МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 сентября 2000 г. N 1265-р
О ПРОВЕРКЕ РАБОТЫ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
В ДЕПАРТАМЕНТАХ, КОМИТЕТАХ, УПРАВЛЕНИЯХ
И ОТДЕЛАХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
В соответствии с Законами Хабаровского края от 31.01.1996 "Об
архивном фонде Хабаровского края и архивах" и от 26.03.1997 "Об
административной ответственности за правонарушения в области
архивного дела", а также в целях совершенствования работы с
организационно - распорядительными документами в департаментах,
комитетах, управлениях и отделах администрации города
и в связи с принятием Государственного стандарта
Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов":
1. Центральной экспертной комиссии администрации г. Хабаровска
(председатель Нестеренко Н.Я.) провести проверку выполнения
постановления мэра г. Хабаровска от 08.10.1998 N 2303 "О внедрении
Государственного стандарта Российской Федерации (ГОСТа Р 6.30-97)
на организационно - распорядительную документацию в органах
местного самоуправления, учреждениях, организациях, на
предприятиях города Хабаровска".
1.1. Утвердить перечень вопросов по проверке документационного
обеспечения управления в структурных подразделениях администрации
г. Хабаровска согласно приложению 1.
1.2. Утвердить график проверки согласно приложению 2.
2. Обязать руководителей департаментов, комитетов, управлений
и отделов оказывать содействие Центральной экспертной комиссии
администрации города в представлении необходимых документов.
3. Об итогах проверки доложить до 15 ноября 2000 года.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить
на управляющего делами администрации города Нестеренко Н.Я. и
начальника архивного дела управления делами Люсую Л.И.
И.о. мэра города
В.П.Казаченко
Приложение 1
к постановлению
мэра города Хабаровска
от 15 сентября 2000 г. N 1265-р
ПЕРЕЧЕНЬ
ВОПРОСОВ ПО ПРОВЕРКЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ
1.1. Наличие Положения о структурном подразделении.
1.2. Наличие должностной инструкции на ответственного за
делопроизводство и архив.
2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Наличие приказа о назначении ответственного за
делопроизводство.
2.2. Наличие и качество Инструкции по документационному
обеспечению управления, табеля и альбома форм документов.
2.2.1. Наличие автоматизированных информационно - поисковых
систем.
2.2.2. Наличие компьютерных баз данных.
2.3. Наличие и качество номенклатуры дел на текущий год,
заведение дел в соответствии с номенклатурой.
2.4. Формирование дел в делопроизводстве.
2.5. Оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТ
Р 6.30-97.
2.6. Порядок изготовления, использования и учета гербовых
бланков.
3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Наличие приказа о назначении ответственного за архив.
3.2. Условия хранения архивных документов.
3.3. Соответствие помещения ведомственного архива для
длительного хранения документов.
3.4. Состояние технического и противопожарного оснащения
помещения ведомственного архива.
3.5. Организация работы ведомственного архива.
3.5.1. Наличие Положения о ведомственном архиве.
3.5.2. Порядок выдачи дел во временное пользование,
организация контроля за своевременным возвращением выданных дел.
3.5.3. Выявление и обозначение особо ценных документов и
документов с ограниченным доступом.
3.6. Наличие и качество плана эвакуации документов в случае
экстренной ситуации.
3.7. Наличие и использование инструкций, правил, методических
пособий по обеспечению сохранности документов.
4. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Наличие приказа о создании экспертной комиссии.
4.3. Наличие и качество плана работы экспертной комиссии на
текущий год.
4.4. Наличие и качество протоколов заседаний экспертной
комиссии.
4.5. Организация работы по экспертизе ценности документов,
порядок выделения к уничтожению дел с истекшим сроком хранения,
оформление итогов экспертизы.
4.6. Наличие описей дел по личному составу, постоянного
хранения, временного хранения, свыше 10 лет.
4.7. Наличие актов приема - передачи документов на хранение в
архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска и в
государственный архив Хабаровского края.
Приложение 2
к постановлению
мэра города Хабаровска
от 15 сентября 2000 г. N 1265-р
ГРАФИК
ПРОВЕРКИ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОВ, КОМИТЕТОВ, УПРАВЛЕНИЙ
И ОТДЕЛОВ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА
------T------------------------------------T----------T----------¬
¦ N ¦ Наименование структурного ¦ Дата ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ подразделения ¦ проверки ¦ ¦
¦ ¦ администрации города ¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----+------------------------------------+----------+----------+
¦1. Аппарат администрации ¦
¦ ¦
¦1.1. Кадровая служба 26.10.2000 ¦
¦1.2. Пресс - служба 27.10.2000 ¦
¦1.3. Отдел юридической экспертизы 30.10.2000 ¦
¦1.4. Сектор международного протокола 31.10.2000 ¦
¦ ¦
¦2. Управление делами ¦
¦ ¦
¦2.1. Общий отдел 15.09.2000 ¦
¦2.2. Копировально - множительное бюро 14.09.2000 ¦
¦2.3. Машинописное бюро 18.09.2000 ¦
¦2.4. Организационно - методический отдел 20.09.2000 ¦
¦2.5. Приемная по жалобам 20.09.2000 ¦
¦2.6. Общественная приемная 21.09.2000 ¦
¦2.7. Отдел бухгалтерского учета и ¦
¦ отчетности 21.09.2000 ¦
¦2.8. Отдел ЗАГС 22.09.2000 ¦
¦2.9. Архивный отдел 25.09.2000 ¦
¦2.10. Отдел по обслуживанию автотранспорта 25.09.2000 ¦
¦2.11. Хозяйственная группа 26.09.2000 ¦
¦2.12. Служба технической эксплуатации ¦
¦ зданий 26.09.2000 ¦
¦ ¦
¦3. Экономический блок ¦
¦ ¦
¦3.1. Департамент муниципальной ¦
¦ собственности 27.09.2000 ¦
¦3.2. Финансовый департамент 28.09.2000 ¦
¦3.3. Управление экономики, инвестиций и ¦
¦ промышленной политики 04.10.2000 ¦
¦3.4. Комитет потребительского рынка и ¦
¦ услуг 02.10.2000 ¦
¦3.5. Отдел ветеринарной службы 29.09.2000 ¦
¦ ¦
¦4. Жилищно - коммунальный блок ¦
¦ ¦
¦4.1. Управление жилищно - коммунального ¦
¦ хозяйства 05.10.2000 ¦
¦4.2. Управление транспорта, дорог и ¦
¦ внешнего благоустройства 11.10.2000 ¦
¦4.3. Управление энергообеспечения, ¦
¦ топлива, инженерных коммуникаций ¦
¦ и связи 09.10.2000 ¦
¦4.4. Гостехнадзор 06.10.2000 ¦
¦4.5. Управление жилищным фондом 09.10.2000 ¦
¦ ¦
¦5. Архитектурно - строительный блок ¦
¦ ¦
¦5.1. Управление архитектуры и ¦
¦ градостроительства 12.10.2000 ¦
¦ ¦
¦6. Блок социально - культурных ¦
¦ учреждений ¦
¦ ¦
¦6.1. Комитет социальной защиты населения 18.10.2000 ¦
¦6.2. Управление образования 16.10.2000 ¦
¦6.3. Отдел здравоохранения ¦
¦6.4. Комитет по физкультуре и спорту 13.10.2000 ¦
¦6.5. Отдел культурно - просветительных ¦
¦ учреждений и народного творчества 19.10.2000 ¦
¦6.6. Отдел по делам молодежи 19.10.2000 ¦
¦ ¦
¦7. Контрольно - правовое управление ¦
¦ ¦
¦7.1. Отдел контроля 25.10.2000 ¦
¦7.2. Госинспекция по торговле, качеству ¦
¦ товаров и защите прав потребителей 20.10.2000 ¦
¦7.3. Отдел по защите прав потребителей 23.10.2000 ¦
¦7.4. Отдел компьютерно - информационного ¦
¦ обеспечения 25.10.2000 ¦
L-----------------------------------------------------------------
|
