоснование составления
письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.4.5. Датой письма является дата его подписания.
4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы учреждений культуры и искусства Хабаровского
края должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов (приложение N 12) и порядок их
расположения (приложение N 13).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля (мм):
- левое - 35;
- правое - 10;
- верхнее - 20;
- нижнее - 20.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В учреждениях культуры и искусства края применяются
следующие бланки:
общий бланк с указанием наименования учреждения;
бланк письма учреждения (форматов А4 и А5).
Состав видов бланков, применяемых помимо перечисленных в
учреждениях культуры и искусства, утверждается его руководителем
по представлению ответственного за делопроизводство.
4.1.3. Изготовление, учет, использование и хранение бланков
документов с воспроизведением герба Хабаровского края
осуществляется в соответствии с действующими нормативно-правовыми
актами.
Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии
на соответствующий вид деятельности, по заказам учреждений
культуры и искусства края.
Учреждения культуры и искусства края могут использовать в своей
работе бланки с изображением эмблемы учреждения.
4.1.4. Гербовые бланки документов учреждений культуры и
искусства края подлежат учету. Уничтожение испорченных гербовых
бланков осуществляется по акту.
4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов
работники учреждений культуры и искусства края обязаны соблюдать
правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
4.2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О
выделении...", "Об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту сопроводительного письма, оформленного на бланке
формата А4, заголовок должен составляться в обязательном порядке,
на бланке формата А5 заголовок не составляется.
4.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе,
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан, а также
содержащих сведения финансового характера, используется словесно-
цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 г.), а в остальных
случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц,
год (29.04.2005).
4.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются
руководителем учреждения, а в его отсутствие - и.о. руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке),
личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Директор Хабаровского
краевого театра юного зрителя Личная подпись А.В.Сосида
или на бланке:
Директор Личная подпись А.В.Сосида
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления
можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.",
"зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне.
4.2.4. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Хабаровского края
Финансовый отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном,
например:
Министерство имущественных
отношений Хабаровского края
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д.Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
с. Богородское,
Ульчский район, Хабаровский
край, 681264
4.2.5. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа. Документы, содержащие поручения
работникам учреждения, должны быть завизированы ими.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза может проставляться в нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника распорядительного правого акта,
располагаться ниже реквизита "Подпись" либо на отдельном листе
согласования. (Порядок должен быть закреплен в индивидуальной
инструкции по делопроизводству).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
юридического отдела
Личная подпись А.С.Иванов
28.08.2005
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления
и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее
согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник
юридического отдела
министерства финансов
Хабаровского края
Личная подпись А.С.Иванов
28.10.2005
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 30.09.2005 N 01-16/158
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
4.2.6. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению (приложение N 14), гриф
утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа
документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Хабаровского
краевого театра драмы
Личная подпись А.А.Шутов
00.00.0000
При необходимости документ может утверждаться приказом
руководителя учреждения, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора Хабаровской
краевой филармонии
от 16.07.2005 N 150
4.2.7. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
Например:
Кузнецовой Е.С.
Прошу подготовить проект
приказа по театру к 12.02.2006
Личная подпись
Дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
4.2.8. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя,
номер его телефона, например:
Орлова Зинаида Петровна
32 81 89
или
З.П.Орлова
32 81 89
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия
основного исполнителя.
4.2.9. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название, заголовок, подпись лица, ответственного за их
содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не
указывается.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо министерства культуры края от 02.10.2005
N 01.27-893 и приложение к нему, всего на 3 л.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты
и номера, например:
Приложение N 1
к приказу директора
Дальневосточной государственной
научной библиотеки
от 20.02.2005 N 8
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу директора
Дальневосточной государственной
научной библиотеки
от 20.02.2005 N 8
4.2.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого
документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в учреждениях культуры и искусства
края с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки образует документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в учреждениях культуры и искусства края, регламентируются
инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных
подразделениях и должностными инструкциями их работникам.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в учреждения культуры и искусства
края осуществляется, как правило, средствами почтовой,
электрической и др. связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная
корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в учреждения культуры и искусства
края на бумажных носителях, проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются
работником, ответственным за делопроизводство.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп
(приложение N 15).
5.3.2. Документы, адресованные руководству учреждения культуры
и искусства края, а также без указания конкретного лица или
структурного подразделения предварительно рассматриваются
ответственным за делопроизводство, а затем направляются
руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их
содержания на основании установленного в учреждении распределения
обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям
или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются
ответственному за делопроизводство, где в регистрационно-
контрольную форму (далее именуется РКФ) вносится содержание
резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение
руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией
должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном
носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые учреждениями культуры и
искусства края, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется работником, ответственным за делопроизводство в
учреждении культуры и искусства края.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием
на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего
рабочего дня.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
5.4.3. Телеграммы, составляемые в учреждении, принимаются
завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными
с отметкой о категории и виде отправления.
5.4.4. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам
телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными
лицами передаются ответственному за делопроизводство, который
осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в
соответствии с правом подписи документов и распределением
обязанностей.
5.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов в обязательном порядке рассылаются в структурные
подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые
вопросы.
5.5.4. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через ответственного за делопроизводство. Документы
передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки
информации и ее передачи между пользователями как внутри
учреждения, так и между организациями, имеющими соответствующие
аппаратные и программные средства.
5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях при
наличии определенной специфики в процессе исполнения.
5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а
затем распечатывает его на бумажный носитель.
5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и
исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю
необходимо поставить отметку "Соответствует оригиналу".
5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале
установленной формы. Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
формы без проставления регистрационного штампа, передаются
адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной
в подразделениях, осуществляется их руководителями.
5.7. Работа исполнителей с документами
5.7.1. Руководитель учреждения культуры или искусства края
через работника, ответственного за делопроизводство, обеспечивает
оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей
в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопроса.
5.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет
документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках
исполнителю передается регистрационная карточка или используется
иная форма его информирования.
5.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством учреждения культуры и искусства края,
подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
указатель на рассылку.
5.7.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
6. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (приложение N 16).
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно,
как правило, не регистрируется.
6.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из
министерства культуры края, приказы по личному составу, служебная
переписка, обращения граждан.
6.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в регистрационных формах работником,
ответственным за делопроизводство. Документы, полученные из
вышестоящих органов, передаются на рассмотрение руководителя,
распорядительные документы и переписка за подписью руководителя,
протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются
ответственным за делопроизводство.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности (кадры,
бухгалтерия) учреждений культуры и искусства, могут
регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной
связи, регистрируются в регистрационных формах работником,
ответственным за делопроизводство.
6.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей учреждений,
может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного
подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, начальными
буквами фамилий заявителей и др. Составные части регистрационного
номера отделяются друг от друга косой чертой.
6.7. Документы регистрируются в традиционных или электронных
карточках, журналах (приложение N 17).
6.8. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может
дополняться другими реквизитами.
6.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей в целях своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем
учреждения (приложение N 18). При постановке документа на контроль
справа на верхнем поле документа делается отметка о контроле,
которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
7.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель учреждения и
по его поручению ответственный за делопроизводство, который
осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и
состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений учреждения.
7.4. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных (приложение N 19).
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов.
7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а
поступивших из других организаций и обращений граждан - с даты их
поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
учреждения, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного
за делопроизводство для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата
изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или организация - автор
документа.
7.7. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
7.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни или при увольнении или перемещении, работник,
ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать
другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем
все контролируемые документы.
7.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель
учреждения или по его поручению ответственный за делопроизводство.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении
документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении
или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет
храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано
дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в карточке проставляются отметка об исполнении,
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственного
исполнителя), дата.
7.11. Работник, ответственный за делопроизводство, не реже
одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии
исполнительской дисциплины в учреждении для информирования
руководства.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в архив учреждения в соответствии с
требованиями, установленными государственными стандартами на
документы, нормативно-методическими документами Федеральной
архивной службы России, а также соответствующими нормативно-
методическими документами по архивному делу и делопроизводству
Хабаровского края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры
дел и формирование дел.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждениях культуры и
искусства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке (приложение N 20).
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. В учреждениях культуры и искусства края составляются
номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура
дел учреждения.
8.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении,
подписывается руководителем подразделения и представляется лицу,
ответственному за делопроизводство в учреждении.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее
ответственному за делопроизводство в учреждении.
8.1.4. Сводная номенклатура дел составляется ответственным за
делопроизводство в учреждении на основе номенклатур дел
структурных подразделений при методической помощи государственного
архива края.
8.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается ответственным за
делопроизводство учреждения, согласовывается с экспертной
комиссией (далее именуется ЭК) учреждения, с ЭПК архивного
учреждения и утверждается руководителем учреждения.
Согласовывается номенклатура дел с ЭПК архивного учреждения не
реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в
учреждении.
8.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех
экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел. Второй используется в учреждении в качестве
рабочего. Третий применяется в архиве учреждения. Четвертый
направляется в государственный архив Хабаровского края.
8.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
8.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения.
8.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия
структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы
располагаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения.
8.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы учреждения.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название учреждения (автора документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресата или корреспондента документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а после него в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (планы, списки, доклады, характеристики
экспонатов) о проведении тематических выставок
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название, например:
Переписка с краевыми учреждениями культуры и искусства
по вопросам основной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам повышения квалификации специалистов
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним, например:
Переписка с министерством культуры Хабаровского края
по вопросам основной деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-
территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а
указывается их общее видовое название, например:
Переписка с руководителями учреждений и организаций города
об оказании спонсорской помощи
Если содержание дела касается одной административно-
территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела, например:
Переписка с администрацией г. Хабаровска
о подготовке к зимнему сезону 2005/2006 года
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты), например:
Годовой отчет краевого театра драмы по труду,
фондам заработной платы и численности
административно-управленческого Аппарата
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел, или срок хранения, согласованный с управлением
по делам архивов Правительства края.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о
передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
8.1.13. Если в течение года в учреждении возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
8.2.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер
дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
руководитель структурного подразделения или исполнитель в
соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
ответственным за делопроизводство учреждения.
8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на
общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в
деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам могут также группироваться в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом.
8.2.6. Дела учреждений культуры и искусства края подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела
- подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя
комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации
листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел
проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, и
соответствующих структурных подразделений при методической помощи
и под контролем архива.
8.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела
(приложение N 22); составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела (приложение N 23); подшивку или переплет
дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения;
наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок
дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок
хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
- наименование учреждения - указывается полностью, в
именительном падеже, официально принятое сокращенное наименование
указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается
название структурного подразделения в соответствии с утвержденной
структурой;
- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по
номенклатуре дел учреждения;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел учреждения;
- дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц,
год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего
документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только
после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,
утвержденных ЭПК архивного учреждения.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов
дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на
которых расположен каждый документ. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить на скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив учреждения
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух
лет, а затем сдаются в архив учреждения.
8.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы
осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-
заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс
дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя учреждения по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет)
срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов
по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к
передаче на государственное хранение учреждение культуры и
искусства края образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив учреждения
включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за
ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности
документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел
и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.
9.1.2. Экспертиза ценности документов в учреждении на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
учреждения.
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в учреждении создается постоянно действующая экспертная
комиссия (далее именуется ЭК).
9.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы
определяются положением, которое утверждается руководителем
учреждения.
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
учреждения непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим
руководством архива.
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив учреждения; отбор документов с
временными сроками хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли.
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В
делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЭК учреждения.
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (приложение N 24), а также акты о
выделении дел к уничтожению.
9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному
составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются.
9.1.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый
том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
- порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи
заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые
вынесены на обложку дела.
9.1.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные и пропущенные номера).
9.1.13. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(приложение N 25) производится после составления сводных описей
дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК учреждения. Согласованные ЭК
учреждения акты утверждаются руководителем только после
утверждения сводной описи дел постоянного хранения ЭПК архивного
учреждения. После этого учреждение имеет право уничтожить дела,
включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
9.1.14. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков
дел этого подразделения.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив учреждения передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения после
истечения двухлетнего срока их хранения и использования в
структурных подразделениях.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив учреждения, как правило, не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив учреждения осуществляется по
графику, составленному ответственным за делопроизводство и архив,
согласованному с руководителями структурных подразделений
учреждения.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив учреждения ответственным за делопроизводство и
архив предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании
и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны
устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится ответственным за
делопроизводство и архив в присутствии работника структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
ответственного за делопроизводство и архив и лица, передавшего
дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на
документы или программные средства и базы данных, содержащие
информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения учреждения лицо, ответственное за ведение
делопроизводства данного структурного подразделения, в период
проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив учреждения
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.
Приложение N 1
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301001¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о приеме работника на работу
-------------¬
¦ Дата ¦
---------+------------+
Принять на работу ¦ с ¦ ¦
+--------+------------+
¦ по ¦ ¦
L--------+-------------
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
в ________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
(должность (специальность, профессия), разряд,
класс (категория) квалификации)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) _________________ руб. _____ коп.
(цифрами)
надбавкой _________________ руб. _____ коп.
(цифрами)
с испытанием на срок __________________________________ месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор
от "____" _________________ 20___ г. N __________
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Приложение N 2
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-5
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301004¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о переводе работника на другую работу
-------------¬
¦ Дата ¦
---------+------------+
Перевести на другую работу ¦ с ¦ ¦
+--------+------------+
¦ по ¦ ¦
L--------+-------------
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(вид перевода (постоянно, временно)
¦____________________________________________________
Прежнее ¦ (структурное подразделение)
место работы ¦____________________________________________________
¦ (должность (специальность, профессия), разряд,
¦ класс (категория) квалификации)
__________________________________________________________________
(причина перевода)
¦____________________________________________________
¦ (структурное подразделение)
¦____________________________________________________
Новое место ¦ (должность (специальность, профессия), разряд,
работы ¦ класс (категория) квалификации)
¦____________________________________________________
¦тарифная ставка
¦(оклад) ____________________ руб. _____ коп.
¦ (цифрами)
¦надбавка ____________________ руб. _____ коп.
¦ (цифрами)
Основание:
изменение к трудовому
договору от "____" _________________ 20___ г. N __________; или
другой документ __________________________________________________
(документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Приложение N 3
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-6
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301005¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о предоставлении отпуска работнику
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
Предоставить отпуск ¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
(должность (специальность, профессия)
за период
работы с "___" ____________ 20__ г. по "___" ____________ 20__ г.
-----------------¬
А. ежегодный основной ¦ ¦календарных дней
оплачиваемый отпуск на ¦ ¦
L-----------------
с "___" ____________ 20__ г. по "___" ____________ 20__ г.
и (или)
Б. _______________________________________________________________
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать)
------------------¬
на ¦ ¦календарных дней
L------------------
с "___" ____________ 20__ г. по "___" ____________ 20__ г.
------------------¬
В. Всего отпуск¦ ¦календарных дней
на¦ ¦
L------------------
с "___" ____________ 20__ г. по "___" ____________ 20__ г.
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Приложение N 4
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-8
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301006¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о прекращении (расторжении) трудового договора
с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от "___" _____ 20__ г. N _,
уволить "___" _____ 20__ г.
(ненужное зачеркнуть)
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
(должность (специальность, профессия), разряд,
класс (категория) квалификации)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(основание прекращения (расторжения)
трудового договора (увольнения)
__________________________________________________________________
Основание
(документ, номер, ________________________________________________
дата): (заявление работника, служебная записка,
медицинское заключение и т.д.)
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от "___" _________ 20___ г. N _______) рассмотрено
Приложение N 5
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-9
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301022¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
(должность (специальность, профессия)
__________________________________________________________________
(место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
-----------------------¬
сроком на ¦ ¦календарных дней
L-----------------------
с "___" ____________ 20__ г. по "___" ____________ 20__ г.
с
целью ____________________________________________________________
____________________________________________________________
Командировка за счет
средств _____________________________________________
(указать источник финансирования)
Основание (документ,
номер, дата): _____________________________________________
(служебное задание, другое основание (указать)
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Приложение N 6
к п. 3.1.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Унифицированная форма N Т-11
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ¦ ¦
ОКУД ¦0301026¦
+-------+
______________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
(наименование организации) L--------
----------------T----------------¬
¦Номер документа¦Дата составления¦
+---------------+----------------+
ПРИКАЗ ¦ ¦ ¦
(распоряжение)L---------------+-----------------
о поощрении работника
----------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+---------------------+
¦ ¦
___________________________________________L----------------------
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(структурное подразделение)
__________________________________________________________________
(должность (специальность, профессия)
__________________________________________________________________
(мотив поощрения)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(вид поощрения (благодарность, ценный подарок,
премия и др. - указать)
__________________________________________________________________
в
сумме ____________________________________________________________
(прописью)
________________________________________________ руб. _______ коп.
(_________ руб. _______ коп.)
(цифрами)
Основание: представление
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Руководитель
организации _____________ ________________ ______________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ "___" ________ 20__ г.
(личная подпись)
Приложение N 7
к п. 3.1.4, 3.3.5 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ,
списания, экспертизы и т.д.).
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
АРХИВНЫЕ КОПИИ.
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в суде и т.д.).
ДОГОВОРЫ (трудовые, о материальной ответственности, поставках,
подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о
производстве работ и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство,
технические и т.д.).
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.
НОРМЫ РАСХОДА.
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
свершения финансово-хозяйственных операций.
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).
ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.
РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на
калькуляцию к договору и т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся
зарплате и т.д.).
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
Приложение N 8
к п. 3.1.6 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
¦ ------------¬
¦ ¦ Герб края ¦
¦ ¦или эмблема¦
¦ ¦учреждения ¦
¦ L------------
¦
¦ Министерство культуры
¦ Хабаровского края
¦
не ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ ТЕАТР ДРАМЫ
менее
8 см ПРИКАЗ
¦ 04.12.2005 N 89
¦ _____________ ____
¦ ¦ г. Хабаровск
¦ ¦
\/\/ Об усилении контроля за состоянием
в режиме пожарной безопасности при проведении
"точно" новогодних представлений
для ПЭВМ
¦ 2 - 3 интервала в режиме
¦ "одинарный"
\/ для ПЭВМ
1,25 см
<--->В соответствии с приказом министерства культуры
------>Хабаровского края от 02.12.2005 N 161 "О мерах пожарной
левое безопасности при проведении зрелищных и новогодних
поле мероприятий",
3,5 см ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый график дежурств на период
новогодних представлений.
2..............
3..............
¦ 3 инт. в режиме
¦ "одинарный" для
¦ ПЭВМ
\/
Директор Личная подпись А.А.Шутов
нижнее поле не
/\ менее 2 см
¦
¦
¦
Образец оформления приказа
Приложение N 9
к п. 3.3.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
------------¬
¦ Герб края ¦
¦или эмблема¦
¦учреждения ¦
L------------
Министерство культуры
Хабаровского края
ХАБАРОВСКАЯ КРАЕВАЯ
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННАЯ
БИБЛИОТЕКА
ДЛЯ СЛЕПЫХ
ПРОТОКОЛ
08.10.2005 N 2
__________ __
г. Хабаровск
общего собрания коллектива
Председатель - Пистунович Т.Н.
Секретарь - Иванов И.И.
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О выдвижении кандидатуры Петровой И.Р. на награждение
грамотой министерства культуры Хабаровского края.
Докладчик - Т.Н.Пистунович - директор библиотеки.
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
Пистунович Т.Н. - текст прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Сидорова Т.Л. - краткая запись выступления
Самохвалов П.И. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1. Ходатайствовать...
2....
2. СЛУШАЛИ:............
ВЫСТУПИЛИ:.............
РЕШИЛИ:................
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления протокола
Приложение N 10
к п. 3.3.3 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
------------¬
¦ Герб края ¦
¦или эмблема¦
¦учреждения ¦
L------------
Министерство культуры
Хабаровского края
ХАБАРОВСКИЙ
КРАЕВОЙ ТЕАТР
МУЗЫКАЛЬНОЙ КОМЕДИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
04.05.2005 N 2
__________ __
г. Хабаровск
заседания художественного совета
Повестка дня:
1. Обсуждение спектакля "Черевички для любимой".
Информация С.Таюшева, режиссера-постановщика спектакля.
1. СЛУШАЛИ:
Таюшева С. - информировал о том, что...........
ВЫСТУПИЛИ:
Евсеенко Н.И. - отметил..........
Якунина О.Н. - предложила...........
РЕШИЛИ:
1. Принять.................
2. Отметить...................
Председатель Подпись Н.И.Евсеенко
Секретарь Подпись Т.С.Бабурова
Образец оформления выписки из протокола
Приложение N 11
к п. 3.4.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
------------¬
¦ Герб края ¦
¦или эмблема¦
¦учреждения ¦
L------------
Министерство культуры -- -¬
Хабаровского края ¦ Министру культуры ¦
Хабаровского края
ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ А.В.Федосову
ТЕАТР ЮНОГО ЗРИТЕЛЯ
ул. Муравьева-Амурского, 10, г. Хабаровск,
680000. Тел. (4212)30-60-65,
факс (4212) 30-60-65, E-mail:...
ОКПО... ОГРН... ИНН/КПП...
15.07.2005 N 48/01-09
_____________ ___________
На N __________ от ___________
г. Хабаровск
-- -¬
¦О выделении финансирования¦
Уважаемый Александр Вячеславович!
Хабаровский краевой театр юного зрителя просит выделить
финансовые средства в размере 50000 (пятьдесят тысяч) рублей на
приобретение двух компьютеров для бухгалтерии театра.
Директор Личная подпись А.В.Сосида
О.В.Петрова
22-22-22
Образец оформления письма
Приложение N 12
к п. 4.1.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика (код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об
организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение N 13
к п. 4.1.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка
Рисунок не приводится.
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка
Рисунок не приводится.
Приложение N 14
к п. 4.2.6 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных
строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций,
учреждений, предприятий).
ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на
проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).
ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике
безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии,
численности работников и т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-
исследовательских работах и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем,
предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и
т.д.).
ПЛАНЫ (научно-исследовательских работ, работы коллегии, ученого
совета и др.).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении,
премировании и т.д.).
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и др.).
РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, на
проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.).
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение N 15
к п. 5.3.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
-------------------------¬
¦ Хабаровская краевая ¦
¦ детская библиотека ¦ Размер регистрационного штампа
¦Входящий N _____________¦ не более 19 x 41 мм
¦"____" __________ ___ г.¦
L-------------------------
Образец регистрационного штампа
Приложение N 16
к п. 6.1.2 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Письма, присланные для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
3. Сводки и информации, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций,
совещаний.
6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.
7. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию).
8. Печатные издания.
9. Формы статистической отчетности.
Приложение N 17
к п. 6.7 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
----------------T--------------T----------------T---------T------¬
¦ Дата ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦Резолюция¦Отмет-¦
¦ поступления и ¦ дата и номер ¦ содержание ¦или кому ¦ка об ¦
¦регистрационный¦ поступившего ¦ ¦направлен¦испол-¦
¦номер документа¦ документа ¦ ¦документ ¦нении ¦
+---------------+--------------+----------------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---------------+--------------+----------------+---------+-------
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
----------------T---------------T------------------T-------------¬
¦ Дата и ¦ Корреспондент ¦Краткое содержание¦ Отметка ¦
¦регистрационный¦ ¦ ¦об исполнении¦
¦номер документа¦ ¦ ¦ документа ¦
+---------------+---------------+------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L---------------+---------------+------------------+--------------
Образцы регистрационных журналов
Приложение N 18
к п. 7.2 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Законы, указы Президента Российской Федерации, постановления
Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них
сроку.
Распоряжения, указания, письма Правительства Российской
Федерации; постановления и письма министерств Российской Федерации
- 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при условии
подготовки по ним постановлений, распоряжений.
Решения Законодательной Думы Хабаровского края - согласно
указанному в них сроку.
Постановления и распоряжения Губернатора Хабаровского края -
согласно указанному в них сроку.
Запросы, заявления и письма депутатов представительных органов
власти Российской Федерации и края:
- безотлагательно - по письмам депутатов, не требующим
дополнительного изучения и проверки;
- до 30 дней - по письмам и запросам депутатов представительных
органов власти Российской Федерации, требующим дополнительного
изучения и проверки;
- до 5 дней - по письмам и запросам депутатов местных
представительных органов.
Исходящие инициативные документы по основным вопросам
деятельности - согласно указанному в них сроку.
Предложения, заявления и жалобы граждан:
- безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим
дополнительного изучения и проверки;
- до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям.
Критические замечания и предложения, высказанные участниками
совещаний, проводимых в министерствах края, иных исполнительных
органах власти края, а также содержащиеся в выступлениях печати, -
до 1 месяца.
Телеграммы (телексы) - от 2 до 5 дней.
Приложение N 19
к п. 7.4 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
----------------T------------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающих документов ¦
¦(корреспондент)¦записывается наименование организации, ¦
¦ ¦структурного подразделения или должностного ¦
¦ ¦лица - автора документа. ¦
¦ ¦При регистрации обращений граждан вводятся его ¦
¦ ¦имя, отчество, фамилия и адрес. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемых документов ¦
¦ ¦записывается наименование организации, ¦
¦ ¦структурного подразделения или должностного ¦
¦ ¦лица - корреспондента. ¦
¦ ¦Допускается применение сокращенного наименования¦
¦ ¦организации. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Наименование ¦Заполняется в соответствии с наименованием вида ¦
¦вида документа ¦документа. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная документу ¦
¦ ¦организацией - автором документа. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Регистрационный¦В РКФ переносится регистрационный номер ¦
¦номер документа¦документа, присвоенный организацией - автором ¦
¦ ¦документа. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Дата ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦
¦поступления ¦ ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Индекс ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦
¦поступления ¦ ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Заголовок к ¦Переносится заголовок к тексту документа. При ¦
¦тексту ¦его отсутствии составляется аннотация, ¦
¦ ¦содержащая ключевые слова. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание ¦
¦ ¦поручения, исполнитель (исполнители), автор и ¦
¦ ¦дата резолюции. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Срок исполнения¦Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемого документа может ¦
¦ ¦записываться дата ожидаемого ответа. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Отметка об ¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата ¦
¦исполнении ¦созданного документа, ссылка на регистрационный ¦
¦документа ¦индекс и дату поступившего документа или краткая¦
¦ ¦запись решения вопроса по существу. ¦
+---------------+------------------------------------------------+
¦Дело N ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с ¦
¦ ¦номенклатурой структурного подразделения, в ¦
¦ ¦которое помещен исполненный документ. ¦
L---------------+-------------------------------------------------
Приложение N 20
к п. 8.1.1 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ УТВЕРЖДАЮ
КРАЕВЕДЧЕСКИЙ МУЗЕЙ
им. Н.И.Гродекова Директор Хабаровского
краевого краеведческого
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ музея им. Н.И.Гродекова
00.00.0000 N Подпись Н.И.Рубан
__________ ______
г. Хабаровск Дата
На _________ год
------------T-------------------T-------T-------------T----------¬
¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦Кол-во ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ед. хр.¦ и N статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+-----------+-------------------+-------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+-------------------+-------+-------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+-----------T-------------------T-------T-------------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+-------------------+-------+-------------+-----------
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК краевого Протокол ЭПК архивного
краеведческого музея учреждения
от ___________ N ______ от ____________ N ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______
году в учреждении
--------------------------T-----T--------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-------------T------------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+-------------------------+-----+-------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+-----+-------------+------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-----+-------------+------------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-----+-------------+------------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-----+-------------+------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+-----+-------------+-------------------
Наименование должности
лица, ответственного за Подпись Расшифровка подписи
делопроизводство
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел
Приложение N 21
к п. 8.2.7 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
-----------------------¬
_________________________________________ ¦Ф. N ________________ ¦
¦Оп. N _______________ ¦
_________________________________________ ¦ ¦
¦Д. N ________________ ¦
_________________________________________ L-----------------------
__________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВА)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ)
ДЕЛО N _________ ТОМ N _______
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
__________________________________________________________________
(КРАЙНИЕ ДАТЫ)
На _________ листах
Хранить _____________
---------------¬
¦Ф. N ________ ¦
¦Оп. N _______ ¦
¦Д. N ________ ¦
L---------------
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
Приложение N 22
к п. 8.2.7 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Лист-заверитель дела N ________
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________
пропущенные номера листов ________________________________________
листов внутренней описи __________________________________________
-----------------------------------------------------T-----------¬
¦ Особенности физического состояния и ¦ NN листов ¦
¦ формирования дела ¦ ¦
+----------------------------------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+----------------------------------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L----------------------------------------------------+------------
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 23
к п. 8.2.7 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N ____________
-----T---------T---------T--------------------T-------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок документа¦Номера ¦Примечание¦
¦п/п ¦документа¦документа¦ ¦листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ед. хр.¦ ¦
+----+---------+---------+--------------------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+---------+---------+--------------------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------+---------+--------------------+-------+-----------
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 24
к п. 9.1.8 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Хабаровский краевой УТВЕРЖДАЮ
колледж искусств
Директор Хабаровского
ФОНД N краевого колледжа искусств
ОПИСЬ N 1 ________________ В.М.Иванов
дел постоянного хранения Дата
за 2001 год
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела (структурного подразделения) ¦
+----T------T-------------------T----------T----------T----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Крайние ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п ¦ дела ¦ ¦ даты ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦
+----+------+-------------------+----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+------+-------------------+----------+----------+-----------
125. 1-1 Приказы директора 4 января - 156
колледжа искусств 29 декабря
по основной 2001 г.
деятельности
...
...
В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) ед. хр. с N 125 по
N 138.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
архивного учреждения Хабаровского краевого
колледжа искусств
от ___________ N ________ от ___________ N ________
Хабаровский краевой УТВЕРЖДАЮ
колледж искусств
Директор Хабаровского
ФОНД N краевого колледжа искусств
ОПИСЬ N 2 ________________ В.М.Иванов
дел по личному составу Дата
за 2001 год
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+----T------T------------------T-----------T----------T----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Крайние ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п ¦ дела ¦ ¦ даты ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦
+----+------+------------------+-----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+------+------------------+-----------+----------+-----------
14. 10-2 Приказы NN 1 - 25 29 января - 128
директора краевого 26 декабря
колледжа искусств 2001 г.
по личному составу
15. 9-10 Лицевые счета 2001 г. 12
работников
Хабаровского
краевого колледжа
искусств
...
В данный раздел описи внесено 6 (шесть) ед. хр. с N 14 по N 19.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
Хабаровского краевого архивного учреждения
колледжа искусств
от ___________ N ________ от ___________ N ________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Формы описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Приложение N 25
к п. 9.1.13 Примерной
инструкции по делопроизводству
в учреждениях культуры
и искусства Хабаровского края
Хабаровская краевая УТВЕРЖДАЮ
детская библиотека
Директор Хабаровской краевой
детской библиотеки
Г.А.Слепнева
Дата
АКТ
00.00.0000 N 0
_______________ ___
г. Хабаровск
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
Перечня типовых управленческих документов,
На основании _________________________________________________
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения (М.2001)
__________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда _______________
(название фонда)
__________________________________________________________________
---T----------------T-------T----T-------T-------T--------T------¬
¦N ¦ Заголовок дела ¦Крайние¦Но- ¦Индекс ¦Количе-¦ Сроки ¦Приме-¦
¦пп¦ или групповой ¦ даты ¦мера¦дела ¦ство ¦хранения¦чание ¦
¦ ¦ заголовок дел ¦ ¦опи-¦по ¦ед. хр.¦ дела и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦сей ¦номен- ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦клатуре¦ ¦ статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦или ¦ ¦ по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N дела ¦ ¦ перечню¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+--+----------------+-------+----+-------+-------+--------+------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+--+----------------+-------+----+-------+-------+--------+------+
¦1.¦Приказы по ¦1998 - ¦ ¦ 1-7 ¦ 3 ¦5 лет ¦ ¦
¦ ¦административно-¦1999 г.¦ ¦ ¦ ¦ст. 6-в ¦ ¦
¦ ¦хозяйственным ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вопросам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+----------------+-------+----+-------+-------+--------+------+
¦2.¦Проекты приказов¦2002 - ¦ ¦ 1-9 ¦ 6 ¦1 год ¦ ¦
¦ ¦ ¦2003 ¦ ¦ ¦ ¦ст. 7 ¦ ¦
¦ ¦ ¦гг. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+----------------+-------+----+-------+-------+--------+------+
¦..¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+----------------+-------+----+-------+-------+--------+-------
Итого ___________________________ ед. хр. за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ N _________)
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Хабаровской краевой
детской библиотеки
от ___________ N ______
Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в ___________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ____
Наименование должности
работника, сдавшего
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
|
