ГЛАВА ВАНИНСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08 апреля 2003 г. N 91-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации
Ванинского района, прилагается.
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить
на управление делами администрации района (Мельник В.А.).
3. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава района
Б.М.Мусянович
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение
главы Ванинского района
от 08 апреля 2003 г. N 91-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВАНИНСКОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Орган местного самоуправления (далее - Администрация) в
целях эффективной организации архивного дела в муниципальном
образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела Администрации;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе
деятельности организаций, отнесенных к муниципальной
собственности, а также архивных фондов и архивных документов
юридических и физических лиц, переданных на законном основании в
муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные
фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению
Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и
субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской
Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области
архивного дела Администрация образует в своем составе архивный
отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным
подразделением администрации района без статуса юридического лица,
имеет гербовый бланк, простую печать, в центре содержится слово
"Архивный отдел" и наименованием администрации района, угловой
штамп, штамп входящей и исходящей корреспонденции, штамп обратного
адреса.
В соответствии с законодательными и иными нормативными
правовыми актами Хабаровского края архивный отдел входит в систему
управления по делам архивов администрации края и взаимодействует с
ним по организационно-методическим вопросам; осуществляет
отдельные государственные полномочия Хабаровского края в области
архивного дела.
Структурной частью архивного отдела является объединенный
межведомственный архив по личному составу ликвидированных (не
имеющих правопреемника), приватизированных и реорганизованных
предприятий, учреждений и организаций.
1.4. Архивный отдел возглавляет начальник отдела
осуществляющий свою деятельность под руководством главы Ванинского
района и находится в оперативном подчинении управляющей делами
администрации района.
1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства об
Архивном фонде Российской федерации и архивах, Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, Законом Хабаровского края "Об
Архивном фонде Хабаровского края и архивах", законами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского
края, частью второй Кодекса Хабаровского края о государственной и
муниципальной службе, Уставом района, постановлениями и
распоряжениями главы района, приказами и инструкциями Федеральной
архивной службы России, управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края и настоящим Положением.
1.6. Положение об архивном отделе утверждается распоряжением
главы района по согласованию с управлением по делам архивов
Правительства Хабаровского края. В Положении закрепляются
организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по
руководству архивным делом, полномочия по их реализации,
ответственность за состояние, развитие и совершенствование
архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей
муниципальных служащих-работников архивного отдела
устанавливается главой района с учетом изменений в составе и
объеме хранящихся документов.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение
Архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета района и
выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета субъекта Российской Федерации
(при реализации программ развития архивного дела, включающих
мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных
государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации, в
т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов
организаций, отнесенных к государственной собственности и
расположенных на территории муниципального образования);
- внебюджетные средства, в т.ч. от приносящей доход
деятельности Архивного отдела, предусмотренной его учредительными
документами;
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Прейскурант платных работ и услуг, оказываемых архивным
отделом юридическим и физическим лицам согласно номенклатуре,
утвержденной Федеральной архивной службой России, утверждается
Администрацией по согласованию с управлением по делам архивов
Правительства Хабаровского края.
1.10. Администрация обеспечивает отдел помещениями,
отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности
документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование,
охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий
труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен Архивный
отдел, другим организациям Администрация принимает решение о
предварительном предоставлении равноценного или более подходящего
для размещения документов здания (помещения).
1.11. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом
на территории района, несет ответственность за его состояние,
дальнейшее развитие и совершенствование, обеспечивает в пределах
своей компетенции исполнение действующего законодательства в
области архивного дела, хранит, организует учет, комплектование и
использование документов Архивного фонда Хабаровского края,
отражающих историю района, также документов объединенного
межведомственного архива по личному составу.
1.12. Архивный отдел осуществляет хранение документов
Архивного фонда Хабаровского края:
- постоянного срока хранения - временно, до передачи их на
постоянное хранение в Государственный архив Хабаровского края. При
этом сроки временного хранения документов, порядок и условия
последующей передачи их на постоянное хранение, а также
использования определяются соглашением (договором) между
управлением по делам архивов администрации края и администрацией
района;
- объединенного межведомственного архива по личному составу -
долговременно, до истечения установленного срока хранения,
проведения экспертизы их ценности и решения вопроса об уничтожении
или передаче наиболее ценных документов на постоянное
государственное хранение.
1.13. Указания архивного отдела по вопросам организации
архивного дела обязательны для всех предприятий, учреждений и
организаций, расположенных на территории района, независимо от их
организационно-правовой формы и формы собственности.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,
подлежащих постоянному и длительному сроку хранения, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
представление в установленном порядке учетных данных в управление
по делам архивов Правительства Хабаровского края;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Администрации и реализация
предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в
отделе;
2.1.1. Архивный отдел хранит:
2.1.1.1. Ранее принятые на хранение документы государственной
части Архивного фонда края, образовавшиеся в деятельности
районного, поселковых и сельских органов государственной власти и
органов местного самоуправления и государственных учреждений и
районного подчинения.
2.1.1.2. Документы, образующиеся в деятельности органов
государственной власти и местного самоуправления, учреждений,
организаций и предприятий, расположенных на территории Ванинского
района.
2.1.1.3. Документы юридических и физических лиц, поступившие
на законном основании в муниципальную собственность, в том числе
документы личного происхождения, семейные архивы, документальные
коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана
с историей района, входящих в негосударственную часть архивного
фонда Хабаровского края.
2.1.1.4. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее
района.
Примечание. При наличии надлежащих условий архивный отдел
может:
- принимать и хранить кино- фото- видеодокументы и документы;
- на гибких магнитных носителях.
2.1.1.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы,
дополняющие фонды архивного отдела.
2.1.1.6. Документы на различных видах носителей по личному
составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника),
действовавших на территории Ванинского района:
- организационно-распорядительную документацию по личному
составу;
- учетно-справочные документы по личному составу;
- личные дела;
- документы официального и личного происхождения, не
включенные в состав личных дел;
- документы бухгалтерского учета: лицевые счета и ведомости по
начислению заработной платы;
- документы по аттестации и тарификации;
- наградную документацию;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством, и
другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда,
получение образования, имущественные и льготные права;
- трудовые контракты и трудовые соглашения.
2.1.1.7. Научно-техническую документацию.
2.1.1.8. Учетные документы, архивные справочники и другие
материалы, необходимые ему в практической работе.
2.1.2. Документы негосударственной части Архивного фонда
Хабаровского края поступают на хранение в Архивный отдел в порядке
и на условиях договоров между собственниками документов и архивным
отделом, действующим от имени Администрации при наличии
доверенности.
2.1.3. Архивный отдел по согласованию с Администрацией может
принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей
и необходимых условий документы действующих муниципальных и
государственных организаций и граждан на договорных условиях.
2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое или культурное
значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций-источников комплектования
отдела, утверждаемых администрацией района и согласовываемых с
управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края;
- систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного)
хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности
документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Осуществление организационно-методическое руководство
деятельностью ведомственных архивов, межведомственных архивов, в
том числе по личному составу, и организацией документов в
делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных
организаций; содействие организациям других форм собственности в
порядке реализации отдельных государственных полномочий
Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их
архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и
ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся
в организациях-источниках комплектования и других организациях
независимо от их организационно-правовой формы и формы
собственности, находящихся на территории Ванинского района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных
архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел
организаций-источников комплектования отдела и инструкций по
делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление по делам архивов
Правительства Хабаровского края на утверждение и согласование
экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) поступивших от
организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу,
описей фотодокументов, а также номенклатур дел предприятий,
учреждений и организаций, документы которых подлежат приему на
хранение в архивный отдел;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу
ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в
архивный отдел в порядке, установленном управлением по делам
архивов Правительства Хабаровского края;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и
делопроизводственных служб, распространение их положительного
опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение
совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и
методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве,
внедрению государственной системы делопроизводства и
унифицированных систем документации, повышению квалификации
работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного
самоуправления, организация использования архивных документов,
удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных
организаций муниципального образования о составе и содержании
документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполнение
запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в
т.ч. на договорной основе;
- информирование администрации района, управления по делам
архивов Правительства Хабаровского края о фактах утраты, порчи,
незаконного уничтожения документов на предприятиях, в учреждениях
и организациях, других нарушениях законодательства об Архивном
фонде Хабаровского края и архивах для принятия необходимых мер в
установленном порядке;
- организация работы пользователей документами, изготовление
копий документов по их запросам, подготовка документальных
выставок, материалов для средств массовой информации, проведение
встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан,
выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к
документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых
систем, банков данных, архивных справочников о составе и
содержании документов с целью оперативного использования
содержащейся в них информации.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий
Администрации в сфере архивного дела при наделении ими органом
государственной власти Хабаровского края в установленном порядке,
в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами
архивного законодательства Российской Федерации и Хабаровского
края.
3. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и
функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию района по всем вопросам,
входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации района и управления
по делам архивов Правительства Хабаровского края предложения по
развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,
комплектованию и использованию документов, хранящихся в Отделе,
совершенствованию работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве организаций; участвовать в
подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного
дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных
документов, программ развития и совершенствования архивного дела
на территории района.
3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников
комплектования независимо от их ведомственной подчиненности
необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на
территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и
форм собственности, требований федерального и краевого архивного
законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям,
находящимся на территории муниципального образования, обязательные
для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в
работе ведомственных архивов, вопросам работы ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и
мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными
подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий
организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных
комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности
документов.
3.8. В установленном порядке информировать управление по делам
архивов Правительства Хабаровского края о фактах нарушений правил
хранения, комплектования, учета или использования документов в
организациях для принятия необходимых мер административного
воздействия.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды,
приносящие доход деятельности, заключать договоры с организациями
на выполнение договорных работ и платных услуг при наличии
доверенности от Администрации.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами
местного самоуправления, организациями муниципального образования,
управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края,
региональным отделением Российского общества историков-архивистов,
другими общественными организациями; создавать на общественных
началах комиссию содействия архивному делу, утверждаемую
Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и
практических вопросов архивного дела.
3.11. Проводить обследования и проверки состояния архивов и
делопроизводства органов государственной власти, органов местного
самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо
от их организационно-правовой формы и формы собственности,
расположенных на территории района, в целях контроля за
организацией делопроизводства, обеспечением сохранности, учета и
использования документов Архивного фонда Хабаровского края.
3.12. Временно ограничивать использование архивных документов
с физическими дефектами основы и текста.
3.13. Входить в состав экспертных и ликвидационных комиссий,
образуемых для передачи дел и имущества при ликвидации или
реорганизации предприятий, учреждений, организаций (независимо от
их организационно-правовой формы и формы собственности) или в
случае смерти владельца, для решения вопроса о сохранности
документов или месте их дальнейшего хранения.
4. Организация работы
4.1. Архивный отдел возглавляет начальник отдела. Начальник и
главный специалист отдела, обеспечивающие деятельность
объединенного межведомственного архива по личному составу,
являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных
должностей.
Начальник отдела назначается и освобождается от должности
распоряжением главы Ванинского района по согласованию с
управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Начальник и специалисты отдела должны иметь высшее образование
и опыт работы с документами.
В период отсутствия начальника отдела его обязанности
исполняет специалист отдела, который назначается исполняющим
обязанности начальника отдела распоряжением главы района.
При смене начальника отдела прием-передача дел проводится
специально созданной комиссией, включающей представителей
администрации района, а также управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края. Акт приема-передачи утверждается
главой района и представляется управлению по делам архивов
Правительства Хабаровского края.
4.2. Начальник архивного отдела:
4.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач
и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии
архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и
в установленном порядке - перед управлением по делам архивов
Правительства Хабаровского края.
4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с
правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной
архивной службы России на основе целевых программ, планов работы,
утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций управления по
делам архивов Правительства Хабаровского края.
4.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой
Ванинского района в установленном порядке по согласованию с
управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела
передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или
отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное
хранение в Государственный архив Хабаровского края в установленном
порядке.
|
