МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РЕШЕНИЕ
СОВМЕСТНОГО ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИЙ
от 20 декабря 2004 года
ОБ ИТОГАХ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОВЕРКИ СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ
ОБРАЗОВАНИЕМ ГОРОДОВ И РАЙОНОВ КРАЯ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ИМ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ВХОДЯЩИХ В СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ФОРМИРОВАНИЯ
АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Коллегии министерства образования Хабаровского края и
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
отмечают, что в соответствии с совместным приказом от 11.02.2004 N
5/79 "О проведении комплексной проверки состояния делопроизводства
и обеспечения сохранности документов органов управления
образованием городов и районов края и подведомственных им
учреждений, входящих в список источников формирования Архивного
фонда Хабаровского края" в 2004 году было проверено состояние
делопроизводства и обеспечения сохранности документов постоянного
хранения и по личному составу в органах управления образованием
городов и районов края и подведомственных им учреждениях.
Проверка делопроизводства и состояния архивов показала, что в
целом в организациях проводится определенная работа, направленная
на улучшение качества создаваемых документов и их ведомственного
хранения. В большинстве учреждений обеспечена сохранность
документов, бланков, печатей и штампов, имеется современная
оргтехника, ответственные за делопроизводство и архив.
Документы постоянного хранения и по личному составу обработаны
в основном по 2001 г. включительно. Документы оформляются
правильно, сроки их исполнения соблюдаются, жалоб граждан на
отсутствие необходимых сведений не поступало.
Вместе с тем в организации делопроизводства и ведомственного
хранения документов выявлен ряд недостатков и упущений.
Допускаются нарушения требований ГОСТ Р 6.30-2003 при
оформлении организационно-распорядительных документов,
документации по личному составу, их регистрации и прохождении,
формировании дел.
Не решены полностью вопросы обеспечения сохранности документов.
Экспертные комиссии работают формально в ряде учреждений (не
оформляют документы по личному составу, не соблюдается
хронологический порядок расположения, отсутствуют распоряжения о
назначении на муниципальную должность). Не проводится экспертиза
ценности документов, не выделяются к уничтожению дела с истекшими
сроками хранения.
Руководители органов управления образованием городов и районов
края и подведомственных им учреждений недостаточно уделяют
внимания состоянию работы с документами. С главами администраций
не решены вопросы выделения и оборудования помещений для хранения
документов, установления 30% надбавки лицам, ответственным за
делопроизводство и архивы в управлениях, комитетах образования.
Коллегия решила:
1. Обратить внимание руководителей органов управления
образованием Ванинского, Ульчского, Солнечного, Амурского,
Советско-Гаванского, им. Лазо, им. П.Осипенко районов, города
Хабаровска (Реутт А.Е., Воронцов И.В., Гермаш Л.А., Кудрявцева
Т.А., Магдий А.В., Золотарева Н.И., Чаркашенинова О.Г., Козина
О.И.) на недостаточный контроль за ведением делопроизводства и
сохранностью архивных документов.
2. Рекомендовать руководителям органов управления образованием
городов и районов края и подведомственных им учреждений
осуществить меры по устранению недостатков, выявленных в ходе
проверки, для чего:
2.1. Обсудить итоги проверки на совещаниях специалистов и
руководителей учреждений образования до 1 февраля 2005 года.
2.2. Обеспечить устранение недостатков в организации
делопроизводства и хранения документов в 1 квартале 2005 года.
2.3. Провести экспертизу используемых в подведомственных
учреждениях штампов и бланков, изготовить новые бланки и штампы до
1 марта 2005 года.
2.4. Усилить контроль за качеством оформления документов, их
регистрацией, формированием дел, своевременным упорядочением
документов постоянного и долговременного хранения, обеспечением их
хранения и использованием в соответствии с постановлением
Губернатора Хабаровского края от 22.04.2004 N 101 "О порядке
формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
Хабаровского края".
2.5. Решить совместно с главами администраций вопросы:
2.5.1. Выделения и оборудования помещений для хранения
документов или приобретения для этих целей несгораемых шкафов в
первом полугодии 2005 года.
2.5.2. Назначения приказами лиц, ответственных за
делопроизводство и архивы, установления им 30-процентной надбавки
за увеличение объемов работ (расширение зоны обслуживания) в
течение 2005 года.
2.6. Организовать в 2005 году работу по ликвидации
задолженности по упорядочению документов постоянного и длительного
хранения по 2002 год включительно, рассмотрение описей дел по
личному составу и актов на уничтожение документов с истекшими
сроками хранения.
2.7. Организовать систематическое проведение занятий по
делопроизводству с работниками учреждений образования,
занимающихся работой с документами.
2.8. В первом полугодии 2005 года представить в архивные
учреждения дополнения к историческим справкам в соответствии с
установленными требованиями.
3. Министерству образования Хабаровского края совместно с
управлением по делам архивов Правительства края:
3.1. Усилить внутриведомственный контроль за состоянием
делопроизводства и ведомственного хранения документов. При
проведении проверок деятельности подведомственных организаций
проверять состояние работы с документами и условия их хранения.
3.2. Включать в программу семинаров по повышению квалификации с
работниками органов образования вопросы организации
делопроизводства.
3.3. Переработать примерную инструкцию по делопроизводству в
органах управления образованием и учреждениях образования во II
квартале 2005 года.
4. Обязать руководителей архивных учреждений края:
4.1. Оказать методическую и практическую помощь органам
управления образованием городов и районов края в осуществлении мер
по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки.
4.2. Организовать совместно с органами управления образованием
городов и районов края занятия с ответственными за
делопроизводство и архив учреждений образования.
4.3. Провести повторные обследования с целью проверки хода
устранения выявленных недостатков, в случае необходимости вынести
вопросы на совещание при главе администрации города, района в 1
полугодии 2005 года.
4.4. Представить в управление по делам архивов информацию о
ходе выполнения решения коллегии вместе с отчетом о работе
архивного учреждения за первое полугодие 2005 года.
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на
главного специалиста управления по делам архивов Святенькую Т.А. и
заместителя министра образования Меркушеву Г.Д. Об исполнении
доложить коллегии в июле 2005 года.
Председатель коллегии
Министерства образования
Хабаровского края
Л.Ф.Обухова
Председатель коллегии
Управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края
Т.А.Шевчик
Секретарь коллегии
Н.В.Целуйко
|
